会计电算化各项制度

1、广州特别大药房会计电算化系统操作管理制度一、 系统使用管理1 保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。2 在会计电算化系统投入运行前，由财务主管根据单位主管的要求确定本系统的合法有权使用、人员及其操作权限，并报单位主管审核批准后地系统内授权其使用权，运行中需按同样手续办理。3 对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度。4 为每个操作人员都设置不同操作密码，谢绝无关人员用机器做其他工作。5 设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。6 任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。7 出纳

2、人员不允许进行系统性操作。8 操作人员应按规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。9 会计档案管理员负责应对存档数据、软盘、帐表和文档资料进行统一复制、核对和保管。10系统管理员应做好日常检查监督工作，发现不规范应及时制 止，并采取措施避免同样情况再次发生。二、 上机操作规程1. 上机人员必须是会计有权使用人员，经过培训合格并经财务主管正式认可后，才能上机操作。2. 操作人员上机操作前后，应进行上机操作登记，填写真实姓名、上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。3. 操作人员上机前应做好各项准备工作，尽量减少占用机器时间，提高工作效率。4. 操作人员的操作密码应注

3、意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。5. 操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。6. 操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据。7. 每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防意外事故。8. 在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人越权操作。三、 帐务处理程序1 帐务系-统初始化：在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下按企业会计制度设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。2 帐务系统更改：系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。3 日常帐务处理：（1

4、） 凭证处理：A、 记帐凭证的编制：专职会计员根据原始凭证采用手工办法编制的记帐凭证，通过集成帐务系统用键盘输入。记帐凭证包括：现金收付款凭证，银行收付款凭证和转帐凭证。编制的记帐凭证必须做到：a. 原始凭证必须是合法凭证，经济业务内容、摘要应规范化，其中标准摘要按规范填写正确。b. 帐户使用正确。c. 借贷方金额相等。d. 原始凭证同记帐凭证金额一致。e. 记帐凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。B现金日记帐和银行日记帐可以由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。为了工作方便，出纳人员可自行设置辅助帐。（2） 记帐凭证的审核与保管：A 记帐凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登记处理。B

5、输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签字后方可为效凭证。C 已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案保管员存档保管。D 同一张凭证，制单和复核不能为同一个人。（3） 帐表的打印和结帐：A、 现金、银行存款日记帐需要每天打印，应与出纳库存现金核对无误。B、 银行余额调节表每月打印一次。C、 科目汇总表、总分类帐和明细分类帐每月打印一次。D、 在结帐前按有关规定做好当前各类帐务数据和报表的备份工作。E、 月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月余额。F、 每年年末必须将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。（4） 会计报表：A、

6、单位应根据帐簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表，但帐表之间的数据必须衔接一致。B、 会计报表、计算表，按管理要求打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。C、 单位必须以软盘或书面形式上报报表的，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定有关人员签字盖章。广州特别大药房2003年 6月13日 广州特别大药房会计电算化系统岗位责任制度一、 核算系统人员分工为了适应会计工作电算化后会计工作重点的转移和岗位的变动，需要对财会人员的工作内容任务以及相互分工做出调整。会计人员岗位划分为：会计电算主管、系统管理员、系统操作员、制单、审核及记帐、档案管理员、出纳。以上岗位

7、中系统管理员不得兼管出纳工作，出纳人员不得兼任操作人员。二、 核算系统人员组成核算系统由系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员和会计档案管理员组成。三、 会计电算化系统各类人员岗位责任制1 会计电算化主管责任制：（1） 组织协调各单位对软件的运行工作，协调本系统各类人员之间的工作关系；（2） 对电算化系统各岗位人员的工作进行质量考评，合理调整各岗位的工作关系；（3） 监督会计电算化系统的运行，保证系统合法、安全、保密、可靠和可审计；（4） 检查计算机输出帐表数据的正确性和及时性；完善现有的管理制度，并制定岗位责任与经济责任考核制度。2 系统管理员责任制：（1） 负责会计电算化系统的日常管理工

8、作，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，组织有关人员尽快恢复正常运行。（2） 定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。（3） 协调本系统各类人员之间的工作关系。（4） 检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入数据符合系统的要求。（5） 负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。（6） 负责本系统运行的安全性、计算机输出帐表、凭证数据的正确性和及时性的检查工作。（7） 做好本系统操作运行情况

9、的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。3 会计电算化操作员责任制：（1） 负责本系统的数据登录、数据备份和输出的打印工作。严格按照输入凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检校对工作，核对无误后交审核员复核；在输入操作中如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或专职会计员反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修改。（2） 严格按照系统操作说明进行操作。（3） 当天的日记帐数据，做到当天登录。登录后即打印出当天的帐表，做到当日帐簿当日清。在月末应将核对无误的明细帐和科目汇总表打印输出。（4） 月末打印系统所有的明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证

10、。（5） 每次操作完毕，应及时做好各类备份数据和存档数据。（6） 注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。（7） 系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。4 审核员责任制：（1） 负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。（2） 负责对输入数据正确性的审核工作。（3） 对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后、再行审核。（4） 对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据不予以签章确认。5 会计档案管理员责任制：（1） 负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备

11、份和存档保管工作。（2） 做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。（3） 按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。6 专职会计员责任制：（1） 编制会计凭证应符合财会制度的要求。做到内容完整、数据正确；代码要合法、恰当、摘要应简明规范。（2） 如果专职会计人员兼会计电算化人操作员，则应遵守会计电算化系统操作员的责任制。广州特别大药房2003年6月13日 广州特别大药房会计电算化系统会计档案管理制度单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式会计核算资料。一、 数据资料管理与保密机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、

12、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。1现金记帐凭证及日记帐的输出及保管：现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印年终将各月现金日记帐顺序装订成册加盖封印妥为保管。2银行记帐凭证、帐册的输出与保管：银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种，有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编记帐凭证当日输入计算机并打印银行日记帐页，以保证银行出纳当日业务当日清算，银行帐页经银行出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，

13、按月装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。3 转帐凭证的输入、输出与保管：转帐凭证包括手编凭证与机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。4 科目汇总表、帐表打印时间：（1） 现金、银行日记帐每天打印。（2） 银行余额调节表每月打印一次。（3） 总分类帐和各明细分类帐每月打印一次。（4） 现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每月打印一次数，并同该本记帐凭证一起装订。5 其他：由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐

14、页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。二、 数据备份管理1 由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。以避免意外和人为错误造成数据的丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。2 在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。3 需要做备份包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。4 机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管。三、 会计档案管理1 会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章

15、才能存档保管。2 为了保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。3 由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理。4 随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。5 各类会计档案的出错，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。6 必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行

16、为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。广州特别大药房2003年6月13日 广州特别大药房会计电算化系统硬件和软件管理制度、机房使用管理制度一、 计算机软硬件管理制度1 财务用计算机应做到专机专用，不能用于做其他任何工作。2 除被允许操作财务软件的人员和系统管理外，其他人未经允许不得使用财务专用计算机。3 每次用计算机必须使用不间断电源（UPS），以避免意外断电造成会计数据的丢失，影响本单位的会计工作。4 禁止在财务专用计算机上使用外来软盘，禁止在计算机上玩游戏，以防止计算机感染病毒。5 使用上、下级送来的数据盘以前，必须先进行检查计算机病毒的工作。6 不得随意修改及删除计算机硬盘中的系统软件和会计软件的文件，对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，必须有一定的审批手续。在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。二、 计算机软硬件维护制度为保障电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，其任务主要包括：1 一般情况下每周全面检查一次计算机软件和硬件系统，并做