工程监理资料信息管理制度

1、*工程监理资料信息管理制度一、信息系统工程监理档案管理原则监理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依据是档案资料，控制成果的反映也是档案资料。因此，监理业务档案是监理单位实施工程建设监理的真实写照，又是监督系统集成。按项目施工合同要求，控制施工的质量、投资、进度的实际记录。在其具体管理中应当遵循以下原则：（一）、真实可靠性原则监理人员对自己所形成的档案文件的真实性、准确性和完整性负责。如实填写监理日记，审核集成报送的监理报表的真实性、准确性、完整性。（二）、及时有效性原则监理业务档案应当随着工程的进展同步形成、并及时整理，监理人员在办理签证、见证、验收等监理业务的同时，按照“形成规范、真实齐全

2、、整理及时、分类有序”的原则形成监理文件、档案资料。（三）、分工负责的原则工程建设监理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，不仅需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度，更需要包括项目总监、各专业监理工程师、监理员、专职档案资料员在内的各级监理人员树立档案意识，规范档案管理，自觉遵守建设工程监理档案的管理原则，履行各自档案管理职责，从而提高建设项目档案管理水平。二、信息系统工程监理档案管理制度建设监理档案管理工作是监理工作的重要内容，因此必须建立科学、规范的监理档案管理制度。监理资料的管理必须符合：“建设工程监理规范”（GB50319-2000）、“建设工程文件归

3、档整理规范”（GB/T50328-2001）、江苏省建设厅苏建质（2002）332号文、江苏省建设厅苏建工（2003）191号文等国家、省、市有关的规范、规定、通知以及我公司贯标文件要求。（一）、总监理工程师负责制原则总监理工程师对监理业务档案的真实性、准确性、完整性、系统性负首要责任。其职责是。指定专人负责档案资料的具体管理并对归档档案资料的真实性、有效性负责；制定编制监理规划，明确规定监理档案资料的内容、要求、归档及移交时间：督促检查系统集成，整理工程档案；工程竣工后，按照档案管理的有关标准、规范的规定。向建设单位和本单位档案机构移交监理档案资料。（二）、规范和统一资料的编写工作组织监理人

4、员学习、熟练掌握资料的编写标准。明确档案管理的要求。制定标准化档案管理办法，使监理档案管理工作既有指导方法。又有检查标准，保证监理档案的质量。（三）、设立监理档案专职管理人员档案管理人员必须同时具备综合信息管理、文档管理、合同管理的能力，因此必须由具有一定档案管理知识、懂得一般的监理业务、能够熟练操作计算机、对信息系统工程技术有所了解并具备一定的工作协调能力的人员担任档案管理工作（本工程资料员由监理员张创路兼任）。（四）、建立核查机制建立监理工程师编制、总监理工程师检查、公司审核三级核查制，严把监理档案质量。并由公司领导、档案员、项目总监组成的考评小组，每月对施工过程中的监理文件编制情况进行全

5、面考评，发现问题随时纠正。并给予指导性的帮助，通过考评促进了监理档案管理的规范化。（五）、制定文件编制和档案管理标准制定严格的文件、档案的编制和管理标准。如对监理日记，要求记录人员认真记录当日施工内容、工序进度、质量问题、发生过的事件以及处理过程、处理结果，做到收集及时，编制系统全面，完整真实。管理分类有序。（六）、注重监理档案信息资源的综合利用信息工程监理档案作为监理活动的记录，凝结了员工在从事监理工作过程中获得的知识、体会、经验和数训。是企业最主要的显性知识，因此它是企业最重要的知识资源。三、监理资料管理制度要点：（一）、城建档案管理规定1、所有资料必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打

6、印，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章。（二）、收文程序来文签收登记传阅承办收集归档1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；2、资料收/发文前，应仔细核对收/发文编号、事由、时间等是否与收/发文内容相符；3、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上，登记时应详细记录收/发时间、事由、往来单位、编号等；4、资料收/发文后，应当及时告知相关负责人有关文件内容。（三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字项目总监（总监代表）审核签

7、字返回发文单位。第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；专业监理工程师（监理员）传阅项目总监(总监代表)批准转发有关单位。第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字项目总监（总监代表）审核签字公司盖章返回发文单位。第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；专业监理工程师（监理员）批阅签字归档。第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。专业签阅归档。（四）、发文程序 拟稿审稿签发 1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；3、根据授权，发文内容必须通过项目总监（总监代表）审核后才能定

8、稿；4、所发文件须经监理工程师和总监签字盖章后,方可发出；5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。（五）、收、发文登记1、收文和发文分开登记；2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起；3、经济签证独立登记；4、工程变更独立登记；（六）、资料收集资料收集范围：政府部门、业主、各参建单位、项目周边情况资料、本公司以及监理小组资料。（七）、资料编号1、本工程资料编号分类详附件资料信息存放明细；2、第四版江苏省建设工程施工阶段监理现场用表编号如下：首写字母+相应类别编号+年月日+当日收到先后顺序，如2012年2月12日上报基础土方开挖报验单则为：A3.51-；若当日同一类别第二份则为A3.51-，依次类推。（八）、资料归档1、按公司监理资料归档管理制度进行归档（该制度已另行编制）；2、归档的工程文件内容必须真实、有效、完整、准确、系统，与工程实际相符合；3、归档的文件应手续完备，尽量采用原件，如为复印件应当加盖原件审查章，并标注原件存放处；4、归档文件有文字有图页的，应当文字在前，图页在后，文字页数较多的，应