协同办公系统的设计与实现

1、协同办公系统的设计与实现摘要:近年来，随着信息技术的发展，办公自动化 OA, Office Automation 丨系统 得到广泛的应用，办公自动化是七十年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生 产率产生巨大影响的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展，办公自动化在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。从20世纪80年代中期发展至今，已经经历了以个人电脑、办公套件为主要标志的办公系统及以网络技术和

2、协同工 作技术为主要特征的两代办公系统。该系统利用JSP开发动态页面的优势和功能强大的J2EE构建基于B/S模式的办公系统，帮助企业采取正确的行动，避免重复错误和重复工作，使企业提高整体业务水平。关键词:OA 企业信息化，JSP1办公自动化系统的设计框架1.1系统的设计原则(1) 创新、成熟性原则系统设计必须把握计算机技术、网络技术和通信技术发展的方向，采用先进成熟的体系结构，保证技术领先，技术创新以便保证系统性能和生命力。(2) 先进、开放性原则系统集成中采用的各种软、硬件技术和产品都必须遵循现有的各种国际标准或工业标 准，以便根据需要充分选择合适的相互兼容的产品，保证系统具有良好的互操作性

3、。(3) 可扩展性原则随着办公业务处理需要的不断提高，网络上的信息流量将不断增加，这就要求信息系统必须能够扩展规模，实现平滑升级。(4) 实用性原则突出系统的实用性、 经济性，贯穿系统是为办公、管理服务的主导思想，做到系统功能具有针对性，系统界面简洁友好，易学易用，可操作性强。(5) 可维护和可管理性原则便于集中对系统上的设备进行管理、培植、监控、报瞥处理、会话控制、性能分析、故 障隔离、故障恢复、尽量缩短维护时间。(6) 可靠性原则系统的设计要充分考虑到可能出现的问题，以便采用各种技术，尽可能减少系统故障， 保证系统具有良好、持续的运行性能。(7) 可用性原则不能因为系统中某一设备的故障，导

4、致关键应用终止。系统必须具有容错能力，当某一部分因故障不能工作时，数据不能受到损坏和污染。(8) 安全性原则确保系统信息安全，系统要能提供严密的身份验证、访问控制、数字签名、数据加密、 密钥管理等安全机制，确保数据的安全性和完整性。1.2系统的需求分析论文提出了一种针对中小型企业的办公自动化系统，此系统是在 Windows2000平台上开发的以公文流转为核心的自动化办公系统，此办公自动化系统建成后将实现如下目标：1) 提供面向全单位工作人员的具有对公文的收、发、办管为一体的公文管理系统，使办 文人员能动态实时跟踪文件的办理情况。 2) 为领导阅示批示、 签发文件、部门阅办文件、会 签文件提供一

5、种快速方便的电子办公手段， 并能使领导、 主办部门、 文书准确地了解文件的 运转情况，便于文书督促文件的办理，提高办文效率。3) 提供领导远程办公功能、实现领导的远程邮件收发、阅文批示和文件签发。4) 为企业各部门的工作人员提供快速方便的检索手段， 用户只需在各自的工作站上而不 必到文书或档案室就能检索所需文件。5) 提供日常信息的多种发布方式，实现信息的编辑、制作、发布一体化。6) 提供面向秘书和领导的领导日程安排系统， 实现领导日程安排的审批、 查询、归档一 体化。7) 提供面向会议管理人员的会议管理系统， 实现会议的申请、 会议资源的预定、 会议日 程的安排、 会议文件的发文、 会议通知

6、的发布以及会议纪要的审批、 会议历史记录查询一体 化的会议管理系统。8) 提供面向每个工作人员的个人办公管理系统，实现个人从日程安排、文件草拟、到 Internet 浏览服务等全面的办公事务管理。1.3 系统的设计目标 对广大用户来讲，系统界面友好，操作简单， 易学易用是非常重要的。 此办公自动化系 统从设计上要达到如下目标 :1) 建立一个功能丰富、操作简单的0A系统，充分利用Intranet技术使系统的全部功能 都可以在 WW浏览器内进行操作。2) 满足部门领导高效率处理日常事物的工作需要， 有效地协助部门领导顺利地完成各项 工作。3) 采用合理的工作台流程方式处理影响工作效率的各个环节，

7、 最大限度地避免人工传送 实物的工作。4) 为部门间实现真正的协同工作提供保证， 摆脱多个部门协作时经常出现的互相等待的 状况。总的来说是为中小型企业提供一套高效的办公解决方案，构建现代化的信息平台。 在此平台上通过协作，提高资源利用率和工作效率，规范各部门的办公行为，实现资源共享。1.4 系统的体系结构设计论文研究的基于 Web的办公自动化系统的结构体系采用了Browser/Server C 浏览器/服务器 )结构，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构 体系， 技术标准完全采用国际互联网的标准， 系统负载轻，开放性好， 系统维护升级方便， 使办公用户的操作更简单

8、。2 办公自动化系统的详细设计2.1 系统组成根据分析设计本系统共分为五个大的模块 : 公文管理子系统、文档管理子系统、领导日 程安排子系统、个人办公管理子系统、系统管理子系统。如图2-1 所示：莎苕自动化系歳m 2-1系统的功能模块设计22系统功能模块设计2.2.1公文管理子系统公文管理可以分为收文管理和发文管理两大部分，收文管理又分为行政收文和党组收 文，发文管理分为行政发文和党组发文；收文管理主要完成的工作有收文登记、传阅登记、领导批示文件、部门传阅文件、催办文件、收文查询、收文统计、收文薄、办文单的打印等； 发文管理完成的工作有文件拟稿、发文登记、会签登记、文件会签发文制版、发文盖章、

9、发 文查询统计等。（1）收文管理业务描述：收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括签收、登记、拟办、审定（批示）、分送传阅、统计、查询、催办、备份、归档等。在登记收文过程将登记后的收文送领 导批示或阅读，处理结束后将文件进行归档。管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。功能描述：收文管理是面向单位领导、办公室、各部门有关人员多个层次，以办公室为 中心对收文处理的全过程进行计算机的辅助管理。彻底改变过去人工传递纸章文件进行文件的批办流转的传统做法，实现网上无纸办公，同时支持异地远程上网办公；大大加快公文的流转，提高办公效率。系统主要功能包

10、括：1）来文登记2）来文拟办收文文书在登记完毕后，将来文发送到拟办主任处拟办该文，并由主任送批示领导、主办单位和传阅单位。3）领导批示公文根据拟办意 见发送到相应的领导处，领导在阅文后填写批示意见，之后可以退还收文处，由机要文书负 责传送其它部门办理，也可以直接送其他部门办理。4）、部门传阅 对于阅件在传送到主办部门后，部门领导可以决定该文在本部门内的传阅人员，并送部门内人员阅办。5）主办部门承办对于办件在传送到主办部门后，部门领导批示主办意见，也可以责成本部门内相应的人员批示该文。6）催办公文在流转过程中， 如有逾期未办的，管理员（机要文书）可以发送催办单催办该文。7）来文移交公文在办理完毕

11、后将移交公文档案，该移交内容包括公文正文、附件和处理的全 过程记录（拟办意见、处理意见、催办记录等）.8）查询、统计根据需要系统提供收文簿、收文处理单、收文正文和相关统计数据的报表打印功能。（2）发文管理业务掐述：发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。用户在公文起草数据库中起 草文稿，提交并进入流程后，文件在发文流程中流转，其中枢纽人员可以根据发文需要让文 件进入串行或者并行的会签流程，流程结束后可以形成红头文件并盖章，也可以返回到起草人，在整个过程中，审批人员可以随时查看、打印流程跟踪表。系统要完成的功能有：1）拟稿，主办部门拟稿人编辑发文原文、填写发文稿纸中的发文 单位、拟稿日期、主办

12、部门、拟稿人、发文类型、紧急程度、页数、标题、主题词、正文、 附件等内容。2）核稿，拟稿人拟完稿件后进入核稿阶局、包括两种情况：在部门内核稿；秘书和领导核稿。3）签发，秘书送文给单位领导进行发文签发。4）给文号，稿件在签发后送文书处，文书选择该文字号，系统将自动给出其发文文号。5）成文，在给完文号后，稿件本送到打印室印制，印制完毕的公文交公文处用印。6）发文，发文包括两种：电子公文和纸质公文。文件形成后，由公文处登记分发。7）发文移交，发文在成文后，年终由总文书将发文原稿及正式文件副本一同移交文书档案并自动立卷。8）统计查询，提供发文的多种指标查询及各种报表如：拟稿单、发文簿等单据的打印等。（

13、1）业务描述：档案管理业务包括档案资料的接收征集、整理、编目、保管、鉴定、数据统计、利用管理等工作。对于公文档案，首先是档案资料的收集、整理、立卷，文档的立卷是以年为单位， 在一年终结时，收集一年的文件，包括单位发文、收文、传真、函件、各部门收发文，上年 遗漏文件或上年无批复的请示文件等，根据各文件的内容确定其去向：归档、保存、清退、销毁。对归档的文件给定文件的保管期限和分类号。然后按部门或分类组卷331就立卷部门而言目前有以下三种方式 ：部门文书组卷：档案部门集中编目；总文书立卷：交档案部门保 管；档案部门统一立卷。立卷部门不一样，立卷原则也不一致，同时，不同的单位其案卷的 排架方式、档号的

14、格式也不一样。（2）业务流程公文档案的业务流程如图 4-6所示：图A2公文档案的业务流程(3) 功能描述档案管理系统在办公自动化系统中应具有的功能如下 :1) 自动组卷的功能对文档而言， 应具有自动立卷或辅助立卷的功能。 自动立卷前， 应对本年度的公文进行 合法性检查，对不满足立卷要求的公文提醒用户修改或作不归档处理。详见公文管理。2) 打印的功能 打印出档案部门所需的各种规格的报表，其规格参见相应的标准。其中有案卷外封面、 案卷内封面、案卷目录、卷内目录、总目录、分类目录、著录卡片、专题目录、全引目录、 移交、销毁、接收清册等等。其标准有的是国标，有的是行标、有的是企业标准。在选定的 数据库

15、中按“打印”按扭，可选择要打印的项目或报表，选中后可以直接打印，也可以先预 览后打印或者只预览不打印 .3) 统计的功能 可以按时间、类别、保管期限统计。要求统计口径相对灵活、多样。提供常用的统计口 径，用户也可以根据需要指定自己的统计口径。4) 查询的功能档案保存的目的是提供查询， 因此要求有较灵活的查询， 可以提供多途径的查询， 可以 作全文搜索和只做指定范围的搜索， 对不在馆内的档案提供去向和下次进馆的时间。 如移交 出馆 (室)提供移交的时间和接收方名称 ; 对己外借的档案提供借出的时间和应归还的时间 ; 对己销毁的档案提供销毁的时间等等 . 查询时可以用浏览的方式显示，只显示概要信息

16、，也 可以显示一个文档的详细信息。 预先提供常用的检索途径， 对不同的档案有不同的检索途径， 如文档可以预置主题词、 文号、 标题、成文日期的范围等检索途径。同时提供按任意条件组 合的检索。 检索后可以即时打印出调卷单， 同时向档案部门提交调卷申请。 对己外借的档案 也可以向档案部门提出调卷申请， 档案部门收到调卷申请后， 在该卷 ( 件)档案归还时， 向申 请人发出受理答复，通知调卷人借阅档案 . 对检索后直接阅读文件内容的检索，系统自动记 录对文件的使用次数、检索人的有关信息，以便于统计。系统提供远程的查询功能。5) 数据的输入与编辑功能档案数据的录入有多种渠道， 系统应提供满足各种渠道的

17、数据录入。 对档案部门己经组 卷但尚未录入计算机的可以逐条手工录入， 全文数据可以直接启动用扫描仪扫描， 也可以将 预先扫描的文件或其他方式产生的文件直接引入 ; 对原有档案系统形成的数据自动转储到新 的系统中来， 其中有两种版本的数据。 同时提供任意情况下形成的 Fox 系列数据库的数据自 动或辅助转储，以便于统一管理。对收发文过程中产生的数据自动立卷后转储成档案数据。 对全文信息可以用图形的方式存储， 也可以转换成纯文本后存储。 系统支持录音录象的多媒 体存储， 多媒体存储的档案资料可以在工作站上播放口对声音、 图象多媒体数据不提供编辑 功能 .输入时，对全文可以直接输入，也可以点击“全文

18、引入”按扭而引入任意类型的文件 内容，点击“扫描”则启动扫描仪进行扫描，并自动将扫描后结果拼接在一起进行存储，也 可以将扫描后文字图像的结果按要求转换成纯文本后存储。输入时，保管期限、库位号、单 位名称等信息可以取缺省值，也可以从前一个文档中复制从而减少数据的输入量 .6) 海量存储功能用光盘库存储数据，实现档案存储的海量化。(1) 业务流程 领导日程安排的一般过程为 : 先由秘书为单位领导草拟日程安排，草拟完后发送通知请 主任审核， 主任可直接对日程安排进行修改， 并发送审核意见给秘书。 审核通过后秘书发送 通知请单位领导查阅日程安排 ( 或直接由主任发送通知给单位领导 ) ，单位领导可继续

19、修改日程安排，并回复修改通知。如图2-3所示图2-3领导日程安排流程图(2) 功能描述1、生成领导日程安排用户为领导填写日程安排时，先选择需安排事件，如：会议、外出、邀请等。不同事件对应不同的输入界面。如外出界面中，外出时间、外出天数，邀请界面中可选择被邀请人， 及查看邀请人的空闲时间。对于不能查看的信息可选择不能公开查看按钮。本子系统还提供闹铃功能，到时可提醒领导所需办理的事情。对可公开的领导日程可送大屏幕播放。日程安排生成好后可选择相关人员审核2) 审核、修改日程安排审核人可直接对日程安排进行修改，或将审核意见发送给编辑人。3) 领导日程查询对领导日程查询，有严格的权限设置。只有有权限的用

20、户刁 能查看领导的日程安排日 历。浏览时可按两天、一星期、一个月的方式显示日历。4) 权限设置权限分为两种：查看日程安排：用户只有查看领导日程安排的权限。管理日程安排 ：用户 可对领导日程安排进行添加、修改、查询。可将有权限的用户按权限级别添加到设置表中相应的地方，一般用户对领导日程不能进行操作。个人办公子系统提供了工作日历、个人资料管理、代办事宜、个人名片等基本功能，方便各用户操作，充分利用 Web的各种特点，为用户办公提供良好、高效的办公辅助手段，具体包括：待办事项、个人资料、个人名片、日程安排。(1)待办事项业务描述:是所有审批流程的入口，相当于待办文件柜，我们每天只需打开待办事项就 可

21、以知道有要办理的文件、签报、会议等。功能描述:待办事项只提供了所有办理件的入口链接，具体办理功能分布到各子系统中，其提供的功能有分类查询、打开办理、移入个人资料等操作。(2) 日程安排 个人日程安排以日历的形式为用户提供对日常安排安排管理功能。 用户可创建邀请、 约 会、事件、 提示等安排， 并将其存储到自己的工作日历中 ;对邀请对象发送邀请通知 ;通过设 定闹钟定时提醒用户需办的事情。为方便用户查看安排，日历可以显示两天、一周、两周、 整月的形式提供给用户查询日程安排的功能 ; 在创建新的日程安排时可查询别人的空闲时间 提供工作安排是否公开查看的权限设置功能。(3) 个人资料将办公系统中自己

22、感兴趣的公文、 会议、 消息等信息加入到个人资料夹中， 作为自己的 信息库，以便日后查看，也可以自己输入资料。(4) 个人名片 用户可将需要与之联系人员的个人资料收集到自己的个人电子名片系统中， 也可通过网 络将自己的电子名片传给他人。 电子名片中包括了人员的姓名、 职务、 办公地点、 办公电话、 家庭住址、电子邮箱等信息，方便大家互相联络。本子系统用于系统的各种代码设置动化系统的核心部分， 也是系统产品化流程设置、 初 始设置，是本办公自灵活化和可维护化的体现。系统的主要功能包括 :1) 公文设置 包括基本设置和正文库设置基本设置 : 设置公文和系统的基本信息， 包括大概 30 项设置 正文

23、库设置 : 进行正文库的分库设置。2) 档案设置基本设置 : 进行档案正文设置档案分类设置 : 进行档案分类表设置3) 机构设置部门设置 : 设置本单位的部门以及部门的文书、文号、单位领导等 ; 群组设置 : 设置审批 群组。4) 角色设置 设置系统的角色及该角色所适用的数据库。5) 来文单位设置来文单位分类设置 : 设置来文单位分类，来文单位设置 : 设置来文单位6) 模版设置办文单模版 : 包括行政收发文办文单和党组收发文办文单 Word 模版的设置 ; 发文 Word 模版：进行发文 Word模版(用于稿件制版)和印章的设置。7) 发文流水设置发文字号设置 ： 设置发文字号， 供秘书编写

24、文号使用 ; 流水名设置 ： 对于自定义发文流水， 可以通过流水名设置来进行发文流水的组合 ;8) 系统数据库设置设置系统所有数据的基本信息 ： 名称、路径、所在服务器等参数。9) 主题词设置主题词类别表 ： 设置主题词类别，主题词表 ： 设置主题词3 办公自动化的功能模块实现3.1 系统的软硬件配置(1)服务器端操作系统 : 考虑到系统的易用性、界面友好性、安全性等方面，服务器端采用 Windows 2000 作为操作系统。主要用于提供集成网络功能、内部安全性、系统容错等服务。Web 服务器 :Tomcat 无疑是 Web 服务器的首选， 它是一个免费的开源的 Serlvet 容器， 它是

25、Apache 基金会的 Jakarta 项目中的一个核心项目， 由 Apache，Sun 和其它一些公司及个 人共同开发而成。由于有了 Sun 的参与和支持，最新的 Servlet 和 Jsp 规范总能在 Tomcat 中 得到体现。(2)客户端操作系统 :Microsoft Windows XP 或者 Windows98/2000/2003;浏览器软件 :推荐使用 IE 6.0 以上。常用办公软件 :Office 2000/2003 等。服务器端：品牌服务器，1G内存，160G硬盘客户端：Pill或同档次以上微机，128M以上内存，20G以上硬盘网络采用我校现有的 校园网为基础，采用高速交换

26、以太网技术，主干网传输率为 1000m, loom 交换到桌面，服务 器与主交换机以 1000M 连接。3.2 用户界面设计办公自动化系统开发中软件界面的设计要美观、 易用， 方便用户输入信息。 因为用户界 面是否友好不仅在很大程度上体现了编程水平， 同时也直接影响用户的工作效率和数据的真 实性。 在用户界面设计中主要考虑以下几点： 界面简洁明了使用户的输入尽可能少，因为输入的信息越多， 出错的几率越大。 同时办公中的数据须跟踪准确的用户和时间等信息， 因此 对于一些常用的信息提供选择框并限制用户输入； 对于一些不常用的信息， 系统给出默认值。3.3 系统的安全设计办公自动化系统为各部门办公服

27、务， 由于其所处的地位决定了它所涉及的信息都具有一 定密级。 因此办公自动化系统的安全性尤为重要， 这不仅是单位信息安全保障的需要， 也是 能否顺利实施推广的重要条件之一.在开发 OA 系统时，充分利用了系统平台所提供的各种安全机制。具体实施如下 ：(1)系统资源安全办公自动化系统的用户在访问所有的网络资源之前都会被验证：是否具有对此资源访问权限，拥有何种访问权限。用户的存取控制是多级别的，可以从服务器、数据库、文档(包括文档的链接部分 )到字段域各种范围进行限制。(2)服务器安全通过对服务器的管理对办公自动化系统提供高层次的、 可靠的安全性保证口在服务器上 采用了服务器存取列表控制技术 .(

28、3) 数据库安全办公自动化系统的数据库安全是从数据库存取控制列表入手的，它可以控制对数据库的访问。 系统管理与维护工具可以对数据库的用户类型、 存取级别作出明确的定义，保证只有合法授权的用户才能访问数据库。 采用个人密钥对本地数据库加密并提供口令保护， 其他人 员即使能复制某些被保护的数据库也无法阅读其内容 .(4) 文档记录安全 办公自动化系统数据库中的一条记录称作一条文档记录。 通过对文档记录授权控制可以 控制到不同类型的用户对记录的访问。 采用数字签名技术可以检验公文发送者的可靠性及公 文邮件在传输过程中是否被篡改。 对整个数据库、 文档或字段加密。 无论信息是存储在服务 器上还是在工作

29、站上， 数据传送加密可以为邮件在缺乏安全保障的介质或网络上传输时提供安全保证。(5) 操作权限控制在办公自动化系统中， 同一个操作界面可能被不同身份的用户使用， 为了确认操作的有 效性，采用操作权限控制技术。(6) 系统网络安全活动日志的建立。 办公自动化系统采用记录活动日志的方式， 严密监视每个登录用户对 关键数据的操作。 活动日志存储了诸多信息， 一方面包括站点和服务器的哪部分被访问， 哪 个浏览器被使用，哪个 URL 被使用，以及可能遇到的 CGI 错误。另一方面包括办公系统中 哪些用户创建、 删除、修改了关键数据和文档。因此，活动日志文件可以监视站点和服务器 上的活动， 同时检查那些可疑的活动，对于防患未然、追查责任事故具有重大意义。系统数 据备份。 备份系统数据可保证遭到侵破坏后， 能最快地恢复系统。 办公自动化系统的数据采 用服务器代理自动备份的方法， 一般在无人使用的夜间运行， 系统备份的方法是备份最近几 天的数据，以队列的方式每天备份一次。3.4 小结本章讲述了办公自动化系统的功能实现， 主要讲述了系统的软硬件配置， 用户界面设计， 系统的安全设计几个方面的内容。 办公自动化系统为各部门办公服务， 由于其所处的地位决 定了它所涉及的信息都具有一定密级。 因此办公自动化系统的安全性尤为重要， 这不仅是单 位信息安全保障的需要，也是能否顺利实施推广的重