公文写作及常见错误解析培训课件

1、广西钦州保税港区开发投资有限责任公司公司公司办办公室公室Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼Logo 公司公文的种类Contents1 公文办理2 公文写作的基本要求3 常用公文的写作4 公文中常见的错误5Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文是企业上传下达、对外联系、正常运转的保证。公文是企业上传下达、对外联系、正常运转的保证。 公文是企业形象的写照。公文是企业形象的写照。 形象形象审美审美实用实用Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼一、公司的公文

2、种类一、公司的公文种类Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼一、公司的公文种类一、公司的公文种类（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。（三）通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级主或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级主

3、管单位和不相隶属单位的公文，任免人员。管单位和不相隶属单位的公文，任免人员。Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（四）通报适用于表彰先进，批评错误、传达重要精神和告知适用于表彰先进，批评错误、传达重要精神和告知重要情况。重要情况。（五）报告适用于向上级主管单位汇报工作、反映情况，提出适用于向上级主管单位汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，回复上级单位的询问。意见或者建议，回复上级单位的询问。（六）请示适用于向上级主管单位请求指示、批准。适用于向上级主管单位请求指示、批准。一、公司的公文种类一、公司的公文种类Contact Us广西钦州保税港区行

4、政综合大楼A15楼（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。适用于答复下级单位的请示事项。（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。题、请求批准和答复审批事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。适用于记载会议主要情况和议定事项。一、公司的公文种类一、公司的公文种类Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州

5、保税港区行政综合大楼A15楼公司各职能部门之间，有事应当面商洽解决，一般公司各职能部门之间，有事应当面商洽解决，一般不行文。公司各职能部门向公司请示、汇报工作应不行文。公司各职能部门向公司请示、汇报工作应用用“内部签报内部签报”。公司与各单位之间的行文关系，应当根据各自的隶公司与各单位之间的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。属关系和职权范围确定。注意党政分开。注意党政分开。 公司内设职能部门除办公室外不得对外正式行文。公司内设职能部门除办公室外不得对外正式行文。所属企业下发的重要文件，应同时抄报公司。所属企业下发的重要文件，应同时抄报公司。 一般不得越

6、级行文。因特殊情况必须越级行文时，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的单位。应当抄送被越过的单位。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文办理包括收文办理、发文办理和整理归公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。档。收文收文办理指对收到公文的办理过程，一般包办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、承办、传阅、催办、括签收、登记、审核、承办、传阅、催办、答复等程序；答复等程序；发文发文办理指以本公司名义制发公文的过程，办理指以本公司名义制发公文的过程，一般包括草拟、审核、会签、签发、

7、复核、一般包括草拟、审核、会签、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。缮印、用印、登记、分发等程序。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公司收文由办公室统一拆封、登记。有关人员通过公司收文由办公室统一拆封、登记。有关人员通过会议、邮寄、面交等途径获得的公文，应交办公室会议、邮寄、面交等途径获得的公文，应交办公室办理登记手续。办理登记手续。办公室收到所属企业上报的需要办理的公文，应当办公室收到所属企业上报的需要办理的公文，应当进行审核。审核的重点是：是否应由公司办理；是进行审核。审核的重点是：是否应由公司办理；是否符合

8、行文规则；内容是否符合国家法律、法规及否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他单位或部门职权的事项是其他有关规定；涉及其他单位或部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。后，可以退回呈报单位并说明理由。二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼承办部门承办部门收到交办的公文后，应抓紧办理，不得延收到交办的公文后，应抓紧办理，

9、不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难误推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围，或者不适宜由本部门办理的，应当及时退回办公，或者不适宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。室并说明理由。公文办理中凡涉及其他部门职权的事项，主办部门公文办理中凡涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。经办人员协商不能取得应当主动与有关部门协商。经办人员协商不能取得一致意见时，部门负责人应亲自出面；如仍有分歧一致意见时，部门负责人应亲自出面；如仍有分歧，主办部门应将各方意见报送分管领导研究

10、决定。，主办部门应将各方意见报送分管领导研究决定。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改、签字，并对文稿的内容和质量负责。、签字，并对文稿的内容和质量负责。核阅的重点是：核阅的重点是：1.是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定规定2.处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节盾、重复、脱节3.涉及其他部门的问题是否已协商一致。涉及其

11、他部门的问题是否已协商一致。会签文稿由主办部门传递。主办部门不得将会签意会签文稿由主办部门传递。主办部门不得将会签意见不一致的文稿送办公室审核。见不一致的文稿送办公室审核。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。办公室对文稿的体例规范负责。未经办公室审核的办公室对文稿的体例规范负责。未经办公室审核的文稿，不得送领导人签发。文稿，不得送领导人签发。审核的重点是：审核的重点是：1.是否确需行文，是否与有关部门会签，行文方式是否确需行文，是否与

12、有关部门会签，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求求2.公文格式是否符合本办法的规定等。对涂改勾画公文格式是否符合本办法的规定等。对涂改勾画较乱、字迹难以辨认的文稿，应当退拟稿人誊清。较乱、字迹难以辨认的文稿，应当退拟稿人誊清。3.审核时对内容有重要改动的，应当与主办部门协审核时对内容有重要改动的，应当与主办部门协商，或提出意见，退回拟稿人修改。商，或提出意见，退回拟稿人修改。二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文的签发公文的签发以公司名义制发的上行文，由主要

13、负责人或者主持工作的负以公司名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。责人签发。重要工作部署、综合计划、重大项目审批，超过一定数额的重要工作部署、综合计划、重大项目审批，超过一定数额的短期贷款、担保、投资、资金调度的批件等，以及其他需要短期贷款、担保、投资、资金调度的批件等，以及其他需要由总经理签批的公文，由分管领导审核后再送总经理签发。由总经理签批的公文，由分管领导审核后再送总经理签发。总经理外出的，由总经理授权的其他公司领导签发。以公司总经理外出的，由总经理授权的其他公司领导签发。以公司名义制发的其他下行文或平行文，由公司分管领导签发。名义制发的其他下行文或平行文，由公司分管

14、领导签发。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经领导人签发的文稿，不得式是否统一、规范等。经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如经复核确需对文稿进行实质性修改的擅自改动；如经复核确需对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。，应按程序复审。 上级单位的上级单位的秘密公文秘密公文，除绝密级和注明不准翻印的，除绝密级和注明不准翻印的以外，

15、经下一级单位的负责人或者办公室主任批准以外，经下一级单位的负责人或者办公室主任批准，可以翻印、转发。翻印时，应当注明翻印的机关，可以翻印、转发。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印复制、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印复制，不得密电明复、明电密电混用。，不得密电明复、明电密电混用。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式

16、文件妥善保管。复印单位证明章，视同正式文件妥善保管。 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。废止，视作自废止之日起不产生效力。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼属制发公文的，主办部门应将文件原稿属制发公文的，主办部门应将文件原稿(经领导签字经领导签字)、审核、审核稿连同正本一份送办公室存档；属收到公文的，承办部门应稿连同正本一份送办公室存档；属收到公文的，承办部门应及时将公司领导批示的文件处理笺及相关材料整理交回办公及时将公司领导批示的文件处理笺及

17、相关材料整理交回办公室存档。个人不得保存应当归档的公文。室存档。个人不得保存应当归档的公文。内部签报由主办部内部签报由主办部门保存。门保存。 标题用标题用2号小标宋体字，正文公文首页必须显示正文。用号小标宋体字，正文公文首页必须显示正文。用3号号仿宋体字。仿宋体字。 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。章。 二、公文办理二、公文办理Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼 0777

18、-3667308 公文写作的形式要求公文写作的形式要求基本要求：（1）文种正确。（2）格式规范。（3）形式（结构、句式、段式）协调。（4）排版规范。总的原则是形式必须服从于内容的需要。 三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求内容要求： （1）主题鲜明。 （2）观点正确。 （3）内容完整。 （4）理解政策准确到位。是否与现行政策法规相一致；是否参照以往政策规定；政策规定是否可行。 （5）制定措施切实可行。 （6）材料选用典型恰当。 Contact Us广西钦州保税

19、港区行政综合大楼A15楼一、步骤要求 明确发文意图（领会领导意图），考虑是否确有发文必要 确定文种确定文种 拟订写作提纲拟订写作提纲 起草文件起草文件 修改文件修改文件 填写办文笺填写办文笺 办公室核稿、领导审定文件 办公室编制文号 办公室排版印发。 起草人起草人三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼在发文中常见错误： （1）不需发文的非发文。 （2）当审核的不审核。 （3）该会签的不会签。 （4）应重排的不重排。 三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact U

20、s广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼在内容中常见错误举隅： （1）一文多事。 （2）文不对题。 （3）前后矛盾。 （4）违背政策。 （5）操作性不强。 三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文写作的语言要求公文写作的语言要求基本要求：庄重、准确、简明、平实、得体。所谓庄重不随便，准确不含糊，简明不冗赘，平实不华丽，得体不破格。此外，要注意公文用语与文种的统一和谐。如：多用多用“要要”“”“必须必须”“”“务必务必”“”“一定一定”“”“不得不得”等；等；多用多用“请请”“”

21、“敬请敬请”“”“希希”等；等；多用多用“贵贵”“”“望望”“”“盼予盼予”等。等。结尾多用结尾多用“妥否，请批示妥否，请批示”；结尾多用结尾多用“特此报告特此报告”或或“专此报告专此报告”；结尾多用结尾多用“特此通知，请遵照执行特此通知，请遵照执行”；结尾多用结尾多用“敬请函复敬请函复”等。等。 三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼常见错误：（1）意思表达不够准确，容易使人产生歧义。（2）文字不够精练，语言或语意重复。（3）套话空话连篇累牍。（4）专业术语运用不当。如“国家特殊津贴”应为“国务院特殊津

22、贴”；“博士学位授权单位”应为“博士学位授予单位”；“党委的战斗堡垒作用”应为“党委的政治核心作用”或“党支部的战斗堡垒作用”，等等。 三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（5）数字不够准确。（6）开头结尾不够精练。如“为了”写上一大段。三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文写作的形式要求常见错误举隅： （1）文种混淆。比较常见的是把“请示”“报告”与“申请”混淆；把“汇报”与“报告”相混淆；把“决定”与“决议

23、”相混淆；当转发的文件与当以意见形式贯彻落实的文件混淆不清。 （2）文种不对应。“批复”应对“请示”；“复函”（注意不是“函复”， “函复”是公文用语，而不是文种）应对“函”。 （3）文种可选时未能选择最佳文种，甚至因此而导致内容上的不当或缺失。如：关于开展向同志学习活动的通知与关于向同志学习的决定。三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文写作的形式要求常见错误举隅： （4）主从不分。比较常见的是未把附件从主件中剥离出来，导致文件大而不当。 附件是附属于主文的文件材料，是公文格式的一个组成部分。附件不是

24、每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。 常用的附件有两类： 一是用于补充说明或证实正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。 前一类附件是地地道道的附件；后一类附件，实际上是主件，而主件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。 （5）缺乏整体观念。有的部分有二级、三级标题，有的部分没有；有的部分标题与其他内容同属一段，有的部分标题单独成行；有的部分有“帽

25、子”，有的部分没有。 三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（6）权重不分，详略不当。在突出重点的前提下，要使各部分文字所占的比重相协调。 （7）层次不清，逻辑混乱。尤其是有的自然段太大，一段就占了一两页纸。 （8）排版不规范。文头、发文机关、用纸、字体字号、行距等不统一。应正确区分附件在主件中的标注方式和附件文头的标注方式。原则上一级标题不要居于页面的最后一行。三、公文写作的基本要求三、公文写作的基本要求Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼今年天气可真怪！

26、眼看滚滚稻浪就要变成丰收的果今年天气可真怪！眼看滚滚稻浪就要变成丰收的果实了，可正当水稻成熟时节，却阴雨连绵天公实了，可正当水稻成熟时节，却阴雨连绵天公不作美呀！我县的农民可就惨了，最起码也将有不作美呀！我县的农民可就惨了，最起码也将有3 3万亩农田绝收，直接经济损失少说也有万亩农田绝收，直接经济损失少说也有1313万元。市万元。市里面应该救济一下才能帮助我县农民生产自救、度里面应该救济一下才能帮助我县农民生产自救、度过难关，我们求求你们了，至少要拨过难关，我们求求你们了，至少要拨1010万元救灾款万元救灾款到县里！到县里！ Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼 0777-

27、3667308 今年今年月，水稻成熟时节却逢连日阴雨，月，水稻成熟时节却逢连日阴雨，致致使使我县我县3万亩农田绝收，直接经济损失万亩农田绝收，直接经济损失高达高达13万元。万元。为此，特为此，特请求市政府拨付请求市政府拨付10万元万元救灾款，救灾款，以以帮助我县农民生产自救，度过难帮助我县农民生产自救，度过难关。关。Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼缘由事项结束语 行政公文结构模式：行政公文结构模式：不同文种，侧重的部分可能不

28、同。不同文种，侧重的部分可能不同。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼标题标题 单位名称单位名称+事项事项+文种文种主送机关主送机关 正文：请示缘由正文：请示缘由+请示事项请示事项+结语结语 “妥否，请批示。妥否，请批示。”“”“特此请示，望批复。特此请示，望批复。” “以上请示如无不妥，请批准。以上请示如无不妥，请批准。” “以上请示当否，请批示。以上请示当否，请批示。”落款落款附注：写明联系人、联系电话。附注：写明联系人、联系电话。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区

29、行政综合大楼A15楼请示的结构、内容和写法请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示） 正文 请示缘由+请示事项（一文一事） 结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷） 单位 成文时间 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼标题的写法标题的写法一般应当标明发文单位；应当准确、简要地概括公文一般应当标明发文单位；应当准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。的主要内容，并准

30、确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。批转和转发公文，一般应将批转或转发件的标符号。批转和转发公文，一般应将批转或转发件的标题全文录出，不能以发文字号代替标题，不应重复出题全文录出，不能以发文字号代替标题，不应重复出现现“通知的通知通知的通知”等字样。等字样。Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼1.1. 公司关于固定资产折旧出售的请示报告公司关于固定资产折旧出售的请示报告2. 2. 关于灾后重建申请对口支援的报告关于灾后重建申请对口支援的报告3. 3. 财政局关于更新财政

31、局关于更新检测设备的请款报告检测设备的请款报告4.4. 公司关于办公设备费用问题的申请公司关于办公设备费用问题的申请 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼必须事前行文。必须事前行文。必须一文一事，主旨单一集中。必须一文一事，主旨单一集中。遵循行文规则，逐级请示。遵循行文规则，逐级请示。只写一个主送机关，不多头主送。只写一个主送机关，不多头主送。其余需要同时送其他单位的，应当用抄送（抄报）形式其余需要同时送其他单位的，应当用抄送（抄报）形式，但不得同时抄送下级单位。，但不得同时抄送下级单位。除上级单位领导人直接交

32、办的事项外，不得以公司名义除上级单位领导人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导者个人报送向上级单位领导者个人报送“请示请示”和和“报告报告”。“报告报告”中不得夹带请求事项。中不得夹带请求事项。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼l适用范围：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关适用范围：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。的询问。l特点：陈述性、汇报性特点：陈述性、汇报性l种类：种类：1.按性质分：综合报告、专题报告按性质分：综合报告、专题报告2.按内容分：工作报告、情况报告、答

33、复报告、报送按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告报告 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼标题标题主送机关主送机关 正文：报告引据正文：报告引据+报告事项报告事项+结语结语 报告结语：报告结语：“以上报告如有不妥，请指示以上报告如有不妥，请指示”、“以上报告，请审以上报告，请审阅阅”、“特此报告特此报告”等。等。落款落款 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。在不同

34、类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。多都采用序号、小标题区分层次。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。答问题，陈述理由。报送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量报送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。即可。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼

35请示与报告的区别请示与报告的区别区别报告请示性质不同陈述性公文呈批性公文行文目的不同在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回签上级机关询问为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或批准行文时间不同工作结束后或进行中必须在事前行文，不得先斩后奏主送机关不同旨在为上级提供信息，允许多头主送是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关事项的多少不同可以是一件事，如专题报告，或多件事，如综合报告必须遵循“一文一事”的原则答复的形式不同不要求上级回复要求上级及时批复回文，给予明确答复。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15

36、楼发函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、发函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。背景、原由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，可同事项写在一段或分扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，可同事项写在一段或分条列项写。要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。条列项写。要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。如果要对方回复，则还要明确提出如果要对方回复，则还要明确提出“请函复请函复”、“请复请复”

37、之类的结之类的结语。语。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由引语和答复意引语和答复意见见两部分组成。两部分组成。引语引语就是引述来函标题及来函文号。就是引述来函标题及来函文号。答复意见答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。么办，

38、不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。 常用的结语有常用的结语有“特此函复特此函复”、“此复此复”等等。等等。 四、常用公文的写作四、常用公文的写作Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼文种运用行文关系公文格式发文字号公文标题公文内容正文结构表达方式语言文字印刷质量公文常见错误分类公文常见错误分类Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼一、标题错误一、标题错误 （一）文种重复。 1“

39、意见意见”和和“通知通知”同时使用。同时使用。如：印发关于劳动力转移培训就业意见的通知。如：印发关于劳动力转移培训就业意见的通知。正确：关于劳动力培训转移就业的实施意见。正确：关于劳动力培训转移就业的实施意见。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼2“意见意见”和和“函函”同时使用。同时使用。如：关于对关于维护农民工合法权益若干意见（征求意见稿）修改意见的函。正确：关于维护农民工合法权益若干意见（征求意见稿）的修改意见。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大

40、楼A15楼（二）缺少文种。（二）缺少文种。如：转发劳动保障部办公厅关于对民办非企业单位参加养老保险的复函。正确：转发劳动保障部办公厅关于对民办非企业单位参加养老保险复函的通知。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（三）转发文缺少来文机关。如：转发关于对非企业单位参加职工养老保险复函的通知。正确：转发劳动保障部办公厅关于对非企业单位参加职工养老保险复函的通知。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼 0777-366730

41、8 （四）介词用的不当。如：关于对维护农民工合法权益若干意见（征求意见稿）的修改意见。正确：关于维护农民工合法权益若干意见（征求意见稿）的修改意见。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（五）错用标点符号。如：关于印发广东省XX实行领取XX资格验证暂行办法的通知。正确：关于印发广东省XX实行领取XX资格验证暂行办法的通知。除了法律法规用书名号外，其他符号标题中均不得使用。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（六）错用文

42、种。如：关于同意聘用XX的复函。这是以上级的名义答复下级的请示事项，只能用“批复”，不能用“复函”。正确：关于同意聘用XX的批复 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼（七）用词不当。 如：把“转发的通知”写成“转的通知”；如：“关于加强问题的通知”。 （八）回行不当。词和词组不能拆开。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼公文标题的排列和标点符号要求公文标题的排列和标点符号要求 第一、在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开

43、跨行排列。第一、在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。 人民政府关于加强交人民政府关于加强交通安全管理的通告通安全管理的通告 人民政府关人民政府关于加强交通安全管理的通告于加强交通安全管理的通告人民政府人民政府关于加强交通安全管理的通知关于加强交通安全管理的通知 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼第二、要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通第二、要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是常是“一一”字式排列。字式排列。 长标题采用两行或多行的方式排列。如长标题采用两行或多行的方式排列。

44、如： 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼第三、公文标题中除法规、规章名称用书号第三、公文标题中除法规、规章名称用书号外，一般不用标点符号。外，一般不用标点符号。1“以上”、“以下”都包括本数不需用括号说明。2（试行）、（草案）、（草稿）、（征求意见稿）都放在书名号里面。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼国务院批转财政部国务院批转财政部的通知的通知中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条中央职称改革

45、领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知例等文件的通知县工商局、税务局关于发布县工商局、税务局关于发布“农村集贸市场管理暂行办法农村集贸市场管理暂行办法”的通知的通知 例：被批转对象例：被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；不属法规性文件，应删去书名号； 例被转发的对象例被转发的对象“中小学教师职务试行条例中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故属法规性文件，故应加上书名号；应加上书名号； 例发布对象例发布对象“农村集贸市场管理暂行办法农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规属法规性文件

46、，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。采用空一格办法解决。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼二、错词1截止截止截至。截至。如如“截止截止7月底，截至月底，截至7月月9日止日止”。 截止:到为止，有明确的终止、结束含义，表时间点的语词一般在其前面，如“报名时间*月*日截止”，一般不后接时间（如有，常系截至的误用）； 截至：到某一时间点，没有明确的终止、结束含义，可延续可不延续，表时间点的语词一般

47、在其后面，如“截至*月*日有多少人报名”，但可能（报名时间）尚未结束。 2制定制定制订。如制定法规政策，制订计划、规划。制订。如制定法规政策，制订计划、规划。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼订：约定，强调过程。订货、订婚。订：约定，强调过程。订货、订婚。定：确定，强调结果。定价。定：确定，强调结果。定价。可通用的，如可通用的，如“订阅订阅”“”“订单订单”。度：经过时间。度日如年，欢度。度：经过时间。度日如年，欢度。渡：横过水面，跨越空间。横渡长江。渡：横过水面，跨越空间。横渡长江。_时期时期_难关难

48、关 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼做：白，针对对象比较具体，如做衣服。做：白，针对对象比较具体，如做衣服。作：文，针对对象比较抽象，如作文章，作作业。作：文，针对对象比较抽象，如作文章，作作业。口语中多用口语中多用“做做”如如“做个人情做个人情”；书面语中多用；书面语中多用“作作”，如，如“作威作福作威作福”、“苦中作乐苦中作乐”。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼三、数值范围表述错误三、数值范围表述错误如：“

49、1820岁”应为“18岁20岁”； “22.3%”应写为“2%2.3%”。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼四、数字表示错误四、数字表示错误1同一数字：其中约2/3的感染，不能写成三分之二；2数字不能回行。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼五、年代表述错误五、年代表述错误“上世纪八十年代以来”，应表述为：“20世纪80年代”。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大

50、楼A15楼六、引文错误六、引文错误应先引标题再引文号。如：桂府应先引标题再引文号。如：桂府96号文号文 正确表述：自治区人民政府关于贯彻国务院完善企业职工基本养老保险制度决定的通知（桂府200696号，以下简称桂府 96号文）。 五、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼七、结构层次错误。七、结构层次错误。正确：一、（一）、正确：一、（一）、1、（、（1） 一、一、-。 （一）（一）-。 1.-。 （1）-。 （二）（二）-。 （三）（三） -。 二、二、 -。 （一）（一） -。 五

51、、公文中常见的错误五、公文中常见的错误Contact Us广西钦州保税港区行政综合大楼A15楼正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数：第一层层次序数：第一层 “一、一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；（黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层第二层 “（一）（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）