QP-423文件控制程序

1、管理体系文件深圳市进升印刷有限公司文件编号JSP/QP-423文件控制程序版本版次A0页 次4 / 51 目的 规定与一体化管理体系有关的文件和数据的起草、批准、发行发放、回收、作废、储存、保管、标识的方法，以确保与体系有关的现场都使用有效版本的文件和数据。2 适用范围 适用于与质量环境管理体系有关及与产品质量有关的内部及外部文件的控制，控制本公司BSCI各项有关社会责任体系的活动。3 定义3.1 受控文件指公司质量环境管理体系文件，BSCI文件，反恐文件和经过相关部门确认需要受控外来文件。3.2 BSCI文件是指社会责任保障体系文件，BSCI文件是描述本公司社会责任系统活动的目的、范围、定义

2、及详细步骤等文件，包括手册，程序，作业文件等。3.3 C-TPAT：Customs-Trade Partnership Against Terrorism 反恐安全保障3.4 反恐（C-TPAT）文件反恐安全保障体系文件，C-TPAT文件是描述本公司反恐安全保障系统活动的目的、范围、定义及详细步骤等文件，包括手册，程序，作业文件等。4 职责4.1 文控中心对本公司所有需分发的受控文件/BSCI文件/反恐文件及数据进行控制及保管，并建立文件发放记录和回收作废记录。4.2 职能部门负责本部门的受控文件/BSCI文件/反恐文件、数据的保管和编目及本部门相关文件的编制。4

3、.3 公司管理者代表负责统筹QMS,EMS,BSCI和反恐文件的编制和审批4.4 总经理/工厂经理负责受控文件/BSCI文件/反恐文件批准5 程序内容5.1 文件的控制5.1.1 受控文件/BSCI文件/反恐文件分类5.1.1.1 管理手册、BSCI手册,C-TAPT手册,程序文件。5.1.1.2 三级文件：与质量、环境有关,与BSCI,，反恐有关的管理支持性（如管理规定、制度等）文件。5.1.1.3 技术类文件：检验规范、工艺技术要求、材料的技术要求、作业文件；5.1.1.4 外来文件： 国家或地区的法律法规、行业标准、企业标准，客户提供的图纸等文件数据。5.1.2 受控文件/BSCI文件/

4、反恐文件的编写5.1.2.1 管理手册，BSCI手册由管理者代表编写，C-TPAT反恐手册由安全主任制订，程序文件由管理者代表组织相关职能部门编写。5.1.2.2 管理类文件：包括各类人员的职责权限，合格供货商名单，仓库管理制度等，由相关的责任部门组织编写。5.1.2.3 技术类文件：工艺文件由生产部门组织编写，检验文件由品管部编写。5.1.3 受控文件/BSCI文件/反恐文件的审批5.1.3.1 管理手册，BSCI手册，反恐手册由总经理/工厂经理批准，质量管理体系程序文件由各职能部门编写，管理者代表审核，总经理批准；环境程序文件/BSCI文件/反恐文件由文控中心编写，由管理者代表审核，总经理

5、批准。5.1.3.2 管理类文件由直接相关的责任部门编写，部门负责人审核，总经理批准。5.1.3.3 技术文件、工艺文件、设备操作规程、检验标准等由生产部门编写，环保作业文件由行政部编写，管代审核，总经理批准。5.1.4 文件的编号和部门代码编号方法见文件编号规则。5.1.5 受控文件/BSCI文件/反恐文件的发放5.1.5.1 受控文件/BSCI文件/反恐文件必须由编制者、审核者、批准者签名后方可发放。5.1.5.2 文控中心或文件编制部门根据受控文件/BSCI文件/反恐文件涉及的使用部门确定分发范围及数量。文控中心负责更新文件总览表，定期经总经理批准。5.1.5.3 文件编写者将已获批准文

6、件送至文控中心，由文控中心进行登记分发。5.1.5.4 文控中心复印副本后，在文件复印件上盖兰色“受控文件”印章，分发给相关部门，正本由文控中心保存。文控中心制定文件分发/回收记录，要求文件持有部门由指定人员实时签收并填上收件日期。5.1.5.5 当发放经变更的版本时，文控中心应向文件持有人收回旧版文件，正本如需留存要加盖红色“仅供参考”印章,以示区别。5.1.5.6 文控中心发放的文件应有明确的发布尔日期和实施日期，文控中心应及时将文件发放到需要场所。5.1.5.7 各部门须指派专人负责管理受控文件/BSCI文件/反恐文件。各部门需分发的受控文件/BSCI文件/反恐文件必须交与文控中心，由文

7、控中心统一分发。5.1.5.8 当未在受控文件/BSCI文件/反恐文件发放范围中的人员或者部门需要使用受控文件/BSCI文件/反恐文件时，不得随意借用其它人的文件复印，经本部门负责人批准方可办理领用手续。当文件使用人的文件破旧严重，影响使用，应到文控中心办理更换手续，交回破旧文件，补发新文件。5.1.5.9 当文件持有人将文件丢失后，应办理申请领用手续，必须在领用申请中说明，总经理/工厂经理批准方可补发。5.1.6 文件的更改5.1.6.1 文件的更改经原文件相应审批者批准后方可执行。5.1.6.2 技术文件的更改由原文件编写部门文员进行，可用“”画去错误处并在相应的更改处签名确认（并注明日期

8、），不得使用涂改液、铅笔更改。质量管理体系文件的更改采用换页的形式，由文控中心进行。文件更改后应及时更新版本状态。5.1.6.3 文件版本以A、B、C、D等表示，A0表示第A版0次修订（原稿），B2表示第版第次修订，依次类推,文件是否需要换版由该文件原编写部门决定。记录的版本以A等表示，A表示0次修订，如有修改换成B，依次类推。文件进行大幅度修改或10次修订应换版。5.1.6.4 若文件更改涉及到与客户签定的合约，则应以书面形式通知客户，经客户同意后方可批准更改。外来文件发生更改，由接受部门确认后更新文件。5.1.7 受控文件/BSCI文件/反恐文件的处理5.1.7.1 当新版本文件及记录发出

9、后，旧版本文件作废。5.1.7.2 必要时，文件发起人可申请取消受控文件/BSCI文件/反恐文件，由文件原审批人审批。5.1.7.3 文控中心人员根据取消内容，在被取消的受控文件/BSCI文件/反恐文件正本上加盖红色“仅供参考”印章后保存，同时回收副本并进行销毁，在受控文件/BSCI文件/反恐文件清单中注明，填写文件分发/回收记录。5.1.8 外来文件的控制5.1.8.1 需要受控的外来文件由收文单位确认后交文控中心控制，加盖红色“受控外来文件”印章。有必要时更新文件总览表。5.1.8.2 根据外来文件的特性由收文单位确定文件的更新，换代，作废保留等措施。5.1.8.3 环保法律法规文件管理见

10、法律法规和其它要求控制程序。5.1.9 分发外文件的控制5.1.9.1 采购及外发加工业务中，若需给供货商提供文件数据作为生产指引或检验依据时，采购部应提供文件给供货商，但该部门需做出明确的登记，文件发出后若需更改文件时，重新发给供货商，原旧版文件不予回收，通知供货商自行销毁。5.1.10 文件保存5.1.10.1 所有受控文件/BSCI文件/反恐文件/外来文件保存要求见文件总览表。5.2 反恐文件控制的具体要求详见反恐文件管制规定。6 相关文件 6.1 文件编号规则6.2 文件编写规则6.3 法律法规和其它要求控制程序6.4 反恐文件管制规定7 相关记录7.1 文件总览表7.2 文件分发/回收记录表8 附件8.1 文件控制印章样式文件控制印章样式使用部门印章样式使用说明文控中心文件加盖“受控文件/BSCI文件/反恐文件”印章表示