总账使用手册

1、总账使用手册第一章第一章系统概述系统概述.2第二章第二章业务处理业务处理.32.1分批当管理.32.2凭证输入.62.3凭证查询.72.4模拟记账.102.5凭证记账.102.6凭证档案.122.7凭证汇总.122.8凭证分批档汇总表.132.9凭证分批档列表.142.10报表账簿.15第三章第三章期未处理期未处理.373.1期未调汇.373.2结转损益.383.3自动转账.393.4模拟结账.413.5期未结账.423.6外币科目余额转换及查询.44第第一一章章系系统统概概述述总账系统适用于各类公司、企业、行政事业单位及同一账套内多公司进行凭证处理、往来账管理、账簿查询、内外部报表管理、预算

2、分析、财务分析、系统维护等各种操作。它有以下特点：1、 自定义会计期间。支持跨年度的会计期间。2、 自定义会计科目编号长度及其级次。3、 自定义货币、汇率及核算币种、凭证字、核算项目、付款类型等基础资料。4、 通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供资金赤字控制、预算控制、外币折算误差控制以及查询最新余额等功能，加强对发生业务的及时控制。5、 可随时调用常用凭证摘要，自动生成回转凭证，可助您更加快捷准确地录入凭证。6、 提供对原始单据及明细数据的联查功能。7、 凭证审核权限可以控制到操作员。8、 可完成凭证审核及记账，并可随时查询、打印记账凭证、科目汇总表。9、 可随时调整科目预算数（权限内）

3、并记录调整动态。10、自定义对循环凭证、回转凭证处理规范。11、可通过模拟记账、模拟结账随时掌握公司最新财务动态。12、如果启用了其它财务子系统，总账系统将通过凭证把各子系统的数据纳入到总账系统，符合财务人员的账务观念。13、系统提供的所有报表格式和 EXECL 电子表格一样直观。用户可以自定义报表格式。14、增加现金流量表处理功能，符合财务报表口径。15、提供一些先进的财务分析方法如杜邦分析法，并简化了其操作。16、提供许多辅助管理功能，如设置数量金额明细账、部门核算、设置核算项目等，为企业管理提供次的信息资料。第第二二章章业业务务处处理理2.1 分分批批当当管管理理2.1.1功功能能概概述

4、述当总账系统在参数中已设定使用分批档，则对分批档中的凭证在此进行处理地。分批当的使用仅指总账系统。无论总账是否启用分批文件其它财务子系统不执行行此功能。分批档管理界面如图 2-1 所示。图 2-12.1.2操操作作说说明明图 2-32.2 凭凭证证输输入入2.2.1功功能能概概述述根据业务的原始单据录入会计凭证。 。凭证录入界面如图 2-3 所示。2.2.2操操作作说说明明在窗口菜单中设定储存后自动新增，则录入凭证保存后能得一张新的空白凭证录入单。进入凭证录入模块其界面如图 2-3 所示，在界面上录入相关信息单击储存近将录入结果保存。2.3 凭凭证证查查询询2.3.1功功能能概概述述查询、维护

5、、处理总账及所有子系统生成的会计凭证。凭证查询界面如图 2-4 所示。图 2-42.4 模模拟拟记记账账为了及时查看当前的财务报表及财务状况，可以用模拟记账的方式快速完成当月凭证的统计工作，得到财务账簿、报表而不用按正常的步骤进行。在模拟记账状态下还可以对凭证进行维护处理，同进也可以随时取消模拟状态。进入模拟记账模块，其界面如图 2-6 所示。单击模拟记账按扭，系统即进行模拟记账状态；单击取消按扭，系统将结束模拟记账状态，进入正常处理状态。在模拟状态下能否进行凭证维护处理是在交响总账系统参数中进行定义的。可参见图 2-6所示界面上的说明。图 2-62.5 凭凭证证记记账账2.5.1功功能能概概

6、述述凭证记账主要用来快速记账。记账界面如图 2-7 所示。图2-72.5.2操操作作说说明明在如图 2-7 所示的界面上选取高账范围，如果启用了分批档，请在分批档栏双击高出分批档信息如图 2-8 所示，确定此次记账的分批档范围；再确定日期范围记账、设定记账参数单击按扭记账，系统会把当前未记账的凭证记账。图 2-82.6 凭凭证证档档案案将已经记账的凭证装订成册。保凭证的装订信息和装订后的存放地点信息。在查询凭证时功以查询到凭证的装订信息。凭证装订界面如图 2-9 所示。需要注意的是：1、 只能装订已关闭的会计期间的凭证。2、 已经装订的凭证不能进行任何处理，如果确实需要修改，请将此批凭证进行反

7、装订。图 2-92.7 凭凭证证汇汇总总凭证汇总是将指定的某个期间的凭证按会计进行汇总。此模块只有查询功能。凭证汇总如图 2-10 所示.查询的方式只有一种即查询。查询界面如图 2-11 所示。系统默认的查询条件是当前期间、所有凭证类别、所有子系统生成的所有凭证。用户可以根据据需要设定查询条件，得到您想要的结果。请参见公共操作手册 。凭证汇总的输出方式有两种：另存为 EXECL 文档、打印。请参见单据打印设置手册 。图 2-102.8 凭凭证证分分批批档档汇汇总总表表2.8.1功功能能概概述述凭证分批经档汇总是将指定的某个期间的、指定分批档凭证按会计进行汇总。此模块只有查询功能。凭证分批经档汇

8、总如图 2-12 所示。图 2-122.9 凭凭证证分分批批档档列列表表2.9.1功功能能概概述述凭证分批档列表是将指定的某个期间的、某个分批档中的有所有凭证的明细数数列出。此模块只有查询功能。凭证分批档列表如图 2-14 所示.图 2-142.10报报表表账账簿簿2.10.1 余余额额查查询询2.10.1.1试试算算平平衡衡表表2.10.1.1.1查查询询样样式式试算平衡表主要是用来查询指定期间各科目的期初余额、本期发生额及期未余额数据。用户可以按不同的会计期间、不同的货币进行查询。查询方式只有查询。查询界面如图 2-16 所示。系统默认的查询条件是当前期间、以综合本位币反映的所有一级会计科

9、目的期初余额、本期发生额、期未余额数据。用户可以根据据需要设定查询条件，得到您想要的结果。2.10.1.2核核算算项项目目余余额额表表2.10.2 核核算算项项目目查查询询2.10.2.1核核算算项项目目汇汇总总查查询询2.10.2.2核核算算项项目目明明细细查查询询2.10.2.3核核算算项项目目组组合合查查询询2.10.2.4数数量量金金额额总总账账2.10.2.5多多栏栏账账2.10.2.6往往来来业业务务冲冲销销2.10.2.6.1功功能能概概述述当总账系统未和应收应付系统联用时，往来数据冲销需要在此进行。本功能用于会计凭证的冲。冲销的条件是同一客户或同一供货商、不同凭证、用同一货币核

10、算的会计分录，才能进行冲销处理。但不另旬产生冲销记录。冲销的方式有部分冲销、全部冲销。冲销后右可以进行反冲销。但反冲销时只能反当前期间的冲销业务。进入往来业务冲销模块，其界面如图 2-32 所示。图 2-322.10.2.6.2操操作作说说明明1、 冲销：在如图 2-32 所示的界面上，在表中选取需要进行冲销的凭证，设置参销参数是部分冲还是全部冲销（如果是部份冲销需要用户手工录入本次冲销的金额；若是全部冲销，系统以当前凭证上当前分录的数据作为本次冲销的数据） 。单击菜单冲销，即可冲销消退前往来数据。2、 反冲销：在如图 2-32 所示的界面上，在表中选取已进行冲销的凭证分录，单击菜单反冲销，系

11、统将当前记录的已冲销数所清掉。2.10.2.7往往来来对对账账单单2.10.2.8账账龄龄分分析析第第三三章章期期未未处处理理3.1 期期未未调调汇汇3.1.1功功能能概概述述期未调汇是系统提供的用于调整用外币核算的账户在会计期未的汇况损益，生成汇况损益转账凭证及期未汇率调整表。3.1.2操操作作说说明明进入期未调汇菜单，其界面如图 3-1 所示。操作步骤如下：1、 确定汇况损益计入科目的方式：在界面上先选择产生的汇况收入和损失是计入同一科目，还是汇况收入和汇况损失记入不同的科目。2、 生成凭证参数定义：如果是汇况收入和损失是计记入同一科目,则只需录入汇况损益科目、凭证类别、凭证摘要（系统默认

12、值是结转汇况损益，用户可以维护） 、业务日期（系统默认的业务日期是当前期间的最后一天但用户可以手工维护） 。如果是汇况收入和损失是记入不同的科目,则只需录入汇况收入科目、汇况损失科目、凭证类别、凭证摘要、业务日期。3、 汇率调整：用户可以手工录入期未进行调汇的汇率、选择需要进行调汇的会计科目。系统默认的汇率是用户已在货币维护中已定义好的对应货币的汇率、会计科目是已设定好科目的货币属性这核算所有币种的会计科目。4、 调汇：确定汇况损益计入科目的方式、录入生成凭证参数和调整汇率后，单击确定按扭，即可完成期未调汇，系统会根据用户的设定生成期未调汇凭证，同时写调汇历晚表。图 3-13.2 结结转转损损

13、益益结转损益主要是为了将当前期间会计科目属性为损益类的科目的余额全部自动转入本年利润科目，并自动产生损益记账凭证。系统提供向导式结转方式。结转损益前，当前期间所有凭证必须全部记账完。结转损益后，当前期间涉及有损益科目的凭证不能删除；必须先删除损益结转才可。结转损益操作步骤如下：1、 结转说明：在期未处理菜单中进入结转损益模块其界面如图 3-2 所示，单击下一步按扭界面如图 3-3 所示。2、 凭证参数设置：凭证参数设置界面如图 3-3 所示，在如图 3-3 所示的界面上录入凭证日期（系统默认值为当前期间的最后一天，用户可以维护） 、凭证字（系统默认值为记，用户可以维护） 、凭证摘要（系统默认值

14、为结转损益，用户可以维护） 、生成凭证张数定义，单击下一步按扭系统给出损益结转结果提示；单击上一步则回到结转说明界面如图 3-2 所示。图 3-23.3 自自动动转转账账3.3.1功功能能概概述述系统提供自定义转账功能，用于自动生成凭证。自动转几界面如图 3-4 所示。图3-43.3.2操操作作说说明明1、 新增：在如图 3-4 所示的界面上单击菜单新增，其界面如图 3-5 所示。在如图 3-5 所示的界面上录入一头信息后再在表体中录入相关信息单击按扭储存将录入的数据保存。图3-52、 修改：在如图 3-4 所示的面上选取某记录，单击菜单修改，即可对当前记录进行修改。3、 删除：在如图 3-4

15、 所示的面上选取某条或多条记录，单击菜单删除，即可将当前记录删掉。4、 转账：在如图 3-4 所示的面上选取某记录，单击菜单转账，系统将当前记录生成凭证。3.4 模模拟拟结结账账此功能主要是邦助用户模拟正常结账的过程结束总账系统当前工作。模拟结账结果与正式结账相同。在时行模拟结账以前，当前期间的凭证必须已全部记账。用户可以根据需要启用或取消模拟记账状态。在模拟结账状态下，系统自动检查各项应完成的工作，但不充许做正式的结账工作、不能处理当期的业务，但可处理下一期的业务。在期未处理菜单中进入模拟结账模块，其界面如图 3-6 所示。单击模拟结账按扭，系统进入模拟结账状态。模拟结账状态下界面如图 3-

16、7 所示。在如图 3-7 所示的面上，选取删除自动生成凭证，单击结束模拟结账状态，则系统在取消模拟结账状态的同时删掉在模拟结账状态下系统用户设置的转账规则自动的凭证， ；选取转成正式凭证，单击结束模拟结账状态，则系统在取消模拟结账状态的同时将系统在模拟结账状态下系统用户设置的转账规则自动生成的凭证转为正式凭证；系统恢复正常处理状态。图 3-63.5 期期未未结结账账3.5.1功功能能概概述述当用户在当前期间所有的会计业务处理完毕后可以进行期未结账处理，关闭当前期间，并将当前期间扣科目的余额转到下一期，自动更新当前会计期间。结账后还可以进行反结账。3.5.2操操作作说说明明1、 期未结账：进入期

17、未结账模块其界面如图 3-8 所示，在如图 3-8 所示的界面上单击下一步按扭，其界如图 3-9 所示，界面是显示的是当前期间已启用财务子系统明细数，从界面上用户能知道务财务子系统是否已时行期未处理。单击按扭上一步系统回到如图 3-8所示的界面；单击下一步系统进行期未结账处理。结账完成系统会给出提示信息。图3-82、 反结账：反结账界面如图 3-8。在此界面上选取反结账单击下一步，系统给出当前期间已启用财务子系统明细数据，单击上一步回到如界 3-8 所示的界面，单下一步，系统进行反结账，将系统的当前期间、各科目余额恢复到上一期，同时结出提示信息如图 3-10 所示，单击菜单完成即可。图3-103.6 外外币币科科目目余余额额转转换换及及查