九招技巧让你更高效地使用

1、微软的Outlook不仅仅是一个电子邮件客户端，还提供了很多强大的功能可以管理你的电子邮件、会议和联系人。不过，由于其提供了如此多的功能，要想完全掌握它可能要花费很多的时间。并且某些常用功能可能被埋藏在重重菜单之下。高效使用Outlook的关键是将其很多视图和选项定制化，以使其能更好的适应你的工作习惯。本文将介绍九个可以帮助你提高使用Outlook效率的方法。技巧一：轻松输入日期在使用Outlook中的任务功能的时候，当你输入一个开始和结束日期的时候，你并不需要输入完全日期。假若这个日期是在本月的话，只需要输入是哪一天就可以了，Outlook将自动替你输入其他部分。举个例子来说，当前是2007

2、年3月，你在日期部分输入11，Outlook就会认为你要输入的是2007年3月11日，并会自动转换成这个日期。同样的道理，你也可以只输入月和日，Outlook会自动将当前的年份添加上。技巧二：控制如何打印你的便笺如果你使用了Outlook中的便笺功能来记录一些问题、想法或者提醒，有时候想把他们打印出来。默认情况下，Outlook在每一页中打印一个便笺的内容，这可能不是你想要的效果，因为便笺的内容一般不会太多，这样一方面内容不集中，另一方面浪费了纸张。其实Outlook中提供了一个功能，可以让你解决这个问题。选择所有你想打印的便笺，然后从菜单中选择打印。在弹出的对话框中，在打印选项中去除复选框的

3、勾选，点击确认。图2 在打印选项中去除复选框的勾选假若这个选项被禁用的话，可能是因为使用HTML格式。你必须切换到文本格式来启用这个选项。技巧三：特定邮件随来随打在我们工作中因为某些原因需要打印电子邮件的信息。假若你需要打印来自某个发件人的大多数或全部电子邮件，可以手动打开每个电子邮件然后将其打印，但是这样比较麻烦。其实可以设定一个规则来打印指定的发件人的电子邮件，这样可以使你更高效的专注于其他工作。从工具菜单中，选择“规则与通知”。在电子邮件规则标签中，点击新建规则。创建一个规则来规定一旦收到某个发件人的邮件，则自动将其打印出来。图3 规则向导其实利用这个规则与通知功能，我们可以定制出很多符

4、合自己需要的操作，只要大家在工作中多加琢磨就可以了。技巧四：高效存储发送的邮件当我们回复一个邮件的时候，Outlook会存储一个副本在发件箱中。久而久之，发件箱中的内容会越来越多，这样当你在日后需要查找一个特定邮件的时候，再找起来就比较麻烦了。实际上，我们可以把原始邮件和回复邮件存储在一起，举个例子来说，你现在把来自你的领导“王老板”的邮件都存放在一个名称为“王老板”的文件夹中，实际上你也可以把针对它的回复也都存放在这文件夹中。实现步骤如下：1、从工具菜单中，选择选项，在首选参数标签中，点击电子邮件部分的电子邮件选项按钮。2、点击邮件处理部分下端的高级电子邮件选项。在保存消息部分，选择收件箱，

5、然后选择将答复邮件和原始邮件存放在同一文件夹中，点击确定。图4 高效存储发送邮件技巧五：给自己的邮件标志加个说明快速标志可以帮助你分类你的邮件，通常可以根据任务的重要性进行分类。例如你可以让红色标志代表“紧急”，蓝色标志代表“一般”等等，不过有一个问题，现在Outlook中没法针对这些标志添加文字描述，这样你看到不同的标志的时候，首先要想一下不同的标志到底代表什么意思，这是一件令人烦恼的事情。有一个简单的方法可以让Outlook来替你记住这些标志的代表含义，并从界面上时刻显示，设置步骤也非常简单。1、从工具菜单中，选择自定义。2、在工具标签中，点击新建，并把这个新的工具栏命名为合适的名字，例如

6、“标志”，点击确认。3、在自定义对话框中，选择命令标签。4、从分类列表中选择动作。5、接下来，从右侧的窗口中拖放不同颜色的标志到你的新工具栏上。6、增加完你需要的标志后，为每一个标志修改名字，例如将红色标志修改为“关键”。然后选择下面的显示图像和文字。依次进行该步的操作。最把这个新建的工具栏拖放到Outlook中就可以了。图5 给邮件标志加个说明技巧六：设置适合你的工作日历默认情况下，Outlook的工作日历是传统的五天工作制，即周一到周五。实际上在很多情况下，有的朋友并不是按这个工作时间，有的周六还上班，Outlook中也可以让你根据自己的需要来修改这个工作日历。从菜单中的“工具”中选择“选

7、项”，在弹出的窗口中，可以将周六或周日选择进来，另外从这儿也可以选择每天的上下班时间。图5 给邮件标志加个说明图6 设置合适的工作日历技巧七：用色彩突出来自特定发件人的邮件总有一些人的邮件会让你感到特别重要，你可以让Outlook一收到该发件人的邮件，就用特别醒目的颜色引起你的注意。1、在邮件部分，从菜单栏的工具中选择组织。2、从右侧的视图中，我们可以看到，我们可以针对不同的发件人、收件人等信息来设定邮件的颜色。图7 用色彩突出来自特定发件人的邮件这样设置后，Outlook将把所有来自该发件人的邮件，不管是现在的还是将来收到的的都以醒目的红色来显示。技巧八：让你的新到邮件有别于已有邮件默认情况

8、下，Outlook将把收到的未读邮件以粗体的形式显示。如果你觉得这样还不够醒目的话，你也可以考虑用更醒目的颜色来显示它们。在邮件中，选择收件箱，在收件箱中邮件选择自定义当前视图，然后在弹出的窗口中选择自动设置格式，点击字体按钮，从这儿你可以设置显示的字体、大小和颜色等。图8 让未读邮件更醒目需要注意的是，你设置的只是收件箱中未读邮件的显示格式，对于其他文件夹中的邮件，如果你也想让他们具有这个效果，需要单独去设置。技巧九：强制回复发送给多个收件人当你进行群发的时候，如果想收件人回复的时候要让你群发的所有人都收到回复，那么收件人在回复的时候必须点击回复全部。假若收件人只是点了回复，那么只有你会收到该回复，你必须再把该回复转发给别人，这样效率很低。其实在发送邮件前，通过设置可以让收件人在回复的时候回复到所有人。1、当写邮件的时候，点击格式栏上的选项。2、在传递选项中，选择允许收到回复的人的电子邮件。3、点击关闭，保存该