XX县办公自动化系统管理实施办法(试行)

1、XX县办公自动化系统管理实施办法(试行第一章总则第一条为推进全县电子政务发展,加强对办公自动化系统的管理和应用,确保电子公文网络传递安全、规范、有效运行,根据中华人民共和国电子签名法、国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定、江苏省人民政府办公厅关于全面推行公文无纸化传输工作的通知和XX县政府机关公文处理制度等有关规定,特制定本办法。第二条XX县办公自动化系统(以下简称“OA系统”由电脑端使用的网络协同办公系统(16和移动端使用的移动办公系统两部分组成。该系统利用“数据交换、电子表单、电子印章、数字签名”等公共支撑平台和专用支撑平台,应用于日

2、常办公事务,实现各镇(街道、区、各部门之间的网上办公和移动办公, 降低办公成本,提高行政效率。第三条本办法适用于使用OA系统的各镇(街道、区、县政府组成部门和县直属单位(以下简称“使用单位”,以及各使用单位的使用人员(以下简称“使用人员”。第四条 OA系统于2014年11月25日正式开通运行,政府系统率先投入使用,实行电子公文和纸质公文“双轨制”运行,使用单位向县政府报送的请示、报告等公文,必须同时报送电子公文和纸质公文,只报送纸质公文的,将不予受理,造成的后果由报送单位负责;如果出现文件滞留情况,以电子文件流转时间为准。2015年3月1日起,政府系统取消“双轨制”,全面实行公文电子化运行,原

3、则上不再印发纸质公文,也不再受理纸质文件。第五条在OA系统中传递的内容为使用单位的电子公文(包括文件及其它与工作有关的资料、信息等。使用单位所有非涉密的电子公文,原则上均应通过系统进行传递,行文单位负责审核把关并承担相应的责任。严禁涉密公文和信息在系统中传递。第二章管理机构第六条县政府办公室统一指挥协调OA系统的规划开发、推广实施、监督管理等工作。第七条县政府办公室在系统的日常应用管理方面履行以下工作职责:(一受理各单位的使用注册、名称变更、撤销等相关申请,办理相应审批手续;(二制定系统的具体工作规范和制度;(三监督使用单位严格落实工作规范和制度,保证系统正常运行;(四协调解决系统使用过程中的

4、相关问题。第八条县信息中心负责系统的运行、升级、维护和电子印章的数字认证等工作。(一组织开展系统应用知识的培训工作;(二负责为系统运行提供必要的技术支持;(三征询使用单位的意见和建议,负责做好系统的研发、升级工作,逐步改进和完善系统;(四负责电子印章的制作、数字认证、资料变更等相关工作;(五协助县政府办公室做好系统的日常管理工作。第九条使用单位必须明确一名负责同志分管电子政务工作,并确定一名系统管理员,负责本单位系统日常管理工作。(一负责维护本单位系统的正常运行;(二负责本单位使用人员的技术培训工作;(三指导和监督本单位使用人员严格按照系统工作规范和制度正确使用系统,确保系统安全;(四负责本单

5、位与县政府办公室、县信息中心系统运行与维护方面的工作衔接。第三章使用单位和使用人员第十条OA系统已为各使用单位分别设立了主要负责人、办公室和系统管理员三个账号,保证电子公文的正常收发。需增加使用人数和账号的单位,应当向县政府办公室提出书面申请,经审核批准后,由县信息中心负责办理注册手续,为使用单位其他人员分配系统账号和密码。第十一条因以下情况需要在系统中变更有关资料的,使用单位应当向县政府办公室提出书面申请,并办理相关手续。(一使用单位名称变更的,在系统中应当办理名称变更手续。使用单位需书面申报新使用单位的名称及OA系统管理员和使用人员名单;(二使用单位被撤销的,在系统中应当办理注销手续。由县

6、信息中心在系统中删除该单位名称,注销该单位电子印章,并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的办法进行处理;(三使用单位合并的,合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位的名称,则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留,被合并的使用单位按本条第二款规定办理注销手续;合并后的使用单位如果使用新的单位名称,则按本办法第十一条规定办理注册手续,合并前在系统中所使用的相关单位名称按本条第二款规定办理注销手续。第十二条使用单位应当按照系统的统一配臵标准,结合本单位实际情况,提供保证系统正常、安全运行所需的硬件、软件设备和工作环境。(一硬件标准。计算机(WIN7或WINXP操作系统、电子印章、打印

7、机;(二网络接入。已接入县电子政务网的单位,可直接登录OA系统收发公文。未接入县电子政务网的单位,与县电信公司联系接入;(三系统安全。使用人员取得系统账号和初始密码后应当立即修改密码,密码必须在8位以上,至少每三个月更换1次;各入网计算机必须安装正版并可以实时更新的杀毒软件;(四管理制度。应当建立确保系统安全、高效运行,各类电子公文及时收发、传递的相关工作制度;(五软件标准。1、Internet Explore 8.0以上版本浏览器、Microsoft Office 2003以上版本的办公软件、PDF文件阅读软件。文件编制采用Word文字处理软件,电子报表编制采用Excel处理软件,电子图片编

8、制采用JPEG格式;2、电子印章软件。由政府统一采购,县信息中心负责制作、安装和使用培训,确保系统内部软件标准的统一。第十三条县信息中心和各使用单位从事系统运行、维护、管理的工作人员,必须政治可靠、责任心强,了解电子政务的内容与程序,熟悉国家有关法律、法规和规章,具备良好的服务意识和相应的专业技术水平。第十四条系统使用人员的账号和密码由本人保管,保证个人账号的安全,并对通过个人账号所发送的一切电子公文或其它信息承担相应的责任。第十五条未经单位负责人同意,无关人员不得使用系统用户的账号和密码登录系统。第四章电子公文的发送和接收第十六条电子公文的发送和接收是指使用单位(包括县域内上下级、平级之间因

9、工作需要,将电子公文利用系统传送给收文单位和接收外单位发送的电子公文的过程。第十七条使用单位在发送电子公文时,必须选择公文的主送、抄送单位,并严格按照公文发送范围发送,不得随意扩大或缩小发送范围。第十八条发送电子公文原则上应当发送至收文单位的办公部门,不得直接发送给收文单位的负责人或其他个人,收文对象为个人的除外。第十九条行文单位在编制电子公文时,应当一个电子文档仅对应一个文件,不得在一个电子文档中包含多个文件。第二十条公文如带有不方便进行电子化处理的附件(如:书籍、图纸等,可以按照纸质公文的方式进行传递。同时,将公文正文以电子公文形式进行发送。第二十一条在系统中完成发送电子公文操作的时间为电

10、子公文的发送时间。第二十二条使用单位应当及时接收电子公文。原则上每个工作日登录系统查收公文不少于4次(上、下午各2次,节假日期间每天不少于2次(上、下午各1次,紧急公文根据发文单位通知,随时上网查收。第二十三条接收电子公文时,必须首先验证电子公文的真实性,确认真实无误后方可打印或进入本单位内部系统进行传递。打印后的电子公文等同于纸质公文复印件,参照纸质公文的管理办法处理。第二十四条收文单位首次从系统中读取电子公文,或首次打印电子公文的时间为电子公文的接收时间。第二十五条电子公文接收失败时,收文单位应当及时与发文单位联系,说明原因,请求重发。第二十六条电子公文的发送时间、接收时间,发送账号、接收

11、账号及其它相关资料,以县信息中心系统记录数据为准。第五章 电子印章的制作和管理 第二十七条 法律效力。 第二十八条 使用单位需要制作、 变更或注销本单位电子印 章的， 由单位按照相关的印章管理规定办理审批手续， 经批准后， 由县信息中心具体办理。 第二十九条 第三十条 注销电子印章时，县政府办公室、县信息中心 电子印章由于损坏、 遗失等原因造成不能使用需 和印章所属单位相关人员必须同时在场予以确认。 要换领补发，或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要在系统 中变更资料的，必须及时报县信息中心处理，并按照本办法第二 十八条、第二十九条的规定办理相关手续。 第三十一条 使用单位的电子印章应当等同于

12、实物印章管 理，必须制定相关的管理办法并指定专人保管和使用。 电子印章是指在电子公文上加盖的单位印章， 通过合法程序加盖了电子印章的电子公文与纸质公文具有同等 第六章 第三十二条 安全保障 县政府办公室应当加强系统的日常监督管理， 建立健全相关工作制度， 监督使用单位落实工作制度和安全防护 措施，确保系统正常、安全运行。 第三十三条 县信息中心应当建立健全系统安全管理制度， 认真落实安全防护措施，确保系统和网络安全。同时，及时指导 使用单位加强安全管理。 第三十四条 使用单位应当加强单位内部计算机网络安全 的日常监督管理，落实安全防护措施，定期检查、维护本单位系 统和计算机网络，发现问题要及时

13、排除，确保系统正常、安全运 行。 第三十五条 使用单位系统管理员和使用人员不得随意更 改系统中本单位的账号名称。 第三十六条 使用人员应当自觉遵守国家有关法律、 法规和 维护系统正常运行的相关规章制度， 不得利用系统从事危害国家 安全、 泄露国家秘密等违法犯罪活动， 不得复制和传播违法信息， 不得将带毒文件或涉密文件、信息录入系统，不得利用系统传递 与工作无关的信息。 使用人员应当对所录入系统的电子公文或其 它信息的保密性、 合法性、 完整性、 发布范围等承担相应的责任。 第七章 第三十七条 心。 第三十八条 第三十九条 因此贻误工作。 应急处理 使用单位和使用人员发现系统出现故障导致 电子公文无法在系统内进行正常传递时， 应当及时报告县信息中 县信息中心发现系统故障后， 应当尽快组织技 在系统出现故障不能正常