高效率办公手把手(十)——PowerPoint的使用方法及技巧(一)

1、|维普资讯 单击此处编辑母版标题样式单击此处编轉母版玄本卄武图1母版片在母版中迸行设借鉴其它PPT的风格尽管您在生活中打扮得羞朋动人可 是要将PPT做漂£甸不一皇是很容易的 事1，大削公司往往会请专业美上设计人园 制作各种背景图片，应用在PPT中*如果 您的手边冇这些谏计精芙的卩卩丁丈档,不 妨肖搖带用一下° （当然，还建注意版权接下来的内容将帮助您了解： 如何臭軒地便用PowerPoJnt来解决上恳问矗在母版中设背景"字体，添加Logo图母版可讯让每一张幻灯片的背賊*宁体或Lo和具有统一的风格置岳，毎弧幻灯片就会自动采用母版呱格.而且.新増加肿幻灯片也会采用母版

2、风格您每天的工作是不是都要用到坏Cfgoft Offie?诸如Word. Excel, PowerPoint Outlook等, 那么您在便用0国宾的时蟆是不是遇到过很多难题?在这个提偃高效率办公的时代 您星不是还花去 很多的时间“复制、粘贴”呢?是不是总在重复着某一个操作?在本栏目中,我将跟大家一起来探讨如 何更好地用cm“采提高我们的工作效率亠件，网页中复制图片，可肽把图片捕人幻 灯片母版这样每張幻灯片都会出现这张 图片.因此*可臥用这种方法把匸。即图片 加人幻灯片，同图1所示，右下角为Office Log%这样僦次就够了*不用撷羡前那 样在每猛幻灯片插人图片 匕; 如舉誓计演讲者的姓名出

3、现在毎 匕J捲幻灯片.可从熬单选择I插人】 |【文本椎| I水咿儿在母版中添如一个 文本框.输人演讲背的姓名“* I母版设计完申*在“幻灯片母版觇 图“工具栏中单击【关闭母版观 m,即可返冋到幻灯片编辑状态。高效率办公手把手（十） PowerPoint的使用方法及技巧一）您遇到过这样的困扰吗？1, 相伯您螳供会邑到衽时间幫念的情况下制惟演示立犒.那么怎样才H辦!只快只 mt?2, 如桃要制件的演示文犒内容来自一WWflrd*档的各皤标靈.通常的犠法矍将 Word立档的标題逐一鬣馆劉PowerPoint幻灯片中.这种桂法畫时费力.玄在制作演示文龜时，如果摘豪将其它PowerPoints文犒中的幻

4、灯片加入到当 前演示文稿中，通常可采用鬣制幻灯片的方法.怛这祥勲 有可變改变原来幻灯片 的榕式（自动采用当前演示文穗中的埠梅格式设）,井且堆大了演禾文箱文件的丈小.巧妙利用”绘图"工具栏快 速制作流程图在PFT中經常要用图示的方法帮助 演讲，这需要绘制各种图形.用于表现流 程、层次寻等a绘制圏形，最好的工具足 41皑图"工貝栏*j 在菜单中选样【视图】I【工具栏】 I I绘图】g氐会在窗口底部 晁示“绘虻 工貝林 如图孑所示.用其 中的各种工具可以绘制直践、箭头、矩形 或椭圆，在“白选图图3A w绘图”工具栏J 选择菜单申的【挑图】I【田版】I【幻灯片母版】&>

5、;即可进人母 版也图.如图i所示*从東单中选择I格 式】I【背采】命号*设置背疑他或背量图 nT就能让毎张幻灯片貝有同样的背彊级 选中“雜由此处規输母版标题样式"或“单 击此业编辑母版文本样式S再设貿字体， 宁号-，顏色尊*就能让毎張幻灯片具疽同 样的字体风格°如果从菜单选择【描人】|【图片1 3 応来自文件酣4或者从具它文形*申还能绘制更复杂的图形。死如果要制作一个流稈圈，如图4所 示，可以用-绘图”工具栏的“矩形” 工具画出矩曙在图賂上单击右键.选样【脈问题）I .从菜单选择i格式mm片设计】 UH命令.会在右优的衽券窗格中显 示各种模枫预怎*如图工所示.a婆选用其它

6、_文挡，单击 任务诲格底部的【測 览】。令，找到存敢 在您电脑中的我它 PPTJC挡即可*当总在设计棋 板申选择某个模板 文件或其它PPT文 档肘.实际上是将该 丈档中的母版设置 应用到当前演示文 稿中'您同肘也可哄 进入母版，进齐编辑 修改" .#.-r-图2 >选择设 计模板Office'iBSD¥tr:iiUZw：Mfttl MWt>-iiJJ¥Office图5完成的流程图更幘捷的方法忌 选中帶个阳形丫利用“绘图”工具栏的【绘图】11对齐或分布）命 令进行调整。在如图4中所示.耍调幣帑 1行的3亍阳酷.可将它们一起选中，选择图4流

7、穆图草图办文本饰专，町以在图形屮输入文字"如果嬰用箭头连接各亍圈形.虽然 H可利用“绘图”工具栏的箭头工具 直接绘制.但箭头的位置和对图册的连捲 芹不是恨好控制"的厂绘圈”工具栏选押【自 选图形】|【连接符】中的箭头连接符.会 口动运位幷连接图形的中点*如图斗所示 申，正在用连接苻妊接"Speaker Ah和 "Music更仔扎欣魁的昼*当甩形位區改 变时，连接苻芝-粘”在圏形上碉之移动. 巧绘制图形时.用鼠标拖动圉形调 U整相对位置，尼蹲时费力的办法。1绘国】11对齐或分布】11底端对齐】命 令，使图形对齐*再迭择【绘图】I【对齐 或井布）I （橫向分

8、布】命令，僅图形程水 平方向均匀排列。重壇对其他对彖怏用 【绘图】I【对齐或分帀】中的各种命牛+就 能快速将圉形排列鑿齐。嚴终排列效果如 阳5所示，聲个操作过程牲很短前时闻内 就可完成.不希玺发送至PcnrPoint的文字设置为 “正文”样式.从 Word 发送到 PowerPoint 从菜单选择【文件 |【发送】| Microsoft Office PowerPoint!饰令.如 阳呂所示.貢接将Word文档中的各级标 题发送到PowerPoint,文稱中采用"正文” 样式的文字将不会握送到PowerPoiriu图a发送至PowerPoint快速设置幻灯片版式和模板: PowerP

9、oints,定位到第1舐幻 灯片.在任务商格卞选酎标脛幻灯片”版式，tmiM9所示*二*快速提取Word大纲制件PowerPoint文稿LfI从莱单选择【格武川【幻灯片设计】 3命令，幷在任务窗格即选押-种 蟆板.如阳10所示.边果要应用英f也演示WM.'-切tfl帚部被谊中，如图丘所示.图7 对所选文 字应用样式的"測览=噩1口価1I_9H9IK_l£AAKMTJWMIIi图9设置第1张 幻灯片的版式图10 选择模板训。d样式的重要作用在Wwl文档中，只雯瘦循下述规则* 就能自动提取文档标题芹发送垂 PowerPoint:各级别的标题文宇井别采用"标题

10、r -"标题歹样式*不希望发送至PowerPoint的文宇一 律采用“正立”样式.如来Word文档中没有按照上述规则 排版，但标题文字和内容采用了各自毡立 的格武（例如+文档的一级标题采用Y宋图6选择格式相似的文本休F " 一号”字直它标题的字体.字号 与之不向）'则可做快連将这些格式韩化 询所需的样式°） 在WOTd文档中.选择要设置格武LI的文宇（用击右锥，使用【选择格 式相假的文本】命令T格式相同的文本全从菜单选择【格式】I【样式和格式】 诵呼.井 在右關任勞窗格 中选择所需的插 题样式.如图7所 示*所冇被选中 的文字都会战设 置为谏标题样式_ j

11、rl "上述ZJ步骤.将 善个级别的标题 井别设置为"标 题广 ”标题 中的样式.芹将文穡的模振凤格*町单击任务窗格庄下旬|智能标记U 如果某张幻灯片的文字较茅.可浜定莅到该幻灯片的文字申，左 下角口动显示智能标记，单击智能标记.towH-ptwortd-CftflizCn 2007/OB 147I内容提要(D图15 放映时显示超链接的屏幕提示Q图11利用智能标记调整文宇在放映时打开其它PowerPoint文档图16 选择开始播放的位置臥击此柱添加标题图13 添加超琏接图同超髓接设置EZ财务幣囲丸姻PcwfiirPoiinrl|维普资讯 图煜 利用 “大纲”工具 栏生成摘要

12、 幻灯片Word高级技巧Excel高级技巧国ui在所龍示的“插人超链接出对话振 中.左侧的“错接到'设翱中枣这 择“原肴'文件或网页“，如图M所示幷 找到要链接的菜亍演示文禍文件n图 本 制作趙链接"从粟单选择 【亲自文件】歸令*将幻灯片放映结束时不显示黑屏 :. 默认悄况下.幻灯片族映结東时, 1金以熬屏结束.这在便用超链镂 咬映其它演示文稠时袴会破坏整体放映 效果.超链接到其他演示文稿的指 定位置：.如果您希重从链接到的演示文稠中的指定位置幵始播敝，可在如 图14所示的对话扼中单击【书蹩】 按钮.选择幵始播放的幻灯片【本例为第 4张幻灯片）、如图M所示, Lpl放

13、映幻灯片单击超链接时.会自 0 动从另-个演示文稿的第斗嶽幻 灯片幵城敢映。当另一个演示文稿散映结 車.成按【E就】键绪車放映时会自动返 回到当丽演示文稿的放玦狀态"超链接的屏幕提示:如果希環便用超链接时.自动显 示屏幕捉示可在如图博所示的 对话框中单击示】按钮+然后输 人提示文字"Excd大纲JLp在歆映幻灯片时*捋鼠标描针移 5 动到超链接上*即可酿示屏养提 示文字广Ekt赳大纲”,如图15所示.选择【拆分两牛幻灯片何的文本】命令.如 图11所示，自动将文字拆分到不同幻灯 片*幷采用同样的豹灯片标题.巳 亜境上述步骤*将其余幻灯片进 3行调整°如果选择（根据占

14、位符由 动调聲文奉】命令.则可臥根据文字框的 大小自动调幣字号摘要幻灯片为幻灯片添剂目录 时，通常宜复制善张幻 灯片的标题，幷粘贴到 某张幻灯片中*作为日 录幻灯片.这种做法同 样费时。为了得到幻灯片日 录、可在幻灯片缩略團 中同时选中含有所需标 题的幻灯片（按Ctrl 键可以挑选按ShiftJ 键诜择连续*幻灯片）. 按Alt + （Shift + B 快捷键"或者在“大鋼* 工具栏单击【摘要幻灯 片】命令按钮*如图12 所示.即可生就摘耍幻灯片（繭建一张幻 灯片+丼取所选幻灯片的标廳作为摘警 内容人超链接到其它PowerPoint 文档如呆在放映当前演示文稿时*希甲播 放算它演亦文犒的内容.可以设置超槿 接"这样在放映时*能翳通过超链接播放 其它演示文码中的全部或部分内密B :.超链接可以添加到文字*图片 形