E-one万元oa协同福利平台运行管理办法

1、办公自动化系统（OA）运行管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（登陆地址：http:/*:*/oa/），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据公司网络安全管理条例和各种规章制度，结合公司办公自动化工作实际，特制定本办法。第二条 系统的应用分两个阶段：第一阶段为试运行期，自20*年*月*日正式开始，公司实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为1个月。第二阶段为正式运行，自20*年*月*日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质

2、文件流转。第三条 OA系统，主要运用于公司各部门、各员工之间的公文流转。第四条 OA系统内容包括协同办公、知识管理、员工福利、公共信息、新闻公告、个人日程计划、个人设置、综合办公、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、知识中心、会议管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批等。如没有特殊情况，将不再接受纸质流程。第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作将成为日常办公的一部分。

3、第六条 本办法适用于公司所有人员。第二章 管理部门第七条 公司行政部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；负责电子印章和领导签名管理的监察工作；公司系统管理员负责实施、培训和维护工作。     第八条公司系统管理员负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:     （一）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；     （二）征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题；   &#

4、160;  （三）培训各使用部门系统主管人员和使用人员； （四）做好其他相关工作。    第三章 使用人员     第九条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 第十条 公司各部门应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。     第十一条 系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符，并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里

5、面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向系统管理员提出申请，恢复初始密码。第十二条 个人信息的完善在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。第十三条 为保证各类电子文件的及时收发和处理，公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员要不定时间登陆OA系统，接收各类文件，处理待办事项。第十四条 使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作或者进行远程办公。第四章 系统使用规则第十五条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，

6、应遵守以下规定：（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。第十六条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十七条 发文管理（

7、部门管理部门发文、会议纪要）（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。第十八条 文档管理  （一）一般文档管理各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部门“部门文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。（二）公文文

8、档管理公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。部门人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。第十九条 日常办公（一）请假等管理  部门人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。  （二）协同办公管理  部门人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。（三）会议管理会议的召开统一提前由会议

9、发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。  （四）通知公告管理  由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。（五）办公用品申领办公用品申请：包含各种日常办公用品，指笔、记事本、墨盒、等需走审批流程的。（六）车辆管理用车：是指出差到县城或其他市、省的申请（平常用车不需申请）。（七）新闻管理新闻管理：可新建新闻和查看新闻（可有工作动态、经营情况、好消息、好人好事等），由各个部门的负责人进行上报。（八）日程安排提醒日程安排，可记录你的安排（如出差、检查、约客户及重要事项，还可设置提醒频率和时间，让您不会错过任何一个重要的安排。（九）知识中心在系统中建构一个量化与质化的知识系统，让公司中的资料和文档透过获得、创造、分享、整合、记录、存储、更新等过程，不断地回馈到知识系统内，成为公司管理与应用的智慧资本。第五章 安全保障第二十条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。第二十一条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，