采购与付款流程财务制度

1、采购与付款流程财务制度目的:为加强规范公司采购与付款业务流程， 加强采购相关业务的管理, 保证公司资产的安全，特制定本制度。二、适用范围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买 材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。三、业务流程说明:（一）业务流程图:供应商请款人釆购报关IQC财务yy（二）业务流程分类说明：（1）材料米购：第一步：下定单：釆购P0经部门经理批准后下给供应商。第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC, IQC在二个工作日内完成 点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开 MRB 会义并取得不合格供应商处理单，并在 ERP中出单

2、据交财务，并由釆 购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部 门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款:（2）低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预 算。第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按（1）请款第六步：财务审核付款四、具体业务的票据操作指南：（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。（1）国内采购业

3、务：要求单据：PO收货单（对方送货单）、发票、请款单。（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和 P0上的完全一致。（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、 且不得高于PO 上的数量。（c）要求发票上的每个原料的单价与 PO上的一致或低于PO单价。 如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票 一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明，如不说明 的视为同意。（2）进口采购业务：要求单据：PO收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付

4、无报关单等特殊情况的付款。（二）固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司固定资产管理办法业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：（三）低值易耗品及费用：1、低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR PO发票、收货记录、领用及验收人签字。业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值

5、税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单，领货单：2、无实物形态的费用或服务：流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP攵货号填写上。五、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）1、PO（1）要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。（2）编号不得重复。（3）增加ERP供应商编码。（4）要求请款时交给财务的P0是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。2、收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP-

6、致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。3、发票：（1）增值税专用发票：釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。 财务审核内容：审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税 务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用 防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财 务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、 正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭 证应有“销货清单”作为发票附件

7、，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合 计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；符合其他增值税专用发票的管理规定。（2）普通发票：釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；财务审核内容：发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或 财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票 面金额与实际支付的金额相符；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣 凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量

8、”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写 金额是否相符；取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；（3）国外发票：原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。4、报关单：要求原件。5、请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经理批准，单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批 准。六、业务流程请款单据资料看板:PO货单）（业务付款申请单（材料采购）务）收货单（对方送发票已到发票请款单报关单（国外业POPR预付款请款单预 付 发票（国外业务）或合同请购单固定资产验收单PO收货单（对方送货单）广发票已到 发票;报关单（国外业5务）请款单业务付款申请单（固

9、定资产）II预付款请款单预 付发票（国外业务）PO或合同PR请购单J服务验收单（无实物服务或费用）IPO收货单（对方送 货单）'发票已到 发票报关单（国外业 务）<请款单业务付款申请单（低值易耗品及费用）预付款请款单PO预 付 发票（国外业务）或合同七、财务处理：1、供应商资料的新建和维护：按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账 号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。 财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。2、确认应付账款：（1）应付账款的确认的条件：应付账款确认原则：

10、1）货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；2）需要在约定时间内偿付给供应商3）金额能够可靠地计量；具体业务财务应付账款确认条件：采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定 的时点和条件开具）。（2）供应商发票入账的流程：核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。主要核对数量和价格是否相符。（对于国外进口还要核对报关单）（3）会计处理：入账：对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账 务处理。（4）付款及销账：每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给予付款计划

11、明细，按发票对应付账款进行及时的核销。（5）供应商对账：对于年未供应商对账，供应商发邮件或寄信给我司相关人员后 财务将按我司账面情况做出回复。3、月未结账对账：a）月未制作PPV表 ,与成本会计进行核对，在结账前对平.b）每季度进行MRB库存盘点。IQC部门应每月对MR弼存实物进行盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。c）每季组织采购开会对ERP中未入账的收货记录中的 DMR进行清理.d）每周一对ERP及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账 和明细账进行核对.八、特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定1、发生退回或折让是指应质量等问题要将产

12、品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按权责指引审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点（计量）后入库。财会部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。（1）对于增值税发票：分二种：一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具进货退出 或索取折让证明单由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交 财务。（2）普通发票国外发票：财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支

13、付。对于国内预付款，应按P0或合冋的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。（1）预付款请款必须本人填制完成请款。（2）人民币预付款申请请在付款前一天元成。外币预付款申请请在付 款前一周元成。如未提前财务将按请款日后一天后付款。（3） 对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。（如交货日期延后， 请修改原请款单）九内控流程图。步骤控制点控 制 点 八、 分 值管理控制要件不相 容岗 位/ 职务管理控制权责检查提示1.采购计划、方案 的编 制与 审定1.1采购计划的编制与审定。需 用单位（或相关控制部门）根据生 产经营需要，结合预算（计划）， 提出物料需用申请，经需用单位（或相关控制部门

14、）领导审定，报 有关技术和管理部门审核，仓储或 有关部门平衡库存后由物资管理 部门编制采购计划分管领导审定。5物料需 用申请， 相关部 门审核 意见，库 存平衡 记录，米 购计划参见权责指引检查物资需用 申请是否在计 划内，并经相 关部门审核， 仓储或有关部 门是否平库， 相关审定是否 符合权责指（15分）引。1.2米购方案的编制与审定。米 购部门根据采购计划编制采购方 案，经部门负责人签字后报相关领 导按权责指引审定。采购方案 应明确米购的原则、米购的渠道、 供应商的选择方式和范围等内容。10米购方案及审定意见方案 编制 与审 核分 离参见权责指引检查米购方案 是否经采购部 门负责人审 核，

15、是否明确 采购物资的具 体数量、质量 要求、交货期、 米购方式等， 相关审定是否 符合权责指 引。2.2.1供应商资源及价格信息管供应商检杳是否建立供应理。企业物资米购部门应在总部供网络名供应商网络及商的应商网络基础上建立健全本企业单，定期参见价格数据库，选择的供应商网络，定期考评列入名单5考评记权有无对供应商与价的供应商资信及履约情况，根据考录，相关责指定期考评记格确评结果调整供应商名单并报总部批件，物引录，对供应商疋备案。供应商名单的确定与调整应资价格的确定与调整(20经相关领导按权责指引审定。数据库是否报相关领分）企业物资采购部门应建立物 资价格数据库，及时收集相关物资 的价格信息，定期

16、发布物资米购的 指导价格和参考价格，作为物资采 购的主要依据。导按权责指引审定。2.2供应商的选择与价格确定。检查供应商选由企业自行组织米购的，米购部门物资采择是否在总部应根据审定的米购方案，通过招购实施或企业网络名标、询比价等方式确定供应商与价方案，供单内，采购价格，原则上供应商应在总部或企业应商网格是否突破总确定的供应商网络名单中选择，价络名单，部或企业指导格不得突破总部发布的米购指导总部及洽商参见价，采购是否价。企业米谈判权经过询比价、通过招标方式米购的，应按照15购指导不得责指有无询比价记总部招标管理办法执行，对大宗、价目录，少于引录，通过招标批量、重要及特殊物资的采购原则招标或两人方

17、式采购的是上应采取招标方式采购；询比价否符合招标管通过询比价等非招标方式米资料，相理规疋，对大购的，采购部门应坚持货比三家、关审批宗、批量、重比质比价的原则。需要谈判的，应件要及特殊物资组织相关部门就价格、要求等进行的采购是否采谈判，经审核后报有关领导按权取招标方式，责指引审定。应由总部集中 采购的是否有 违规自行采购 的现象，相关 审定是否符合权责指引。3.合同 签订 与管 理（25 分）3.1合同审核与签订。大宗、批 量或重要的物资采购必须签订采 购合同。合同由采购部门拟订，经 财会、法律等部门审核后报相关领 导按权责指引签署合同，同时 送财会、法律等部门。5采购合 同及审 核意见， 授权

18、委 托书参见权责指引检查相关部门 是否对合同进 行审核，签订 的合同是否送 交财会、法律 等部门。3.2米购及供应人员的变更备案 与管理。采购人员变动时，企业 采购部门应及时将人员变动情况 向供应商备案或以书面形式通知 供应商；采购部门应及时掌握供应 商相关人员的变动情况，并将供应 商相关人员的变动情况及时通知 相关部门。5相关备 案或书 面通知 的备查 资料检杳企业有无 对米购及对方 供应人员变动 情况的备案管 理资料，是否 将有关变动情 况及时通知有 关部门。3.3合同变更。采购合同需要变更时，采购部门应会同财会、法律5审核意见，合同参见权检查合同变更有无补充协议等部门按原合同审签程序办理

19、。补充协 议（或合 同变更 单）等资 料责指引变更单等资 料，相关审签 是否符合权责指引。3.合同 签订 与管 理（25 分）3.4合同管理。合同管理部门应 将生效的合同统一连续编号，并将 与合同相关的文件资料一并整理 存档，妥善管理。5合同管理台账检查合同是否 连续编号并存 档。3.5跟踪合同执行。物资采购、 技术、设计部门和使用单位应对长 周期的重要设备和材料编制监造 大纲，签订协议，落实责任，实行 过程监控。采购部门应按照采购合 同确定的制造周期、交货时间、工 程项目进度计划落实催交催运措 施，监督合同按期执行。5监造大纲及协 议，催交催运记录检查是否落实 了对长周期重 要设备和材料 的

20、监造责任， 检查采购部门 是否有催交催 运记录。4.物资验收 入库（154.1物资验收与入库。所有采购 物资（含直达现场物资）均应办理 入库手续。采购物资到货后，物资 管理部门应组织采购、质检、仓储 等部门对到货物资进行检验清点，10验收资 料，库存 明细账采购、检验、仓储检查物资入库 验收资料是否 齐全，验收入 库是否符合不 相容要求，库分）质检部门出具检验报告，仓储部门 依据检验合格的报告办理入库手 续，编制入库单（入库单应连续编 号，采购、仓储等部门签字），登 记库存明细胀。对检验不合格的物 资，仓储部门应拒绝办理入库手 续。分离存明细账登记是否及时。4.2退货、索赔与折让。采购部 门应

21、对不合格物资要求供应商及 时更换或整改，或提出退货、索赔 或折让方案，报经相关领导按权 责指引审批后办理。5索赔或折让方案参见权责指引检查采购部门 对不合格物资 是否要求供应 商及时更换或 整改，对无法 更换或整改所 提出的索赔或 折让方案，相 关审批是否符 合权责指 引。5.采购付款与往5.1物资采购核算。财会部门依 据采购合同、入库单、发票等资料 及时作账务处理。对已入库未取得 购货发票的物资，财会部门应于月5采购合 同，入库 单，发票 及清单，检杳财务入账手续是否齐 全，暂估入账 是否及时合来核 对（15 分）末暂估入账。会计记录理。5.2米购款的支付。米购款的支 付由采购部门根据采购合同及到 货情况提出申请，填制付款申请 单，附齐相关单据，经采购等部门 负责人审核签字后送财会部门审 核，财会部门根据资金安排、使用 计划、预付情况及合同约定办理款 项支付手续，米购款支付应经相关 领导按权责指引审批后办理。5采购资金支付申请申请 与审 核分 离参见货币 资金权 责指 引检查米购款支 付的依据是否 齐全，与合同 约定是否相 符，相关审批 是否符合权 责指引。5.3采购往来款的核对。财会部 门应每月与采购部门核对往来款 项，并会同米购部门定期与供应商