对办公室工作的浅谈

1、对办公室（行政部门）工作的浅谈通常人们说了解一个事物，要从整体上去体会，去认识，要具备全局观，要能够高瞻远瞩，高屋建瓴，这样我们才可以真正仔细的理解和掌握它。因此，若想对办公室的工作有个全面细致的了解，首先要对由他组成的公司有一定的认知。 公司的组成公司根据其不同的形式规模就会有不同的组织结构，但一般都会包括以下的部门或职位：1. 董事会。主要进行决策，制定公司章程制度目标等。2.总经理。执行董事的决策并具体操作运营公司事物，全权代表公司从事交易活动。3.办公室或行政部门。负责公司整个日常事物和行政管理。4.销售部门。负责公司的销售经营情况，了解和掌握客户需求，为以后公司决策提供一手数据和最贴

2、合的市场资料。5.财务部门。负责公司日常财务核算，确保资金可以正常运营。6.人力资源部门。负责公司的人力资源的管理，为公司提供和培养人才。以上的部门及职位应该是公司所必备的，而像法务部，公关部，市场部等等都可以根据公司的不同规模不同性质以及经营范围的不同而选择成立与否。若单从各个部门的职能看，办公室或行政部门就变得又空又虚，感觉像是什么华而不实的装饰品一样的存在。那么它到底是起到什么样的作用呢？我相信存在即真理。办公室或行政部门的作用根据公司的一般组织结构可以看到，办公司或是行政部门它是一个必不可少的存在。就像是士族里的幕僚一样，它肩负起整个公司的重任，并同时为公司的正常运转提供必不可少的服务

3、与支持。它运作的好坏关系到整个公司的规范化进程。也许，有人认为总经理进行具体操作是头脑是不能缺少的，销售部门来掌管公司主要的业务，主要利润的经营，这两个环节才是一个公司的核心，有了他们公司就可以很好的运营下去，相比之下，其他部门就显得微不足道，像是锦上添花的装饰品。尤其是行政部门，在人们的眼中，这个部门既不接触公司的核心业务，也不为公司直接创造利益，只是一直做着一些琐碎的事情，就像鸡肋一样：食之无味弃之可惜。这种看法显而易见的是错误的，是一种误解。就像人们只是看到舞台上光鲜亮丽的明星而看不到幕后的工作人员一样，他们也只是简单的随着利益而走才会产生这种误解。办公室的工作多是服务性的，工作的成绩也

4、很慢显现出来，在工作考核中又很难量化出来，所以造成了各种误解与轻视，然而，实际上，行政部门正如无数的神经元起到相同的作用一样，是企业的中枢神经系统。人类的大脑发出任何指令和决策都是要通过无数的神经元传达给四肢及身体的各个地方，这样人才可以自由的按着头脑的指示来行动。换句话说，办公室或是行政部门就如神经元一样串联着整个公司内部的各个部门，让整个公司可以顺畅有序的从事每一天的经营活动。也可以将办公室或是行政部门看做是一个大家庭的“管家”，是一个承上启下，兼顾内外，协调左右的枢纽。办公室或行政部门的职能如此重要的部门每天要做的确是琐碎的细小的不起眼的但量很大的工作。而这些都还只是流入大海的细小河流而

5、已，而对于企业而言办公室或是行政部门的工作概括而言就是：协调，管理和服务。1. 协调 协调就是要配合经理或是上级领导将各项工作传达下派下去，也要将平时工作中存在的问题总结汇报给上级，保证上情下达，下情上报，同时也是各部门之间的润滑剂，使各部分可以充分配合做好工作进而提高效率，还有联系内外，及时和外界沟通，确保企业的形象。2. 管理 管理就是做好日常事务和行政管理，落实公司规章制度以及制定新的各项规章制度，并定时检查和监督。一个健全完善健康的企业一定是制度先行，要用各项或大或小的细致的规章制度来约束和管理，使之规范化并成为一个可以长久落实下去的体系。管理好公司的各项资料与档案，确保资料的正确和及

6、时有效；确保档案的安全和保密性。管理好员工的各项福利。与此同时还要强调企业的文化和内在精神，使员工形成归属感从而提高其积极性和创造性，引导员工和企业共同成长。让制度与文化成为一软一硬两种约束，形成“两手抓，两手都要硬”的局面。3. 服务 为整个公司的顺畅运行做好相应的服务工作。这种服务大的方面包括收集各个部门的数据和工作动态，为公司的决策提供相应的数据和意见以及建议。组织汇总公司的年度综合性资料，草拟总结报告，工作计划和其他综合性文稿；小的方面包括公司会议的召开和进行，各类办公用具和固定资产的保养，维修，保管和清点，考勤的登记和薪金福利的统计，与员工的沟通与绩效考核，甚至包括办公环境的清洁等各

7、种细碎的提供生产，人力资源，办公环境和生活方面的工作。 这三种功能统筹结合，相辅相成，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。 办公室或行政部门的重要性 古时两军对仗，粮草先行。只有粮食得到保障，这场仗才好打，才能打。若是被敌方断了粮草那么这场战争的结果就不言而喻了。可见粮食对于战争的重要性。同样，办公室或行政部门的地位在企业等同于粮食的在军队的地位。所以办公室或行政部门又叫企业的总后勤或是企业的大“管家”，上上下下，大大小小都能看到他的身影，有了他整个公司才可以正常有序的进行。 从办公室或行政部门的职能来看，行政管理是具有全局性的，统筹性的。对比其他部门的管理都是一些局限性的或是专业性的，这

8、种容易形成一叶障目的问题，不能很好的统筹整个公司的发展。而办公室或行政部门还具有其他部门不具备的协调功能，每个部门只是按照自己的节奏做事，那么就需要行政部门从中就行协调润滑使各部门可以很好的配合。否责就像几个盲人摸象一样，有人说是墙，有人说是蛇，又有人说是柱子，而不知道全貌是什么。对于服务这项职能来说也同样具有重要意义。大概每个人都想要住在城堡里，过着衣来伸手饭来张口的生活，然而在这背后是需要众多的人为这种生活服务的，小到打扫卫生大到食物衣服的制作。可能没有人愿意做这些不起眼的服务都愿意自己只是享受，但是这些服务确实必不可少的，没有这些服务那后面这些都只是泡影，而办公室或行政部门就是在为大家做

9、这些不起眼的服务的，同时也证明它是不可或缺的。办公室或行政部门的重要性是因为其深度和广度，涉及到公司运作的全过程，是决策者，管理者，各部门与员工的联系枢纽，也是与外界沟通的主要窗口。 办公室人员应具备的素质 办公室或行政部门具有一定的深度和广度，且又是一个公司的中枢神经系统，因此从事的人员应具备以下的素质： 1. 良好的沟通能力和表达能力。无论是什么样的工作都是需要这样的能力，而办公室人员则是更加需要，因为他需要上情下达和下情上报，这就需要你能很好的将上级传达给你的内容很好的准确的甚至更易于理解的给传达下去，与此同时，你还有将员工的心声，意见与建议经过整理和筛选给程答上去。那么这就需要很好的沟

10、通能力和表达能力。同时也可以增强同事之间的关系。 2. 良好的执行能力。因为在工作职能中就有很重要的一项是管理职能，而怎样做好管理工作呢，那就需要很好的执行能力，他要完全的服从规章制度，服从决策者，不以个人意志为转移，不感情用事。 3.敏锐的判断力。工作人员应该具备敏锐的判断力，对一些数据或是资料有自己的主观判断力，尽量做到多挖掘潜在信息，为决策者提供一定的参考意见和建议。 4.端正的态度和良好的礼仪。态度决定一切，一个人的成败取决于其对事对人的态度。因此，为全公司服务要有一个端正的态度，要想到这事自己的分内的事，不要因为从事一些琐碎的事而产生浮躁的心理或是产生眼高手低的问题。同时因为行政部门

11、的核心是服务，所以要有一个良好的礼仪，既可体现一个人的修养又可以塑造良好的公司形象。 5.较高的工作效率。效率对于每个人来说都很重要，而办公室人员更应该提高自己的效率来面对各种琐碎的事。 6.良好的专业技能。从事这种综合性的工作也是需要一定的专业技能，如，文字的编辑与排版和办公软件的操作等等。 7.良好的责任心。因为你所从事的工作性质是举足轻重的，所以需要打起十二分的心神，不能出一点失误，否则就会引起蝴蝶效应，造成不可估计的后果。关于“我”的工作思路 首先，对于自己的工作我要先熟悉一下公司的规章流程，并逐条学习和理解。了解其用意。熟悉一下公司的主营业务，与老员工多多交流，对公司有个整体的把握，

12、要多做多看少说。了解所做的工作需要我具备哪些技能，学习以及加强这些技能，并学习一些可能用到的技能做好充足的准备。接下来就是接到领导派发下来的任务，认真努力仔细的完成，对于不懂的要向老员工或是领导请教。并在这个过程中尽快熟悉适应整个的工作氛围。与此同时，也要多和其他员工进行交流，处理好人际关系，通过这种方式不断的学习。在快乐的工作与不断的学习中，达到自己与公司共同成长的目标，使自我价值得到全面提升。 然后提出一些我对工作以及公司的设想。 1.注重塑造企业文化。企业文化作为一种软约束，可以提高员工的归属感，激发员工的积极性和创造性，同时宣扬了公司的文化，塑造了公司的形象，营造出员工与企业相和谐的局

13、面。 2.做一些员工内部的活动。这样可以让公司整个的氛围更加的亲密，谁也不想在冷冰冰的环境里工作。同时也可以让公司的文化更加的深入人心。我们可以在销售淡季的时候抽出一两天来进行集体活动，比如附近景点的一日游或是简单的聚餐或是做一些简单的有奖竞猜活动等等。 3.严格执行绩效工资。按照规章制度来严格执行绩效工资，可激励员工努力工作，付出就有收获并且付出与收获是成正比的。让大家可以收到实际物质的刺激，来进行良性的竞争。 4.注重员工的培训和提升。公司不但要给物质刺激还要给精神刺激。要给员工提升自我的机会，也要给员工做职业生涯规划，让他们可以清晰的看到自己的职业道路，应该怎么走，往哪走，朝着自己的方向和目标走，可以走的更坚定，更快乐。不但是新的员工要进行培训，对优秀员工也应该进行再培训，再深造，提高员工的专业能力和综合能力以及凝聚企业的文化。培训不能走形式，要有内容，有考核，有提高。 5.给每个员工建立档案。档案记录着每个人的成长。每个人可以按季度或是月来制定自己的目标，此目标不一定公开，但都会收录到员工自己的档案里，在每年的