办公室5S推行实务

1、讲师：李庆远讲师：李庆远办公室5S推行实务第一讲：办公室第一讲：办公室5s5s概论概论 问题一：问题一：为什么说为什么说5S5S是所有管理的基是所有管理的基 础？它的重要性为何？础？它的重要性为何？ 1、办公室不良办公室不良现状分析现状分析 1) 急等要的东西找不到，心里特别烦燥急等要的东西找不到，心里特别烦燥 。 2) 桌面上摆得零零乱乱，以及办公室空间有一桌面上摆得零零乱乱，以及办公室空间有一种压抑感种压抑感 。 3) 没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得，没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得，不处理又占用空间不处理又占用空间。 4) 工作台面上有一大堆东西，理不清头绪工作台面上有一大堆东

2、西，理不清头绪。 5) 每次找一件东西，都要打开所有的抽屉箱柜每次找一件东西，都要打开所有的抽屉箱柜狂翻狂翻。 6) 环境脏乱，使得上班人员情绪不佳环境脏乱，使得上班人员情绪不佳 7) 制订好的计划，事务一忙就制订好的计划，事务一忙就“延误延误”了了2、办公室不良办公室不良现象造成的浪费现象造成的浪费 1)、资金的浪费资金的浪费 2)、场所的浪费、场所的浪费 3)、人员的浪费、人员的浪费 4)、士气的浪费、士气的浪费 5)、 形象的浪费形象的浪费 6)、效率的浪费、效率的浪费3.5S3.5S的定义和特色的定义和特色 整理（整理（SEIRI）：区分有用与无用物品，将无用的去除；）：区分有用与无用

3、物品，将无用的去除； 整顿（整顿（SEITON）：将有用的物品放好、标示）：将有用的物品放好、标示 清扫（清扫（SEISO）：）：经常的打扫，保持干净，以造成没有垃圾经常的打扫，保持干净，以造成没有垃圾污垢的办公室污垢的办公室 清洁（清洁（SEIKETSU）：维持以上）：维持以上3S的成果，持续推行的成果，持续推行3S并使并使之规范化、制度化，保持工作场所干净整洁之规范化、制度化，保持工作场所干净整洁 素养（素养（SHITSUKE）：养成从事）：养成从事5S工作之习惯，使之成为工作之习惯，使之成为日常工作中的自觉性为。习惯决定性格决定命运。日常工作中的自觉性为。习惯决定性格决定命运。整理：要与

4、不要，一留一弃；整理：要与不要，一留一弃；整顿：科学布局，取用快捷；整顿：科学布局，取用快捷；清扫：清除垃圾，美化环境；清扫：清除垃圾，美化环境；清洁：洁净环境，贯彻到底；清洁：洁净环境，贯彻到底；修养：形成制度，养成习惯；修养：形成制度，养成习惯； a)提供一个舒适的工作环境；提供一个舒适的工作环境；b) 提供一个安全的工作场所；提供一个安全的工作场所； c) 塑造一个企业的优良形象，提高员工工塑造一个企业的优良形象，提高员工工作热情和敬业精神；作热情和敬业精神； d) 稳定工作质量水平；稳定工作质量水平；e) 提高工作效率降低消耗；提高工作效率降低消耗；4 4、5S5S的效能的效能 5S活

5、动是持续过程，须年年讲，月月讲，活动是持续过程，须年年讲，月月讲，天天讲天天讲 5S的最高境界是在企业中成为一种宗教的最高境界是在企业中成为一种宗教 工作越忙越须要作工作越忙越须要作5S，否则会更忙，否则会更忙 乱才忙，忙更乱，越忙越乱，越乱越忙，乱才忙，忙更乱，越忙越乱，越乱越忙，恶性循环恶性循环第二讲第二讲 办公室办公室 5S的实施要点的实施要点 问题二：问题二：5S实施的关键问题为何？实施的关键问题为何？1、办公室办公室整理的实施要点整理的实施要点废弃的决心：不能用，不再使用的物品废弃的决心：不能用，不再使用的物品 无用物无用物 办公场地检查内容：办公场地检查内容：办公室抽屉、文件柜的文

6、件、书籍、档案、图表、办公室抽屉、文件柜的文件、书籍、档案、图表、办公桌、文件柜、置物架之物品；过期的表单、文办公桌、文件柜、置物架之物品；过期的表单、文件、资料；私人物品；件、资料；私人物品；公共栏、墙上的标语、月历等；公共栏、墙上的标语、月历等； 目的目的让工作现场不合理的问让工作现场不合理的问题显示，区分出来，使不良品，不题显示，区分出来，使不良品，不急品，不用品得以消除急品，不用品得以消除 腾出空间，空间活用；腾出空间，空间活用；防止误用（无用的、不良的）、防止误用（无用的、不良的）、 误送（送错地方）；误送（送错地方）；塑造清爽的工作场所；塑造清爽的工作场所；办公室办公室如何整理如何

7、整理 桌面桌面:僅留下電話僅留下電話,電腦電腦,鍵盤鍵盤,滑鼠滑鼠,綠色植物綠色植物, 印表機印表機. .桌面下桌面下:主機主機,公事包公事包,垃圾桶垃圾桶 .抽屜抽屜:文具用品文具用品,待辦待辦A,B,C級級,名片字典參考資名片字典參考資料料,私人物品私人物品 .上班前要清潔桌面及物品上班前要清潔桌面及物品 .下班或離開要收拾清潔下班或離開要收拾清潔,垃圾要倒垃圾要倒 2、办公室办公室整顿的实施要点整顿的实施要点 把必要的东西留下来，依规定把必要的东西留下来，依规定 的位置整齐摆放，加以标记。的位置整齐摆放，加以标记。 三定原则：三定原则： 定物、定位定物、定位（合适的位置。位置固定，据使用

8、的频（合适的位置。位置固定，据使用的频率和便利来决定物品放置的场所。率和便利来决定物品放置的场所。定量（定量（合适的数量。不影响工作的前提下，越少越好）合适的数量。不影响工作的前提下，越少越好） 办公室办公室整顿整顿目的目的：工作场所一目了然；工作场所一目了然；消除找寻物品的时间；消除找寻物品的时间；整整齐齐的工作环境；整整齐齐的工作环境；消除过多的积压物品。消除过多的积压物品。注意：这是提高效率的基础。注意：这是提高效率的基础。 办公室办公室整顿整顿效果效果：1）要用的东西随即可取得；）要用的东西随即可取得；2）不光是使用者知道，其它）不光是使用者知道，其它 的人也能一目了然；的人也能一目了

9、然；办公室办公室整顿步骤整顿步骤 第一步：分析现状第一步：分析现状 第二步：物品分类第二步：物品分类 第三步：决定储存方法（定置管理）第三步：决定储存方法（定置管理） 第四步：实施第四步：实施 简单要素简单要素 一套文具一套文具 文件存发在一个地点文件存发在一个地点 无纸化无纸化 只开一小时的会只开一小时的会 一分钟电话一分钟电话 今天的工作今天做今天的工作今天做3、办公室办公室清扫的实施要点清扫的实施要点工作场所（看得见和看不见的地方）工作场所（看得见和看不见的地方） 彻底清扫，问题点的发现和解决彻底清扫，问题点的发现和解决规定例行扫除时间与时段，如：规定例行扫除时间与时段，如：a) 每日每

10、日5min 5S；b) 每周每周30min 5S；c) 每月每月60min 5S；d) 全员拿着扫把、拖把等依规定彻底清扫；全员拿着扫把、拖把等依规定彻底清扫；e) 管理者要亲自参与清扫，以身作则；管理者要亲自参与清扫，以身作则； 衣物架休息区办公室办公室清扫值日表清扫值日表5S区区人员人员值日检查内容值日检查内容办公桌区域办公桌区域自己负责自己负责桌面无灰尘，东西放置整齐，办公用品和个人生活用品分开；桌面无灰尘，东西放置整齐，办公用品和个人生活用品分开；地面干净，无纸屑及其他废物；椅子摆放整齐。地面干净，无纸屑及其他废物；椅子摆放整齐。休息区及地面休息区及地面值日生值日生地面无杂物，桌椅摆放

11、整齐，桌面及物品上无灰尘。地面无杂物，桌椅摆放整齐，桌面及物品上无灰尘。文件柜文件柜1谢磊谢磊 刘进刘进文件柜内是否保持干净，柜内物品是否摆放整齐文件柜内是否保持干净，柜内物品是否摆放整齐文件柜文件柜4叶枫叶枫 师庆科师庆科 同上同上文件柜文件柜5李建李建 余秀君余秀君 同上同上文件柜文件柜3邹小琴邹小琴 周彬周彬同上同上文件柜文件柜6袁璐袁璐 王叶钊王叶钊同上同上文件柜文件柜7马秀青马秀青 李卉青李卉青同上同上文件柜文件柜2李蓉梅李蓉梅 罗鸿宇罗鸿宇同上同上衣物架衣物架杨翠杨翠 陈蓓蓓陈蓓蓓衣物是否按标签摆放整齐衣物是否按标签摆放整齐备注：负责备注：负责5s区的人员每天进行维护，下班前区的人

12、员每天进行维护，下班前10分钟开始分钟开始4、办公室办公室清洁的实施要点清洁的实施要点 整理、整顿、清扫的实施内容和职责的明确。所整理、整顿、清扫的实施内容和职责的明确。所有区域、物品都有整理、整顿、清扫的责任者。有区域、物品都有整理、整顿、清扫的责任者。 谁使用谁负责谁使用谁负责将整理、整顿、清扫的实施内容标准化将整理、整顿、清扫的实施内容标准化标准化：做事情的最佳方法。对最正确、最经济、最标准化：做事情的最佳方法。对最正确、最经济、最有效率的工作方法文件化。有效率的工作方法文件化。项目项目内容内容整理整理空间用来堆放杂物空间用来堆放杂物洗涤物品与食用品混放洗涤物品与食用品混放消防通道堵塞消

13、防通道堵塞排水、换气、调温、照明设施不全排水、换气、调温、照明设施不全洗手间男女不分，时常弄出令人尴尬场面洗手间男女不分，时常弄出令人尴尬场面整顿整顿区域、场所无标识区域、场所无标识无整体规划图无整体规划图物品无定位、定置物品无定位、定置逃生路线不明确逃生路线不明确布局不合理，降低工作效率布局不合理，降低工作效率清扫清扫玻璃破烂，不能挡风遮雨玻璃破烂，不能挡风遮雨门、窗、墙被乱涂乱画门、窗、墙被乱涂乱画墙壁发黑，地面污水横流墙壁发黑，地面污水横流采光不好，视线不佳采光不好，视线不佳到处污迹明显，无人擦洗到处污迹明显，无人擦洗无人定期进行必要的清洁、消毒无人定期进行必要的清洁、消毒3S活动的具体

14、检查内容活动的具体检查内容项目项目内容内容整理整理各种新旧版本并存，分不清孰是孰非各种新旧版本并存，分不清孰是孰非过期的仍在使用过期的仍在使用需要的人员没有，无关人员反倒持有需要的人员没有，无关人员反倒持有保密保密文件文件未有管理，任人阅读未有管理，任人阅读个人随意复印留底个人随意复印留底整顿整顿未能分门别类，也没有用文件柜、文件夹存放未能分门别类，也没有用文件柜、文件夹存放没有定点摆放，四处都有，真正要用的又不能及时找出没有定点摆放，四处都有，真正要用的又不能及时找出文件种类繁多，难以管理文件种类繁多，难以管理接收、发送未记录或留底稿接收、发送未记录或留底稿即使遗失不见了，也没有人知道即使遗

15、失不见了，也没有人知道清扫清扫复印不清晰，难以辨认复印不清晰，难以辨认随意涂改，没有理由和负责人随意涂改，没有理由和负责人文件破损、脏污文件破损、脏污文件柜、文件夹污迹明显文件柜、文件夹污迹明显未有防潮、防虫、防火措施未有防潮、防虫、防火措施项目项目内容内容整理整理几乎所有管理人员都配有独立办公台几乎所有管理人员都配有独立办公台每张台都有一套相同的办公文具，未能共用每张台都有一套相同的办公文具，未能共用办公台面干净，抽屉里边杂乱无章办公台面干净，抽屉里边杂乱无章不能用的文具也在台上不能用的文具也在台上私人物品随意放置私人物品随意放置茶杯、烟灰缸放在上面茶杯、烟灰缸放在上面堆放了许多文件、报表堆

16、放了许多文件、报表整顿整顿现场办公台设备位置主次不分现场办公台设备位置主次不分办公台用作其他用途办公台用作其他用途台面办公文具、电话没有定位台面办公文具、电话没有定位公共物品放在个人抽屉公共物品放在个人抽屉抽屉上锁，其他人拿不到物品抽屉上锁，其他人拿不到物品清扫清扫台面脏污，物品摆放杂乱无章，并且有积尘台面脏污，物品摆放杂乱无章，并且有积尘办公文具、电话污迹明显办公文具、电话污迹明显台下办公垃圾多日未倾倒台下办公垃圾多日未倾倒5、办公室办公室素养的实施要点素养的实施要点持续推行整理、整顿、清扫、清洁工作持续推行整理、整顿、清扫、清洁工作制定员工行为规范，使员工养成良好习惯制定员工行为规范，使员

17、工养成良好习惯不断对员工进行培训不断对员工进行培训培养自觉、自主、自立培养自觉、自主、自立“三自三自”型员工。型员工。办公室办公室素养的素养的作用 重视教育培训，保证人员基本素质重视教育培训，保证人员基本素质 持续推动持续推动4S，直至成为全员的习惯，直至成为全员的习惯 使每位员工严守标准，按标准作业使每位员工严守标准，按标准作业 净化员工心灵，形成温馨明快的工作氛围净化员工心灵，形成温馨明快的工作氛围 培养优秀人才，铸造战斗型团队培养优秀人才，铸造战斗型团队 成为企业文化的起点和最终归属成为企业文化的起点和最终归属 形成修养的基本过程形成修养的基本过程具备了成功的修养成为他人的榜样努力遵守规

18、章制度理解规章制度学习公司的规章制度第三讲第三讲办公室办公室5 5S S的实施方法的实施方法 问题三：问题三：5S5S实施的技巧为何？实施的技巧为何？ 1.5S 1.5S 推进前准备推进前准备 做做5S5S之前把现场拍下来之前把现场拍下来, , 事后进行比较事后进行比较, , 能看出能看出5S5S的重要性的重要性; ; 定点拍摄定点拍摄 -在同一场所拍摄改善前后的状态在同一场所拍摄改善前后的状态; ; 拍摄日期拍摄日期 -将拍摄日期标在照片上将拍摄日期标在照片上; ; 彩色化彩色化 -彩色照片更有效彩色照片更有效; ; 定点拍摄法定点拍摄法: : 对同一对象对同一对象用同一相机用同一相机; ;

19、在同一高度在同一高度; ;向同一方向向同一方向; ;在同一位置在同一位置 ; ;周期性地拍摄周期性地拍摄2、怎么做、怎么做5S？闭环原则闭环原则P-计划计划C检查检查D实施实施A总结总结3、实施、实施5S时几个指导观念时几个指导观念我们搞我们搞5S，不是搞一阵儿，而是永远，不是搞一阵儿，而是永远 搞下去搞下去;5S不是不是“要我干要我干”，而是，而是“我要干我要干”；清扫不是目的是手段，清扫的最终目的是素养清扫不是目的是手段，清扫的最终目的是素养;（提高素质，养成习惯，形成氛围）；（提高素质，养成习惯，形成氛围）；事情办不好，是因为努力不够。事情办不好，是因为努力不够。 4.4.办公室办公室5

20、 5S S活动表活动表区分区分活动内容活动内容五五分分钟钟5 5S S活活动动1 1检查你的着装状况和清洁度检查你的着装状况和清洁度2 2检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮擦、回形针、文件及其他擦、回形针、文件及其他3 3整理和彻底清洁桌面整理和彻底清洁桌面4 4检查存放文件的位置，将文件放检查存放文件的位置，将文件放回回他们应该放置的地方他们应该放置的地方5 5扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6 6检查档案柜、书架及其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来检查档案柜、书架及

21、其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来十十分分钟钟5 5S S活活动动1 1实施五分钟实施五分钟5S5S活动的所有内容活动的所有内容2 2用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3 3固定可能脱落的标签固定可能脱落的标签4 4清洁地面清洁地面5 5倾倒垃圾篓内的垃圾倾倒垃圾篓内的垃圾6 6检查电源开关、门窗、空调等是否已关上检查电源开关、门窗、空调等是否已关上 5.5. 办公室办公室5 5S S检查表检查表部门：部门： 检查日：检查日： 检查人：检查人：项目项目内容内容满分满分得分得分问题点问题点整理整理1.1.有无实施抛弃非必需品有无实施抛弃非必需品2.2

22、.公告栏有无过期的公告公告栏有无过期的公告3.3.桌子抽屉是否杂乱桌子抽屉是否杂乱4.4.有无不必要的隔间妨碍办公室良好视野有无不必要的隔间妨碍办公室良好视野5.5.下班时桌面上是否干净利落下班时桌面上是否干净利落4 44 44 44 44 4整顿整顿1.1.文件类有无定位化（配合颜色、斜线）文件类有无定位化（配合颜色、斜线）2.2.能否随时取出必要文件、磁盘等能否随时取出必要文件、磁盘等3.3.桌子、文件架有无控制在最低数量桌子、文件架有无控制在最低数量4.4.有无以区域线规划桌子、文件架、通道位置有无以区域线规划桌子、文件架、通道位置5.5.有无规定常用品存放场所，并加以管理有无规定常用品

23、存放场所，并加以管理4 44 44 44 44 4清扫清扫1.1.地面、桌面是否杂乱地面、桌面是否杂乱2.2.垃圾箱有无溢满垃圾箱有无溢满3.3.有无杂乱布置的导线有无杂乱布置的导线4.4.办公自动化设备有无污秽、尘埃办公自动化设备有无污秽、尘埃5.5.开水供应处是否干净开水供应处是否干净4 44 44 44 44 4项目项目内容内容满分满分得分得分问题点问题点清洁清洁1.1.有无文件档案管理制度有无文件档案管理制度2.2.有无依照档案制度将文件归档有无依照档案制度将文件归档3.3.本部门重点目标管理有无目视化本部门重点目标管理有无目视化4.4.供应开水处有无标供应开水处有无标識識清扫责任人清

24、扫责任人5.5.有无指定书库、书架维护负责人有无指定书库、书架维护负责人4 44 44 44 44 4修养修养1.1.有无工作计划管理有无工作计划管理2.2.工作去向表示板有无妥善利用工作去向表示板有无妥善利用3.3.文件传阅有无按规定进行文件传阅有无按规定进行4.4.有无积极参加工作会议有无积极参加工作会议5.5.有无按规定穿制度有无按规定穿制度4 44 44 44 44 4评语评语1001006.6.办公室办公室5 5S S判定标准判定标准区区域域N NO O 内内 容容判定标准（判定标准（“否否”得满分；得满分；“是是”得零分得零分评分评分得分得分办办公公室室台台面面1 1文件、资料整齐

25、放置，不得凌乱文件、资料整齐放置，不得凌乱成沓的文件是否参差不齐，成沓的文件是否参差不齐，零散的文件是否歪斜、凌乱零散的文件是否歪斜、凌乱5 52 2非每日必需品不得存放在办公台非每日必需品不得存放在办公台上上办公台上是否只放置每日最办公台上是否只放置每日最低限度内的用品低限度内的用品5 5台台下下3 3除垃圾桶外不得放置任何物品除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否是否堆放有其他物品或是否没标识没标识5 54 4个人用的垃圾桶不得露出工作台个人用的垃圾桶不得露出工作台外，几人共用的垃圾桶应规划区外，几人共用的垃圾桶应规划区域域是否露出台外，未倾倒或是是否露出台外，未倾倒或是否没规

26、划区域否没规划区域5 55 5地面保持干净，无垃圾及碎粒地面保持干净，无垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒5 5办办公公椅椅6 6椅套要保持干净，无污迹椅套要保持干净，无污迹是否有污迹、黑垢是否有污迹、黑垢5 57 7人离开办公台，办公椅应推至台人离开办公台，办公椅应推至台下，且应紧挨办公台且平行放置下，且应紧挨办公台且平行放置是否没推至台下或未呈水平是否没推至台下或未呈水平放置放置5 58 8办公椅、办公台应保持干净，无办公椅、办公台应保持干净，无污迹、灰尘污迹、灰尘是否有污迹、灰尘是否有污迹、灰尘5 5区区域域N NOO 内内 容容判定标准（判定标准（“否否”得满分；得满分；“是是”得零分得零分评分评分得分得分文文件件柜柜9 9应保持柜面干净、无灰尘应保持柜面干净、无灰尘是否有污迹、灰尘是否有污迹、灰尘5 51010柜外的明细表应用规定的表格贴柜外的明细表应用规定的表格贴附在右上角附在右上角是否不按要求标识是否不按要求标识5 51111同一部门的文件夹