扬高职办-教务处-扬州高等职业技术学校

1、扬州高等职业技术学校办公室20112011 年 5 5 月 2626 日印发扬州高等职业技术学校宀江苏联合职业技术学院扬州分院扬高职教20113号关于印发扬州高等职业技术学校教学类档案工作规范（试行）的通知为了加强学校教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各 项工作中的作用，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化 和现代化，现将扬州高等职业技术学校教学类档案工作规 范印发，希精心组织实施，切实落实教学档案工作规范。附件：扬州高等职业技术学校教学类档案工作规范（试行）0一年五月六日扬州高等职业技术学校办公室20112011 年 5 5 月 2626

2、 日印发主题词：教学档案 规范通知共印 1010 份教学类档案工作规范（试行）1.引言1.1为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质 量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、 规范化和现代化，并为今后考核教学档案工作提供依据,特舸本规范。1.2本规范依据教育部高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规軌江苏省职业学校教学管 M 范结合本校实际制讥2. 主题内容本规范规定了教学档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部 门立卷和归档流程，教学档案的管理，开发利用的主要内容和方法，归档范围 与保

3、管期限表，二级类目、三级类目代号简表以及表格、装具的规格式样等。3. 教学档案工作的基本靱3.1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体删均属教学档案。3.2教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。3.3教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目， 如学生毕业论文、毕业设扬州高等职业技术学校计,实习报告等可由系保存,学校档案室只按一定的比例择优接收。3.4教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”管理,即纳入教学工作计划、规划，纳入教学

4、管理制度，纳入各级管理人员岗位责任, 作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料 的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步； 评审、 鉴定教学质量、教材、毕业论文、设计、优秀教学成果与审查、验收档案材料 同步；毕业就业、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。3.5各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的兼职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案室办理移交。3.6努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成

5、为教学管M 教改的参谍部门.成为教学业务工作的信息咨询部门之3.7逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。3.8要把教学档案工作列入学校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。4. 教学档案归档范餉确定4.1 确定的原则4.1.1归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会、当前与长远具有参考价值和凭证作用;4.1.2归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整，准?、系统；4.1.3归档的教学文件遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理禰学实践活动的成套性特点。4.2 JB 档的主要内容和重点4.2.

6、1归档的主要内容包括综合管理、专业与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面，具腕 M 附件。4.2.2归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。4.2.3系（部）教学方面的文件，主要是系（部）全面性有关教学方面的规定、规章制度、学生奖惩材料。4.3 不归档的文件材料上级有关教学的普发的（非专指职业学校）、不办的文件；431上级有关教学的未定福的文件： 重份文件；无查考利用价值的事务性临时性文件；非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；校内其他单位发来的文件；与校外单位交换来的文件；教务处、继续教育部、对口单招办公室等部门

7、的会议记录不作归档5.1 形成与积累5.1.1形成教学文件材料的部门主要包括：教务处、学生处（主要是毕业生材料和学生奖惩材料）及各系（部）（主要指全局性的教学管理材料）05.1.2每年新学年开始，由校领导向各部门部署新学年工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。5.1.3教学文件材料形成部门的兼职档案员按文件材料归档范围分别积累教学文件材斜,并定期进行整理。5.1.4档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积具平时立卷工化5.1.5 归档的教学文件林料必须字迹工整,格式统-，签字手续完备。5.2 整 M 卷5.2.1坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各教学管理部门

8、4324334.3.44.3.54.3.64.3.74.3.8要求。以上不 B 档材料如认为必要,也可自行立卷保管。5.教学文件材料的部门立卷与归档流程的兼职档案员负责将积累的文件榔向档案室归杜522根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文 件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一.文件较少者按不同内容分别组成薄卷.5.2.3在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久长陳短期顺序排列。5.2.4卷内密不可分的文件材料按正件在前

9、、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。5.2.5上级有关教学的文件原则上应与本校教学文件分开组卷。考虑到防止案卷过薄，若有关同一问题的上级文件在3份或是3份以下时，可与本校文件合并组卷。排序时，本校文件在前，上级文件在后。526表彰文件的归档年度，凡指明表彰年度的归入针对年，发文在归档时间之后的在收文后随时补卷归档,没有指明年度的归入发文年口5.2.7上级填制统计报表的通知，无统计方法与填制说明的不归档，必须田档的立卷时排在统廿报表之后。528有关教学方面的各种委员会、领导小组成立的文，一律归入行政综合类。529卷内材料一律拆掉金属物，用三孔一线法棉线装订，对破损的文件

10、材料应进行修补。5.2.10凡是文件材料未注明标题的应加制封面， 注明题名、责任者、时间。5.2.11各种材料大小均为16开，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外飢5.2.12文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。5.2.13透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告致的帽5.2.14按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字， 均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。 不装订的以件为单位者，应在每件的首页右上角标注档号、件

11、号。5.2.15按档案室的要求打印卷内目录。 填写备考表，立卷人一栏由兼职档案员填写,检查人-栏由部门分管档案工作的负责人审核后签名。5.2.16 文件形成部门提岀每个案卷的密级并会同档案室确定。5.2.17按档案室的要求打印案卷封面，标题要简短、准确、不得超过50个字，包括责任者、内容和文件类型、名称，除会议文件外，不得用“XXX文件5.3 田档验收531移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查归档材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收,并要求限期改正归档 05.3.2 移交时填写移交清单。移交清单一式两份,双方各执一份。533教学综合

12、管理文件次年5月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。6.教学档案的菅理6.1 分类编号6.1.1根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目、三级类目代号简晁6.1.2行政处室教学类档案:档案档号二年度号+教学档案分类号+案卷号彳亍室教学类模式如下:XXXXJX00.001n卷案号教学类档案三级类目代号年度号6.1.3系部教学类档案:档案档号二年度号+教学档案分类号+案卷号系部教学类模式如下:系部系部代码电子工程系1机电工程系2建筑工程系3信息工程系4经贸与旅游管理系5服装艺术系6继续教育部7对口单招办8案卷号按最下位类目流水。年度号采

13、用文件材料形成年度，学籍档案采用 毕业年度。卷案号系部代码教学类档案三级类目代号年度号XXXXJX00.00（X）1n6.2 编621每卷档案脊背贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。6.2.2 编制教学档案案卷目灵全引目录等。6.3 排熱保管& 3.1 按档号顺序排架 06.3.2 保管要束按档案工作业务规范执行。6.3.3与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按声像载体档案工作有关条款处理。6.4 鉴定和销毀按档案鉴定刑销毀相关制度执行。6.5 统廿按档案统计工作相关规定执行。6.6 档案的补充与修改6.6.1各教学文件材料形成部门随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录.帐本上补充填写。6.6.2凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准;未经批准,不得修改任何文件材料。7.教学档案的开发利用7.1 借 0按档案借阅利用有关办注执行。咨询服务、报道交流指导利用者查找、利用档案,解答有关问题；根据本校教学需要开展定题跟踪服务；定期编制书本式目录，发本单位各部门使用，并有选择