采购与付款流程

1、1 采购与付款业务流程1.1 采购业务流程1请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随 着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。（1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单 及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对，确定实际需采购数量。（2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资 金预算主管人员审批，由采购部门采购。（3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别 授权指定专门人员提出采购申请。请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编 制采购资金预算的依据，另一

2、份传递给采购部门， 作为编制采购实物预算的依据。 采购申请单传递中要审核批准。2采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后 安排竞标投标事项， 确定供应商。 再一步与供应商签订采购合同。 最后由采购人 员编制采购订单， 确认采购业务。 同时采购人员将商品分批运回企业， 并监督运 输过程。3验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量 等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入 库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。4会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传 递给会计人员， 验收部门、仓库

3、部门和使用部门将验收单、 入库单交转会计部门， 会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总 表，并登记总账和明细账。业务部门需求分析和市场调研财务部门提出采购申请审批采购部门丄请购单i请购1 单 3 1_请购单2采购实物预算与供应商联系采购资金预算审核批准资金使用卡确定价格编制采购订单拔付款项执行采购业务L/、1将采购商品运回验收部门进行货款结算进行验收采购合同请购单验收单请购单3验收单2采购订单验收单1仓库部门1!1.2付款业务流程付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购 部门提出付款申请，会计部门从两条线处理该业务，一是出纳人员的付款流程

4、， 二是会计人员的核算流程。1 付款流程。（1）相关人员审核供应商发票；（2）出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项，在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应 商发票；（3）出纳人员编制付款记账凭证，并进行审核；（4）根据记账凭证编制 记账凭证汇总表，并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证， 采购部门登记采购明细账。2 会计核算流程。（1）会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效 率的结算方式；（2）根据结算方式确定采购业务形成的负债；（3）根据出纳人员 付款情况编制记账凭证，并传递给相关部门审核；（4）会计主管依据审核后的记 账凭证编制汇总表，并据以登记总账和明细

5、账。（5）定期与采购付款有关的总账和明细账核对；定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。采购部门提出付款申请会计部门J _亠f付款审核出纳执行付款*卖方发票供应商附件:付款支票附件:采购订单确定结算方式编制付款单据采购订单采购申请单验收单付款申请单应付账款 七预付账款 L应付票据采购合同采购明细账验收单 卖方发票编制记账凭证审核记账凭证汇总登记银行存款日记账编制记账凭证卖方发票核对应付账款总账r1明细账物资采购总账1明细账银行存款总账/明细账财务费用总账1明细账*进行货款结算核对2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责2.1 不相容职务企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与

6、审批；（二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审核；（四）采购、验收与相关会计记录；（五）付款的申请、审批与执行。2.2 采购与付款部门职责1采购部门。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约 关系，编制和处理请购单，签署采购订单或合同，执行企业的采购流程，并对采 购活动过程进行控制和监督。 主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的 内容是否完整、合法。2财务部门。负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业 务活动的会计信息， 进行采购资金的结算和使用控制。 主要控制活动包括负责制 定采购资金预算和使用规范； 传递采购资金运动的结算单据和凭证； 通过设置专 门管

7、理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。3使用部门。考察本部门物料和劳务的短缺情况，提出采购申请，按规定 格式编制请购单据。 评价供应商劳务或物料质量和服务等信息， 监督采购实施过 程。使用部门要指定专门人员为申请购买人员， 负责编制申请购买的文字材料及 相关业务的处理。4仓库管理部门。负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品 在仓库内的安全。 负责制定仓库管理制度， 对接近商品的人员进行控制。 根据商 品的库存情况审核使用部门的请购单。仓库自身需要商品的请购。5验收部门。按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量 等属性进行检查。评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供

8、应商选择决策。按照使用部门的要求制定验收标准， 并将信息传达给采购部门； 制定有关验收程 序和验收人员管理制度。3 采购与付款关键控制点及控制活动3.1 请购请购活动控制首先明确请购权的归属， 并予以制度化， 按采购商品性质和特 点确定归口管理部门， 给予相应的请购权， 明确相关人员职责， 并将请购程序化。1请购实物预算的编制与审批。财务、使用及仓库管理部门应该通过预算 和资料分析确认需求， 编制采购商品的有关实物和资金预算， 明确采购商品的种 类、数量、购买时间等。实物预算编制过程中要根据采购商品的市场需求状况、 企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、 库存成本和采购价 格区

9、间等计算表，形成最初的采购预算单。采购预算方案控制的主要内容有： 编制所需物料的数量信息和质量标准、 规 格；确定物料采购过程中的业务分工， 主要是进行限制接近控制， 防止实物采购 过程中的实物损失风险； 对企业的产能进行估计， 说明采购计划的可行性； 分析 企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限， 并保持请购权与审 批权的职务分离。事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金 额较小的物料采购由使用部门主管批准。 审批内容包括：采购预算和企业的生产、 销售计划以及实际经营情况是否一致； 采购预算的内容是否

10、足够全面具体； 采购 预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。2采购资金预算的编制。财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编 制。主要包括采购资金需要量的确定、 采购资金来源的确定、 采购资金使用监控 和采购资金收付控制。3采购计划的编制。根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使 用部门编制详细的采购计划， 对采购细节进行说明， 如采购合同基本要求、 商品 质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式3.2 采购1采购商品实物控制。对采购过程中的重要物料，企业监督部门随时检查 采购人员的业务执行情况， 并核对供货商的发货单和实际到货情况， 防止货物在 运

11、输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途物资进行保险。2供应商的评价与选择。企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部 门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评 价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经 营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。企业应当对紧急、 小额零星采购的范围、 供应商的选择作出明确规定。 同一 企业（或企业集团） 下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。 对单价高、 数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制度。3采购方式的确定。企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定 采购方式

12、。 一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式， 小额 零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。企业应当对例外紧急需求、 小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。企业应当成立由企业管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法 律等部门的负责人组成的采购价格委员会， 明确采购价格形成机制。 大宗商品或 劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格， 并明确招投标的范围、 标准、实 施程序和评标规则。 其他商品或劳务的采购， 应当根据市场行情制定最高采购限 价，不得以高于采购限价的价格采购。 以低于最高采购限价进行采购的应以适当 方式予以奖励。 企业应根据市场行情的变化适时调

13、整最高采购限价。 委托中介机 构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。3.3 验收及保管1验收过程控制。验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。验收中 将发货单与订单核对， 并点清商品数量； 按采购合同标准对采购商品进行质量检 验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调 试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。验 收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单， 并将商品交给仓库或使用部 门，移交时要求对方在验收单副联上签收。2收货控制。收货人与验收人及采购人职务应当分离。收货人检查货物后 编制收货凭证， 连同供应商单据作为附件一起传递

14、。 商品入库时要编制入库商品 清单。3仓库保管。仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。 对仓库保管中的实物资产， 要对接近商品人员进行授权审批控制， 任何未经授权 的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。3.4 付款控制付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。不相 容职务包括：记录和支付，往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记 录等。1付款申请。采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应 商出具的税费和其他的付款材料， 然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳 人员。2采购及付款资料的审查。出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要 严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入 库单等资料的内容是否完整、 业务程序是否齐全、 计算是否准确、 支付金额是