探析“一卡通”对高校财务管理的影响

1、探析“一卡通”对高校财务管理的影响摘要：随着信息技术的发展与推广，高等学校的管理模式正在朝信息化方向改 革，以校园络技术和IC卡技术为平台的高科技产品校园一卡通在高校的建设逐步得到重视。校园一卡通的电子钱包功能使其与高校财务管理直接相关 联。本文着重分析了校园一卡通对高校财务管理的影响，使高校财务管理一体化、信息化系统逐步得到完善。关键词：校园一卡通；高校；财务管理在当今科学技术快速发展的时代，财务技术决定财务服务。管理与创新就 是基于技术和技术创新而言的，高校财务管理水平的提高实际上是利用技术和人 的智慧来创造方便、快捷的财会服务，在提供所需信息的同时，计划和监控资金 的有效使用，以促进高校

2、各项事业的发展。关于实施校园一卡通工程，采用先进 的管理手段，国内外已有先例值得借鉴。一、美、英、中三国有关高校实施校园一通的概况美国Florida大学于1996年夏天首先推出校园智能卡，同时也是首所通过 校园卡为学生发放奖贷学金、助学金的学校，该卡可用于查阅资料、购买图书、 在娱乐厅、洗衣房、游泳池、快餐厅等收费场所消费，信息反馈显示，不仅教职 工和学生对新卡的功能非常满意，而且明显提高了管理效率。英国各院校也对“一卡通”表现出浓厚的兴趣，并积极筹备实施。ThamesValley大学于1997年9月最先实施，Exeter大学和York大学在Modex公司的技术支持下，开始试运 行“一卡通系统

3、”。这时的校园卡被赋予新的内涵，卡上包含学生的姓名、照片、 学号，可用作图书证、门禁检验、选举卡、消费卡。持 Modex卡的学生家长还可 通过为其子女的卡上加款。随着校园卡功能全球化、社会化，未来的校园卡不再 随着学生生涯的结束被注销，而将伴随使用者一生，其内涵与外延的拓展更是意 义深远。在我国，随着科学技术的发展与推广，“一卡通”也开始在许多领域得到 应用，尤其在高校，校园一卡通的建设逐步得到重视。目前，北京大学、中国科 技大学、首都师范大学、北京第二外国语大学、北京广播大学、上海交通大学、 湖南湘潭大学等高校近年来均已推出特色各异的“一卡通”。中山大学于20XX年9月在中山大学本部推出“牡

4、丹中山大学联名卡”为学生省却了许多麻烦，其功能从银行、由E局到自助转账圈存和财务结算；从餐厅、超市、小卖部 到上机上、图书借阅和医院就诊；从通道、门禁出入到宿舍考勤和保安巡逻，共 涉及12个分系统，是目前国内“一卡通”应用项目最多的系统。二、校园一卡通系统的技术特点与功能目前IC卡应用系统的日渐成熟为校园一卡通系统的建立提供了技术保障， 校园内实现一卡通管理已成为校园管理发展的必然趋势。然而，由于技术更新速度加快，市场上存在着多种规格与技术的管理卡。学校内各部门根据自己的需求， 分别建立本系统的管理卡应用系统，由于其采取的技术与规格不统一，造成了各 种校园卡应用系统无法兼容的问题， 为学校的统

5、一管理带来了很大困难。 为此需 要从系统的角度对校园一卡通进行整体设计。校园一卡通信息管理系统是针对各类学校的综合管理而设计开发的。该系 统综合先进的IC卡技术及络通讯技术，使一卡通管理得以实现，从而满足学校 不同管理层次的需求，解决各种规格管理卡的兼容问题。校园IC卡一卡通信息管理系统的特点是利用高科技产品非接触式IC卡作为载体，结合电子技术、非接触IC卡技术、单片机技术、计算机络技术 及数据库技术等诸多高新科技，在校园中起着通行桥梁的作用，通过与其它各个 管理系统模块的信息连接，将整个校园有机、高效地带动起来，使得校园各个方 面的工作因IC卡的高效、简便而更加顺利。校园IC卡管理系统的基本

6、职能包括身份验证、代币和信息管道等，各个职 能的实现建立在办公自动化和校园管理系统、图书馆管理系统、学籍注册管理系 统、财务管理系统等的基础之上。IC卡的身份验证职能建立在教师、学生档案 的基础上；代币职能建立在财务管理及其相关系统的基础上；信息管理的职能建立在校园管理系统、图书馆管理系统、教务系统、物资管理系统的基础上。由上 述各个系统提供基础数据和内容，然后形成对某个人的全方位综合信息的了解。 根据一般高校的特点，校园卡设计为人像证卡、条码卡、IC卡“三合一”的组合卡，卡基材料选用PVC材料，美观、大方、耐用。该校园卡可代替学校目前使 用的学生证、工作证、身份证、借书证、医疗证、会员证、餐

7、卡、存折、体育设 施使用卡、计算机房上机卡、信道出入证件等，教师、学生只要带一张卡即可在 校内食堂、娱乐厅、洗浴中心、洗衣房、游泳池、商店等收费场所消费，可去图 书馆查阅资料、借阅书籍，可去机房上机，去校医院看病，去复印室复印资料， 去总务处领用财物等，从根本上实现“一卡在手，走遍校园”的设想。同时，校 园IC卡还可带动校内各单位、各部门的电脑化管理，通过校园信息，逐步将各 处的电脑联成一个比较大的数据，实现全校各类数据的统一性和规范性， 从而提 高学校的现代化管理水平和学生学习的积极性、主动性。三、校园一通对高校财务管理的影响学校财务管理涉及全校日常活动的各个环节，与广大教职员工和学生的切

8、身利益息息相关，校园卡的广泛使用，必然也会给高校的财务管理工作带来新的 变化。校园卡对财务工作的影响主要体现在财务信息的输入、 财务信息内部处理、 财务信息的输出以及闲散资金管理这几个方面。1. 规范信息来源的格式，提高信息录入的质量，使财务核算与其他部门更 紧密，所需要的各种数据取得更及时。比如说，学费管理系统、学生奖贷助系统需要由教务处、研究生院、成教学院等部门提供学生基本信息； 工资管理系统需 要由人事、水电、房产等部门提供职工的各种信息。使用校园卡后，各个部门的 管理系统的数据编码都会遵循统一的格式， 使信息能够共享，部门之间的数据交 换也会变得更加容易。2. 改进财务管理方式，提高财

9、务管理效率。一卡通包括金融卡部分，每个 校园卡的用户都将拥有自己的个人银行账户， 学费的收缴就可以方便地由传统的 学生交现金方式转变为银行代扣的方式。 银行代扣即由银行按照每个学生的应交 金额从其个人账户扣交学费，划入学校指定的账户，然后将已扣交学费的学生信 息通知学校财务处，这种方式提高了学费收取的效率。职工工资的发放、学生奖 学金、贷款、助学金等的发放也可以直接划入个人账户， 免除了发放现金的烦琐。 校园卡中的电子钱包方便了学生交纳重修费， 补交学费等小额的零星交费，减少 了现金的流动。以上事例表明，就财务信息的内部处理而言，校园卡的使用将改 变财务处某些事务的处理方式，提高财务管理的效率

10、。3. 促进财务信息化建设，改善财务服务的质量。校园卡的使用对财务信息化建设影响较大，为满足校园卡应用的需求，需要对已有的财务信息的输入、输 出以及内部的数据格式做必要的修改，以方便与其他单位的管理信息系统进行数 据交换，如学费管理系统和学籍管理系统的数据交换等。财务信息具有高度的机 密性，仅靠输入用户代码和口令来确认用户的合法性是不够的。校园卡的身份认证和在校园卡中保存的相关财务信息， 可以为用户提供一种可靠的身份、 权限范 围的认证，从而大大提高财务信息查询系统的安全性，为全面建设和实施“基于校园的财务信息综合查询系统”提供了新的安全保障，促进了查询系统的建设，而该系统的使用，可以大大改善

11、财务服务的质量。4. 规范全校收费管理工作，杜绝小金库。校园卡的电子支付功能，使校园内的 现金流量大大减少，校内的一些有偿服务机构不再收取现金，而是将所得收 入都直接划转到相应的财务账户之中。这样一来，在规范了校内收费管理的同 时，还减少了经办人员挪用公款的行为， 也使各个服务机构的收入全部透明， 杜绝了收入不入账、账外循环的部门“小金库”现象。校园卡带来的校园消费的变 化，可以将所有提供有偿服务机构的账户资金集中起来， 有利于学校调度这些闲 散资金，改善学校资金运作能力，提高资金使用收益。5. 缓解恶意拖欠学宿费问题，及时收回资金。学宿费难以收回是部分高校 目前面临的问题之一。随着高校近年来

12、的扩招，在校人数高达数万，难免有部分 学生钻空子，恶意不交学宿费，或者无人催交就干脆不交。通过严格的学生基本 情况调查（对贫困生和临时特殊原因不能按时交费的学生可以减免或缓交，不属于“恶意”范围）以及校园卡的络信息功能，针对恶意不交学宿费的学生，控制 好该卡每学年投入使用的第一关，不交学费就无法进行学籍注册、成绩登录以及 其他活动。通过“被动方式”提高学生的主动性，确保学校能够及时收回资金， 减轻高校经费不足的压力。当然，我们应该学会用辩证的观点看问题，任何新事物的产生都可能带来 正反两个方面的影响，校园一卡通也不例外。使用一卡通对财务管理来说，主要 产生两方面的问题：一是一卡通在操作上高度电

13、子化，不论是资金的流入还是流 出，只需在相关的电子设备上刷卡输入数据即可完成，因而不能留下字面财务证据。二是输入信息一旦有误，则更改手续很复杂，可能会牵涉到校内很多部门甚 至是外部银行。最小化这两个方面的问题，对我们高校的财会人员提出了高要求： 工作一丝不苟、认真负责的态度，有一定的计算机操作能力以及专业素质强是财 会人员必须具备的。总的来说，校园一卡通的不利影响可以克服，而其对财务管理带来的正面 影响更是我们所关注的。“一卡通”对理顺高校财务关系，强化财务管理，实现 高校财务管理现代化，财务信息实时化，实现服务的高效率和优质化，有效解决 办事手续繁杂和效率低下的局面所提供的支持是不言而喻的，

14、规范化的管理、优质的服务，推进高校财务管理一体化系统逐步完善， 从而使高校财务管理水平跨 上新台阶。四、建设校园一卡通可能产生的问题及对策校园一卡通的推行有赖于学校与银行、 尚无定论。同时，它必然会导致学校 人员的安置成为不容忽视的问题。为此任何新生事物的出现都不是一帆风顺的，在国内电子信息系统尚不健全的 情况下，校园一卡通的推行之路并不平坦。 电信部门之间的合作，而且利益如何分配， 内部旧有的储蓄所等部门面临“下课”， 需普及相关知识，防范可能出现的新问题。1. 高校筹备实施校园一卡通，应与银行合作。一卡通是电子货币的一种， 与国家金融有着密切，他们在实践中已积累了一定的经验，对校园一卡通的

15、筹建， 可起指导作用。2. 应注意安全和保密。校园一卡通由于是采用电子信息管理，不可能排除 一些高技术人员可能进入你的账号，窃取你的密码。因此，安全问题不容忽略。 当然，校园一卡通的推行还有赖于电子信息系统的健全和安全的建立。3. 推广校园一卡通是一项复杂的系统工程，需进行全面的论证和周密的设计。高频次使用的卡与低频次使用的卡混为一谈， 在技术路线上很难做到最优化。 通常，学生使用最频繁的卡是就餐卡， 平均每餐要用一到三次，一天要用五次以 上, 一年超过千次。而借书证平均一年用五次左右，医疗证平均一年使用两次以 上,学籍注册和选课则是每学期一次。 所以，它们之间的使用频次和使用的环境 都相差悬

16、殊，在技术上合为一张卡虽可做到，但不合理，非最优化设计。而且校 园卡在校园内的使用往往针对不同的管理部门，尤其是后勤社会化之后，还会面对不同的法人单位。4. 现有的财务信息系统面临挑战，财务信息化建设需加强。校园卡的使用对财务信息化建设影响较大，为满足校园卡应用的要求，需要对已有的财务信息 的输入、输出以及内部的数据格式做必要的修改， 以方便与其他单位的管理信息 系统进行数据交换，如学费管理系统和学籍管理系统的数据交换等。概言之，校园一卡通是信息时代高校的必然产物，尤其是在络技术迅猛发 展之时，这种有着良好的经济效益和社会效益的电子信息产品必将迎来更为广阔 的发展前景。应当相信，随着我国信用机制的逐步建立，电子信息系统日趋健全 和电子科技的迅猛发展，校园一卡通所面临的问题将迎刃而解， 其安全性能也必 然会大大增强。对于扩招