医院科研教学管理的设计思路与实现

1、医院科研教学管理的设计思路与实现医院是医疗、教学、科研、预防四位一体的事业单位。医院的信息系统本应该根据这四项基本任务,建立两大平台,即医疗平台和管理平台。全面覆盖医教研防四项基本任务。而科研、教学平台是管理平台中的重要组成部分。但是,由于种种原因,到目前为止,多数医院的信息系统仅仅只搭建了医疗平台。管理平台的建设,还没有引起足够的重视。随着医院计算机应用水平的提高,管理平台的滞后的矛盾逐步尖锐起来。尽快建设科研教学管理平台,利用计算机技术全面管理人员、科研、教学工作中的各种事务,是很急迫的任务,是医院信息系统拓展的组成部分,也是强化医院内部管理的重要途径。一、医院科教管理平台建设的现状近年来

2、,我们在推广应用医院技术档案管理系统、医院科研管理系统、医院临床教学管理系统和医院继续教育管理系统的实践中,与国内200多家医院进行了不同程度的沟通。发现许多医院的信息系统发展极不平衡。主要体现在医疗平台逐步强大,而管理平台越来越滞后。决策人员可以方便地掌握每一个病人的信息,却不能掌握员工的信息。许多医院还没有把科研教学的计算机管理列入议程。经分析,其主要影响因素有以下四个方面。一是投入不足,信息系统建设缺少正常的投资渠道。在当前大环境下,医疗工作承担了创收任务,而其他三项工作则放在了节支的范畴。与医疗工作相比,教育、科研、预防都有不同程度地削弱。二是认识不足,没有确立以人为本的管理理念,对人

3、的管理和对事务的管理仍然满足于粗旷的定性管理,没有发挥计算机的管理功能。三是没有从全院的层面,统筹考虑计算机网络的应用。职能科室基本上仍然处于单机阶段。逐步形成了许多信息孤岛。一些医院甚至会有十几个人员数据库,相互又不能沟通,极易造成紊乱。一些事务被重复管理,另外一些事务却没有部门管理,到了晋升、评审等急需提供数据的时刻,谁也拿不出有说服力的数据。四是还没有适合我国国情的、全面管理人员、教学、科研的平台级的应用软件系统。这些影响因素如果不尽快排除,建设医院科研教学管理平台就成了空话。二、科研教学平台的体系结构科研教学是全院的工作。科研教学平台是全院共同使用的工作平台。医院科研教学管理平台的建设

4、,一定要从全局出发,统筹规划。完整的科研教学平台应包括数据库服务器,网络,客户端工作站、Internet接入方案和网上教育及学分授发的控制设备。应建立专用的数据库服务器。经授权的联网计算机,可以访问该服务器。服务器可放置在信息中心的机房内,也可放置在机关的某个位置。服务器的物理安全性能(防毒、防黑、防侵入,应由计算机中心负责维护,数据库的安全性(备份、恢复,应由医院指定专人负责维护。近年来,随着Internet应用的发展,医院办公已经不能离开Internet环境。平台内的学分管理、远程教育和网上学习等子系统,本身就需要使用Internet环境。因此,建立安全的Internet接入方案也是搭建科

5、研教学管理平台的组成部分。可以采用有效的措施,使该系统与医疗管理平台进行必要的连通和割断,但为此单独建立一套网络是不可取的。另外,在较大的医院,在人事处、科研处、教育处、医务处、护理部等部门内部建立小型局域网,只能当作是过渡期间的权宜之计,不能继续鼓励这种做法。随着管理的深入,这种互相不连接的小网络,容易给管理带来紊乱。三、科教管理平台管理的范畴科教管理平台的要管理医院科研、教学工作中涉及到的人员、事务和过程。也就是说,科研教学平台管理了一个由人员、事务和时间构成的三维空间。但是,当前的网络和计算机环境,还不能象安全监控系统那样,把科研教学中是所有事务都记录在案。即使能够达到,这也不是管理。管

6、理则必须从这个三维空间中,择取一些点来进行管理。也就是择取某些有代表意义的事务进行管理。这也是计算机管理的切入点。由这些点组成了三条线,既时间线、人员线和事务线。如果以人员作为主线,可以追踪出人员在不同时期所参与的各种事务。如果以事务为主线,可以追踪到各个事务的过程和所涉及的人员。如果以时间为主线,就可以追踪出人员和事务在不同时期的状态。医院的各种统计数据,都是对某条线的取值。这样的系统,不是面向报表来设计的,而是面向各个职能科室的日常工作的,但却能为任何报表提供数据。从提高办公效率,降低管理成本角度来看,科教管理平台首先要对医院各职能科室的日常工作给以充分的支持。职能科室是在完成自己承担的任

7、务的同时,即利用了平台,又维护了平台,还积累了数据。而不是为了平台的完整而录入数据。根据我国医院的实际情况,科教管理平台至少要涵盖到人事处、医务处、护理部、科研处、教育处、院办和党办等职能处室。至少要管理以下37项具体事务,即课题管理、成果管理、专利管理、论文管理、著作管理、进修管理、培训管理、个人出席学术会议管理、新技术新疗法应用管理、学术职务管理、奖惩管理、技术考核管理、个人履历管理、个人证件管理、带教管理、青年医生临床轮转管理、青年医生医德医风管理、青年医生阶段总结管理、本院学术讲座管理、承办主办学术活动管理、外来进修人员管理、继续教育管理、学历教育管理、学分IC卡管理、师资力量管理、教

8、学计划管理、课程与课管理、学籍管理、教学津贴管理、教学经费管理、科研教学仪器设备管理、论文推荐管理、注册医师管理、注册护士管理、支边医师管理、支农医师管理、基层锻炼管理等等。这37项事务中,有些事务本身还可再分解为多个事务。以课题管理为例,还可以细分为基本信息、参研人员、获奖情况、预算、经费、过程等。试想如此如此繁杂的事务,如果没有一个好的平台,要管理好这些事务是很难办到的。换句话说,如果没有把这些事务管理得井井有条,没有处理好每一个细节,加强医院管理也就成了空话。从另外一个角度来看,如此繁杂的事务,如果没有一个平台级的系统同一协调,也很容易造成紊乱。四、科教管理平台的设计思路科教管理平台的目

9、标,是为医院科研教学工作实现全面计算机管理提供综合解决方案。让医院各个职能科室在统一的平台上共享全院数据,处理日常事务。从而提高办公效率,节省管理成本,提高管理水平。在系统设计思路上,我们认真考虑以下几个方面。、以人员为主线,建立人员基本信息和分项信息医院管理要以人为本,科研教学管理平台也应该以人员为主线。科教管理平台应管理全体员工而不是其中的一部分。与普通的企事业单位不同的是,人员的信息分散在医院的很多职能科室内而不仅是人事管理部门。比如,人员的进修、培训、会议、论文、著作、课题、成果、专利等信息可能在科研管理部门。继教、学分、带教、授课等信息在教育管理部门。医疗技术人员的准入信息,支边、支

10、农、基层锻炼信息,技术人员持证上岗信息等可能在医务处,护理人员的注册、培训、进修、带教、讲学等信息可能在护理部。除此之外,医院往往还运行了一些专业系统,如离退休人员管理、党务管理、团务管理、纪检管理等等,他们都是从总体中选择了一个子集以及某些具体的事务进行管理。科研管理平台应该将这些分散存在、各家维护的信息整合在一起,保证一个医院只有一份人员基本信息(One Hospital One Empoyee Table, OHOE。分散在各职能科室的、与人员相关的信息,可看作是人员的分项信息,如科研课题、成果、论文、著作、注册医师等等。分项信息与基本信息之间必须建立牢固的联系。分项信息是一个可无限扩展

11、的空间。根据目前管理的精度来看,三级医院大约需要40多项,二级别医院大约需要20多项。它本身具备很大的伸缩性。、以日常事务管理为切入点,全面支持职能科室的日常工作事务是一个具体的活动。职能科室的日常工作,主要是对日常事务做出某些处理。用计算机来管理事务,其结果可能是增加或减少了一些记录,或是改变了某个属性的值,或是记录下来某种变更发生的时间和地点等。以调资为例,最终的结果是改变了部分员工的工资值。如果管理平台足够强大,这项事务可以在瞬间完成。科教平台就是要为医院各个科室,尤其是承担管理任务的职能科室,提供日常办公的软件环境,当管理人员处理某些事务时,平台向他们提供足够的信息和方便的处理手段。许

12、多日常事务的处理过程都涉及到人员分项信息的改变,也就是说,人员分项信息就是伴随着日常事务的改变而得到了更新和维护。把需要管理的事务有机地组合在一起,就形成了不同职能科室的专用系统。、合理分工,保证信息的完整性目前,我们将与科研教学工作相关的事务,按照医院现有的分工,组织为技术档案系统、科研管理系统、临床教学系统、继续教育系统,住院医师标准化培训管理系统等。科研管理系统是科研处的专用系统,继续教育管理系统是教育管理部门的专用系统。而技术档案管理系统则不同,又根据各个职能科室的管理范围进行了划分。在医务处看到的技术档案系统,显示全院的医生和医疗技术人员和相关的分项信息。在护理部的技术档案中,只显示

13、全院的护理人员和相关的分项信息。党委、团委、离退办、纪检等部门也能够看到自己需要管理的人员。只有人事处和院领导看到的是全院人员和全部分项信息。这种分工是不仅是管理的需要,也是保证系统数据完整的需要。有些医院曾经建立了强大的人事管理系统,系统也曾经想管理人员的各个分项信息。但是,由于人事部门本身没有承担这些管理职能,信息的原产地不在人事部门,相应的信息始终不能进入计算机内。分项信息应该在信息原产地进入计算机内。进入计算机内的信息就成为共享的数据,但是,它的维护权仍然划归原始录入部门。需要特别强调的是,人员基本信息最好由人事部门维护。、信息整合,避免信息孤岛科研教学管理平台是一个整体。最理想的情况

14、是在医院局域网上运行,全院使用同一个数据源。但是,多年来,医院已经运行了许多专用的系统,如何对现有的信息进行整合,消除信息孤岛,是我们面临的挑战。信息整合是搭建科研教学平台的组成部分。整合的核心是人员信息。只有全院使用一份人员信息,才能从根本上消除信息孤岛。系统要在充分继承原有数据的基础上,改造原有数据,使其成为全院共享数据的组成部分。五、科教管理平台的实现在以上设计思路的指导下,经过多方协作,于2006年3月,我们在Windows网络环境下,实现了医院科研教学管理平台。目前已经在国内多家医院投入运行。实现过程中,我们特别注重以下几个方面。、数据库设计数据库系统必须采用支持并发事务的网络数据库

15、。我们选择了MS SQL Server 2000及其后续产品。人员基本信息单独建表,人员的每一个分项信息都建立相应的数据表。分项信息一方面与人员基本信息建立固定联系,一方面与各个具体事务建立固定联系。例如,一个员工可能参加过很多课题,人员与课题组成主从关系。而一个课题又有很多参研人员,课题与参研人员也是主从关系。我们用类似的方法将所有事务与人员进行了关联,充分利用了关系型数据库固有的特点。为支持人员的分类别管理,我们建立的大量的视图。另外,由于人员的分项信息带有不确定性,我们建立了扩展标准并设计了模板数据,可根据用户的需要不断扩展。、模块化设计,按需要组装科研教学管理平台采用了混合结构编程。各

16、职能科室使用的子系统,采用C/S结构。向院领导或医院网站提供的查询信息,采用B/S结构。我们以人员基本信息和分项信息为主线,设计了技术档案管理系统,统一界面,在各职能科室的子系统中只显示了不同的视图。技术档案具有继承性、封装性和多态性。继承性就是全院各科室看到的人员,都来自同一个数据表。封装性是根据各职能科室的分工,向不同科室提供不同的人员分项信息。而多态性是不同的管理部门只能看到本部门管理的人员和这些人员的分项信息。对上述的37个具体事务的管理,我们尽量使其模块化。每个事务本身可以做为一个独立运行的程序存在,也可以根据医院的实际分工,有机地组装在面向职能科室的子系统内。例如,在科研处使用的科

17、研管理系统中,我们组装了课题管理、成果管理、专利管理、论文管理、著作管理、科研教学仪器设备管理、承办主办学术活动管理等模块。在教育处使用的临床教学管理系统中,组装了师资力量管理、教学计划管理、课程与课管理、学籍管理、教学津贴管理、教学经费管理等模块。这些模块是医院科研教学管理平台上的原材料,还可以根据医院的实际,组装成各种各样的专用系统。、绩效考核的实现绩效考核是医院落实目标管理的需要,也是对平台积存数据的深层次挖掘。为充分利用数据,定量考核科室或人员的绩效,我们择取了课题、成果、论文、著作、专利、进修、培训、带教、学术会议、新技术应用、学分等11项事务纳入个人和科室的绩效考核。提供了核定考核

18、单元、圈定考核范围、修订考核策略、审核11项考核内容等工具,最终可以对技术人员和科室进行科研教学绩效进行定量评定。评定结果以总分、平均分和指标完成度三种方式体现。该系统是建立在科研教学管理平台之上的智能决策系统,只有在系统良好运行的前提下,才能发挥出它的智能决策作用,同时,该系统也有效地检验了科研教学平台的完整性和实用行。、信息遗漏的控制不管多么强大的系统,如果遗漏了数据,或采集的数据不够准确,系统就不可能发挥应有的作用。为避免数据遗漏,我们涉及了三个控制点。一是费用报销点。许多事务涉及版面费、进修费、差旅费等费用管理。为此,我们设计了大量的费用审批单,如果管理部门将这些审批单作为费用支出的依

19、据,就能够有效地避免数据遗漏。费用审批信息还可以同步传送到财务部门,便于财务对费用的控制。二是与学分关联。学分已经成为继续教育结果的评判指标，许多事务涉及到学分的授予，这 些事务如果没有录入，就不能获得学分，这样也可以避免一部 分数据遗漏。三是绩效考核，如果该进入计算机的内容没有及 时进入或者没有正确进入，相应科室的绩效考核分数会受到影 响，这为避免数据漏提供了监督机制。 五、科研教学管理平台建设存在的问题和研究方向 科研教学平台建设，是一个伴随着医院管理逐步深化而出 现的新生事物。任何新生事物的成长过程都是困难的。这些困 难主要反映在以下几个方面。 首先，在医院是否应该建设科研教学平台的问题上，并没 有形成共识。在信息化时代，医院仍然采用粗旷型管理是没有 出路的。但是，如何从粗旷管理过渡到集约型管理，却有很多 模糊认识。当国内医院普遍建立了医疗费用管理平台以后，向 病人提供详尽的费用清单才成为现实