内部审计沟通方式及其有效性和及时性的研究

1、内部审计沟通方式及其有效性和及时性的研究     有效沟通是内部审计日常工作的重要组成部分，贯穿于审计的整个过程。笔者在与一些被审计单位接触过程中，经常有意、无意地听到一些人员“报怨”审计部门。如：“吹着沙土找裂缝、吹毛求疵找茬、打破沙锅问到底”等等。无论是玩笑话，还是真心话，都流露出对内部审计工作不了解、不接受及埋怨情绪，以至于出现了“怕审计、烦审计、躲审计”的情况。主要是因为：被审计人员害怕不利的审计发现导致受到批评；害怕因审计建议而改变日常的工作习惯；上级主管部门根据报告揭露的缺陷采取惩罚措施；过分吹毛求疵、只关注缺陷的审计报告；怀有敌意

2、的审计风格，即过分关注无关紧要的错误，以检查官的口气提出问题，更注重于展示所发现的过失而不是提出能够改善现状的建设性意见。如何改变被审计人员的敌对情绪呢，除了内部审计部门本身宣传不够和人们主观意识判断错误外，主要原因还是内部审计人员缺乏与被审计单位必要的沟通交流。有效地沟通交流，可化解误会、消除矛盾和解决问题。反之，则影响审计工作开展。要提高审计项目质量，与被审计单位的沟通交流是关键。沟通既是内部审计工作者必备的素质要求，也是做好内部审计工作的一个重要方法。那么，笔者从沟通的方式、沟通的有效性、沟通的及时性与大家共同研究探讨。 一、内部审计沟通的方式 IIA的内部审计实务标准指出：“内部审计师

3、应具有进行口头和书面交流的技能，以便能清楚地和有效地传达诸如审计目的、评价、结论和建议等事项。”根据实施的具体途径，这里把沟通方式划分为口头沟通和书面沟通。 （一）口头沟通方式 口头沟通，是以口头语言进行信息交流，内部审计人员利用口头语言进行信息交流的方式，包括询问、会谈、调查、讨论、会议、征求意见等。例如：通过询问被审计单位职能部门来了解组织的相关情况；与被审计单位负责人或高层管理者进行会谈，反映工作中发现的问题；对被审计单位人员进行调查取得口头证据，在出具审计报告前征求被审计单位负责人意见；善于处理对方提出的各种异议，迅速作出反应，给出令人信服的回答等等。这种沟通途径灵活方便，简便易行，容

4、易达到沟通的目的。尤其是面对面的口头沟通，沟通双方可以很好的把握对方的立场和态度，有利于充分的协商，加快沟通过程中的各种信息传递和交流。但是这种方式使信息保留的时间较短，信息容易模糊失真，有时还无据可查。口头沟通时注意以下几个方面的沟通技巧，可能会获得事半功倍的效果。 一是充分准备明确目的。沟通需要进行的准备工作不仅包括了解被审计单位组织机构、业务环境、运营状况，还包括了解沟通对象的性格特征和行为模式等方面。因此，内部审计人员首先明确沟通目的，第一次沟通主要目的在于与面谈对象建立关系，在今后的审计过程中通过沟通收集证据，从而较好的完成各项审计任务。 二是获取面谈对象的信任。取得面谈对象的信任，

5、使之愿意提供信息是面谈成功的关键。如果缺乏信任，沟通就会像挤牙膏，双方都会觉得痛苦。另外，内部审计人员如果缺乏耐心，急于得出结果，可能会让面谈对象感到不舒服，反而影响沟通效果。面谈结束后，总结所取得的信息对审计的开展是十分有利的。 三是巧妙设计提问。内部审计人员就要提问什么主题进行充分准备，充分了解被审计单位的业务流程、控制环节等细节，需要准备一个提问提纲以便提高沟通的效能。提问时的措辞是很重要的，要避免指责性或领导性口吻；采用开放性的问题，引出面谈对象的谈话；探询性的提问使面谈对象明白我们作了准备并且乐于倾听；舞弊调查中提出的问题某些会使对方恼火，但有益于得出事实真相。 四是善于倾听保持耐心

6、。尽管内部审计人员并不需要被当作一个纯粹的倾听者，但倾听也是极其重要的。应该去多“听”，“说”有时并不是必要的。理想的情况下，谈话应该有80%的时间是对方在谈。突出倾听，可以创造相互信任的气氛，也可帮助确认了解到的信息。 五是注意闲聊的适当性。闲聊可能是适当的，也可能是不适当的，这取决于沟通者的目的和面谈对象的性格。沟通开始时最好是非攻击性问题，或者采用尊重的态度，进行非正式的谈话，如昨晚的球赛或者天气。要尽量避免进行私人话题的讨论，特别是第一次与某个人进行沟通时，应紧扣即将涉及的业务事项。作为内部审计人员进行沟通时，必须避免与面谈对象建立某种个人关系，以免影响独立性。 六是注意身体语言。研究

7、表明，非语言行为传递的信息对沟通起到较大的作用。因此，不仅要注意一个人所说的话，还要注意他的语速、语调和身体语言。沟通者必须注意到自己的身体信号也在向外传递，尽量避免表现惊奇或任何形式的疑问。作为内部审计人员，重要的是通过身体语言表明真诚，表明要提供帮助而不是进行责备。如果能表达出诚实公正的态度，大多数人愿意合作。 （二）书面沟通方式 书面沟通，是利用书面文字来进行信息交流，内部审计人员利用书面语言进行信息交流的方式，包括审计通知书、问卷调查、审计工作底稿、审计报告和管理建议书等。例如：对被审计单位下达审计通知书；对被审计单位提出各种意见和建议书；向组织负责人和高层管理者提交审计报告和管理建议

8、书；如有必要还可就审计中发现的重要事项向组织负责人、高层管理者和被审计单位提供中期报告，以便采取迅速而有效的行动纠正失误等等。书面沟通比较正式，可以长期保存，便于反复研究，更为慎重和准确。但是这种方式对客观情况变化的适应性较差，所沟通的信息内容对语言文字的依赖性很强。    三、内部审计沟通的及时性    为了提高审计效率，及时、有效地与被审计单位沟通，认真听取和研究被审计单位意见，做到既敢于坚持原则，又平等待人、以理服人，减少对审计的抵触情绪。主要做法是： 一是审计进点时，做好说明解释工作，宣传审计的目的和意义。

9、召开被审计单位相关领导、业务部门负责人和职工代表参加的进点会，说明审计的目的、范围、内容与重点以及工作要求，宣布审计工作纪律，公布审计部门工作的办公地址和举报电话，与被审计单位签定双向承诺书，在被审计单位公示栏或网爷上张贴书面公示，便于被审计单位群众反映情况，了解并支持审计工作。 二是在审计过程中，做好具体事务的衔接工作。要求被审计单位指定1名职务较高的人员作为联络人员。审计组需要了解情况，直接请联络员帮助联系。对审计中发现的问题及看法，定期沟通，减少误会。同时，严格遵守纪律,不提审计工作之外的其他要求。沟通时，要求言行恰当，不讲粗话、大话、过头话，不讲伤害他人感情的话；举止文明，耐心听取解释

10、，做到法治和德治并重，克服简单粗暴的工作方法，盛气凌人的工作态度。 三是在与被审计单位交换审计报告初稿意见时，耐心听取被审计单位的不同意见，改变机械照搬照套法规的做法。坚持实事求是原则，辩证、客观地分析审计情况和问题，采取灵活方式处理，对合理不合法或合法不合理等问题，不死抠条款。 对缺点的说明不应言过其实，吹毛求疵的审计发现不应出现在正式的报告中。对被审计单位所取得的显著成就应在报告中流一席之地加以肯定。 四是审计结束后,在被审计单位一定范围内公开审计结果。内部审计部门在现场审计结束后均组织召开审计通报会，要求被审计单位领导层、涉及的部门负责人等参加会议。通报的审计结果要求被审计单位在10日内

11、反馈意见。通过召开通报会，化解了工作中的一些矛盾，强化了被审计单位的财经法纪意识，促进了问题的整改。 五是审计回访和后续审计。在下达审计意见书或管理建议书后，到被审计单位开展审计回访和后续审计，落实审计意见、建议的整改和采纳情况，以达到预定的审计效果。 总而言之，在内部审计工作中，沟通交流是贯穿于整个审计过程中一项不可忽视的工作。从审前调查到出具审计报告、审计回访的各个工作阶段都离不开与被审计单位沟通交流。只有切实加强与被审计单位的有效交流，树立良好的沟通理念，求同存异，才能取得被审计单位的理解和支持，保证审计工作有序进行、审计结果的客观公正和审计意见的切实执行，从而顺利完成审计工作任务及达到

12、内部审计工作的效果。 参考文献：1 索耶内部审计-现代内部审计实务第二十八章与人相处2中国内部审计2006年第7期梁磊 有效沟通在内部审计工作中的运用3 内部审计具体准则第20号人际关系    三、内部审计沟通的及时性    为了提高审计效率，及时、有效地与被审计单位沟通，认真听取和研究被审计单位意见，做到既敢于坚持原则，又平等待人、以理服人，减少对审计的抵触情绪。主要做法是： 一是审计进点时，做好说明解释工作，宣传审计的目的和意义。召开被审计单位相关领导、业务部门负责人和职工代表参加的进点会，说明审计的目的、范围

13、、内容与重点以及工作要求，宣布审计工作纪律，公布审计部门工作的办公地址和举报电话，与被审计单位签定双向承诺书，在被审计单位公示栏或网爷上张贴书面公示，便于被审计单位群众反映情况，了解并支持审计工作。 二是在审计过程中，做好具体事务的衔接工作。要求被审计单位指定1名职务较高的人员作为联络人员。审计组需要了解情况，直接请联络员帮助联系。对审计中发现的问题及看法，定期沟通，减少误会。同时，严格遵守纪律,不提审计工作之外的其他要求。沟通时，要求言行恰当，不讲粗话、大话、过头话，不讲伤害他人感情的话；举止文明，耐心听取解释，做到法治和德治并重，克服简单粗暴的工作方法，盛气凌人的工作态度。 三是在与被审计

14、单位交换审计报告初稿意见时，耐心听取被审计单位的不同意见，改变机械照搬照套法规的做法。坚持实事求是原则，辩证、客观地分析审计情况和问题，采取灵活方式处理，对合理不合法或合法不合理等问题，不死抠条款。 对缺点的说明不应言过其实，吹毛求疵的审计发现不应出现在正式的报告中。对被审计单位所取得的显著成就应在报告中流一席之地加以肯定。 四是审计结束后,在被审计单位一定范围内公开审计结果。内部审计部门在现场审计结束后均组织召开审计通报会，要求被审计单位领导层、涉及的部门负责人等参加会议。通报的审计结果要求被审计单位在10日内反馈意见。通过召开通报会，化解了工作中的一些矛盾，强化了被审计单位的财经法纪意识，促进了问题的整改。 五是审计回访和后续审计。在下达审计意见书或管理建议书后，到被审计单位开展审计回访和后续审计，落实审计意见、建议的整改和采纳情况，以达到预定的审计效果。 总而言之，在内部审计工作中，沟通交流是贯穿于整个审计过程中一项不可忽视的工作。从