信息交流控制程序

1、程 序 文 件信息交流控制程序文件编号:QP-05 1 目的 通过建立内部与外部的信息交流渠道和程序,及时对环境与品质有关的信息进行交流,确保 管理体系的有效性. 2 适用范围 本程序适用于公司内外部关于品质与环境信息的交流和处理. 3 职责 总务部负责. 相关部门负责相应业务范围内的内外部信息交流.4 名词解释(无)5 流程图(无)6 工作程序6.1 信息的定义 与公司的环境/品质因素和环境管理/品质体系有关的信息.6.2 信息的种类6.2.1内部信息指公司在环境/品质管理体系运行中各层次与职能部门之间的相关信息,即环境/品质 管理体系在运行过程中产生的信息,如监测数据,常规报表,各种信息报

2、表,各部门间的行文等.6.2.2 外部信息指从各类相关方处传递给公司的环境/品质信息.相关方包括有关政府机构/客户/ 供应商/承包方/社会公众等.6.3 信息交流的方式6.3.1 口头或贴标语的方式传达6.3.2 电话及网上传达6.3.3 书面文件传达6.3.4 电视广播及新闻媒介的传达6.4 信息交流内容6.4.1 根据公司的指示,将公司的方针/目标/指标/管理方案以及管理体系建立/运行情况传递到各 相关部门,相关部门将公司的相关指示及信息通过早会或其他活动传达到相关员工.6.4.2 定时对环境/品质管理方案实施情况进行检查,并将检查结果及时向管理者代表汇报.同时将程 序 文 件信息交流控制

3、程序文件编号:QP-05 检查结果传递给相关部门.6.4.3 ISO事务局将每次的内部审核报告发放给总经理/管理者代表/相关部门和人员并做好记录.6.4.4 总务部接受到上级环境保护部门的信息及时整理,经管理者代表审阅后以(通告)形式通知到 相关部门及人员;6.4.5 相关部门收到外部相关方的的环境/品质有关的信息后及时联络有关部门,特别是重要的的 信息应填写(内部联络单)联络处理.6.4.6 相关部门受到相关方就本公司环境方面的投诉应转交总务部记录备案,总务部会同相关部门 提出改善意见,报管理者代表批准,形成决定并将处理结果向相关方通报.6.4.7 如与公司方针/目标/指标直接相关的信息,由

4、当事部门及时通知ISO事务局,ISO事务局分析 总结后报告管理者代表和总经理,并将所批复及时反馈给信息发出单位并保管相关记录. 6.4.8 生产管理收集客户信息或每年4月份通过客户调查报告,分析客户需求并予以满足.7.相关文件和记录 记录控制程序 文件控制程序 内部联络单程 序 文 件信息交流控制程序文件编号:QP-05 1, 目的 通过建立内部与外部的信息交流渠道和程序,及时对与管理体系和环境因素有关的信息进行交 流,确保环境管理体系的有效运行. 2, 适用范围 本程序适用于公司内外部关于相关信息的交流和处理. 3, 名词解释:无 4, 职责及权限 4.1, 总务部负责收集法律/法规和与政府

5、部门的沟通. 4.2, 生产管理部负责收集客户和供应商的相关信息与传达. 4.3, 品质管理部负责收集品质有关的信息与传达 4.4, 生产部门负责生产及产品有关信息的收集与传达. 4.5, ISO事务局负责收集ISO相关信息及宣传. 5, 流程图(无) 6, 工作程序 6.1, 外部交流 6.1.1, 总务部收集国际/国家相关法律/法规的信息(含: 劳动法/环境保护法/海关法律 法规等),经总经理确认后宣传及落实. 6.1.2, 生产管理部收集客户信息或每年4月份通过客户调查,分析客户需求并予以满足. 6.1.3, 品质管理部收集国际/国家/客户的品质标准,通过相关活动传达到相关人员. 6.1

6、.4, 生产部门接收相关部门的资料或信息后通过培训教育传达到本部门人员. 6.1.5, ISO事务局收集ISO有关的相关标准及规定,经管理者代表承认后实施. 6.2, 内部交流 6.2.1, 相关部门之间的联络,通过日报表/联络单或其他表单进行沟通. 6.3, 品质/环境方针/目标/指标的宣传. 6.3.1, 相关部门通过培训/教育及贴标语的形式进行宣传. 6.3.1, 通过宣传栏将公司的活动宗旨宣传到全体员工. 6.4, 交流办法.程 序 文 件信息交流控制程序文件编号:QP-05 6.4.1, 外部交流可通过电话/传真/电脑邮件/信件/拜访等形式进行交流. 6.4.2, 内部交流可通过开会讨论/电话/联络单等形式进行. 6.4.3, 工厂的相关管理活动,通过纸箱/传真纸/名片等印ISO标志进行宣传. 6.5, 承揽商根据承揽商管理办法规定进行沟通. 6.6, 供应商根据外发过程管理程序进行沟通. 7, 相关记录(无) 客户满意度调查 8, 相关文件 承揽商管理办法规定 外发过程管理程序XX制制品品厂厂程序文件信信息息交交流流控控制制程程序序制定日期: 2002 年 8 月17 日改定日期: 2004 年 4 月 10 日文件管