强化办公室综合管理职能浅析

1、强化办公室综合管理职能浅析深圳现代建设监理公司杜娟 丁伯恩监理公司现有规模从几十人到几百人，但公司无论大小，作为一个经济实体，可谓麻雀虽小，五脏俱全。公司要做到有序、 正常、积极、快速、协调运转，除抓好项目管理以外，要切实抓 好综合办公室的工作，减少冗员，精干高效。作为企业行政管理 体系的排头兵，我们体会综合办公室主要做好六个方面的工作。一、立足服务搞“圆点”。办公室工作说到底就是服务工作， 无论是对上、对下还是对里、对外，都是以服务为中心。这个中 心就是办公室工作的圆点。这里的圆就是办公室工作职责范围， 即政务、事物、服务三项基本工作。政务-公司行政综合管理。贯彻有关政策，结合制定企业有关规

2、定，贯彻领导指示，制定修订企业管理制度，制定企 业中长期规划及有关经营战略、策略、理念，年度工作设想等 供领导研究，总结年度或阶段性工作，提炼经验，调研督办等。事务一一办公室日常工作。 办理领导批示或交办的事宜，日 常接待与会务接待，企业公共关系，法律咨询，印章签章程序把 关，办公室设施、设备管理， 车辆运行和管理等。服务一一为领导和其它职能部门、为项目提供服务。包括决 策服务、事务服务、业务服务和其它服务。 二、围绕“圆点”找“切点”。切点就是工作的切入点。明确了办公室的“圆点”，如何切入，是做好办公室工作的关 键点。必须根据企业实际情况订立制度， 适时修订， 不断对制 度进行充实和完善。一

3、是文件办理流程控制制度。二是完善制 度文件程序。三是文件挡案微机管理办法。四是政务信息反馈 制度。五是公务用车管理制度。六是印章管理制度。七是商务 公出制度。八是办公设施、设备管理制度。九是房屋管理制度。十是物资采购保管制度。 十项制度切入综合办公室工作，确保 办公室工作有章可循。三、千方百计保“重点”。办公室工作基本职能中的“三 务”应以政务为首，这是办公室工作的重中之重。政务的头绪 非常多，但最主要的是参谋、助手、管理、协调、把关、服务， 这六项内容既是政务工作的要旨，也是办公室在公司行政管理 中应发挥的作用。保“重点”，一是要准确到位。办公室三务 中，要以政务为中心，工作方针是政务统领事

4、务，围绕事务搞 好服务；二是抓好服务决策这一重中之重，当好领导助手和参 谋，要强化协调，理顺职责，完善机制。四、以人为本护“支点”。办公室工作是原则性、多样性、繁杂性三合一的工作。一般人看到的是办公室人员出头露面的 一面，很少看到办公室人员默默奉献的一面，可以说加班加点 对于办公室工作人员来讲是常事。要从强化工作人员思想教育、 强化主动性入手，坚持和倡导管理以人为本的理念，强化助手意 识：二是要强调“忠”与“勤”。办公室工作，秘密较多，要 严于律己，要保密，要忠于职守，办公室工作繁杂，事无巨细， 能把平凡的事情做好就是不平凡，把简单的事情做好就是不简 单，使一切工作成为精品，严禁错、漏、忘，就

5、得勤奋、勤快、勤俭；三是要经常性地做好工作人员的思想工作，既要提高办 公室人员发挥模范作用的自觉性， 又要关心办公室人员的疾苦， 注意分析发现他们的工作要求， 生活上讲关心，工作上讲规矩。五、提高素质克“难点”。办公室工作的难点，就是服务。 服务的难点，在于对服务的深度、密度、难度、态度、高度的 把握。而服务又分为基层次、中层次、高层次的服务。基层次的服务，就是发文，传真，收文，跑个腿，传个 话等具体事务，要求周到、细致。中层次的服务，就是事务性服务。要把握好正确处理管理（把关）与服务的关系。管理（把关），从难度上讲，是 由下而上或彼此平行。既要站在企业的整体角度由上而下地 把握好印章关，政策贯彻关，文件保密关，又要由下而上地 做好助手或帮助把事情办得不出差错。高层的服务，是服务决策，当好参谋，这是办公室工作 难之又难的事情。企业的经营战略，发展战略，中长期规划， 及时总结推广工作经验，深入细致地分析公司市场的形势， 实事求是地确定任务，具体地想出措施，提出这方面的参谋意见，目的是在于为领导的重大决策和年度决策、工作提供第一手的参考意见，为构建和谐企业出谋划策。六、开拓创新强“力点”。创新是