大学文化基础知识第五章

1、大学文化基础知识第五章研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.1 Excel简介简介5.1.1 电子表格与电子表格与Excel目前，世界上较为流行的电子表格软件有Microsoft公司的Excel和IBM公司的Lotus 1-2-3等。5.1.2 Excel的启动与退出的启动与退出1. 启动启动在Windows XP中单击“开始”菜单，选择“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令启动。如果桌面上有Excel的快捷方式，则直接双击启动Microsoft Excel 2003。2. 退出退出用鼠标

2、双击Excel主窗口左上角的系统菜单框，如果表格中的内容已经存盘，则系统立即关闭；或者选择“文件”“退出”命令退出。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.2 Excel的基本概念的基本概念 5.2.1 Excel窗口的基本结构窗口的基本结构 当启动Excel后，其启动界面和各部分的名称如下图所示。它除了具有普通应用程序应有的元素：标题栏、系统菜单、最大化和最小化按钮、菜单栏等之外，还有工具栏和状态栏。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.2.2 基本概念基本概念 Excel中有一些不同于Word中的概念，包括工作簿、工作表等

3、。分别介绍如下： 1. 工作簿工作簿 一个Excel文件称为一个工作簿（Workbook）。在一个工作簿中可以包含若干个工作表。 2. 工作表工作表 工作簿中的每一张表称为工作表（Worksheet）。每个工作表下面都会有一个标签，第一张工作表默认的标签为Sheet1，第二张工作表默认的标签为Sheet2，依此类推。在默认的情况下，新建的工作簿文件默认包含有3张工作表。用户可以根据自己的需要进行增加或删除工作表。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材3. 单元格单元格单元格（Cell）是指表格中的一个格子。单元格的引用一般是通过指定单元格的坐标来实现的。指定单元格

4、相对坐标的方法是：列号+行号。如：A1、B2、C5等。指定单元格的绝对坐标只要在列号行号前分别加上符号“$”即可，如：$A$1、$B2、C$5等。另外也可以先对单元格进行命名，然后用指定的名称来引用该单元格。4. 活动单元格活动单元格活动单元格（Active Cell）是指当前正在进行操作的单元格。当一个单元格是活动单元格时，它的边框线变成粗线，这时可以向单元格中输入新的内容或对单元格中原有的内容进行编辑、修改或删除等操作。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5. 表格区域表格区域表格区域（Range）是指工作表中的若干个矩形块。这些矩形块可以是不连续的。当定义

5、了这些区域后便可以对它们进行各种各样的编辑；如剪切、复制和移动等。引用一个区域可以用它的左上角单元格的坐标和右下角单元格的坐标来表示，中间用一个冒号作为分隔符。如：A1:D5。6. 函数与公式函数与公式函数（Function）通常都是用于进行某种目的的计算式子。Excel提供了一个函数指南（Function Wizard）的功能用于帮助用户在使用函数时指定所要的参数。公式（Formula）是指由值、单元格引用、名字、函数或运算符组成的式子。它包含于单元格中并从现有值中产生一个新值。公式一般由用户自定义产生。当在一个单元格中键入一个公式时，总是以一个“=”号开始的。在公式中可用的算术运算符有：幂

6、、乘*、除/、加+、减-五种。在函数与公式中使用相对坐标引用单元格时，被引用的单元格相对函数与公式所在的单元格来定位；如果使用绝对坐标引用单元格，则被引用的单元格相对整个工作表定位。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.3 Excel的基本操作的基本操作 5.3.1 新建一个工作簿文件新建一个工作簿文件 当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以选择“文件”“新建”命令，界面右侧显示“新建工作簿”任务窗格，单击“新建”栏下的“空白工作簿”创建一个新的工作簿。 新建的工作簿文件自动取名为book2、book

7、3等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新文件。工作簿文件默认的扩展名为.xls。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.3.2 打开已有的工作簿文件打开已有的工作簿文件启动Excel后，如果要打开原来已经建立了的工作簿文件可以按如下步骤进行：选择“文件”“打开”命令，显示打开“文件”对话框，从中选择或键入要打开的文件名，然后单击“打开”按钮打开已有的工作簿文件。另外一种打开工作簿文件的方法是直接单击工具栏中的“打开”按钮5.3.3 在工作表中填入数据在工作表中填入数据当新建了一个工作簿文件或打

8、开一个已有的工作簿文件后，便可以开始在其中的工作表中输入表格内容。键入的内容会同时出现在活动单元格和编辑栏中，每个单元格可容纳长达32000个字符。当一个单元格中的内容键入完毕后，可以使用箭头键、或回车键来结束输入。如果使用箭头键则会使相邻的单元格成为活动单元格；如果使用回车键则会使下邻的单元成为活动单元格。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.3.4 使指定的单元格成为活动单元格使指定的单元格成为活动单元格 使指定的单元格成为活动的单元格通常有三种方式。第一种方法是使用、等箭头键。第二种方法是只要单击指定的单元格，则被单击的单元格便成为活动单元格。 使用第

9、三种方法定位时，每次定位操作，系统都会把当前活动单元格的坐标记录在“定位”对话框中的“定位”列表框中，该功能使得用户可以很方便地返回到定位前的位置。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.3.5 修改单元格中的数据修改单元格中的数据 修改单元格中的数据首先要把指定的单元格设为活动单元格。然后根据情况可按如下三种方法修改单元格中的数据。 首先，如果要完全重新输入单元格中的内容，则只要输入新内容即可。其次，如果只想修改单元格中的内容则可按F2键进行修改。之后便可使用、和Delete等键对单元格中的数据进行编辑修改。修改完毕后可按回车键结束。最后，如果要删除单元格中

10、的所有内容，则只要把指定的单元格设为活动单元格，然后按Delete键即可。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.3.6 表格区域的选定表格区域的选定 选定一个表格区域通常用于复制、移动和删除等。当一个区域被选定后，该区域会变成黑色的背景。选定表格区域可用鼠标或键盘来进行操作。下面分别介绍其操作方法。 1. 使用鼠标选定区域的操作步骤使用鼠标选定区域的操作步骤 将鼠标移到要选区域的左上角，按住鼠标左键，然后把鼠标拖到要选区域的右下角，释放鼠标左键。 2. 使用键盘选定区域操作步骤使用键盘选定区域操作步骤 使用箭头键、和把活动单元格移到要选区域的左上角，按住Sh

11、ift键，用箭头键、或选择要选定的区域。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.3.7 在工作表中插入、删除行或列在工作表中插入、删除行或列 在工作表中需要插入或删除行时，可以插入或删除一行或多行。下面按插入和删除两种情形分别介绍具体的操作步骤： 1. 插入或删除行插入或删除行 插入行的操作步骤：选定插入行所在位置的区域，该区域只要包括插入的行即可；然后选择“插入”“行”命令即可在选定行的上方插入一空白行。 删除行的操作步骤：选定一个区域，该区域只要包含所删除的行即可；然后选择“编辑”“删除”命令。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划

12、教材材 2. 插入或删除列插入或删除列 插入列的操作步骤如下： （1）单击需要插入列的列标。 （2）选择“插入”“列”命令即可在选定列的左侧插入一列。 也可直接右击列标，从弹出的快捷菜单中选择“插入”命令插入列。 删除列的操作步骤如下： （1）单击所要删除的列的列标。 （2）选择“编辑”“删除”命令即可删除选定列。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.3.8 表格区域的复制、删除和移动表格区域的复制、删除和移动1. 表格区域的复制表格区域的复制在制作表格时，常常会反复使用某些数据。利用Excel的复制功能，可使输入表格数据的工作大为简化，有效地提高工作效率。下

13、面是进行表格区域复制的操作步骤：（1）选定要复制的区域。（2）选择“编辑”“复制”命令，选定的要复制内容会出现虚线框框住选定内容。（3）把复制的目的位置的单元格置为活动单元格。（4）选择“编辑”“粘贴”命令即可复制所选内容至目标单元格。2. 表格区域的删除表格区域的删除只是删除一个单元格的内容时，按Delete键即可；类似地也可以删除一个区域中的内容，此时只需选定要删除的区域，按Delete键。3. 表格区域的移动表格区域的移动有时在进行表格编辑时需要把整个表格从工作表的一个地方移动到工作表的另一个地方。在Excel中实现这种操作是通过它的剪贴功能来实现的。研究出版社研究出版社高等教育高等教育

14、“十一五十一五”规划教规划教材材 5.3.9 使用函数和公式使用函数和公式 1. 函数函数 前面已经介绍了函数的概念。在Excel中含有大量的函数以帮助完成各种各样的计算工作。这些函数大体上可以分为如下几类： 常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文字函数、逻辑函数、信息函数。 函数的一般格式如下： 函数名(参数1, 参数2, 参数3, ) 键入公式时必须以等号开头。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 激活函数指南功能通常有两种方法：其一是单击工具栏上的插入函数按钮；其二是选择“插入”“函数”命令，如下图所

15、示。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 1）求和函数SUM 函数格式： SUM(Number1, Number2, .) Number1，Number2，.，是所要求和的130个参数。 功能：返回参数表中所有数值的和。 2）求平均值函数AVERAGE 函数格式： AVERAGE(Number1, Number2, .) Number1，Number2，.，是所要求平均值的130个参数。 功能：返回参数表中所有数值的平均值。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 3）求最大值函数MAX 函数格式： MAX(Number1, Num

16、ber2, .) Number1，Number2，.，是参与求最大值的130个参数。 功能：返回一组数据中的最大值。 4）求最小值函数MIN 函数格式： MIN(Number1, Number2, .) Number1，Number2，.，是参与求最小值的130个参数。 功能：返回一组数据中的最小值。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5）计算数字个数函数COUNT 函数格式： COUNT(Value1, Value2, .) Value1，Value 2，.，是包含各种数据类型的130个参数。 功能：返回参数组中数字条目的数目。 6）四舍五入函数ROUND

17、函数格式： ROUND(Number, num_digits) Number是要进行四舍五入的数字。 num_digits是四舍五入时所采用的位数。 功能：根据指定的位数返回Number的四舍五入值。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 7）频率分布统计函数FREQUENCY 函数格式： FREQUENCY(data_array, bins_array) data_array是一个数组或对一组数的引用，这些值是要用于频率统计的值。 bins_array是间隔点数据的数组或对间隔的数据的引用。 功能：返回参数data_array指定的一组数在参数bins_arra

18、y指定的间隔区域中的频率分布数组，该数组元素的个数比参数bins_array中的元素个数多1个。 2. 公式公式 公式是指由用户自己定义的计算式子。 它是由值、单元格引用、名字、函数或运算符组成的。和键入函数时一样，在键入公式时也要以等号开头。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 1. 查找查找 如果在进行查找的时候需要改为替换操作则可打开“替换”选项卡，在其中，可以很方便地对查找到的内容进行替换操作。 2. 替换替换研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.3.11 保存工作簿文件保存工作簿文件当把表格内容键入到工作表中后，要把它

19、保存到磁盘上。对于新建的文件，第一次进行存盘的操作步骤如下：（1）选择“文件”“保存”命令，显示“另存为”对话框。（2）从“保存位置”下拉列表框中选择驱动器，在“目录”列表中双击指定的目录。（3）在“文件名”编辑框中键入文件名，单击“保存”按钮完成工作簿的保存。5.3.12 关闭工作簿文件关闭工作簿文件对于当前不再需要使用的工作簿文件可以把它关闭，以便腾出更多的系统资源供其他应用程序使用。选择“文件”“关闭”命令即可关闭工作簿。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.4 表格的格式化表格的格式化 5.4.1 表格字体的设置表格字体的设置 当表格内容已经键入到工作

20、表后，可以对表格中各部分内容的字体进行修改以使表格更加清晰美观。修改字体主要遵循两个大的步骤。首先，选定要修改字体的区域；然后执行更改字体的操作。只有被选中区域里的内容会被改变字体。 使用菜单命令时，在“单元格格式”对话框中可以设置更多的单元格格式；使用工具栏则使操作更加快捷。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.4.2 表格列宽和行高的设置表格列宽和行高的设置 当单元格中的内容的宽度超出单元格当前的宽度或单元格中的内容的高度超出单元格当前的高度时，便需要对工作表的列宽或行高进行调整，以便满足实际情况的要求。 5.4.3 单元格内容的对齐单元格内容的对齐

21、单元格中的内容在单元格内有3种对齐方式：左对齐、居中对齐和右对齐。默认的情况下键入到单元格中的文字是左对齐，键入到单元格中的数值是右对齐。另外还有一种特殊的对齐方式是：合并及居中。前面三种方式是相对单元格本身来进行对齐的。而合并及居中的对齐方式则是相对于指定的若干列来进行对齐的。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 前三种对齐的操作方法是：先选定要设置对齐的单元格或区域，然后，单击工具栏中的“左对齐”、“居中”或“右对齐”按钮。 合并及居中的操作方法是：首先，将合并及居中的内容键入到指定列中最左边那一列的单元格中，其次，选定要合并及居中的列，最后，单击工具栏中的

22、“合并及居中”按钮。按钮的说明如下图所示。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.4.4 工作表中数值的格式化工作表中数值的格式化 格式化工作表中的数值可以遵循如下两大步骤：首先，选择要进行格式化的区域；然后，指定所要求的数字格式。部分数字格式字符的含义如下： （1）#数字预留位置。 （2）句点小数点位置。 （3）%百分号。 （4）逗号千位分隔符。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.4.5 底纹的设置底纹的设置 表格建立后，为了使表格更加清晰美观，可以在表格的不同部分设置不同的底纹图案或背景颜色。 这项功能是通过设置单元格

23、的格式来实现的，其操作步骤如下： （1）选择要设置底纹的单元格区域。 （2）选择“格式”“单元格”命令，显示“单元格格式”对话框。 （3）打开“图案”选项卡，选择一种底纹图案或背景颜色 （4）单击“确定”按钮完成底纹图案的设置。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.4.6 表格框线的设置表格框线的设置 为了使打印出来的表格能够满足不同的要求，Excel系统允许用户在打印工作表时不打印网格线，同时又可以在需要的地方加上表格框线。其主要的操作方法是：首先设置打印时不打网格线，然后在需要的地方加上表格框线。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教

24、规划教材材5.5 使用工作表数据绘制图表使用工作表数据绘制图表 5.5.1 Excel图表功能概述图表功能概述 5.5.2 使用图表向导绘制图表使用图表向导绘制图表 绘制图表时首先要有数据来源。这些数据要求以列或行的方式存放在工作表的一个区域中。如是以列的方式排列，则通常要求区域的第一列数据作为X-轴的数据；如是以行的方式排列，则通常要求区域的第一行数据作为X-轴数据。 当数据按要求存放在工作表后，便可开始利用图表向导来进行绘制图表了。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.5.3 在图表中加入第二个数据序列在图表中加入第二个数据序列 在已有的图表中加入第二个

25、数据序列是非常简单的事情。其操作方法是：先选择要加入的数据序列，并释放鼠标按钮。接着，将鼠标移到所选区域的边框处，当鼠标形状由十字形变为箭头形时按下鼠标左键，然后拖动选择部分到图表上，并释放鼠标。 5.5.4 创建图表创建图表 图表工作表是在一张独立的工作表，其中不包含任何表格数据，只显示所创建的图表，任何时候只要单击图表工作表的标签便可以查看到所作的图表。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.6 Excel的数据库应用的数据库应用 一个Excel数据库是按行和列组织起来的信息的集合，其中每行称为一个记录，每列称为一个字段。 5.6.1 创建数据库创建数据库

26、在Excel中创建数据库是一项简单易行的工作。只要在工作表中的某一行键入每列的标题，即字段标题，然后，在标题下面逐行输入每个记录。 除了在表格的后面直接输入数据来添加记录外，还可以通过“记录单”来添加记录。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.6.2 记录筛选记录筛选 所谓查询就是要在数据库中找出满足特定条件的记录。 对记录进行数据筛选主要有两种方式：其一是“自动筛选”，另外一种是“高级筛选”。 1. 记录的自动筛选记录的自动筛选 记录的自动筛选功能是通过选择“数据”“筛选”“自动筛选”命令来实现的。 2. 高级筛选高级筛选 为了能够进行更复杂的筛选，可以使

27、用Excel数据筛选功能中的“高级筛选”功能。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.6.3 记录排序记录排序 Excel的数据库排序功能使用户非常容易实现对数据记录的排序。排序操作的主要步骤是：选定要进行排序的数据库表格，执行排序命令，指定排序的关键字（最多可指定三个排序关键字）及升降序，然后确认。 5.6.4 分类汇总分类汇总 它可以按分类进行求和、求平均、求最大值、求最小值、求标准差等等，还可以在需要的时候全部移去分类汇总的结果恢复数据表格的原形，给用户提供了极大的方便。进行分类汇总首先要指定用于进行分类汇总的数据库表格，为了得到正确的汇总结果，该数据库

28、表格应该是按分类的关键字段排好序的，然后要指定一个用于分类的关键字段，最后要指定汇总哪些字段。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.7 Excel的打印操作的打印操作 5.7.1 页面设置页面设置 页面设置是打印操作中的重要设置，它是通过“文件”菜单中的“页面设置”命令来实现的。选择“文件”“页面设置”命令，显示“页面设置”对话框，如下图所示。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材1. 页面的设置页面的设置在该选项卡可以指定打印方向“纵向”或“横向”；调整打印的缩放比例；设置纸张的大小等。2. 页边距的设置在该选项卡可以指定上、下

29、、左、右的页边距大小；设置页眉页脚与页边界的距离；表格内容的居中方式。所有的设置都可以在“打印预览”框中看到设置是对页面上的哪一部分起作用3. 页眉和页脚的设置页眉和页脚的设置通过页眉/页脚预览可以看到页眉/页脚的设置效果。在“页眉”下拉列表框和“页脚”下拉列表框中可以设置一些预先设好的页眉和页脚。4. 工作表的设置如果只需要打印工作表中的某个区域，则可以在“打印区域”文本框中指定要打印的区域，指定区域可以键入区域坐标，也可以用鼠标直接选择。如果打印的内容较长，要输出在两页纸以上，同时又希望在每页纸上的第一行或第一列都包含与前一页相同的列标题或行标题，则可在“打印标题”框架的“标题行”和“标题

30、列”文本框中指定标题行或标题列所在的行或列，指定“标题行”和“标题列”可以从键盘键入，也可以用鼠标直接选择。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 5.7.2 打印预览及打印打印预览及打印 页面设置完成后，便可以开始打印工作表。为了使用户在打印之前能够看到打印的效果，Excel提供了打印预览的功能。 选择“文件”“打印预览”命令（也可以直接单击工具栏中的“打印预览”快捷按钮），Excel的主窗口变为如下图所示的打印预览状态。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材 在窗口的顶部有一排按钮用于打印预览时的各种操作： （1）“上页”、“下页”按钮用于查看不同的页面。 （2）“缩放”按钮用于缩小和放大预览的画面。 （3）“设置”按钮用于页面设置。 （4）“页边距”按钮提供了调整页边距的可视方法，使用鼠标拖动的方式直接设置页边距。 （5）“关闭”按钮用于关闭预览状态返回原来的工作表窗口。 （6）“打印”按钮用于准备开始打印。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”规划教规划教材材5.8 其他应用技巧其他应用技巧5.8.1 使用多工作表使用多工作表1. 选择其他工作表选择其他工作表当需要选择另外一张工作表进行工作时，只需简单地用鼠标单击要选择的工作表标签即可。如果由于工作表太多以至看不到所要的工作表标签时，可