建立高校归档单位文件材料全宗式管理模式初探

1、建立高校归档单位文件材料全宗式管理模式初探攀枝花学院 杨杰摘要：本文针对高校档案工作新情况，提出建立归档单位文件材料全宗式管理模式，并全面分析了该管理模式的特点、优势及可行性、必要性与紧迫性。关键词：高校档案 管理模式 归档单位文件材料全宗式管理 探索1994年高校学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范（以下简称高等学校档案工作规范）颁布以来，我国高校档案工作进入了规范化、标准化、法制化发展的快车道；随着2001年归档文件整理规则（以下简称新规则）的颁布，高校档案工作也进行了档案整理改革的探索，但限于高校档案工作实际问题，执行新规则存在着一定难度，许多高校面临两难。本人在长期从事高校档案工作

2、的实践中，摸索出一种新的管理模式：以全宗理论为依据，归档单位档案工作相对独立为核心，新规则推行为依托，提高档案工作效率为目的的管理模式，即归档单位文件材料全宗式管理模式。现就此管理模式提出以下认识，请教于同行。一、归档单位文件材料全宗式管理的含义及特点（一）含义：归档单位文件材料全宗式管理是在文档一体化管理背景下，以全宗管理思想为指导，把高校各二级单位作为归档单位，将其形成的文件材料当作一个“全宗”来进行管理，即按照全宗管理原则，对其进行积累，收集，整理，归档，保管，利用的一种管理模式。（二）特点1.全宗管理思想的延伸与活用。虽然归档单位文件材料不具有全宗性，但我们在工作实践中遵循高校档案工作

3、实际，根据文件材料形成规律，以便于管理与利用为目的，把其当作一个全宗来管理，并且充分地运用全宗思想对高校各归档单位文件材料进行管理，以此推动高校档案工作的持续发展2.高校档案整理工作规范创新与完善。高校档案整理规范对高校的档案工作从宏观到微观都做了比较全面的规范，在一定时期内起到了非常重要的作用，但新时期出现了许多以前未曾预料的事，包括文档一体化管理、整理改革，内容推新与拓展，机构变化频繁，档案人员思想变化等，在这些新生事物面前，该规范显得有些无奈，然而归档单位文件材料全宗式管理模式对文件材料实行文件生命周期全程管理，同时对文件材料形成内容的无限性，工作程序操作简单性，正好添补了高校档案工作规

4、范在新时期的不足，并且能够在新时期促进高校档案工作的正常发展。3.地方档案管理模式的活用。地方档案部门对所辖区域内档案工作有进行、监督、指导、检查、接收、保管和提供档案利用的职责，要求所辖各单位在档案保管满10年或者20年以后，必须向其归档移交，归档后的全部档案由地方档案部门进行集中统一分全宗管理，并且保持全宗之间的相关独立、完整与有机联系性。归档单位文件材料全宗式管理模式下的高校档案综合管理部门的同样具有对高校内各归档单位的文件材料工作进行监督、指导、检查、接收、保管和提供利用的相同职责，要求各归档单位必须在次年把上一年形成的有价值的文件材料进行独立归档，进行集中统一分全宗式管理。此工作模式

5、完整地体现了地方行政区域内综合档案管理的主要内容，同时符合新时期高校发展对档案工作的特殊要求。3.归档单位档案的非全宗性。全宗指各立档单位形成的档案整体。要构成立档单位必须有以下条件，缺一不可。（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。与以上三个条件相比，各高校的归档单位不是立档单位，所以各归档单位形成的文件材料整体不能称其为全宗。4.文件材料整体的独立性与完整性。归档单位文件材料全宗式管理下各归档单位形成的文件材料是一个相对独立的完整整体，不与其它各归档单位形成

6、的档案进行整合，也不进行交叉分类与保管。5.档案的集中管理性。归档单位文件材料进行全宗式管理只是各归档单位形成的全部文件材料相对独立，并不要求各归档单位设立分室对其进行单独管理，它是在学校综合档案管理部门集中、统一管理思想下进行的一种管理模式。6.管理工作的可操作性各归档单位按全宗管理的要求，对各自形成的文件材料进行独立的收集，整理，归档，保管和利用，避免了交叉分类，交叉组卷的情况发生，工作显得单纯，易掌握。一、归档单位文件材料全宗式管理的可行性（一）根据国家教委6号令第六条：“高等学校档案馆既是档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校的科学文化事业机构”和第二十五条：“高校档案原则

7、上由各校档案部门永久保存”的规定，明确了高校档案馆所藏档案原则上不向地方档案馆移交，由学校永久保存，这项规定为高校内部实行归档单位档案全宗式管理提供了可能。（二）学校各归档单位的职能设置相对独立。各高校内部的归档单位的设置都是经过严格的论证，为不同的工作职责而成立，不同的单位，其履行的工作职能不同，其形成的档案也有一定的独立性，为归档单位形成的档案进行全宗式管理提供了可能。（三）档案计算机管理的实现目前各高校基本都建立了自己的档案信息网，通过该网可以实现档案条目信息的归档，档案信息的检索。随着计算机技术和网络技术的发展，档案信息的网络管理会得到进一步加强与提升，为档案信息管理与档案实体管理的进

8、一步分离创造了条件，也为高校归档单位文件材料进行全宗式管理创造了更加优越的条件。二、归档单位文件材料全宗式管理的迫切性（一）归档效率提高的需要：目前高校档案管理主体都是按问题进行分类、组卷（或者装盒），并且对之进行库藏管理。此种管理方式的关键是分类，分类工作难度大，门类之间有交叉，各归档单位之间形成的档案内容也有交叉，这样非常不便于档案的归档业务的开展，既使开展了，效率也非常低下。（二）文件整理新规则推行的需要：新规则要求对全宗内的档案进行文件登记式管理，目的：简化整理，深化检索，重点突出档案信息的利用。简化整理的重点是把整理工作的难度降低，整理程序简化，提高档案工作效率。降低整理难度关键是分

9、类工作环节，尽量缩小需分类材料范围和分类数量，可见新规则是档案工作新时期加强自身建设，实现跨越式发展和适应并促进我国经济建设的需要而采取的一大重要举措，高校档案工作要发展，要适应新时期高校教育事业发展，必须加强高校档案工作改革与创新，目前新规则正是高校档案工作发展的助推器，新规则的推行显得极为迫切。（三）档案利用的需要：随着各高校办学的发展，学校的历史在逐渐的沉积，为了全面地反映学校办学历史，不少高校在进行校史编写，其中各归档单位的发展、变革是校史的重要内容，为了能够快速，准确地完成编写校史任务，对各归档单位形成的文件材料进行全宗式管理显得尤为重要。四、归档单位文件材料管理模式的优势：（一）便

10、于以件为单位进行管理的新规则推行各高校针对高校档案形成来源广，类别杂，交叉性多的特点对其进行门类式管理，在相当长时期促进了高校档案工作的长促发展。然而新规则要求各单位形成的档案在适当照顾类别的原则下以件为单位进行流水号登记式管理。这与高校档案长期坚持的门类式管理有一定的出入，在一定程度上延缓了此新规则在高校范围内的普及与推广，归档单位文件材料全宗式管理正为解决高校门类式管理与新规则文件集管理的矛盾而提出的。（二）难度降低，效率提高。各二级单位的档案工作人员基本都是兼职档案人员，基本上没有专业的经验，更换频繁，如果采用门类式分类归档，由于分类的部门交叉，类别交叉、工作显得繁杂，无形地给兼职档案人

11、员增加了工作难度和繁度，无疑给兼职档案人员的频繁更换创造了条件。归档单位文件材料全宗式管理模式下，各二级单位的兼职档案人员只负责本单位形成的材料，不与其它单位的档案材料发生任何关系。这样大大地缩小了类别交叉的数量，杜绝了材料交叉的问题，难度大大地降低了，同时又可以整体提高学校的档案工作效率。（三）便于库藏管理和档案利用归档单位档案全宗式管理就是要求各二级单位归档的文件材料由档案管理职能单位进行集中统一管理，并且确保库藏各归档单位文件材料全宗的完整性、独立性和全宗之间的有机联系性。这样既保证了学校全宗的完整，又确保了各归档单位的文件材料整体的完整，既方便学校的整体利用，又方便各归档单位的工作自身利用。五：存在的不足问题既解决办法（一）材料相对分散。同一高校全宗下的同类材料实体相对分散，在归档单位文件材料全宗式管理模式下，学校全宗同一问题下的相关材料分别归入了不同的归档单位文件材料全宗里，对档案利用的完整率和便捷性有一定的影响，但随着计算机技术的应用与普及，此问题将会逐渐得到解决。高校归档单位文件材料全宗式管理模式是一种新型的管理模式，既便于与地方档案行政管理接轨，又便于提高高校档案工作效率，为高校档案工作的发展提供更加广阔的空间与前景。参考资料：1. 陈兆