采购管理工作指引

1、 1目的规范扬州万科采购业务流程。2适应范围本办法适用扬州万科房地产有限公司所开发项目的工程施工、监理/咨询服务、材料设备供货、配套工程和维修工程等工程类集中采购和分散采购(含甲指乙供。3职能3.1工程与采购管理部采购组3.1.1负责编制年度采购规划、项目采购计划、项目采购策划;3.1.2负责编制采购方案;3.1.3负责采购寻源及采购流程管理;控制采购工作进度;3.1.4负责编制采购文件、发出招标文件或报价邀请函;3.1.5主持招标答疑、开标;负责评审投标文件;主持竞争性谈判;组织采购决策;3.1.6负责采购文档资料管理。3.2成本管理组3.2.1参与编制年度采购规划、项目采购计划、项目采购策

2、划;3.2.2参与编制采购方案;参与采购寻源;3.2.3参与编制采购文件:负责编制经济条款和价格清单;对经济条款答疑;3.2.4参与开标;评审报价及成本监督;参与竞争性谈判;参与采购决策;3.3设计管理部3.3.1参与编制年度采购规划、项目采购计划、项目采购策划;3.3.2提供设计图纸,负责产品定样;3.3.3参与采购寻源;3.3.4参与评审投标文件及采购决策(如需要3.4工程与采购管理部项目管理组3.4.1参与编制年度采购规划、项目采购计划、项目采购策划; 3.4.2提出技术、工期及配合要求;负责技术、工期及配合要求答疑;3.4.3根据情况,参与谈判,为标书评审提供意见;3.5采购决策小组3

3、.5.1负责采购方案审批及采购定标决策。4采购前期工作4.1项目采购计划控制表4.1.1项目采购实施前,项目管理组提供经扬州公司运营计划组审批确定的项目开发计划,采购组据此组织设计部、项目管理组、成本组共同编制,各参与部门会签,报总经理审批。后附YZ-CG-BD-001项目采购计划控制表。4.2采购方案4.2.1采购方案内容应包括但不限于:历史采购情况、市场调研情况(包括供应商资源情况、产品应用情况、客户关注的方面、同行开发项目关于该类产品/服务的应用情况、明确采购需求(品牌需求、采购量、采购技术要求、供应能力要求、售后服务要求、确定合适的采购方式、确定入围供应商并说明选择依据、确定合作单位决

4、策标准的建议、具体采购工作计划安排。4.2.2其它产品/服务可编制简化的采购方案,至少包括:采购方式、供应商入围条件、入围供应商名单并说明选择依据,确定合作单位的原则/标准的建议。4.2.3招标公示以邮件形式报采购决策小组,时间不少于一个工作日。后附YZ-CG-BD -015招标、定标公示表4.2.4集团、区域战略、集中采购定点、扬州公司定点采购,如具备唯一性,或样板房展示时根据公司决策选用,可直接办理子合同。5供应商选择5.1入围供应商只能从PDC上通过认证的供应商或已经有业务且截至新采购业务启动时评估结论为“可接受的”及以上供应商中选择。5.2采用邀请招标方式时,参与投标的供应商不得少于三

5、家;多标段同时发标时,一个标段不得少于三家投标供应商,能力不足的供应商不得参加两个以上(含的标段投标。 5.3采用竞争性谈判方式时,参与谈判的入围供应商不得少于两家。5.4采用邀请招标或竞争性谈判方式时可根据需要确定供应商修正系数。供应商修正系数的数值或计算规则由工程采购小组提出,作为采购方案的一部分,报采购决策小组审批,发标前确定。5.5供应商修正系数的制定应综合考虑下述因素:履约评估情况、项目定位和特点、优秀资源的吸引和保有、新资源引入、资源部署、考察评估情况、承建能力、合作意愿、其他因素。施工总承包可在1.0-1.03之间确定,其它产品/服务可在1.0-1.05之间确定,表现最优的供应商

6、修正系数为1.0,评估最优的供应商修正系数应小于评估较差的。6采购实施6.1采购方式选择:6.1.1分为邀请招标、竞争性谈判、直接委托和零星采购。采购方式一旦选定,必须严格按照该方式所规定的流程并通过PDC平台执行,直接委托、零星采购业务可不通过PDC平台执行寻源。中标单位需通过PDC认证。6.1.2零星采购:对于采购金额小于30万元(含的产品,可以采用在满足采购技术标准的情况下直接比价的方式确定供应商,知会公司总经理。可以不通过PDC执行寻源过程,零星采购供方必须在PDC平台注册,经采购负责人审批。零星采购须说明确定合作供应商的依据,记录定价过程及定价依据,完成采购定标审批。定标资料和合同需

7、上传PDC。6.1.3施工总承包采购必须采用工程量清单招标方式或实施战略合作;6.1.4销售示范区地上建筑面积在:高层20000m2以内、多层小高层15000m2以内、别墅2000m2以内的,可申请采用其他招标方式;因特殊情况需采用其他招标方式,须在招标实施前报集团工程采购与成本管理部、分管副总裁批准。6.1.5直接委托采购需办理免招标审批。如由项目部或其它部门提出,则需附专项审批。6.2招标文件编制6.2.1招标文件分正文和附件两部分。正文包括:招标内容、招标范围、项目简介、工期/供货期要求、售后服务要求、价格要求、投标截止日期、开标时间、评标方法、废标认定标准、投标保证金、投标文件组成、答

8、疑时间等;附件包括:技术标编制要 求、经济标编制要求、工程量清单报价表、甲控材料表(含甲供、甲指乙供、原材料清单(包括供应商名称、技术参数、国家标准要求、报价等信息、技术要求、图纸、供应商成本分析表(材料设备类拟签的协议/合同文本。6.2.2成本部依据经审核后的图纸进行清单编制;6.2.3成本部计算工程量后,如有发现不符合集团对标要求,则成本部有权向公司采购决策小组通报对标结果,提出暂停招标,以对设计图纸进行调整。6.2.4招标文件中,投标时间一般不少于二个工作日。6.3招标时间6.3.1招标时间控制表:各类工程招标时间控制表 6.4招标发标、答疑名称 编制 游强 6.4.1 6.4.2 扬州

9、万科房地产有限公司 采购管理工作指引 审核 曹佳宁 批准 编号 YZ-CG-001 版本 A/0 黄尚斌 生效期 密级 内部公开 第 6页 共 9页 2011 年 4 月 1 日 招标文件通过 PDC 平台统一发放，以保证集团范围内信息共享。 投标保证金要求：采用邀请招标和竞争性谈判采购方式需交纳投标保证金。交付比 例如下： 100 万以下（含）的采购内容，投标保证金为 1-2 万元； 100-500 万（含）的采购内容，投标保证金为 5 万元； 500-1000 万的采购内容，投标保证金为 5-10 万元； 1000 万以上的采购内容，投标保证金为 20-50 万元。 6.5 澄清 6.5.

10、1 采用工程量清单计价方式的，对投标报价的澄清仅限于数据累加有误、小数点有误， 在此基础上的澄清结果才允许调整投标总价，按澄清后的结果最低价中标。其它澄 清均不得改变投标价格。 6.5.2 除以上情况外，不得因任何其他原因对投标文件进行实质性修改，特别禁止借助澄 清的机会对投标文件做出实质性修改。 6.5.3 澄清前，采购主办人与成本管理部主办人、项目部工程师（如需要）需就澄清内容、 澄清预期结果、澄清方式向予以明确。 6.5.4 澄清宜采用面对面的形式，当场澄清并在约谈记录上填写澄清结果；如遇特殊情况 需投标单位回去进行调整的，须约定调整结果反馈日期和反馈格式。 6.5.5 约谈纪要需对方盖

11、公司章后予以返回。采购部存档。 6.6 评标、定标 6.6.1 采用综合评审法，技术标由采购部组织工程项目管理组、设计管理部等至少两个部 门共同评审，经济标由成本管理组负责评审。 6.6.2 6.6.3 技术标的评审结论为：符合要求或不符合要求，不应进行排序。 经济标评审中，应充分运用招标参考价进行分析、比较，并通过定标前澄清或定标 后约谈消除投标供应商不平衡报价（不合理低价或不合理高价） ；对数据累加有误、 小数点有误等投标报价的澄清导致报价次序发生变化的，按澄清后的结果最低价中 标。 6.6.4 参考价由成本管理组主办人测算，并经成本管理部经理或由成本管理部经理授权的 人员审核。以书面文件

12、的形式提供给成本经理、采购经理、采购主办人，并作为采 名称 编制 游强 扬州万科房地产有限公司 采购管理工作指引 审核 曹佳宁 批准 编号 YZ-CG-001 版本 A/0 黄尚斌 生效期 密级 内部公开 第 7页 共 9页 2011 年 4 月 1 日 购存档资料；成本经理、成本主办人、采购经理、采购主办人承担保密责任； 6.6.5 6.6.6 6.6.7 6.7 采购负责部门综合经济标和技术标评审结果，编制投标分析报告。 定标以邮件形式报采购决策小组。 定标公示无异议后，采购经办人发定标审批流程。 竞争性谈判采购实施 6.7.1 满足要求的供应商数量不足三家；方案不可比或者性质特殊，不能事

13、前确定详细规 格或者具体要求的；采购的产品市场价格透明度小或变化幅度大，采购团队不能事 前确定明确的产品价格构成和评定成交的价格标准的。可采用竞争性谈判方式。 6.7.2 采购经办人组织成本经办人、项目部工程师（如需要） 、工程项目管理组（如需要） ， 在谈判前确定谈判方案。谈判方案内容应包括但不限于：谈判目标、谈判内容、谈 判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。 6.7.3 竞争性谈判至少有一名助理经理级（含）以上人员参加。 6.8 配套工程采购实施 6.8.1 与政府配套主管部门直接签订合同或按政府统一收费单的形式，可以不通过 PDC 平 台进行寻源，过程资料及合同需上传

14、PDC 平台。 6.8.2 与施工单位、配套主管部门的下属单位或与其有关联的施工单位签订合同，需采用 邀请招标或竞争性谈判方式，在 PDC 平台上完成寻源。 6.8.3 扬州万科对配套类单位建立名录库。名录库中的配套单位，可直接办理 PDC 采购合 同审批。 6.8.4 入库单位由配套工程师提供，采购组汇总后报公司采购决策小组审批。名录库由工 程与采购管理部负责每年度进行更新修订。 6.8.5 不在表内的配套单位，如需直接委托，则需由项目管理组先办理专项审批，通过后 采购部据此办理合同审批流程。 6.9 直接委托采购实施 6.9.1 6.9.2 直接委托业务要求满足要求的供应商具有唯一性； 被

15、动直接委托包括：因政府垄断、技术垄断、市场垄断，只能从唯一供应商处采购， 且标的物无替代性；因已经做出的对外销售承诺，为保证原有采购项目一致性或者 名称 编制 游强 扬州万科房地产有限公司 采购管理工作指引 审核 曹佳宁 批准 编号 YZ-CG-001 版本 A/0 黄尚斌 生效期 密级 内部公开 第 8页 共 9页 2011 年 4 月 1 日 服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的（仅适用于材料设备采购） 。 6.9.3 主动直接委托包括（仅适用于材料设备采购） ：距上次采购合同签订时间不足半年， 且价格波动不大的同类产品（包括跨城市的直接委托） ；战略合作。 6.9.4 除战略合作外

16、，直接委托采购需办理免招标审批。如由项目管理组或其它部门提出， 则需附专项审批。 7 签约/履约 7.1.1 采购决策确定签约单位，在采购文件规定的合同签订时限之内采购采购经办人办理 合同审批流程。采购过程文件（招标文件、投标文件、报价邀请函、报价文件、澄 清文件、答疑纪要、招标期间的往来函件、投标人的各种承诺）均为协议或合同的 组成部分。 7.1.2 7.1.3 采购协议和采购合同签署后应上传至 PDC 平台。 在集中采购协议有效期内，一线公司应严格按协议规定执行，按照协议内的产品/服 务价格，直接与协议指定供应商签订采购合同；因特殊原因需选用非集中采购合作 伙伴或现有合作伙伴协议外产品，采

17、购经办部门应提前报相应层面（集团/区域/一 线）采购负责部门审批，审批通过后方可另行采购。 7.1.4 对供应商中标的产品应进行封样，如涉及较多产品，应附照片及检验标准，封样产 品应由供应商提供签字、盖章及日期标签。附采购封样单 7.1.5 合同签订完成，由经办人进行合同交底。合同文本按扬州万科采购文档管理要求 存档。扬州公司定点采购协议交底，由经办人以邮件形式对工程采购管理部、成本 管理组、项目管理组、设计部等相关部门相行交底。附合同交底单 。 8 支持性文件 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 9 附相关表单 9.1.1 9.1.2 YZ-CG-BD-001项目采购计划控制表 YZ-CG-BD -002采购工作计划表 万科集团工程采购管理办法 （09 年修订） 万科集团工程采购实施细则 （