ALEPH系统培训

1、ALEPH 系统培训系统培训编目模块编目模块（20版）版）张张光光玉玉以色列艾利贝斯有限公司北京代表处以色列艾利贝斯有限公司北京代表处2012-3-1ALEPH 编目模块 总体介绍-界面简介 编目的基本功能 编目 编辑 编辑文本 检索 编目数据装载 编目权限管理 单册工作 清单与统计编目模块编目模块概要概要ALEPH 编目模块编目工作编目工作 打开记录打开记录 新建记录新建记录 保存记录保存记录 记录锁定记录锁定 显示方式显示方式ALEPH 编目模块编目编目-基本功能基本功能基本编辑基本编辑 复制、剪切、粘贴、删除复制、剪切、粘贴、删除查找相似记录与检索标目查找相似记录与检索标目记录检查记录检

2、查整理记录整理记录推导新记录推导新记录套录与上载套录与上载记录管理器记录管理器记录删除记录删除推导到其它模块推导到其它模块ALEPH 编目模块 基本编辑基本编辑 光标移动，插入方式与更新方式 覆盖编辑（字段名，字段指示符），插入编辑（正文） 定长字段用表单方式编辑（CTRL + F） 记录模板扩展 修改记录格式（FMT） 查看字段帮助编辑功能编辑功能ALEPH 编目模块 复制、剪切、粘贴、删除复制、剪切、粘贴、删除 选中内容 选中字段、选中子字段 记录编辑功能编辑功能ALEPH 编目模块 查找相似记录与检索标目查找相似记录与检索标目 检索重复 （CTRL+G） 检索当前库的字段标目 （F3/F

3、4） 检索其他库（通常为AUT著者规范库）的字段标目(CTRL+F3/F4) 可用于查重编辑功能编辑功能ALEPH 编目模块 记录检查记录检查 保存时的检查 删除时的检查 检查结果编辑编辑ALEPH 编目模块 记录检查记录检查- 保存时的检查 记录级别：字段有效性、字段必备性和可重复性、字段之间相关性 字段级别：字段指示符有效性，子字段有效性，子字段必备性和可重复性，子字段之间的相关性 字段内容：定长字段内容有效性，isbn/issn有效性，出版年有效性，url有效性等 新标目：新的书目库标目，新的规范库标目 重复性：直接索引重复、tab_locate相似记录重复编辑编辑ALEPH 编目模块

4、记录检查记录检查- 删除时的检查 检查有没有记录连接 检查有没有单册 检查有没有订单 检查有没有预订 检查有没有外借 检查有没有预约编辑编辑ALEPH 编目模块 记录检查记录检查- 检查结果 禁止性错误 可忽略的错误编辑编辑ALEPH 编目模块编目编目-高级功能高级功能基本编辑基本编辑 复制、剪切、粘贴、删除复制、剪切、粘贴、删除查找相似记录与检索标目查找相似记录与检索标目记录检查记录检查整理记录整理记录推导新记录推导新记录套录与上载套录与上载记录管理器记录管理器记录删除记录删除推导到其它模块推导到其它模块ALEPH 编目模块 整理记录整理记录 编辑界面上的整理记录（手工操作） 保存记录时系统

5、自动生成编辑编辑ALEPH 编目模块整理记录整理记录 - 编辑界面上的整理记录（手工操作） 自动更新100字段 根据010字段生成210字段 根据210$a子字段生成102字段 根据200字段生成4xx，5xx，7xx字段 根据225字段生成4xx字段 根据105字段生成215，320字段 自动生成拼音子字段 自动生成索书号字段（支持著者号、种次号等） 自动更新单册索书号字段 编辑编辑ALEPH 编目模块整理记录整理记录 - 保存记录时系统自动生成 生成100的记录创建日期 自动生成001字段 自动生成005字段 自动创建记录间的链接 自动生成OWN字段（权限） 自动生成SID字段（工作量统计

6、） 自动更新单册索书号 自动提取规范标目 字段排序 编辑编辑ALEPH 编目模块 推导新记录推导新记录 用于根据当前记录创建规范记录编辑编辑ALEPH 编目模块 套录与上载套录与上载 套录外部库或临时库记录 查找相似记录，可以多选 显示 覆盖（可以配置覆盖字段） 上载CALIS数据或馆藏 编辑编辑ALEPH 编目模块 输入记录，数据转换，支持iso，csv，txt等格式。生成日期+编目员代码文件 批查重 p_manage_36 批装载 p_manage_18编目数据装载编目数据装载ALEPH 编目模块 编目员级别（不同级别） OWN字段（不同领域） 字段级别（permission）编目权限管理

7、编目权限管理ALEPH 编目模块 检索（用于查重） 批修改书目标目的使用标目的使用ALEPH 编目模块 单册信息修改 打印书标 典藏单册的使用单册的使用ALEPH 编目模块 单册价格、索书号、分馆、馆藏地、单册状态均由前一阶段完成 添加卷册信息 随书光盘数据信息等单册的使用单册的使用- 单册信息修改单册信息修改ALEPH 编目模块 可以在编目界面逐条扫入条码生成书标文件 或通过服务p_lclitem_410按条码起止顺序生成书标文件 连接到labelprint进行打印 图书标签打印系统图书标签打印系统 访问方式：IE浏览器46:8118/labelprint

8、/index.html单册的使用单册的使用- 打印书标打印书标ALEPH 编目模块 如果馆藏地点已经由前面批生成，这里只需修改单册处理状态，可以通过界面“修改单册处理状态”逐条扫入条码完成或者通过服务p_lclitem_406批修改 如果前面流程未分配馆藏地点，则进入流通模块的“单册信息修改”界面，设置好分馆、馆藏地、单册状态、单册处理状态填 - ，然后逐条扫入条码。 打印典藏清单：p_lclitem_4161单册的使用单册的使用- 典藏典藏ALEPH 编目模块编目清单和统计编目清单和统计 采访发订清单： 在APSM的订单发订模块打印。 验收登到清单： 可以按条码号范围打印验收清单（服务p_l

9、clacq_1031） 可以按发票号打印验收清单（服务p_lclacq_1032）ALEPH 编目模块 编目界面简介编目界面简介 及及 功能演示功能演示ALEPH 编目模块打开编目模块界面打开编目模块界面记录条记录条单册条单册条 编目模块，提供3个标签: 记录记录 标签标签 单册单册 标签标签 检索检索 标签标签初次进入编目界面，可以： 通过 系统号系统号 访问一条特定的记录 通过 条码条码 或者 索书号索书号 找到一个特定的单册ALEPH 编目模块记录标签记录标签Note: 红色线条框选的界面是关注的界面上层窗口上层窗口 编目编辑窗口编目编辑窗口下层窗口下层窗口 字段信息字段信息 导航窗口A

10、LEPH 编目模块单册标签单册标签 导航窗口上层窗口上层窗口 单册列表单册列表下层窗口下层窗口 单册更新信息单册更新信息ALEPH 编目模块检索标签检索标签 导航窗口上层窗口上层窗口 简明列表简明列表下层窗口下层窗口 完整显示完整显示ALEPH 编目模块操作栏操作栏左手部分左手部分:显示了服务器的通信状态 当客户端与服务器通信时，会显示一条红色的“流”。右手部分右手部分 (右击)登录, 更改密码和权限 菜单语言设置 连接到不同的库 打印选项退出所有ALEPH应用打开其他的模块：采访，流通，馆际互借，和 AlephadmALEPH 编目模块顶部工具栏顶部工具栏 (界面右侧界面右侧) 打开模版 总

11、揽树 分开编辑器模式 保存到服务器和本地 检查记录 激活 ALEPH 键盘 在检索标签下查看记录 打开采访记录 关闭当前记录 / 所有记录 全屏模式查看记录ALEPH 编目模块选择连接的库选择连接的库 编目过程中，尽管你可以同时在多个库里对记录进行操作，前提是必须连接到一个库。 菜单/ALEPH/连接到 新记录将会保存到所连接的库。ALEPH 编目模块选择连接的库选择连接的库 还可以通过右击控制栏上的库的图标连接到一个库 标题栏，可以看到当前已连接的库（和服务器）。ALEPH 编目模块导入配置表导入配置表 当你连接到一个你所请求的库时，系统会检查编目模块是否使用的是最新版本的编目和打印文件包。

12、 如果服务器上与编目相关的文件修改过，就会在你重新连接到库的时候从服务器上重新下载这些文件。(取决于catalog.ini文件的设置)。 初次连接到一个库的时候， 会显示传送文件的窗口ALEPH 编目模块 Stage 1: 访问记录访问记录ALEPH 编目模块访问记录访问记录 2种方式来访问一条记录 编目模块: 查找记录 查找 (查找关键字) 或浏览 直接访问 保存在本地的记录 保存在服务器上的记录ALEPH 编目模块浏览一条记录浏览一条记录 浏览浏览 功能提供了一种滚动查看的方式，供用户检索书目记录、规范记录等记录中的短语的字顺列表（如题名、著者、主题）。 浏览功能可以使用标目索引、词索引或

13、直接索引 。 选择一个检索的库, 选择一个索引点 (标目列表) 然后输入一个待检索的字符串的起始文字，“确定”ALEPH 编目模块浏览一条记录浏览一条记录 example: 在题名索引中输入“计算机”。 显示的结果列表：ALEPH 编目模块浏览一条记录浏览一条记录 浏览选项中新增了一个复选框: “Include BIB/HOL data”包括BIB和HOL数据 可以检索书目和馆藏信息“馆藏信息”栏显示来自馆藏记录852字段的馆藏信息：分馆/馆藏地代码。 标目不再只显示一次；并且，相同的标目在每个单独的书目记录和馆藏记录中重复显示。ALEPH 编目模块查找查找 关键字检索关键字检索 查找功能是通

14、过关键词来检索记录. 查找功能可以使用关键词、唯一标识符和标目短语检索数据库。 记录中的关键词的检索，使用词索引 (例如：题名中的词，或著者中的词，等等), or 使用组合检索。ALEPH 编目模块查找查找 关键词检索关键词检索选择一个要检索的库.检索一个字符串时，可以选择“词临近”复选框，词临近表示检索字符串的条件是必须同处一个字段，并且在记录中是彼此紧挨着的。选择一个检索点（检索索引）.输入关键词，ok还可以使用通配符多索引检索 ，可以使用下面的两个附加的检索框。ALEPH 编目模块结果列表结果列表 结果列表结果列表 显示了满足检索条件的记录的条数。显示在下层窗口中。 ALEPH 编目模块

15、结果列表结果列表-选项选项打印/发送将检索结果集按照提供的记录格式 打印/email发送或保存在磁盘上。保存到服务器 将检索结果集命名后保存到服务器上。装载装载一个之前保存在服务器上的结果集。显示用简明列表简明列表和完整显示完整显示的方式显示记录。ALEPH 编目模块结果列表结果列表选项选项 二次检索二次检索 选择结果列表中的任意行，增加一个二次检索请求的条件， 缩小检索范围。 交集交集 选择结果列表中的2行或更多行记录，并使用AND , OR ,或者NOT运算符进行逻辑组配。ALEPH 编目模块简明列表简明列表点击 显示显示 选项时。 上层窗口上层窗口 简明显示简明显示下层窗口下层窗口 完整

16、显示完整显示ALEPH 编目模块简明列表简明列表-选项选项 排序排序 通过两种排序类型对记录排序。 保存为保存为 从列表中选择记录保存成一个新的集合。 我的记录我的记录 将简明列表中的记录保存到本地磁盘（文件格式.xml）。 通过“我的记录”标签页下的“装载”按钮可以打开之前保存过的记录列表。ALEPH 编目模块记录的完整显示记录的完整显示在简明列表中选择某条记录，可在下层窗口中完整显示该条记录。ALEPH 编目模块完整显示完整显示选项选项注意: 屏幕右侧的按钮是否是可用的，取决于在完整显示的窗口中你所选择的字段。单册列表单册列表当选择 馆藏馆藏 或 单册单册 字段时, 可以查看链接到该条书目

17、记录的单册： (全部单册全部单册 或 来自特定分馆的单册来自特定分馆的单册)。编目编目在编目标签页打开所选择的记录，推送到编目编辑界面。单册单册在单册标签页打开所选择的记录，推送到单册界面。ALEPH 编目模块打开记录打开记录 记录可以保存在 本地磁盘本地磁盘/服务器服务器。 级别较低的编目员编辑过的保存在本地的记录，可能会等待级别较高的编目员审核后再保存到服务器上。 保存在本地的记录只有使用这台pc机的编目员在本机上查看。ALEPH 编目模块打开本地记录打开本地记录点击 菜单菜单/编目编目/打开本地记录打开本地记录ALEPH 编目模块从服务器上装载记录从服务器上装载记录要打开一条服务器上的记

18、录，在快速检索条中，输入系统号系统号， 点击 “箭头” 图标。或者输入在第二行输入 单册条码单册条码 (或者通过索书号索书号来浏览单册列表).系统号系统号 检索检索单册索书号单册索书号/ /条码号条码号 检索检索浏览浏览 索书号索书号ALEPH 编目模块我的记录我的记录 检索界面中，检索到的记录可以保存到“我的记录”中，以.xml文件格式保存在本地pc上。 可以为保存的记录加一个注释，方便稍后查找。 在“我的记录”标签页下的记录，可以推送到编目界面中编辑。ALEPH 编目模块 Stage 2: 创建记录创建记录ALEPH 编目模块创建记录创建记录 新建记录新建记录 基于预定义的模版创建记录模版

19、创建记录. 或者，记录还可以通过其它来源导入ALEPH系统。 借助 编目表单编目表单 输入子字段信息。ALEPH 编目模块模版模版新建记录新建记录 利用预定义的模板，快速有效地新建一条记录。 编目模块提供2种类型的模版: 服务器上的模版服务器上的模版 本地本地/用户自定义模版（保存在本地用户自定义模版（保存在本地pc）ALEPH 编目模块编目界面右上方的按钮 , 或 Ctrl+E, 或选择 菜单菜单/编辑编辑/记录模版扩展记录模版扩展打开模版打开模版ALEPH 编目模块建立本地模版建立本地模版可以基于当前打开的记录，建立本地模版。 (本地模版也可以像修改一个文本文件一样在客户端修改。) 菜单菜

20、单/编目编目/建立本地模版建立本地模版ALEPH 编目模块新建记录新建记录Click 菜单/编目/建立新记录。Step 1: 选择记录格式Step 2: 更新记录头标记录头标和008字段字段的表单（系统管理员设置的新记录将显示的字段）Step 3: 向新记录里添加字段 (从预定义的列表中选择字段F5，或手动添加).ALEPH 编目模块增加字段增加字段Option A: 从预先定义的字段列表中增加新字段。 (菜单菜单/编辑编辑/从字段表中选择新字段从字段表中选择新字段 或或 F5).ALEPH 编目模块增加字段增加字段Option B: 编目员自定义新字段 (菜单菜单/编辑编辑/从字段表中选择新

21、字段从字段表中选择新字段 或或 F6).输入完新字段的代码，系统将自动显示字段的名称（如果字段是已经在参数表中定义过的）。ALEPH 编目模块添加子字段添加子字段给新字段/其它字段 添加子字段 (菜单菜单/编辑编辑/新子字段新子字段 或或 F7).打开表单打开表单 特殊字段（用打开表单的方式编辑 子字段内容）ALEPH 编目模块编目表单编目表单选择一个字段选择一个字段菜单菜单/编辑编辑/打开表单打开表单 或或 Ctrl+F Example: the form for the 008 tag.ALEPH 编目模块在在 Web OPAC中查看记录中查看记录菜单菜单/编辑编辑/ 查看查看 OPACA

22、LEPH 编目模块 Stage 3: 保存记录保存记录ALEPH 编目模块保存记录保存记录记录保存的记录保存的2种主要的方式种主要的方式:保存记录到本地保存记录到本地 (or 保存保存所有所有记录到本地记录到本地)保存记录到保存记录到 服务器服务器 和和 本地本地ALEPH 编目模块保存记录到本地保存记录到本地 保存记录到本地保存记录到本地 /保存所有记录到本地保存所有记录到本地 ： 是将当前记录 (or 所有打开的记录) 都保存在本地pc机的硬盘上。 方法: 菜单菜单/编目编目/保存记录到本地保存记录到本地 (or /保存所有记录到本地保存所有记录到本地)ALEPH 编目模块保存记录到本地保

23、存记录到本地 本地磁盘上所有的新记录都以下面的文件名格式保存：NEWnnn.mrcALEPH 编目模块保存记录到服务器保存记录到服务器 保存记录到保存记录到 服务器服务器 和和 本地本地 选项会更新服务器上的数据库，并且为记录分配一个 系统号系统号 (while retaining the NEWnnn local-drive file number). 记录保存时，系统会执行一系列的 检查检查 和 整理整理。 系统号系统号 是记录的在系统中的唯一标识。 该选项会将记录同时保存到服务器和本地磁盘上。ALEPH 编目模块保存记录到服务器保存记录到服务器保存记录到服务器和本地ALEPH 编目模块保

24、存记录到服务器保存记录到服务器 方法： 菜单菜单/编目编目/保存记录到服务器和本地保存记录到服务器和本地 编目界面上方的图标编目界面上方的图标 。The record will be saved into the local bibliographic library.接下来，会显示下面的确认屏幕，同时可以修改编目员级别。接下来，会显示下面的确认屏幕，同时可以修改编目员级别。ALEPH 编目模块保存记录到服务器保存记录到服务器 保存记录的基本原则保存记录的基本原则：一个低级别的编目员不能修改一个高级别的编目员保存的记录。当2个甚至更多的编目员同时对同一条记录进行修改的时候，最先打开这条记录的编

25、目员允许保存这条记录。当一条记录被保存到服务器上时，所有内容为空的字段和子字段都会被删除。ALEPH 编目模块保存记录到服务器保存记录到服务器 （检查记录（检查记录/整理记录）整理记录） 保存记录的基本原则保存记录的基本原则：一个低级别的编目员不能修改一个高级别的编目员保存的记录。当2个甚至更多的编目员同时对同一条记录进行修改的时候，最先打开这条记录的编目员允许保存这条记录。当一条记录被保存到服务器上时，所有内容为空的字段和子字段都会被删除。ALEPH 编目模块 系统基于用户自定义的检查例程检查例程来检查记录，并生成一个检查报告的窗口。 你可以根据问题的类型忽略报告中的内容。 系统同样允许执行

26、用户自定义的一些整理例程整理例程。保存记录到服务器保存记录到服务器 （检查记录（检查记录/整理记录）整理记录） 禁止性的错误-不能忽略 ! !可以忽略的错误 ？ 提示性错误*ALEPH 编目模块保存记录到服务器保存记录到服务器 （检查记录（检查记录/整理记录）整理记录） 消息标签消息标签 如果选择“取消”按钮，记录检查/警示错误窗口关闭，潜在错误列表显示在下层窗口的“消息”标签屏中。 选择一项错误提示，将会定位到记录中有问题的字段，并以绿色高亮显示。ALEPH 编目模块 Stage 4: 检查例程检查例程ALEPH 编目模块Check Routines: 概念概念 检查例程是标准的库定义的程序

27、，用于 “检查检查” 字段，子字段以及编目记录。 由图书馆来决定，并设置，哪些检查是必备的，如禁止性的错误就不能被图书馆员忽略，而提示性的错误信息可以忽略。ALEPH 编目模块Types of Checks 字段级别的（Field-level） 有效性检查例程 记录级别（Record-level ）有效性检查例程ALEPH 编目模块Check Field check field (菜单菜单/编辑编辑/检查字段检查字段 or Ctrl+w) 检查以下内容: 字段标识符中，指示符和子字段代码是否有效 必备的子字段是否都出现了 不可重复的子字段是否重复出现。 所选择的字段在记录中与其它字段之间的关联

28、性 定长字段的内容ALEPH 编目模块Check FieldAn example regarding the validity of an indicator:Indeed, the value of 0 is obsolete for the second indicator.ALEPH 编目模块Check Record Check Record (菜单菜单/编辑编辑/检查字段检查字段 or Ctrl+U) 检查以下内容: 需要的字段和子字段是否存在 不可重复的字段和子字段是否重复出现 字段之间的关联 检查新的款目是否添加到标目列表中 检查一个复制的记录是否可以在直接索引中打开 检查数据库中

29、是否存在相似记录 检查新标目。 Check Record 同时执行 Check Field.ALEPH 编目模块Check Record (Ctrl + u)Overridable errorInformation messagesCritical error no override!ALEPH 编目模块Check RoutinesThe check mechanism can be used to “check” records in various circumstances: In the Cataloging module while editing a record.编目模块中，记录

30、发送给服务器时（更新数据库之前，系统都会自动检查记录） By a batch service on a group of records.ALEPH 编目模块 Stage 5: 编辑记录编辑记录ALEPH 编目模块查看记录的编辑界面查看记录的编辑界面 3种方式查看编目的编辑界面 常规屏幕 (带下层窗口的) 全屏 (带下层窗口的) 分开编辑模式的屏幕 (2条记录之间). 注意: 如果选择了“分开编辑”模式， 再进行常规/全屏切换时，都是针对 分开的两边的记录来执行的。ALEPH 编目模块基本的编辑功能基本的编辑功能 编辑编辑 子菜单: 撤销 + 恢复 查找 替换 复制 (可选择：文本，子字段，字

31、段，记录) 粘贴 (可选择：文本，子字段，字段，记录) 剪切 (可选择：文本，子字段，字段) 删除 (可选择：子字段，字段，记录)ALEPH 编目模块记录中光标的移动记录中光标的移动 行间上行间上/下移动：下移动：up/down arrows 光标横向左右移动：光标横向左右移动：left/right arrows 字段间的跳转：字段间的跳转：Tab 跳转到记录的开始和结尾：跳转到记录的开始和结尾：Crtl + home / Crtl + end ALEPH 编目模块编辑子菜单编辑子菜单其它选项其它选项 记录模板扩展记录模板扩展 (Ctrl+E) 从模板增加字段和子字段到当前编辑的记录中。 改变

32、记录格式改变记录格式 更改FMT字段内容 记录排序记录排序(Ctrl+M) 按照tab01.lng表中定义的字段顺序为当前编辑的记录排序。 Note: 5xx,6xx, 7xx字段不排序，他们将保持添加到记录中的顺序不变。ALEPH 编目模块锁定记录锁定记录 系统不允许，当别的编目员正在进行检索和保存记录的操作时，另一个编目员同时也执行保存记录的操作。 记录将会在系统设定的时间内保持锁定的状态。 在此设定的时间范围内，你可以锁定一条记录，此时，只有你对记录的更改能够保存到服务器上，直到你解除锁定。 锁定记录： click 菜单菜单/编目编目/锁定记录锁定记录 解锁记录： click 菜单菜单/

33、编目编目/解锁记录解锁记录ALEPH 编目模块锁定记录锁定记录 记录标题更改为: 另一个编目员打开同一条记录时，收到以下提示警告： 并且在他的编目界面标题栏上显示如下提示信息:ALEPH 编目模块记录管理器记录管理器 记录管理器记录管理器只在记录标签页可用，位于记录标签页左下方。 它以一种树状的视图来显示所有的记录，这些记录都链接到一条正在被编辑的书目记录上。 馆藏记录 (HOL) 单册记录 管理记录(ADM)ALEPH 编目模块 Stage 6: 其它的编目功能其它的编目功能ALEPH 编目模块复制记录复制记录 复制记录复制记录 (菜单菜单/编目编目/ 复制记录复制记录or Ctrl+N) 复制当前显示的记录，并编辑复制后的新记录。复制当前显示的记录，并编辑复制