熟练掌握office“邮件合并”功能,提高工作效率讲解

1、熟练掌握office “邮件合并”功能，提高工作效率在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、工资条或者是成绩单。面对如此繁杂 的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证复制粘贴过程中不出错吗？其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能一一邮件合并”，我们完 全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。图一显示的红岭中学高三（X）班家校联系单”就是我利用 邮件合并”功能制作出来的全年级731张家校联系单中的一 张。、什么是“邮件合并”图一什么是邮件合并'呢？为什么要在 合并”前加上 邮件”一词呢？其实邮件合并”这个名称最初是在批量

2、处理 邮件文档”时提出的。具体地说就是在 邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据 源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大 提高工作的效率，邮件合并”因此而得名。显然，邮件合并'功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外, 样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。Word2002以上的版本中新增了 邮件合并”任务窗格式的 邮件合并向导”，这让我 们在使用邮件合并'操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步 骤，详细介绍 邮件合并 勤能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运 用到自

3、己的实际工作当中。、什么时候使用邮件合并我们可以通过分析一些用 邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如我们最常 用的需要批量处理的信函、工资条、成绩表等文档，它们通常都具备两个规律：是我们需要制作材料的数量比较大;二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如家校联系单中的班主 任寄语、班主任姓名、考试科目等，这些都是固定不变的内容；而学生的姓名和 考试成绩就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录 表:表示。下面我就以制作家校联系单为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是 Access

4、文件，也可以是 MS SQL Server数 据库。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。图二是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"07级高三历次考试 成绩总表"，工作簿里面有全部高三学生各次考试成绩的数据记录，我们的任务就 是把这些记录按照指定的模板制作成家校联系单。<34、=：f I阳iWLlti'Jh IAA ' 1'BcaCYCI丄E«rGmWM33123.«3nr?3o»0TentSTS112.54ITI.B皿wf20

5、0730911惬獻血1)toit|GW*RD%fll, t30*J甲忙北冇TV f I1:二J JW®? Ml? aEu工員酉nt) SD杓EJ A号王 A 丄 $'X ' 2! U 2_H士1 上5 £*8嗔图二图三第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以 Word文档为例 图三是一个模板文件"Template"，就是家校联系单的大致样子。第三步：邮件合并打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件 合并工具栏

6、"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，椭圆 形框中的就是邮件合并工具栏。二_电也j j j、-;上上叱.-i a_g_ . , _ jli-图四1. 设置数据源点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图四中第二个），选择 "DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定 使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"07级高三历次考试成绩总表"，直接点击 确定，完成数据源设置。插入：O地址域幺）数据库域辺）域世）：匹配域追插入 取消号1112 2 2

7、 3 3 3 级名数名名数名名数名名数名名 班姓分班级分班级分班鑲分班级冬五2. 插入数据域 这里，以插入学生姓名为例"同学的2.a将光标定位到要插入数据的地方（这里插入学生姓名，就放在文档开头 家长："之前） 2.b点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图四中第六个），在弹出的窗口中选 择"姓名"，然后单击"插入"，如图五：2.c单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完 毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他数据（总分，班名，级名等）。全部完成之后, 模板是

8、这个样子的（那些用书名号括起来的东西就是插入的数据，见图六）：专审三富榕.n <.|4i XMlJnilfln 嶷人< 曜更财即lcqp «高r 缎咗占* 号竿忡恬t 吃賢！亠崛币聲忌 F“上： 总踰衣平一嚮谅曾咅Yit予况，世舛兰面”折；.门爭 祝工昨你"套/拿世Fw、学ItJg:at-IX"片««>&和旺-口一碎4« 缶F*图六3. 查看合并数据单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按 钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前 一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印