案例5百货商店业务管理信息系统

1、案例5:百货商店业务管理信息系统百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对系统分 析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中，系统分析和系统设计是基础 性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较 大的收益。一、系统开发背景与调查结果1.开发背景某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销 售。按照有关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人 工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的

2、工作量十分艰巨。最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加， 需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。2系统调查结果(1 )现行系统的组织结构及工作任 务现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图5-1所示。销售科的任务是，接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货， 那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的 订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核

3、对到货单和缺货单， 再给顾客开出发货票。经理11 1销普科采购科财务科图5-1现行系统组织机构采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商 发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐， 向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。财务科(会计科)的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据 税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐， 建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收

4、款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务 科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。(2) 现行系统业务流程及概况现行系统的业务流程情况如图5-2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表5-1。货歎£1n不合格订单订車pi.iE单检验销售曲可供订单D1錶货记录P2.1搜厂家汇总采购S4AD4米购单留底来购单P2.3P2：P3 6丽报表飞4P1.2玦货统计"sFP1.3时比缺货登记S3P1.4TT缶Z I £Q 7TT"sFP1 5 修改库存S3P1.6记常售 记录

5、3;3D2销售记录tD3库存文件订货量D5应付款帐目D6进览幌P2.4複对供货单&&TH S2图5-2现行系统业务流程图P3J记收歎卿帐财务S5P12开发票、收据35D，7收歎明细诧P3.3修改总帐"sT阴总帐I-& !-节P3.5忖款通知单P3.4明细账S5枚对应付款不音格讨談遇和单经理P3.6编制报表表5-1百货商店现行系统概况表P3b诣制报表税务局谀;顾客订贺卑 顾客检验颐容订单，将不合格的订単退还给顾客对台略的可僕订单 直接幵票供货，蘿立*肖售记录，條改阵存；拱货单 供货厂商）自除到黄单到则也可开票供货赁物供货厂裔）一十对缺货订单卜真留底后向采购科轴益

6、单发票或时款单 供贷厂裔】厭货统计 确定订贺量向厂商发定单觀单应务局）到或时孩对供货单，宦立进货帐r应忖歎魅，修改库存，开到货数据存储：单收款，开收据和发票1付货款、税款修改总蟻，藐计汇总顾客档案按货记录销售记录貸物单价记录1订货单输出：+购黃应时款明细幔琳单t顾客）销菩应收戟明细帐材歎收据发票帧客付敵明鈿雑采驹订赏单1供贷厂裔）进货這记戦館【供益厂商、厂商录税就（稅务局）总帐各种筑计报表经理库存逗录不含胳订单（顾客）3 系统规划（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。（2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货 物售出后，自动建立售货历史记

7、录和修改库存记录。（3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存 也用计算机进行。（4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。二、系统分析1 .系统目标（1 ）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。（2）向经理提供各种业务统计报表。（3 ）提供各级查询。（4）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。2 数据流程图百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图5-3所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图5-4 ,该

8、图实际上是把图 5-3中“百货商店业务处理”框进行细化，根据图5-2现行系统业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存 储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。 上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5-5、图5-6、图5-7所示。订单P1订货单顾客S1r7贺載收舟 发黄粟百赏商店 业务处理r棋賞单税单稅款图5-3新系统顶层数据流程缺货单P1J销售处理到赏单Pl.2采购处理采购開销售记录订贺单P1.1*会计处理"付歉单骨款收瞎会计S5货戟稅款稅务局图

9、5-4系统数据流程图一级分解图5-5是销售处理功能，实际上是把“销售处理”（图5-4 ; P1.1框）进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5）,从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5）,顾客信息（F47）进行编辑处理（），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外， 要生成新顾客信息（F2）,并将新顾客信息进登录（），然后登录入顾客文件。图5-5中的其它数据流和处理以及图5-6、5-7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。Fl

10、1玩不合榕订单F4y|fFP搜货物汇S4D3养存乂件F50P1 2.5改库存、WD8梢售历史文拌DP应收款明纟恥图5-5二级数据流程F1（销售处理）订货物文件D5厂商名录1F13P1 2.2编发订货Fig订货单 单Fl?|兀订货单艾件F52JFl 2.3核对订货里S4F21JF1P供货单4F231PJ.2.4.F54-DU进货帐建应付款 帐S4匝付款猪田咪S2PL26发到货单S4卩24到贯情况图5-6二级数据流程（采购处理）D15賞物单价F43F42P1 35F27货款：；F29收据开收据、建帐F41编制报蔻S54F52F51报贵F46D10IS®?明细耗DM总低F31Pl 3JS5

11、F32F38图5-73 系统概况百货商店业务管理信息系统的概况如表 输出的概况。其中带“F34F44F37忖款单忖款、鏤F33寸款单【寸款明细帐F33税单40秫款税务局二级数据流程（会计处理）5-2所示，该表格反映了新系统的输入、 号的表示由计算机处理的项目，其余处理由人工进行。百货商店业务管理信息系统概况表表5-2处理、数据存储和筍入：顾容订货单（顾客） 谯货单供貸厂商） 付就单（供贷厂商J 贷物C供货厂商） 税单C税务局）*编楫矩单并处理顾客数菇对會箱的可供货订单开票焦贷，修取库冉*建立销售厉史丈件和应付就明£ M«目动统计鎂货单骗发订货单接收核对供货单，彈进货魅，冷到

12、益单 甕编制应付畝明细嫌数据存储：货物文件颐客数据文件 库存记录文件 待订货物文件 厂商名录文件 订货单文件 应付款明细帐 销售历史文件 应收款明细帐 收裁明细帐 总嫌艾件 材就明细帐 皙存缺货单文憚 遴货帐目文件 货物单仰文件接收颐客货敦开发票、收据*目动统计计算各项喘目*自动扁制各项魏计振表输出：*境货票c顾客） 货物（顾客, 采购订单C供货厂商） 贷我（供货厂商J 税款C税务局） 各种统计报轰（经週） 不合格订草C顺客）数据流字典清单（部分）表5-3息編号编号若称来源土广所含數露菇狗说明1-01F1cr单S1顾客P1.1 丄 编辑处理订单标识、顾客细节、货 物细节1-02F2顾客数据pi

13、.i.i編辑订单PL1J2登录新 顾客数据订单标诣*顾客鈿节用于宣录 帧客数据i1-03；顾客数据P1.1J2D2: 顾客丈件PLb用于楚立1-04F4订单P1.1.1PL1.3 判断複对订单标识、瓯客鈿节 货拥胡节用于判断1-05货物情呪D1P1.1.1 湄据订货单标识、顾客细节、货物轴 ¥用于輪辑订单|1-0676不合祸订単P1.13订单标识、顾客細节 货物细节、不合格原因KSW客F 了可供订单Pl,1.3F1.1.4幵票修标谭顾客细节、 货厠细节用于供贷表5-3为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1 （见图5-5 ）是顾客S1提出的订单,它的去向是编辑处理 ，在F

14、1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电 话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。F2、F3F7均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。数据存储字典清单（部分）表5-4总歸号编号名称输入数据流输岀数務流肉容说明|SI 01DI货名立FOT5-P1.11)货加杯标识用干輪辑订货S1-02D2瞰客立 件F47O2-F1.1.1)标讯顾客細节同上|S1-03D3库存文 件F1WP1.14J)FSOfEl .2.5-3F16tDPl.l,2)标识、货物细节、库存 星用于记录货物数虽和发订单|S204D4诩文件F13T1.2.1-D4)FWD4TS标

15、讯顾割田节、缺货 总呈用干褊罠订单、|记录缺貨D3录F1WDMF12Q标识、厂商堀节、厂商 供货节用于歸危订赏 单S2-06D6订货单 文件F17T1.2.2-DF52O6-P1 2.3)标课益物朗节、数量、 厂裔塔*日朗冒厩的订货单S2O7D7应忖就 明细叫F54TPL2.4Dp)F34(D7-F1.3.3>F45D7-P1.3.5>标谭货各数园厂商、应付歎、日期供货单帐留底S1-0KD®销售历 史文件FOT1 16-D3)FOd£-F1.5)标识.货名、數量-日 期诃录销售科工：作情况|Sl-OJDS应忖款 明细帐F/F1 1 刃R)标谭货若、歡量.顾 客名

16、.应收獻、日期记录谓售科应! 收款悟呪!表5-4为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对 D9进行解释，其余类推。D9（见图5-5 ）为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过（建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图5-7中D9的输出数据流为F43到（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日 期。数据处理字典清单表5-51总編号箔称输A处理暹楫很呪输出说明! pi-oiP1.1.1編辑顾 客订单科订单F47顾客情呪根据订单和顾客惰况 判断新帯客尸，并編韜 成合适的订单F4订单F

17、2新客尸数据U1P1-021Pl 1J2读入新客户的细节写 入販客文件申去F3新顾客唐况登怩1P1-03P1.13判歸辕 对F4订单检验顾客订単.分成不 合暮可供駛货三种盲 况处理F6不合格单F7可拱订单F11喊货单检验订单厘于 哪一便以 后愆拠輕1F1-D4P1.1 4芥票，修 改阵存F7可供订单F55到货就货 订单给顒客开浚賃票通知 苴付款，修改库存记录F33发货黑F43销售情呪F®应收款着呪1昨处连11P1-05P11_5建应收 款明细FB ffiMKR根据FE逹应收帙款F43应收幌款iI表5-5为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以（编辑订单）为例

18、（见图5-5 ），商店根据订单（F1）、顾客情况（F47），判断是新老主顾编辑成合适的订单（F4）,同时对于新主顾，从 输出新顾客数据（F2），再登记新顾客数据处理（）。凡是图5-5中 方框都代表处理，以 P为代表。在数据字典处理清单中（见表 5-5 ）均有详细说明，表 5-5只是一部分。 其余以此类推。表5-6列出的数据字典中的部分条目，并给出数据描述的部分内容。它是对数据流图中各个存储文件 中记录的字段予以逐个定义，规定其类型、长度和各个字段的作用。例如订单数据，它由订单号、顾客号、顾客名、顾客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等（见表5-6 ）均给以定义（类型、长度、说

19、明），这里列出的只是对各数据元素的一部分。数据描述（部分）表5-6数据舸号名鄆糞 SI长度说明备注5-01订单号整型6订单編号65-D3顾客£ 1宇苻型A顺客姓容5-D4顾畧电话整型8用于哉货到贺时通知05货物编号整型4宇符型g5-D7 1货物数量3记录货物数量5-DE订单标志字符型1标志昙可供、环合格、缺货丸9厂商名整型12记录供货厂商姓名5-10厂商编号整型6三、系统设计1 系统硬、软件配置（1）系统处理方式百货商店业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置一台微机，三台微机 联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门之间的数据

20、通信由网 络完成。（2）系统硬件配置<1>三台微机(包括王机、显示器及磁盘驱动器)。<2>打印机。<3>适配器、电缆等其它网络配件。(3 )软件配置<1>汉字多用户操作系统。<2>汉字dBAS川数据库系统。<3>其它应用软件。5-8所示。2 .系统功能结构图与控制结构图百货商店业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，其功能模块结构如图百贷商店业劳管理信息系统销售处理采购处理会计处理打印或査询报喪 汇总各种报表 修改总帐 佶款处理 收款处理 采购查询厂商Igl货处理 处理映對订单 销售查询 I 处理不可供订单 处理

21、可供订单图5-8百货商店业务管理信息系统功能模块结构销售子系统、采购子系统和会计子系统的控制结构分别如图5-9 > 5-10 > 5-11所示。它们分别对应于图5-5、5-6、5-7，即从逻辑功能设计走向物理功能设计。这里仅对图5-9进行部分解释，图5-10、5-11两图学习者可以进行自行解释。rl*F細节输出图5-9销售子系统控制结构在图5-9中，通过输入功能模块得到订单、顾客细节、库存细节信息，然后进行销售处理。在销售业 务处理中，首先对订单、顾客细节进行编辑，并反馈出编辑后的订单，然后对编辑过的订单再进行检验核 对并且加载分类标志。订单、顾客细节、库存细节经过编辑、检验核对后

22、进行分类处理。根据订单加载的 分类标志，将订单划分为不可供处理（反馈出缺货单）和不合格订单，对于可供货的订单，要根据货名和图5-10 采购子系统控制结构合计址理功麗图5-11会计子系统控制结构3 .系统的IPO图图5-12和图5-13给出了系统的部分IPO图，其中图5-12是主控模块的IPO图。IPO n系蜿:百货商店I7H5檯换：主桎设计人：a期：可调用的下层複块:销售、采疸、会计模块特出:注释:图5-12 系统的IPO图（主控模块）IPO團系纸名称：销售处理设计人：刘 力模块名称：虻律可供订单日 期：眇山上层调用模决：址理複决可调用的下层橈块：无输入：供货类型【S'JLlJ 发货禀

23、|己修改库存KCJ中库存Y. 销售历史文件XSWJ销售帐XSZWJ处理：PRINT发货票PY IN KCWJ-Y-X AND WRITE KCWJWRITE XSWJWKITB XSZWJ备注：图5-13 系统的IPO（一）系烦名帝:销售处理複埃名称:处理不可供订草上层调用模块：处理模埃IPO圄设计认； 剤力 日期:89.10可调用的下层複块：无揃入：缺货信息忑输出：缺货通知单Q曹存订单立件ZCDDW处理：PRINT 0WPITE暫存订单卫:件3CDDWJIPO團家统名称：采购处理 模块若称:进货处理设计人:刘力日期：89 M上层调用模块：采购处理可调用的下层複块：无输入-供货単&库存文件KCWJ中库存W辎出:到货单DH进贺軽文件JHWJ 应忖款文件YFKWJ妙理：REED GPRINT到货单Y IN KCWJ=Y IN KCWJ-Hj WITE K(7WJWRITE JHWJWRITE YFKWJ图5-13 系统的IPO（三）系蜿名繭:会计址理複块名茹:俺咬总帐上层调用模块：处建模睦IFO固逵计人：詡力日蘭:或.10可调用的下层複块：辅入：收就帐文件SKWJ忖款低丈件PKWJ愉出:修改后的总岷文眸ZZWJ无处理：箱余OF运町盂