论秘书工作的现代化与网络化论文

1、山西国际商务职业学院毕业设计论秘书工作的现代化与网络化A学生姓名AA学号AA系别工商管理系A 专业商务管理(文秘A指导教师陈娟AA填写日期二一四年四月A目录摘要关键词绪论 (1一、秘书工作走向现代化和网络化的原因 (2二、秘书工作中的现代化 (3(1秘书工作观念的现代化 (3(2秘书办公系统的信息化 (3(3办公工具的数字化 (3(4研究秘书学理论,促进秘书工作的现代化 (3(5秘书办公现代化的意义 (3三、秘书工作中的网络化 (5(1利用内部局域网(Intranet的众多沟通功能 (5(2外部网络可用于与合作伙伴、投资者和支持者的及时沟通 (5(3秘书工作网络沟通的特点 (6(4秘书工作中网

2、络沟通的作用 (7(5网络时代对当代秘书提出了新的要求 (8四、秘书工作现代化和网络化的研究现状及见解 (9五、现代化与网络化对秘书工作的影响 (10六、秘书人员如何更好的应用现代化与网络化 (12七、结束语 (13中文摘要随着知识经济的到来,信息网络产业的兴盛,国际间合作与交流的频繁,我国的秘书工作面临着严峻的现实挑战。在竞争日益激烈化的社会大环境下,传统的秘书办公模式以及越来越无法适应现代社会发展的客观需求。因此,通过现代技术手段和管理手段实现秘书工作的现代化和网络化是有必要的。在这个网络时代,秘书工作必然是要走向网络化与现代化的。希望本文的研究能够对于促进秘书工作的现代化和网络化起到一定

3、的参考和借鉴作用。关键词:秘书工作;现代化;网络化;效率绪论随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革,各个领域工作中处理的信息量大增,企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进,产品的科技含量不断提高,在这种背景下,传统文秘工作中存在着许多弊端而无法满足现代办公的需求。许多事务工作,如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑,不仅如此,由于一些办公自动化软件(Excel 、Powerpoint 等 的应用,使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于现代化。传统的秘书工作只是一种更倾向于劳动密集型工作,知识或者技术附加值相对较少,而且长期下来,缺少创新,使得秘书的工作价值得不到认同。而且由于我国是

4、一个人口大国,秘书的就业门槛相对较低,缺乏创新性的工作必然导致就业竞争压力更大。这样,秘书工作就会形成一个低价值、高竞争的恶性循环。而现代化和网络化对于秘书工作而言是一个提升自身工作价值的绝好机遇。随着我国社会市场经济的不断发展和完善,科学技术尤其是信息技术的不断发展和普及,社会竞争日益激烈,传统的工作方式在信息化和现代化的浪潮下,不断被取代。信息化浪潮是对传统秘书工作是一个巨大的冲击,但是,对于创新秘书工作、提升秘书的工作价值,又是一个难得的契机。因此,研究秘书工作的现代化和网络化,具有非常重要的现实意义。第一章、秘书工作走向现代化和网络化的原因和应用价值信息化技术,尤其是网络技术对于现代社

5、会的发展起到了非常重要的促进作用,它在企业管理之中的应用能够有效的提升企业管理效率。除此之外,网络本身对于社会的直接影响也在加强,一方面网络开始不断的成熟和发展,并且逐步的在取代传统的传播媒介成为信息传播媒介的主流;另一方面,网络文化正在对我们的思维模式、观念意识、生存方式、审美趣味等进行改变。换而言之,整个社会因为有了网络而出现了新的发展趋势和发展特点,网络化也已经成为了整个社会发展的一个不可逆的潮流。因此,对于秘书工作而言,它同样因此面临着深刻的时代转型,逐步走向现代化和网络化。除此之外,网络化和现代化对于秘书工作而言,同样具有非常重要的意义。传统的秘书工作只是一种更倾向于劳动密集型工作,

6、知识或者技术附加值相对较少,而且长期下来,缺少创新,使得秘书的工作价值得不到认同。而且由于我国是一个人口大国,秘书的就业门槛相对较低,缺乏创新性的工作必然导致就业竞争压力更大。这样,秘书工作就会形成一个低价值、高竞争的恶性循环。而现代化和网络化对于秘书工作而言是一个提升自身工作价值的绝好机遇,现代化和网络化在秘书工作中的作用日益重要,因此有必要对秘书工作的现代化与网络化进行进一步的了解与思考。秘书工作的现代化和网络化,首先可以提高工作效率,不用拿着各种文件,申请,单据在各部门跑来跑去,等候审批,签字,盖章,这些都可在网络上进行;其次是是节省运营成本:包括时间和纸张;第三是规范单位管理:把一些弹

7、性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签,计划日志,用款报销等工作流程审批都可在网上进行;第四是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。第二章、秘书工作中的现代化(1秘书工作观念的现代化现代化的秘书工作与传统的秘书工作是有着较大的差异的,现代化的秘书工作要求秘书工作具有更高的附加价值,能够为组织做出更多的贡献,而传统的秘书工作则更多地是一种机械性的劳动,只是应付是的完成秘书的基本职责。在现代环境之下,秘书工作观念也必然需要经历一个现代化的过程。传统的秘书工作观念是一种线性思维,而现代秘书工作经验则是一种网状立

8、体思维,通过运用各种途径,利用各种工具,采取各种策略,提升自身的工作价值。(2秘书办公系统的信息化在一些组织内部,秘书办公不仅仅能够享有数字化办公工具的便利,同时还能够通过组织内部的办公系统来有效的提高自身的工作效率,对办公流程进行简化,及时、快捷的接受或发送信息。这种模式下,秘书的工作效率提升,相关信息的共享程度提高,能够促进组织的知识溢出,从而形成更好的经济效益,这个过程同时也是秘书工作增殖的一个过程。(3办公工具的数字化秘书工作的现代化,在一定程度上是由秘书办公工具的数字化来体现的。办公工具的数字化,主要是指计算机,传真机,打印机,扫描仪,投影仪等数字化办公工具在秘书办公过程中的应用。这

9、些工具的应用能够改变传统的工具条件下,秘书的工作效率低下的问题,使得传统的秘书工作占用秘书的工作时间逐渐减少,让秘书能够有更多的时间来做其他事情,从而提升其自身的价值。(4研究秘书学理论,促进秘书工作的现代化我国的秘书学是20世纪80年代诞生的新兴学科,近20多年来,不少专家学者在秘书理论方面进行了艰苦的探索,作出了开拓性的贡献,秘书学也逐渐从管理学的一个分支学科上升为独立学科。但是我国的秘书学理论仍然未能具有成熟的科学体系,对我国的秘书工作的实践的指导意义,仍然有所欠缺。先进的理论对事件有指导和促进作用,根植于现代化的时代背景,研究秘书学的最新发展,对促进我国秘书工作现代化具有巨大推动作用。

10、(5秘书办公现代化的意义秘书的职能中,除了日常事务管理、沟通协调外,还有更重要的参谋咨询、辅助决策职能,秘书要做好领导的助手,除了练就扎实的业务功底,还需要经常进行调查研究,掌握和本行业、本单位、本部门密切相关的前沿性、动态性、苗头性的信息,只有这样才能在领导集团的决策过程中,提供高质量、有价值的资料,真正当好领导的参谋助手。实现了办公手段现代化,秘书人员就能有更多的时间和精力从事分析研究、辅佐决策等创造性劳动,从而提高管理水平和科学决策水平。具体来说,在当前高科技时代,秘书工作的变化有:从偏重办文办事转变为即办文办事又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭经验办事转变为实行科学化

11、管理;从被动服务转变为主动服务。办公自动化技术的发展,一方面使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化。许多新技术、新设备的投入使用,极大地促进和推动了秘书工作现代化的发展;另一方面,因为技术本身存在着缺陷,也因为一些人为因素,办公自动化技术也给人类带来了许多新的考验和挑战,有许多新问题等待着人们去解决。但是,总的看起来,办公自动化技术的发展对秘书工作的影响还是积极的,进步的。我们要继续扩大其影响中积极有利的一面,对于其影响中消极的一面,要努力克服,尽量减小。努力提高现代秘书工作中的科技含量,推动和促进办公自动化技术的进步和发展,使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。第三章、秘书工作

12、中的网络化对于任何一个组织而言,秘书的工作岗位都是一个信息的枢纽,通过秘书这个一个岗位,能够实现组织这种的信息的上传下达,从而维持组织的正常云状。在传统的工作模式之下,秘书的这一工作效率较低,秘书的信息网络节点效应并不显著。秘书每天都要接受或发出大量的信息,而且必须保证信息传输过程中的完整性和准确性。因此,传统的方式难以胜任,目前只有应用网络通讯资源,才能有效地提高信息沟通的速度和效率。(1利用内部局域网(Intranet的众多沟通功能第一利用内部局域网发布内部文件的网上公告板,从能够及时将那些周知性的事宜加以公布。或者通过网上公告板的方式,将组织的一些内部文件以及报告等信息公布,实现这些信息

13、的共享,通过内部局域网法网企业的各个部门。第二利用内部局域网,能够使得秘书成为组织管理层与基层员工之间交流、对话的一个有效途径和通道,实现实现管理人员与员工间的平等沟通。这种网上角色的转变,极大地满足了员工的心理需求,在很大程度上鼓舞了员工的士气,提高了企业的凝聚力。同时这也是秘书价值的增殖,相交于传统的工作方式,秘书工作在网络的支持之下,能够有效地将减少组织内部的矛盾,促进组织的和谐,彰显其自身的价值。第三秘书工作的网络化,还能够通过利用内部网络信息发布系统来出版组织的的电子刊物,电子刊物能够可以替代传统的组织内部刊物。从而能够大大的降低成本,减少使用纸张,一方面能够有效的提高组织的经济效益

14、,另一方面也能够为环保做出贡献。第四利用内部网络完成电子档案的管理。档案管理本身就是秘书工作中的一个重要组成部分,在传统的工作模式之下,秘书的档案管理是非常繁重的一项任务。但是,利用内部网络以及数据库服务器,秘书人员直接就能够在计算机端完成电子档案的制作或者接受,电子档案就应运而生,然后通过运用Microsoft SQL SERVER 2003等数据库管理软件就能够实现对电子档案的保管工作。而且,秘书人员还不用像传统的档案保管一样,要掌握好库房温度,保持库房内清洁,无腐蚀性气体,时刻检查通风状况等,而只是需要协助信息部门维护好数据库系统和内部网络就能够确保万无一失。(2外部网络可用于与合作伙伴

15、、投资者和支持者的及时沟通第一利用外部网络,秘书能够做好信息管理工作。在秘书的工作之中,信息的采集使其工作的基本起点以及基础,在信息的采集过程中,如果不能够做到及时的收集数据,并且迅速的报送,再好、再重要的信息也可能没有了意义。外部网络的延伸,消除了信息搜寻的时空便捷,使得秘书能够通过网络搜索引擎,直接面对网络世界之中缤纷的信息资源,从而采集自己需要的各类数据或者信息。在秘书工作中,信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式,表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。这方面的信息主要来自于纵向的上级、中层和基层下达和上传的信息,秘

16、书人员必须作到收集有用的信息,并且注意保存。来自横向的政治、经济、文化、社会方面的信息的收集,秘书人员只有利用广播、电视、报刊等新闻媒体去广采信息,从而打开各方面的信息源,开通多种信息渠道。秘书人员还可通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息,在实现信息联网的同时,还可实现个人与个人,企事业单位与企事业单位之间的资源共享。第二网络的出现,其最为重要的一个意义就是它实现了跨地域交流的成本的不断降低,同时也使得跨地域的信息交流方式多元化,IP电话、QQ、MSN等工具可超时间性、超地域性和沟通双方的进行互动,大增加工作效率。同样,这些工具对于秘书工作而言,能够大大的加强工作的效率,并且为秘书工作价值的

17、提升带来了多种多样的可能性。秘书通过多元化的外部网络工具,能够促进组织与合作伙伴、投资者和支持者之间的实时沟通。第三利用外部网络,秘书平时的传真工作也能够提高效率,网络传真可通过互联网使传真件发送到对方的普通传真机上或电子信箱中,用户可以选择任何时间、任何地点发送传真。这就使得秘书的工作的灵活性大大的提高了,不必要非得在固定的时间来安排发送传真,从而使得其他工作无法开展。第四利用外部网络,秘书还能够将组织内部的相关新闻通过合适的渠道进行发布,从而能够满足公司合作伙伴以及主要顾客对公司经营信息的需求。这种需求的满足,本身也是秘书价值提升的一种体现,在传统的模式之下,秘书要负责新闻的发布,就必然只

18、能够选择报纸、广播以及电视等传统的媒体来进行,这些媒体的门槛较高,而且资源相对有限,在无形之中加大了秘书的工作难度。而且在实践中,通过传统的媒体资源来发布组织的新闻,一方面其成本相对较高,组织难以接受;另一方面,秘书的工作难度太大,难以实时发布新闻。而利用外部网络则能够有效的解决这些问题。(3秘书工作网络沟通的特点1.网络化:适用于Intranet和Internet。网络化是秘书工作网络沟通的显著特点,秘书工作离不开网络化的互联网,网络化使秘书工作更加快捷,而网络资源的共享为秘书工作提供更为丰富的资源。局域网的建立更加有助于秘书工作的协调沟通。2.智能化:网络沟通智能化是区别于秘书工作中传统的

19、信息沟通,它要求办公室文秘人员必须熟悉掌握各种办公软件,在处理文秘事务时做到应变自如。在互联网高速扩张的形势下,办公文秘人员把电脑的效能仅仅用来收发电子邮件、聊天、看新闻或者是猎奇那是远远不够的,互联网对秘书工作的用途大大超过我们想象的程度。仅仅懂一点儿Windows或Office软件基本操作是远远不够的,更重要的是在文秘的具体办公事务中运用Office软件和其他实用软件,如编写办公文书,搜索信息资料,管理文档,会务管理和利用网络来沟通,传递信息。在秘书工作中比较常用的网络沟通的工具有电子邮件、IP电话、电子传真等。3.多样化:是指秘书工作中网络沟通媒体形式多样,包括视频、音频、动画、幻灯、图

20、片和文本等。网络沟通多样化是所有文秘人员的共同感受,网络时代让沟通更加快捷,你随时随地都可以获取信息。QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源可谓是炙手可热。作为一个办公室文秘人员更是对这些了如指掌,运用自如。QQ、MSN等寻呼软加支持文件收发,视频、音频沟通,资源共享等,丰富多样的功能极大的提高了办公室文秘人员的办公效率。(4秘书工作中网络沟通的作用网络技能是制约秘书人员信息素养提高的一个关节点。要实现网络沟通的畅通服务,离不开各种软件的灵活运用。软件是信息系统的重要组成部分。目前普遍使用的软件大致可以分为三类:第一类是数据库软件,这主要是为了管理秘书工作等信息资源。第二类是通用的办公自动

21、化软件,这主要包括以WPS、Word、Acrobat为代表的文字处理工具,以Photoshop、CordDraw、Powerpoint、方正奥思、Authorware、超级解霸等为代表的多媒体工具,以FrontPage、Firework、Flash、FreeHand、Dreamwaver等为代表的网页制作工具以及操作系统、Web 服务器软件等,这是秘书工作信息系统使用最多的常用软件。第三类是通讯软件,这主要是用于在网络节点之间传递信息的软件工具,它的功能一般包括E-mail传送管理、远程信息查询、上传与下载等。尽管这些软件随着科技的进步将不断更新换代,但其基本结构和原理短期内不会有根本改变。秘

22、书人员要努力掌握每一类软件中的1-2,并争取在工作实践中能够发挥其最大效能。下面就从三大类软件在秘书工作中所起的作用来看秘书工作中网络沟通的实际作用。1.促进秘书工作产生“革命性”变化。网络沟通所带来的革命也促使秘书改变原来的抄抄写写的传统办公方式,从而大大提高了工作效率。数据库在处理各种统计数据方面发挥着无可比拟的作用。秘书在上报各种统计分析表时,了可以直接利用计算机提供的数据,进行有效地科学分析,并利用传真迅速上报,达到快速、准确、方便的目的。在处理信心情报方面,办公自动化软件使秘书既能从计算机档案中调阅所需情报档案资料,阅读投放在电子邮箱中的书信和各种文件目录表,接收领导人通过计算机发表

23、的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。2.极大地提高秘书的工作效率。办公自动化系统应用于会务工作中,解决的秘书安排会议的烦恼。利用办公自动化系统中电子日程安排会议,仅需2-3分钟就安排好了。办公自动化系统不仅能可学的分配会议室、交通工具、声响设备等,并能进行会议记录,编辑会议简报,能自动检索会议内容,并能及时修稿和删除。还有网络信息资源的共享都为秘书实现“上传下达”智能提供了快速的服务。3.使秘书的服务意识得到更新。网络的飞速发展,各种新型网络沟通的应用促使秘书革新意识,秘书必须面对这一新的现实需要。秘书凭借各种办公软件更好的为领导服务,必须创建新的服务意识,实现新的自我价值。网络沟通

24、的实现依赖于各种网络系统、软件的充分运用。秘书要做到网络沟通的轻便自如,必须掌握这些知识技能。(5网络时代对当代秘书提出了新的要求秘书人员能不能主动迎接网络时代的挑战, 并有所作为,首要的是弄清网络时代与秘书的必然联系。第一, 网络时代的到来, 标志着决策方式的质变。领导就是决策, 决策质量的高低取决于能不能迅速地占有有效信息。第二,网络时代带来了经济活动的质变,由工业文明的生产社会化进入到信息文明的生产全球化。第四章、秘书工作现代化和网络化的研究现状及见解从现实情况来看,我国秘书队伍现代化和网络化的整体水平仍然不高。一是观念陈旧,思想不够开放。一些秘书人员对现代化办公的价值认识不足,特别是年

25、龄较大的秘书工作者,接受新事物比较慢,不了解信息技术的巨大优势,对信息网络表现冷淡,习惯于"文房四宝"等老套路,缺乏放眼世界的眼光和敏锐洞察信息的意识。二是一些单位信息网络基础建设水平偏低,使秘书人员没有机会学习网络新技术。三是秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训。办公的现代化和网络化是与科学文化素养紧密相联的,没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识,没有一定的外语水平,信息的获取和应用难以得到真正的提高。有些秘书人员一见到信息技术设备就发怵,一看见英文就头疼。知识的缺乏导致了思想和行动上的障碍,从而制约了其信息素养的提高。这说明,我国秘书工作的现代化与网络

26、化建设,与信息时代的新任务对秘书素质的要求很不相符,迫切要求我们必须努力提高秘书人才的个人素养。网络的强大功能为社会的发展注入了新的活力,在这种新的形式下,秘书工作的内容应不断拓展,秘书工作制度不断完善,秘书意识不断更新,秘书运行机制不断优化。不管是经验丰富的老秘书还是刚入行的新秘书都需要不断更新知识,根据时代的需要强化技能。为了迎接网络时代的挑战,实现电子政务与城市信息化目标,秘书工作必须提升自身的职责,尽快推进现代化和网络化进程。第五章、现代化与网络化对秘书工作的影响秘书办公的自动化主要对秘书工作有三方面的影响,分别是,对文秘的影响,对日常工作的影响和对其他工作的影响。在早期,大家认为秘书

27、工作就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排、电子邮件等这些非结构化数据的处理交换,其面向的用户群也只是机关或企业的职能部门、文秘部门。其实今天看来,文秘应该有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群,对网络的依赖性更大。对于高层领导而言,秘书是决策支持系统;对于中层管理者而言,秘书是信息管理系统;对于普通办公人员而言,文秘工作是事务处理系统。计算机技术将是文秘工作的前提,网络通信技术是文秘工作的基础,秘书是利用网络通信技术来实现人与机器、机器与机器以及人与人的交流的。秘书的日常工作中,单位内部的沟通协调、事务管理类的工作居多、计算机技术及网络的应用使这类办公变得更方便、更轻松。它的优势主要

28、表现在资源共享;节省资金;效率高三个方面。而对于一个企业而言,在一个普通的发文系统中,可以定制批阅流程,工作人员起草了发文以后,根据批阅流程,由相关人员批阅,最后交由领导签发,如果同时配备了档案管理系统,对于需要进行归档的文件,在领导签发后,还可自动进行归档管理,整个事务处理过程非常有条理,从而避免了工作中人为地推诿和拖延,极大地利用网络的高效率传递来提高办公效率。网络改进了内部信息控制的可靠性和准确性,内部办公自动化系统可以根据各个岗位设置资源存取权限,可以对邮件、数据加密,还可结合电子签名技术等来确保办公的安全可靠进行。网络使远程办公成为可能,现在许多大型集团性企业由于业务发展的需要,在各

29、地建立分公司,或者由于销售网络的开拓,在各地建立销售网点,相互之间的办公文件可以通过电子邮件传送,商务会谈也可以在网上进行,这可以大量节省办公费用,大大提高工作效率。秘书的职能中,除了日常事务管理、沟通协调外,还有更重要的参谋咨询、辅助决策职能,秘书要做好领导的助手,除了练就扎实的业务功底,还需要经常进行调查研究,掌握和本行业、本单位、本部门密切相关的前沿性、动态性、苗头性的信息,只有这样才能在领导集团的决策过程中,提供高质量、有价值的资料,真正当好领导的参谋助手。通常,依靠报纸、杂志、电视等手段获得信息费时费力,效率很低,而计算机技术和网络技术的融入,使得秘书调研工作的效率成倍提高。首先,网

30、络的速度优势能为秘书调研提供第一手资料,秘书调研中常会遇到一些突发事件,需要赶写紧急材料,这些工作的关键是充分占有材料,网络无与匹敌的速度,能解“燃眉之急”。其次,网络集信息之大成,它的丰富信息是秘书调研的“资料库”,需要某方面的信息,只需输入关键字,即可搜索到与此相关的所有信息,秘书可以从中仔细挑选,下载打印,细细研究。秘书可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。第六章、秘书人员如何更好的应用现代化与网络化要让秘书人员更好的应用现代化与网络化的工作系统,正确运用好办公自动化,提

31、高秘书工作水平,实现秘书工作现代化,需要从两方面着手,上层的组织和秘书人员的适应。办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革,那么,秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项,是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类,对于秘书工作来说,推行办公自动化还存在着一些误解。为了实现秘书工作现代化,应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作。比如认真实现秘书工作的规范化操作,科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范,严格规范秘书工作制度和程序;认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成

32、效和经验;要重视设备与软件的购置,更要重视它们的使用与管理。随着办公自动化进程的推进,秘书人员的素质需要不断提高。除了在日常工作中不断完善自己的专业知识,提高自己的业务技能,单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件,使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手,在办公自动化环境中从容高效地处理业务工作。办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战,处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。首先,应该从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。其次,应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪,错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件,以适应新环境对秘书的新要求,充分发挥秘书职能;最后,要能逐渐地在日常工作中,把传统工作环节和先进的自动化手段相结合,真正提高工作效率。秘书工作的现代化不是一朝一夕之功,是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧,就会影响整个单位的工作和效益。办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要,而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。