COP-0401-文件记录控制程序

1、1. 目的通过对与公司质量管理体系有关的文件（包括适当的外来文件，如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等）的控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、评审、发放、保管及更改得到有效控制，使公司的各项工作均能够依据正确的指示进行。2. 适用范围适用于公司所有质量管理体系文件和其它与质量有关的文件的控制，文件可以是任何媒介形式，如书面文件、电子文件等。3. 引用文件 3.1质量手册QM4. 主要职责和权限4.1 文控：负责公司质量管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档、保管、发放及其它相关工作，监督执行和公司所有记录/表格的管理。4.2 各部门：负责本部门文件的

2、控制，对本部门记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。5. 程序5.1文件的编制、审核与批准按下述规定执行：文件类别编制批准质量手册管理者代表总经理程序文件部门负责人经理/管理者代表技术文件/作业指导书责任部门部门负责人5.2文件的分类和编号公司所有已审批生效的质量手册、程序文件、技术文件/作业指导书、记录表格由文文控统一编号，编号方法如下： 1） QM质量手册2） COP- 该标准章节的程序文件序号，如01ISO标准章节号（如4.章用04表示）公司程序文件该作业指导书在某部门序号部门代号作业指导书3） WI- 该表格在某部门序号部门代号记录4） QR- 5）部门代号如下：PMC QC

3、ENGPRD HRPMC部 品管部 工程部 制造部人力资源部6) 各部门亦可根据需要自行制定文件的分类和编号工作指示。7) 部门序号由各部门自行制定。 5.3质量管理体系文件的有效性控制5.3.1质量管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本（参考文件）。1） 受控原版为不加盖印的签字原件，仅作为复制用途。2） 受控副本为受控原版的复印件，加盖红色 “文件受控”印章，作为公司使用的合法文件。公司不允许使用“文件受控”印章变黑的非法复印件，以确保质量管理体系文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。3） 非受控文件副本为受控原版的复印件，加盖红色“参考”印章，作为提供给顾客或公司以

4、外人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色“参考”印章的文件。5.3.2为确保文件的有效性，公司采用版次控制最新有效版次。版次采用字母加数字方式，如A0、A1，B0、B1等，表示第一版A版未经修改、A版第一次小改、B版未经修改，B版第一次修改，以此类推。版次超过5次转换为下一个版本，如A5修订后转换为B15.3.3 文控应制定质量手册、程序文件的文件控制清单，确保各部门使用最新有效的文件。当质量管理体系文件更新时，相应的文件控制清单应及时更新。5.4质量管理体系文件发放5.4.1文件发放由文控将文件复印，加盖红色 “文件受控”印章，填写文件发放回收记录统一发放，同时让接收人在文件发放回收

5、记录上签字。5.4.2记录空白表格作为规范填写方式的文件，其发放由文控按质量记录一览表，进行统一管理和控制，不需要再加盖印章。5.5质量管理体系文件的保管和借阅5.5.1质量管理体系文件的受控原版由文控负责统一归档保管。质量管理体系文件的受控副本由各部门持有人负责保管。5.5.2如公司内部员工需要暂时借阅某种质量管理体系文件，填写文件借阅申请表，经管理代表批准，到文控或相关部门办理借阅和归还手续。5.6质量管理体系文件的更改5.6.1在公司质量管理体系运作过程中，各种因素均可导致质量管理体系文件的更改，其更改原因、更改内容由相关人填写文件更改申请单，交相关部门会签，管代或其授权人批准，部门负责

6、人依据文件更改申请单对原文件进行更改。5.6.2质量管理体系文件的更改必须经过审批，以保证修改之适宜性。5.6.3 文控接到已审批的更改文件后，应更新受控原版，复印更改的质量管理体系文件并加盖红色“文件受控”印章后，按文件发放回收记录换回作废旧版，发放新版。5.6.4质量管理体系文件的非受控副本不受管理体系文件修改的控制。5.7质量管理体系文件的作废对于已作废的质量管理体系文件原版，由文控统一保管，加盖红色“报废”印章。作废的质量管理体系文件受控副本由文控加盖红色“报废”印章，统一销毁。5.8外来文件的管理本公司外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等。5.8.1编号外来

7、文件以原文件编号为准，无编号时，由文控按接收时间先后为准进行登记。编号原则为接收年份+流水号。5.8.2外来文件的有效性控制1）外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规等，由相关人员确定其有效性，文控加盖红色“文件受控”印章，并登记有效外来文件的清单。客户技术文件，由工程部审查其有效性，并分别登记文件控制清单。2）文控应通过相关政府部门、图书情报中心及互联网等途径每年至少跟踪一次最新有效版本的外来文件，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版本。5.8.3外来文件的发放原始外来文件由文控保管，并根据各部门需要编制文件发放回收记录表发放，同时让接收人签收。5

8、.9电子文件的管理5.9.1质量管理体系类电子文件由文控负责存盘、定期备份，加设密码和权限，任何人不得私自下载。5.9.2技术类电子文件由工程部负责存档、定期备份、刻录光盘，加设密码和权限，登记文件控制清单。拷贝、下载受控的电子文件必须得到部门负责人或总经理及其授权人，任何人不得私自拷贝、下载。5.9.3 其它类电子文件由各部门自行负责存盘、定期备份，加设密码和权限。下载受控的电子文件必须得到部门负责人或总经理及其授权人批准，任何人不得私自下载。5.9.4 作废的电子文件由文控或各部门确认并更新，存放至有“作废”标识的文件夹中，保留一定期限后经部门负责人批准后删除。5.10记录的标识和编目5.

9、10.1记录/表格的名称、编号由文控负责编制，确保每种表格均有唯一的名称和编号。外购的空白表格采用原表格编号或不做表格编号要求。5.10.2公司所有记录的空白表格由文控统一管理，并编制记录一览表，随空白表格一起发给各部门，各部门必须按规定使用。5.11记录的收集、归档、检索、贮存及防护5.11.1填好的记录/表格由各部门按记录一览表中规定的归档时限，定期收集并按类别分别装订成册，并填写 部门档案管理放在首页，同时按编号或时间顺序存放，以便检索。 5.11.2各部门在接收记录时，应注意检查表格项目填写是否齐全，确保所接收的记录有效，否则有权拒收，退回重填。5.11.3 各部门应将记录保存在适宜的

10、环境中，防止记录被更改、丢失或破坏，并三个月进行检查一次。必要时应采取防潮、防鼠措施，确保记录的完好。 5.12记录的查阅、保存期限及过期的处理5.12.1 文控负责编制记录一览表，规定保存期限和其它需注意事项。必要时，记录一览表应予以更新。5.12.2原则上公司记录保存期限为三年，有特别规定的记录除外。5.12.3部门以外的人员需要查阅记录时，须经部门负责人同意，由指定人员协助查阅，防止记录被损坏或更改。5.12.4当记录超过规定保存期限时，由部门负责人与文控协商，决定是否继续保存或销毁，并统一处理。5.13记录空白表格的增加、更改5.13.1各部门可根据实际工作的需要，增加或更改现有的记录

11、空白表格，由使用部门提出申请，具体按照文件控制程序执行。5.13.2 文控在收到经过审批的新的空白表格后，应及时撤回作废旧有的记录空白表格，同时发放新的空白表格。5.13.3对新增或取消记录空白表格的情况，文控还应更改记录一览表。5.14其他要求5.14.1 使用记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容，需要签名时应严格按要求执行，确保记录完整、准确、清晰，如实反映实际情况，如有空白需做“/”标识，公司所有记录不可用铅笔填写。5.14.2 文控应利用各种机会，每月一次或不定期地进行检查，如发现问题应及时解决， 并督促改进。 6. 表单(见附件)6.1 文件控制清单 QR-QC-009/A

12、16.2 文件发放回收记录表 QR-QC-010/A16.3 文件更改申请单 QR-QC-011/A16.4 文件借阅申请单 QR-QC-012/A16.5 记录一览表 QR-QC-013/A16.6 部门档案管理 QR-QC-014/A1編制: 批准:同、收回房屋：1.承租人擅自将房屋转让或转借的;登鹳雀楼唐代：王之涣白日依山尽，黄河入海流。欲穷千里目，更上一层楼。译文及注释译文夕阳依傍着西山慢慢地沉没， 滔滔黄河朝着东海汹涌奔流。若想把千里的风光景物看够， 那就要登上更高的一层城楼。注释鹳雀楼：旧址在山西永济县，楼高三层，前对中条山，下临黄河。传说常有鹳雀在此停留，故有此名。白日：太阳。依

13、：依傍。尽：消失。 这句话是说太阳依傍山峦沉落。欲：想要得到某种东西或达到某种目的的愿望，但也有希望、想要的意思。穷：尽，使达到极点。千里目：眼界宽阔。更：替、换。（不是通常理解的“再”的意思）这首诗写诗人在登高望远中表现出来的不凡的胸襟抱负，反映了盛唐时期人们积极向上的进取精神。其中，前两句写所见。“白日依山尽”写远景，写山，写的是登楼望见的景色，“黄河入海流”写近景，写水写得景象壮观，气势磅礴。这里，诗人运用极其朴素、极其浅显的语言，既高度形象又高度概括地把进入广大视野的万里河山，收入短短十个字中；而后人在千载之下读到这十个字时，也如临其地，如见其景，感到胸襟为之一开。首句写遥望一轮落日向

14、着楼前一望无际、连绵起伏的群山西沉，在视野的尽头冉冉而没。这是天空景、远方景、西望景。次句写目送流经楼前下方的黄河奔腾咆哮、滚滚南来，又在远处折而东向，流归大海。这是由地面望到天边，由近望到远，由西望到东。这两句诗合起来，就把上下、远近、东西的景物，全都容纳进诗笔之下，使画面显得特别宽广，特别辽远。就次句诗而言，诗人身在鹳雀楼上，不可能望见黄河入海，句中写的是诗人目送黄河远去天边而产生的意中景，是把当前景与意中景溶合为一的写法。这样写，更增加了画面的广度和深度。而称太阳为“白日”，这是写实的笔调。落日衔山，云遮雾障，那本已减弱的太阳的光辉，此时显得更加暗淡，所以诗人直接观察到“白日”的奇景。至

15、于“黄河”。当然也是写实。它宛若一条金色的飘带，飞舞于层峦叠嶂之间。诗人眼前所呈现的，是一幅溢光流彩、金碧交辉的壮丽图画。这幅图画还处于瞬息多变的动态之中。白日依山而尽，这仅仅是一个极短暂的过程；黄河向海而流，却是一种永恒的运动。如果说这种景色很美，那么，它便是一种动态的美，充满了无限生机的活泼的美。这不是所谓“定格”，不是被珍藏的化石或标本。读者深深地为诗人的大手笔所折服。后两句写所想。“欲穷千里目”，写诗人一种无止境探求的愿望，还想看得更远，看到目力所能达到的地方，唯一的办法就是要站得更高些，“更上一层楼”。“千里”“一层”，都是虚数，是诗人想象中纵横两方面的空间。“欲穷”“更上”词语中包

16、含了多少希望，多少憧憬。这两句诗，是千古传诵的名句，既别翻新意，出人意表，又与前两句诗承接得十分自然、十分紧密；同时，在收尾处用一“楼”字，也起了点题作用，说明这是一首登楼诗。从这后半首诗，可推知前半首写的可能是在第二层楼所见，而诗人还想进一步穷目力所及看尽远方景物，更登上了楼的顶层。诗句看来只是平铺直叙地写出了这一登楼的过程，而含意深远，耐人探索。这里有诗人的向上进取的精神、高瞻远瞩的胸襟，也道出了要站得高才看得远的哲理。就全诗的写作特点而言，这首诗是日僧空海在文镜秘府论中所说的“景入理势”。有人说，诗忌说理。这应当只是说，诗歌不要生硬地、枯燥地、抽象地说理，而不是在诗歌中不能揭示和宣扬哲理。象这首诗，把道理与景物、情事溶化得天衣无缝，使读者并不觉得它在说理，而理自在其中。这是根据诗歌特点、运用形象思维来显示生活哲理的典范。这首诗在写法上还有