会计电算化管理制度

1、*集团会计电算化管理制度一、总则（一）为了进一步提高集团会计电算化管理水平，规范会计电算化管理，保证会计电算化的正常运行，促进财务管理和核算水平的提高，制定本制度。（二）本制度适用于集团本级及其所属各单位。二、会计电算化岗位责任制（一）会计电算化岗位应设立电算主管、软件操作员、审核员、数据分析员、档案管理员。1、 电算主管：负责公司会计电算化工作，制订电算化规划、方案及操作人员的权限控制；保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；对软件所需的维护和升级负责同软件供应商进行联络；2、 软件操作员：编制记账凭证，并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作，输出记账凭证、会计账簿、报表，进

2、行部分会计数据处理工作；3、审核员：负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；根据有关要求，及时进行对账、结账、结转下年等工作；4、数据分析员：负责对计算机的会计数据进行分析，提供有关分析资料供领导决策参考；5、 档案管理员：负责财务软件、加密卡（盘）和会计资料档案的管理；对存贮在电脑内的会计数据进行备份；按档案管理要求及时移交档案。（二）各单位可根据实际情况，在不违反内部牵制制度的前提下，可交叉设置各岗位，也可一人多岗或一岗多人，但要保持相对稳定。银行对账必须由除出纳人员以外的其他人员担任，录入员和审核员必须分设。三

3、、 会计电算化操作管理（一） 明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操作财务软件；（二）一切修改操作必须在界面菜单下操作，严禁擅自打开数据库强行修改；无权擅自更改已投入运行的会计核算程序；（三）审核后的凭证要加盖审核人员印章，并对所有因人为因素造成又未及时稽核发现的凭证质量问题负责；（四）注意安全保密，操作口令要定期变更，不得随意泄密操作口令；（五）保守企业经济秘密和会计数据的安全，不得擅自将单位会计数据以任何形式带出公司或对外提供。（六）机制凭证一般应按日打印输出，会计凭证较少的单位也可根据具体情况适当延长打印期间，但当月凭证必须在当月打印

4、输出；科目汇总表应按册（月）打印输出；现金与银行日记账、总分类账、明细分类账应按年打印输出。（七） 不得使用来历不明的软盘、优盘等移动盘和进行各种非法拷贝工作，以防止计算机病毒的传入；未经电算化主管允许，外来磁盘不能放入电算化计算机上读取资料；（八） 上机人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权或委托他人代为操作，上机人员操作完毕后，必须及时退出系统；（九） 严禁在机内运行或安装与工作无关的软件，严禁利用会计微机上网聊天，每天工作结束前，必须正常关机，以防止系统破坏和数据丢失；（十） 对存贮在电脑内的会计数据要及时备份，每日在本机上备份一次，每周在指定的其他硬盘上备份一次，每月在光盘上刻录备份

5、一次，退出操作系统时也应及时备份。按月备份的光盘要编号及盖章归档；（十一） 按档案管理要求移交档案，必须填写档案移交登记簿。四、会计电算化的硬件配备与管理（一）硬件设备的配置硬件的配置由各财务部门编制预算上报集团公司，批准后，由集团财务部会同集团相关部门共同联系购买，以便于以后的硬件维护。（二）硬件设备的管理1、会计电算化专用硬件设备由财务部统一管理和使用，其他部门不得使用，确需使用必须经财务主管批准，并确认不影响会计电算化的的工作，并进行操作登记，在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。2、 会计电算化计算机必须装载防毒软件，所有软盘、移动硬盘必须在采取防毒措施后，才能进行其他操作。3

6、、 会计电算化硬件设备应坚持专机、专人管理的原则，创造良好的工作环境。4、 为保证硬件设备安全，不得带电拨插任何接口线路及打印电缆、显示器连接线等。5、 不得乱动设备上连接线，不得任意打开设备箱盖，要用软丝绸、棉布沾中性清洗剂擦试设备，不得用强烈浓重的清洗剂或洒精擦拭设备，以免损坏机器的外表面。6、 硬件操作步骤及规则：（1）启动顺序是先附机后主机：总电源USP电源打印机电源显示器电源主机电源；（2）关闭顺序是先主机后附机：主机电源显示器电源打印机电源USP电源总电源（三）硬件设备的维护1、计算机和打印机每周一次全面检查外，应定期清洗计算机和打印机上的灰尘；2、系统运行过程中，出现硬件故障时，

7、应及时通知专业人员处理，操作人员应作好故障记录。记录内容包括：故障发生时间、故障发生时的运行状态、故障现象、故障原因等；3、 在设备更新、扩充、修复后、由电算化主管安装和调试；4、 如果突然停电，必须关掉总闸开关及所有设备；5、 操作人员离开机房时，应关闭机房内电源总闸；6、 硬件设备的维护是对计算机进行检测功能修复和零件配置等，应由计算机专业技术人员负责。五、会计电算化的软件管理（一）程序修正和会计软件参数的调整一般由软件公司实施，会计数据的更正与恢复一般由电算化主管负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。电算化主管实施数据更正与恢复必须作好详细记录。（二）程序修正与软件参数的调整执行如下规

8、程：1、操作人员在实际工作中发现软件的原设计功能未正常实现时，立即作详细记录后报告电算化主管；2、 电算化主管向软件公司提出程序修正和会计软件参数调整要求；3、 程序修正或参数调整后，由电算化主管进行安装和运行，测试通过后才能正式投入运行。（三）会计数据修正和恢复执行如下规程：1、一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正时，才能实施数据恢复操作；2、电算化主管负责修正或恢复会计数据；3、由于凭证填制或录入错误而导致会计账薄数据错误，只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正；（四）会计科目不得随意改动、增删。会计制度调整后，在新会计年度开始前可进行

9、一次性改动。（五）一个独立核算单位只能建一个账套，下属半独立核算单位较多的可以通过部门核算来达到目的。账套号必须在集团指定的范围内设立，根据集团需要应及时将账套数据发送到集团财务监控部；（六）会计软件的升级、扩充执行如下规程：1、对正在使用的会计软件进行升级、扩充时，应经集团财务监控部批准，由电算主管组织实施，并编写升级档案；2、 在软件修改、更版过程中，要保证已有会计数据安全、完整，并由有关人员进行监督。六会计电算化的档案管理（一）电算化会计档案包括存储在计算机内硬盘中的会计数据、以光盘或其他磁性介质储存的会计数据以及计算机打印的书面形式的会计数据。这些会计数据是以记账凭证、会计账簿、账卡和

10、会计报表等形式存储。（二）会计电算化档案的保管：1、会计年度结束后，应对机内存储的会计数据除在机内作硬盘档案保存外，还须作光盘刻录或其他磁性介质档案保存。采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查和复制，防止因磁性介质损坏而丢失会计档案；2、只有由计算机打印出的会计凭证、账簿、报表等核算资料，经过会计主管和电算化主管的签字盖章后，才能作为正式的书面会计档案资料保存。带有“查询”字样的凭证、账簿等会计核算资料不能作为正式的书面档案；3、 计算机打印出的会计档案发生缺损时，操作人在补充打印输出的页面上签字并注明，并经电算化主管签字认可；4、 各操作人员与档案管理员办理存档手续时，填写档案移交登记簿

11、，以明确责任；5、 电算化会计档案的存放应做到：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强磁场、防冻。同时备份光（软）盘必须妥善保管，备份光（软）盘应贴上保护标签装在包装盒内，存放在安全、洁净、防磁的场所，并定期进行转贮。双备份下的两套备份应放在不同的地点保管；6、应建立软件资料的索引目录，及时登记，专柜存放，保证光（软）盘安全、数据完好。（三）电算化会计档案的使用1、查阅已入档案的会计核算资料必须填写查阅登记表，不允许在会计档案上做任何记录、标记和删改，违者应视情节轻重进行严肃处理；2、 对于磁盘上的会计数据的作为正式档案的备份会计数据不得直接进行非系统许可的任何操作；3、 备份的软（光）盘在查阅时，必须查阅档案登记簿，数据外借使用时，应使用备份盘的副本，硬盘和正式备份盘不得外借使用；4、 会计信息是加强财务管理，处理各方面财务关系的依据，决不允许随意泄漏、破坏和遗失，对任何伪造、变更、故意毁坏文件、账册、软盘的行为，要严肃处理，构成犯罪的移交司法机关处理。（四）电算化会计档案的保存期限按公司会计档案管理制度的规定执行。七、会计电算化机房的管理（一）为保障计算机安全正常的运行，机房内应安装灭火器、不间断电源、防盗警