分析强化会计电算化深入发展下企业内部控制

1、分析强化会计电算化深入发展下企业内部控制摘要：电算化在会计工作中将起着越来越重要的作用 ，同时,的内部控制 在电算化会计的发展下，也应有自身的飞跃，对于内部控制存在的一些问题也都 给予了一定的解决，它的发展空间将是无法估计的，我们应该以坚定的信心迎接 它的发展。随着IT技术不断发展和运用，会计电算化也迈向了更深层次的发展，这些巨大的变革无 疑给带来了意想不到的效益，但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。本文 就在此基础对会计电算化深入发展带来的内部控制问题作出一番探讨。关键词：内部控制 会计电算化 信息1、会计电算化下内部控制的特点对象发生改变内部控制的对象由原来以人为主的控制转变为现在的人

2、、机两方面的控 制为主。在手工记账的方式下，内部控制的主要对象是会计对象、信息处理方法、 处理程序和工作情况等。所发生的一切经济业务全都记录在纸张之上，并且根据会计数据处理过程的不同划分为原始凭证、记账凭证。实施了会计电算化后，会计凭证的存放方式发生改变，由原来的会计凭证的方式转变为文件、记录的方式 存储在磁性介质上，这样就使会计核算的方式呈现出无纸化的情况，使得修改的 数据不留痕迹。随着电子商务、上交易、无纸化交易等形式的进一步推行，有关这些交易的所有信息在每次进行交易时都会由业务人员将它直接输入到计算机 中,并由计算机自动进行处理，对于原先使用的每项交易所必须的各种单据、 凭证 就会相应的

3、被取消了 ，原来的各种必要的核对、审核等工作在核算过程中会逐渐 被计算机取代，并由计算机自动完成。方式发生改变会计电算后，控制方式变成了手工控制和计算机控制相结合的方式 ，这时, 以计算机的控制为主导：虽然实施了会计电算化，但对于原始数据的生成和审核 工作,还是需要依靠手工的方式来复核和控制的，对于大量数据的输入、处理和输 出工作是靠计算机来自动完成的，计算结果的正确性主要是依靠硬件的质量及程 序设计的效果来保证的。因此，除了手工控制方式外，确保计算机外部设备、计算 机内部设备以及络传输设备的正常运作是十分重要的 ，对于保证数据文件和程序 文件的不被非法篡改、破坏或丢失的作用也具有相同的重要性

4、，为此必须采取严 密措施对其进行管理、控制和保护。处理数据的方式发生改变虽然，计算机的应用并没有使会计系统的基本功能发生改变 ，但它却使手 工会计系统处理数据的方式发生了相应的变化，即手工记账方式下的那种以多人 完成核算业务的情况已经不复存在，取而代之的是，输入一张凭证，计算机便可自 动进行过账、转账、汇总、输出报表等一系列的工作。2、电算化条件下内部控制出现的问题数据处理方式出现的问题(1) 原始数据操作准确性问题在电算化会计中，电子计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的数 据源自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。然而,电脑中的原始数据必须是由 人工事先进行审核和输入计算机的，一旦原始

5、数据在输入中发生错误，计算机无 法识别,只会将错就错地进行各种计算工作，将会引发明细账、总账乃至会计报表 等一系列错误，造成输出信息的失真。这就是计算机数据处理的一条重要规律“输入的是垃圾，输出的也必将是垃圾”。正因为会计电算化的这一固有弱点，所以对内部控制提出了一些新的具体要求：一切数据的处理方法和过程都必须规 范化,并保持准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整 性和准确性。(2) 责任高度集中于电算化软件系统，面临巨大的系统风险问题一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效，就会影响系统运 行的稳定性和安全性，严重的可能会导致系统的崩溃，给造成不可估量的损失。目

6、 前,系统软件普遍存在着类似问题： 财务及管理软件系统内部衔接性差 数据的兼容性、安全性和保密性差 实用性不足。因此，系统风险问题成为内部控制的主要风险。(3) 不相容职务难以分离，“一身多职，越俎代疱”现象严重传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗 位,采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原则的重要程度下降。会计信息易于伪造手工条件下，会计数据和信息记录在纸介质的单、证、账、表上 ，修改困 难，修改会留有明显痕迹 ，从而便于查证、控制。而在电算化条件下，将信息转 化为

7、数字形式存储在磁(光)介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。另外,电磁介质易受损坏，所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险。因此，如何使 磁性介质上的数据安全可靠、防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。内部控制的程序容易出现差错 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多 应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程 序,如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失 效控制长期不被发生，从而使系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较 大”。3、完善电算化条件下内部控制的策略处理方式要合理控制计算机会计系统的

8、系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本 预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作， 以及对现有系统的评估、发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工 作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。(1)授权和领导认可计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资金 额都比较大，对整体管理目标的影响也比较大，往往需要对原有的管理体制进行 较大的改革，是牵一发动全身的重大举措，因此必需得到授权和领导认可。计算机 会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改

9、进，同样对会对管理 体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系 统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利 于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。(2)符合标准和规范计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品 化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准 和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流 程图、系统各功能模块的设计等等。加强会计信息管理，人员和组织管理控制管理控制是指建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计 系统涉及的各个部门和人员的管理和控制

10、。管理控制包括组织机构的设置、 职责划分、上机管理、档案管理等等。(1)组织机构设置组织控制是指将系统中不相容的职责进行分离，即将系统中的各类人员 进行分工,并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督、相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计 算机会计系统的要求。可以将会计组织机构按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职 责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分 析等岗位。同时规定各自的

11、操作权限，操作权限(密级)的分配,应由财务负责人统 一专管，以达到相互控制的目的，明确各自的责任。组织机构的设置必须适合的实 际规模,符合总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行 成本效益分析。(2)上机管理用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，应对计算机的使用建 立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事 情。一般来讲，对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班 制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外,会计软件也应该 有完备的操作日志文件。加强内部控制程序内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计

12、系统与手工 会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相 容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与 电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统操作的职务与系统档案管理 职务等。为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时,还应建立起职务轮换制度。新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一 步完善和发展，与此同时,大力加强人才的培训也是很必要的，应高度重视电算化 人才的开发与培养，积极组织会计人员学习会计电算化知识，掌握计算机先进的 技术,培养或聘用一批精通技术、熟练应用电算化程序的高级技术人才，使所学的 会计电算化的专业知识与计算机的相关技术能够充分融会贯通，从而促进会计电算化工作的日趋完