会议管理制度

1、凯迪威机械有限公司文件编号GW/GZ.XZ13-2012工作文件版次A/1标题：会议管理制度页码第1页共3 页1. 目的为了改进工作作风、提高办事效率、加强公司内部沟通与协调，规范会议管理。2. 适用范围公司各部门及全体员工。3. 管理权责3.1 人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。3.2 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作， 并有权对违反本制度的行为提出处罚。4. 会议要求4.1 召开公司性会议或重大专业性会议前，会议室布置准备由人事行政部负责；部门性会议遵照“谁提拟，谁组织”的原则，由各部门自行负责布置和准备，但会前需提前一天向前台报备，以便统一安排协调。4.2 会议主

2、办部门在通知时必须说明会议主题，参加会议人员必须在会前做好充分准备，做到主题明确，杜绝空谈、议而不决等形式主义（临时紧急会议除外） 。 4.3 公司性会议或重要会议记录， 由总经理室指定专人负责， 部门会议的记录由部门负责人指定专人负责。 4.4 严格遵守会议纪律。5. 会议类型及规定5.1 经营管理例会5.1.1 主持与记录：由副总经理主持。总经理秘书负责召集及进行会议记录（会议记录应于两天内发至各参会人员） ，成本控制部经理负责会议内容的跟进及落实。 5.1.2 召开时间与地点： 每月 15 日上午 9:00 时准在一楼会议室。 特殊原因需要延期或提前召开的由总经理秘书提前通知。5.1.3

3、 出席人员：各部门经理级以上人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理秘书请假，同时指定专人代为参会。5.1.4 会议内容：由各部门总监 / 经理汇报目标完成情况及下月的重点工作计划，以及经营方面存在的问题和下一步完成全年目标任务所采取的计划措施。5.1.5各汇报人员须按照会议内容在开会前一天上午12：00 前把资料以电子档发至人事行政部并抄送总经理室（若开会资料需提前上交的以通知会准）。5.1.6若有特殊议题提出，议题提出人必须按“议题、所遇到的困难和瓶颈、自己的意见和建议”三个步骤进行，让与会者感觉有条理性，并易于理解。5.1.7出席会议最高级别领导作总结和指导布置工作。5.2

4、 部门例会5.2.1由各部门自行安排， 或由各部门负责人根据工作需要决定， 当部门例会出席的人员、时间、会场等有关设施设备与公司组织的会议有冲突时。部门必须服从编制 / 日期：审核 / 日期：批准 / 日期：受控状态凯迪威机械有限公司文件编号GW/GZ.XZ13-2012工作文件标题：会议管理制度版次页码第2A/1页 共3页公司。5.2.2部门例会由各部门负责人主持， 具体出席会议的人员及会议记录由部门负责人指定人选（各部门应常设一名会议记录员， 负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作），会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要等工作要点。5.2.3会议内容：5.2.3.1由部门负责人

5、传达公司有关精神、 通报公司近期总体工作安排和面临的问题、出席会议人员汇报上周或上月工作情况、 提出工作中遇到的困难和问题并计划本周或本月工作，与会人员讨论有关事项等。5.2.3.2部门负责人提出部门下周或下月工作要点、具体安排和有关要求。5.3 公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。6. 会议准备6.1 会议通知期一般提前一天以上，通知对象为出席会议的人员。6.2 会议通知形式一般为电话通知。 但需对会议议题准备资料、 会务安排等作特别说明的会议，应以书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。7. 会议原始记录备档7.1 会议纪要的发放或传

6、阅范围由主持人确定。 公司各类临时行政会议的会议纪要须报人事行政部一份存档备查。7.2 部门会议记录由部门常设的会议记录员统一归档、 保管，重要会议的记录应作为机要档案及时转人事行政部统一归档备查。7.3 会议记录为公司的机要档案， 保管人员不得擅自外泄。 如需调阅应向有关部门提交申请 , 经批准后方可调阅。8. 会议跟进8.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持人指定。8.2 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。9. 会议纪律9.1参会人员准时到会，并在会议签到表上签到，不得迟到、早退、缺席。9.2与会人员确因特殊原因不能参

7、加会议的， 必须提前一天以书面形式向主持人请假（未明确会议主持人的，报会议通知者） ，同时指定专人代为参会，否则按缺席处理。凡因传达原因造成参加会议人员迟到或缺席的，处罚由传达人承担。9.3遵守会议纪律， 与会期间应将手机调到振动或关机状态，如须接听，请离开会场。9.4 与会期间，未经主持人许可不得中途退场。9.5主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。凯迪威机械有限公司工作文件标题：会议管理制度文件编号GW/GZ.XZ13-2012版次A/1页码第3页共3页10. 处罚违反会议纪律的，由各部门于每月 5 日前填写会议纪律处罚登记表报人事行政部按下表所示进行汇总，经总经理室审批后，

8、在当月工资中进行相应的扣罚。序号处罚事项处罚1迟到、早退20元/ 人/ 次2未请假缺席者50元/ 人/ 次3 与会期间手机响4在会议现场接听电话30 元/ 人/ 次5 未经主持人许可中途退场6未按会议要求准时上交会议资料的100 元/ 人/ 次7与会期间违反其他事项按相关制度11. 本制度呈总经理核准自公布之日起实施，修订时亦同。12. 相关附件：会议签到表会议记录表会议纪律处罚登记表会议签到表编号： GW/GX.ZJ-24时间地点主持部门主持人会议议题签到栏序号姓名备注序号姓名备注12122232342452562672782892910301131123213331434153516361737183819392040备注栏用以记录开会迟到或早退情况会议记录表会议名称会议时间年月日时至时会议地点主持部门主持人记录人出席会议人员列