XXX公司供应商管理流程

1、XXX 股份有限公司供应商管理作业指引 1. 流程概况 2. 流程图3. 工作程序3.1. 供应商信息档案管理3.1.1. 通过考察和资格预审的供应商,列入供应商库。供应商在供应商库里仅有 一个编号,且编号是唯一的。 3.1.2. 供应商编号原则3.1.2.1. 对应合约规划二级控制科目划分为前期(QQ 、建安(JA 、基础(JC 、公 建(GJ ,以括号内的字母为供应商编号的第一个代码。3.1.2.2. 按供应商的性质划分为施工类供应商(SG 、物资类供应商(包括供货及安 装 (WZ 、咨询服务类供应商(FW ,以括号内的字母为供应商编号的第二代码。 3.1.2.3. 依据 工程及物资采购类

2、别作业指引 , 以供应商提供的产品及服务内容来划 分(见下表, 工程及物资采购类别作业指引未包含的,可以另行补充 ,以其字 母为供应商编号的第三代码。 3.1.2.4. 采购类别分为五大类,其中代码代表第一类工程;代表第二类工程; 代表第三类工程;代表第四类工程;代表第五类工程,具体详见工程及物资 采购类别作业指引 。以其代号为供应商编号的第四代码。3.1.2.5. 按供应商归口管理的组织来划分,分为股份公司(SNUC 、江南(NJS 、江 北(NJN 、无锡(WX 、上海(SH 、北京(BJ 、云南(YN 、佛手湖 (FSH、吉 林 (JL等,以括号内的字母为供应商编号的第五代码。其中供应商

3、编号第四代码为 或的,编号的第五代码为股份公司代码(SNUC ,不采用城市公司的代码。 3.1.2.6. 按供应商资格预审通过的顺序来划分,以其排列序号(按 3位数为供应商 编号的第六代码。3.1.2.7. 代码举例:3.1.2.7.1.JA-SG-LMC- -SNUC-001:股份公司统一归口管理的在建安工程科目下的 铝门窗工程第 001号供应商。3.1.2.7.2.JC-SG-XF- -SH-001:上海公司归口管理的在基础设施科目下的消防工程 第 001号供应商。3.1.3. 供应商资料如有样品、光盘、电子邮件等,可同步提供,一并放入其档案。 3.1.4. 所有供应商资料(包括样品、光盘

4、等列入严格保密文件,并按档案管理规定 做出存档或销毁处理,一律不退还。如供应商有退还要求的,要求供应商单独特别 申明,包括明确退还权限,并与招标采购部资料接收人员签署退还资料备忘录。3.1.5. 供应商必须按工程类(含监理、造价咨询 、物资类分别进行填写供应商档 案登记表 ,表单格式由股份公司统一。3.1.6. 供应商档案所附的资料须加盖供应商法人公章。3.1.7. 供应商的纸质资料全部采用 A4纸张进行装订成册。3.1.8. 工程类(含监理、造价咨询供应商档案中必须包括以下资料:3.1.8.1. 供应商档案登记表3.1.8.2. 供应商资格评审表3.1.8.3. 企业经营相关文件3.1.8.

5、3.1. 企业法人证书或法人委托书3.1.8.3.2. 企业营业执照、税务登记和企业资质等级证书(设计、安装、施工、消防 等专业3.1.8.3.3. 企业组织结构、三大体系认证证书、安全生产许可证3.1.8.3.4. 企业的生产、经营设施水平(生产技术、设施装备等3.1.8.3.5. 企业的主要竞争优势和来源3.1.8.4. 项目管理文件3.1.8.4.1. 项目管理模式和项目经理(实际承包人情况,提供相应证明资料(项目 经理需提供任职证书和公司近 6个月内为其缴纳的“四金”凭证3.1.8.4.2. 技术团队和劳务组织及管理情况3.1.8.4.3. 生产资料和原材料采购管理情况3.1.8.5.

6、 工程承包商基本信息:最近三年承包工程一览表3.1.8.6. 供应商履约考核评审表(已合作或正在合作的供应商3.1.8.7. 供应商问题现场投诉与处理单(如有3.1.8.8. 供应商投诉单(如有3.1.9. 物资类供应商档案中必须包括以下资料:3.1.9.1. 供应商档案登记表3.1.9.2. 供应商资格评审表3.1.9.3. 企业经营相关文件3.1.9.3.1. 企业法人证书或法人委托书3.1.9.3.2. 企业营业执照、税务登记和企业资质等级证书(设计、安装、施工、消防等专业3.1.9.3.3. 企业的生产标准(企业、行业、国家或国际3.1.9.3.4. 企业组织结构、企业发展介绍3.1.

7、9.3.5. 产品质量管理体系认证证书、安全生产许可证(如有3.1.9.3.6. 企业标准合同(如有3.1.9.3.7. 企业的生产、经营设施水平(生产技术、设施装备等3.1.9.3.8. 企业的主要竞争优势和来源3.1.9.4. 产品生产有关文件3.1.9.4.1. 产品检验报告、标准图集和生产许可证3.1.9.4.2. 产品合格证(消防产品和建筑材料、设备的登记备案证、卫生防疫报告、 环保报告等3.1.9.4.3. 产品说明书(系统原理图、安装接线图、基础平面布置图、外型尺寸等 3.1.9.4.4. 产品的使用情况介绍和证明(在 5万平方米以上或有示范性的相关项目的 供货情况介绍、售后服务

8、保障和效果以及该项目的资格在职证明人及联系方式 3.1.9.5. 供应商履约考核评审表(已合作或正在合作的供应商3.1.9.6. 供应商问题现场投诉与处理单(如有3.1.9.7. 供应商投诉单(如有3.2. 供应商资格预审管理3.2.1. 评价对象 :侯选供应商3.2.2. 评价时间:依据业务需要,不定期进行。3.2.3. 评价准则:采用对应评价指标评分进行加权平均,实行 100分制。3.2.4. 评价目的:选择和确定可用的供应商,列入供应商库 。3.2.5. 评价原则:总分超过 70分(含 70分为可用供应商并录入供应商库 ,对 可用供应商在入围提名时,如有必要可再次审核;总分低于 70分的

9、,停止开发,不 录入供应商库 ,其资料另行备案。3.2.6. 评价指标,具体详见附表供应商资格评审表 :3.2.6.1. 质量3.2.6.1.1. 资信审查(供应商提交的信息和资料的核实情况 。3.2.6.1.2. 社会信誉、市场业绩及业主评价(市场口碑及业界评价、行业知名度、典 型案例业主评价证明及暗访调查结果 。3.2.6.1.3. 质量管理体系(认证体系、检测手段、质量监控等 。3.2.6.1.4. 技术研发、加工工艺和设备(技术研发团队人员素质和专业实验设备及年 投入研发资金、办公场所 /厂区的所有权及规模、生产流水线及设备状况等 。 3.2.6.2. 服务3.2.6.2.1. 生产资

10、料采购(原材料、技术和管理人员、劳务 /安装人员、外协加工等生 产资料的来源和稳定性3.2.6.2.2. 产品 100%交付保证和生产、施工能力(技术和生产的硬件保障能力、典型 案例履约历史交付纪录等。如核定其履约能力较差,停止评审,以不合格供应商处 理3.2.6.2.3. 售后服务体系(维修组织、维修响应、维修满意度等3.2.6.2.4. 项目经理(或实际承包人的能力和品行(资金实力、执业经验、组织协 调、业务水平、应急处理、问题决策、职业道德、甲方 /分包 /外部关系等方面 。 3.2.6.2.5. 合作意识及表现(合作过程中出现和问题及处理方式、双方合作满意度、 经济纠纷或诉讼案件等 。

11、3.2.6.3. 价格3.2.6.3.1. 财务状况(近三年资产负债和盈利状况,如核定其近二年内连续亏损,停 止评审,以不合格供应商处理3.2.6.3.2. 价格体系(已完工程 /产品销售价格指标在行业内的分位、市场占有率及性 价比评价 。3.2.6.3.3. 经营业绩(近三年在全国已签合同总额的经营规模、在本地区近二年典型 案例及合同最高签约金额3.2.7. 评价组织机构3.2.7.1. 股份公司 /各城市公司招标采购、 工程 /项目、 设计管理等相关部门组成临时工 作小组,由招标采购中心 /部负责组织,招采中心负责人 /总经理审批。3.2.8. 职能评价对应指标3.2.8.1. 工程 /项

12、目管理部门、设计管理部门偏重评价:质量管理体系;技术研发、加 工工艺和设备、产品 100%交付保证和生产(安装能力、售后服务体系、项目经理(或实际承包人能力和品行及团队合作意识及表现等3.2.8.2. 招标采购部门偏重评价:资信审查、社会信誉、业主评价、经营业绩、价格 竞争力、生产资料采购、财务状况等3.2.9. 评价工具3.2.9.1. 视情况需要招标采购部门组织工程 /项目管理部门、设计管理部门等相关人 员通过实地考察、访谈等方式进行信息验证,形成书面的考察报告 。3.2.9.2. 依据考察报告的记录,考察人按供应商资格评审表对应的指标进行 评分,招标采购部门汇总意见后形成正式审批文件报总

13、经理 /招采中心负责人审批。 3.2.10. 评价结果3.2.10.1. 评价结果分为可用供应商和不合格供应商二类。3.2.10.2. 有以下任何一种情况出现,可直接评定为不合格供应商。3.2.10.2.1. 供应商提供的资料存在虚假或伪造信息。3.2.10.2.2. 用户不满意,在业内口碑及诚信很差。3.2.10.2.3. 供应商在近一二年出现持续亏损。3.2.10.2.4. 供应商如近一二年内出现过群访群诉事件和重大经济纠纷、 发生重大停工 事件、重大安全事故。3.2.10.2.5. 供应商历史项目中如有发生三个以上的项目总体进度严重滞后, 不能满足 业主要求。3.2.11. 特殊的供应商

14、可不经评审直接列入合格供应商,但需要进行供应商基本信息 登记,具体分为以下几种:3.2.11.1. 国家法定部门或机构,如检测、计量部门、海关、商检等。3.2.11.2. 独家垄断经营,经样品认定合格且能提供出货质量保证的供应商。 3.2.11.3. 由股份公司招投标委员会直接认可的供应商。3.3. 供应商履约考核管理3.3.1. 考核对象 :供应商库中所有已合作或正在合作的供应商3.3.2. 考核时间:3.3.2.1. 施工周期较长的工程,如总包工程,原则上每半年进行一次合同履约情况考 核。3.3.2.2. 施工或供货周期较短的工程,原则上在合同业务完成后,在合同结算前完成合同履约考核。3.

15、3.2.3. 在一年内未发生合同关系的供应商,原则上在每年 2月底前按 3.2条重新进 行评价。3.3.2.4. 异常情况报告:在合同履约过程中供应商发生任何异常情况 (对质量、 安全、 进度、成本有重大影响的情况 ,由工程管理部 /项目部负责填报供应商异常情况 报告 ,向总经理提报,同时抄报股份公司工程负责人、股份公司招采负责人、股份 公司分管高管。3.3.3. 考核准则:采用对应考核指标评分加权平均,实行 100分制。3.3.4. 考核目的:除保持供应商资格预审管理原有的要求外,更侧重于履约过程 中的工作绩效和应改进的方面,判定是否保持其资格,进行优胜劣汰,对供应商 库进行动态调整。3.3

16、.5. 考核指标,具体详见供应商履约考核评审表 :3.3.5.1. 质量指标 :检测或检查报告评价、验收通过率、退货或返修次数、质量问题投 诉率。3.3.5.2. 价格指标:合约规划中标价格偏差率、中标价格在投标单位中的排名及与最 低价的偏差率。3.3.5.3. 服务指标3.3.5.3.1. 工期节点达成:合同工期节点完成率3.3.5.3.2. 施工过程配合度:变更签证费用合同占比、合理要求的响应度、总(分 包关系满意度、合同商务问题协调次数、施工现场问题协调次数、危机事件次数。 3.3.5.3.3. 售后服务:接报响应时间、业主满意度、重复维修的次数、客户回访的次 数。3.3.6. 考核组织

17、机构:股份公司 /城市公司招标采购、成本管理、工程 /项目、物业公 司等部门组成临时工作小组,由招采部门负责组织协调,经总经理审核报招采中心 负责人、分管高管审批。3.3.7. 职能考核对应指标3.3.7.1. 工程管理部 /项目部、偏重考核:质量指标、服务指标3.3.7.2. 招标采购部偏重考核 :价格指标、服务指标3.3.7.3. 成本管理部偏重考核 :价格指标3.3.7.4. 物业公司偏重考核 :服务指标中的售后服务类指标3.3.8. 评价工具:3.3.8.1. 视情况需要, 招标采购中心 /部组织工程管理部、 成本管理部 /中心等相关人员 对合作的工程项目进行实地考察、访谈等方式进行信

18、息验证,形成书面的评审报 告 。3.3.8.2. 依据评审报告 ,评审人按供应商履约考核表对应的指标进行评分, 招标采购部汇总意见后形成正式审批文件报分管高管审批。3.9. 考核结果:股份公司招标采购中心 /城市公司招标采购部根据评审结果调整供 应商库 ,达到 A 级的列入优秀供应商排行榜予以公示。3.3.10. 考核结果等级管理 3.3.10.1. 评价 D 级为不合格供应商或禁用供应商,亮红灯,待其合同业务完成后, 取消其后续投标资格。不合格供应商如想以后再合作,则需按供应商资格预审管 理程序重新审核。3.3.10.2. 评价 C 级的合格供应商,亮黄灯,可以接受但为不稳定分供方,必须就其

19、 存在的问题制定纠正预防措施并实施整改计划。3.3.10.3. 评价 B 级为较为稳定的合格供应商,需实施整改提升计划。3.3.10.4. 评价 A 级为稳定的优秀合格供应商,列入股份公司优秀供应商排行榜, 并可优先增加工程量份额,股份公司各城市公司可优先采用。3.3.10.5. 有以下任何一种情况出现,可直接评定为 D 级供应商。3.3.10.5.1. 出现致命的质量缺陷,直接评为 D 级,以黑名单处理。3.3.10.5.2. 验收通过率在 60%以下,直接评为 D 级,以黑名单处理。3.3.10.5.3. 出现因退货或投诉或返修导致工程整体进度受到严重影响, 形成了关键的 堵点,直接评为

20、D 级,以黑名单处理。3.3.10.5.4. 出现有串标、行贿等行为,直接评为 D 级,以黑名单处理。3.3.10.5.5. 因交货或施工不及时造成工程整体进度受到严重影响, 或发生严重停工事 件,直接评为 D 级,以黑名单处理。3.3.10.5.6. 出现有严重的群访群诉事件和危机事件,直接评为 D 级,以黑名单处理。 3.3.10.5.7. 出现拒不履行维修责任或多次维修仍不能达到预期效果或拖延维修等情 况造成小业主及甲方严重损失,直接评为 D 级,以黑名单处理。3.3.10.5.8. 因供应商管理不善,发生重大工程安全事故的,直接评为 D 级,以黑名单 处理。3.3.10.5.9. 合作

21、过程中发生重大经济纠纷或进行法律诉讼的, 直接评为 D 级, 以黑名 单处理。3.3.11. 考核体系星级管理3.3.11.1. 履约考核的三个维度(质量、服务、价格采用星级标示,对应星级的分值 为(多次评价按每次分值进行平均得分 : 96 100 90 95 80-89 76-79 70-753.3.12. 考核等级对应待遇3.3.12.1. 每年对 A 级供应商进行表彰,表彰的形式有:3.3.12.1.1. 书面感谢函3.3.12.1.2. 向现场负责人颁发奖状和奖金3.3.12.1.3. 增加后续工程的工程量或供货量3.3.12.1.4. 同等条件下享有优先中标权3.3.12.1.5.

22、享受价格上差别待遇,相比 B 级可有 1.02-1.03的系数、相比 C 级可有 1.03-1.05的系数。3.4. 供应商库管理3.4.1. 供应商库界面 3.4.2. 供应商库界面说明3.4.2.1. 产品或服务:按 3.1.2.3. 列表 (依据股份公司 工程及物资采购类别作业指引 所划分的项目类产品及服务,如工程及物资采购类别作业指引包含的,可以另 行补充 ,以此作为供应商库第一检索关键词。3.4.2.2. 供应商编号:供应商档案登记表 中的编号, 每一个供应商在股份公司内仅 有一个编号,详见 3.1.2. 供应商编号原则。3.4.2.3. 供应商名称:点击可链接到供应商档案登记表 。

23、3.4.2.4. 供应商分类:按供应商资格评审和供应商履约评审的结果进行分类 录入,共分五类:优秀供应商、合格供应商、可用供应商、不合格供应商、禁用供 应商(黑名单 ,以此作为供应商库第二检索关键词。3.4.2.5. 总评等级:以供应商为单位,以其合约为基数,对每一个合约作履约考核, 综合确定其在供应商库的等级,其等级以 A 、 B 、 C 、 D 的代号显示。3.4.2.6. 评价维度:按质量、价格、服务三个指标分别进行评价,显示相应数。 3.4.2.7. 合作状态:点击可链接到已合作项目情况表或正合作项目情况表 3.4.2.8. 投标记录:点击可链接到投标记录信息表3.4.3. 供应商库的

24、作用3.4.3.1. 为各城市公司选择供应商提供信息平台。3.4.3.2. 提供所有优秀、合格、可用、不合格及禁用(黑名单供应商名录3.4.3.3. 按类别可快速查找各类供应商3.4.3.4. 查看各类供应商动态履约考核情况3.4.3.4. 查看各类供应商合作状态和历史投标记录3.4.4. 供应商入库程序3.4.4.1. 招标采购部门是所有供应商信息资料的受理部门,在收集和整理供应商相关 信息资料后, 按业务需要进行初审并组织相关部门进行考察和评审, 并负责填报 供 应商资格评审表 。3.4.4.2. 供应商资格评审表 在参与考察和评审的部门会签意见后, 向总经理报批 (股份公司组织的考察和评

25、审,向招采中心负责人报批 。3.4.4.3.总经理(招采中心负责人审批后, 供应商资格评审表转发给招标采购 部 /中心。审批同意的,由招标采购部 /中心负责录入供应商库;审批不同意的,由招 标采购部 /中心负责将资料备案或退还。3.4.5. 供应商入围提名程序3.4.5.1. 非供应商库的单位不得提名,在供应商库但列入不合格和禁用等级 的不得提名。3.4.5.2. 在供应商库内,但本次是第一次合作且入库时间超过六个月的,提名前 需做复核考察。3.4.5.3. 不在供应商库内,但因工程需要进行提名的,提名前需补充进入供应商 资格评审办理入库手续;3.4.5.4. 招标采购部 /中心在招标采购前,

26、从供应商库中选取供应商进行投标意向 征询,有较强的合作意向和能力的方可列为正式提名名单。3.4.5.5. 招标采购部 /中心在完成投标意向征询后, 填写招标入围名单, 向总经理 /分管 高管进行报批。3.4.5.6. 供应商库中的优秀、合格和可用供应商,各城市公司可直接从中选择开 展相关业务关系,除“ 3.4.5.2. ”规定的除外,其它供应商可以不需再进行资格考察 工作,减少考察周期和成本。3.5. 供应商关系管理3.5.1. 供应商和企业的关系已经不再是单纯的买卖关系, 供应商作为企业的一种宝贵 资源,采购供应已经成为企业获取利润的第二源泉,对其管理的重要性越来越得到企业的重视，企业间的竞

27、争已经延伸到对优秀供应商的竞争。 3.5.2.供应商与股份公司及城市公司的合作关系都是对等的，股份公司和城市公司都 要尊重每一个供应商，与供应商建立必要的联系，把供应商的管理文化升化到 XXX 股份公司的企业文化。 3.5.3.供应商关系管理应秉承“友情+原则”的工作准则。 3.5.4.供应商的投诉机制 3.5.4.1.股份公司审计监察中心为受理供应商投诉的主管部门。处理投诉应当坚持公 平、公正和简便、高效的原则，维护公司和供应商的合法利益。 3.5.4.2.供应商投诉实行实名制，其投诉应当有具体的投诉事项及证据，不得进行虚 假、恶意投诉。 3.5.4.3.供应商认为采购文件、采购过程、中标和

28、成交结果使自已的权益受到损害的， 可以首先向采购人、招标采购部/中心提出质疑。对采购人、招标采购部/中心质疑答 复不满意或采购人、招标采购部/中心未作答复的，供应商可向审计监察中心进行投 诉。 3.5.4.4.供应商投诉时，应当提交投诉书。投诉书应当包括下列主要内容： 3.5.4.4.1.投诉人和被投诉人的名称，联系电话。 3.5.4.4.2.具体的投诉事项和事实依据。 3.5.4.4.3.质疑或质疑答复情况及相关证明材料。 3.5.4.4.4.提起投诉的日期。 3.5.4.4.5.投诉书原则上应当署名。投诉人为自然人的，应当本人签字。投诉人为法 人的，应当由法定代表人或主要负责人签字并加盖法人公章。 3.5.5.供应商违规行为的处罚机制 3.5.5.1.供应商有下列行为之一的,招标采购中心/部可根据情节轻重，给予警告、取消 合格供应商资格或禁止其进入 XXX 股份公司采购市场，列入黑名单；给 XXX 股份 公司或其他供应商造成损失的，应当承担赔偿责任。违反法律的，要追究其法律责 任。 3.5.5.1.1.弄虚作假、隐瞒真实情况骗取 XXX 合格供应商资格的。 3.5.5.1.2.伪造、涂改营业执照或其它相关资格证书、检测报告的。 3.5.5.1.3.提供虚假投标材料的。 3.