采购物品供方控制制度

1、采购物品供方控制制度1、目的： 及时采购配套适用的物品，确保各部门（项目）各项工作的正常运行。2、适用范围： 适用于公司物品采购管理。3、职责： 3.1总经理负责采购及结算的审批；3.2总办主任负责各项目采购审核和监督及供方及采购的审核；3.3财务部负责采购审核和监督；3.4总办采购负责供方初选、初评及采购实施；3.5需求部门（项目）负责临时和特殊采购的申报。4、工作程序：4.1采购原则：4.1.1加强采购的计划管理，不出现压库或影响工作的情况；4.1.2加强采购的质量管理，选择适用配套、档次协调、质量稳定，售后服务完善的产品，确保服务质量不受影响；4.1.3加强采购的价格管理。选择价格合理的

2、供方，加强采购时的询价和议价，确保采购物品达到“货真价实、物美价廉”。4.1.4加强采购的监督。通过财务部及需求部门的共同监督，保证采购工作的透明度。 4.2选定供方：4.2.1选择原则：首选：生产厂家及其销售公司（部门）；次选：指定的代理商或大、中型销售商；可选：产品适用、质优价廉、供货可靠的小型销售商，但每次须严把质量验收关和结算关。物品供方选择的好与差，与服务质量存在直接关系，应扩大选择面，选择品牌好、服务好、与大厦档次配套的直接供应商，避免中间环节的加价和不确定性。4.2.2选定程序：初选：由采购负责人负责，按照4.2.1的原则，通过广泛的市场调查以及同行比较、网上查询等形式，进行供方

3、比较，包括产品品牌、质量档次、供货可靠性、及时性、价格合理度、售后服务、供货业绩等方面，以确定初选供方，将有关情况填写在物品供方预选/年度评定表中，并索要营业资质证明、供货价目表、供货业绩表、售后服务承诺书等文件。选定：由总办主任、财务部负责人、使用部门经理从供货质量、品牌、价格、服务等方面对预选供方进行逐一评定，并在物品供方预选/年度评定表中填写评定意见，报总经理批准后，形成合格物品供方名单。由采购负责人与每个合格物品供方签订供货协议书。4.3制定年度采购计划：4.3.1由采购负责人依据采购额和预测需求额，于每年12月上旬制定下年度的采购计划，形成XX年度采购计划表。4.3.2由总办主任和财

4、务部负责人对年度采购计划进行审核，通过审核后报总经理审批。4.4计划采购的实施：4.4.1凡列入XX年度采购计划表的物品实施计划采购，并在计划表中规定每种物品全年采购的次数（一般为6-8次）和最低库存量。采购方法如下：A当达到或低于最低库存量时或在公司指定的时间内，由库管员填写采购申请单，按照每次采购数量=全年采购数量/全年采购次数确定采购数量，报财务部负责人和总办主任进行审核，由总经理审批；B采购负责人按照经总经理审批后的采购申请单实施采购；C采购数量超出年度计划后如仍有需求，按需求采购申报。4.4.2对可能造成压库的物品，应通过申报各环节予以控制；对由于换代等原因不再需要的物品，由需求部门

5、提前告知财务部和总办。4.5需求采购的实施：4.5.1凡不在年度采购计划范围的物品实施需求采购，方法如下：A由需求部门根据需要填写采购申请单，确定采购物品的规格、型号和数量；B采购负责人进行多方询价后，在采购申请单中填写采购价格和金额；C采购审核、报批及实施同计划采购有关内容。4.6市场调查：4.6.1采购负责人、总办主任和财务部负责人应充分利用市场调查及网上购物、同行比较等形式进行定期和不定期的市场调查，以全面掌握市场行情，确定合理的采购价格。总办主任每年6月份进行一次覆盖所有集中采购物品的市场调查，并填写采购物品市场调查表； 4.6.2对市场调查结果进行及时沟通，对于价格偏高的物品供方，由

6、总办适时实施调整。4.7供方评定：4.7.1平时评定：由需求部门实施质量跟踪，必要时制定有关措施和进行标识，发现质量达不到要求时，进行验证确认后，报总办按有关文件要求处理；4.7.2年度评定：初评：由采购负责人于每年12月上旬对所有供方进行初评，填写物品供方预选/年度评定表；评审：由各部门（项目）对有关供方，总办和财务部对所有供方进行评审，将评审意见填写在评定表中。结论：每年12月20日前评审确定现有供方是否为合格供方，并经总经理批准。4.8采购时间的规定：特急：3个工作日内到货，并尽量提前；急：5个工作日内到货；一般：10个工作日内到货。在批准采购单之日起，总办应采取办法保证及时供货。如有特殊情况不能按时到货时，由采购负责人提前向使用部门经