存货内部控制

1、第一节 存货内部控制规范防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率是存货内部控制的目的。本节主要简述岗位分工与授权批准、验收与入库、领用、仓储与保管和监督检查等方面。本节主要讲述这些方面存货会计控制的关键点。一、岗位分工与授权批准 岗位责任制存货控制的关键。明确相关部门和岗位的职责权限，货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，是存货控制的基础。 存货业务不相容岗位至少包括： 存货的采购、验收与付款；存货的保管与清查；存货的销售与收款；确保办理存 存货处置的申请与审批、审批与执行； 存货业务的审批、执行与相关会计记录。单位不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。单位应当

2、配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。单位应当建立存货业务的授权批准制度，明确授权批准的方式、程序和相关控制措施，规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构或人员办理存货业务。审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。单位应当制定科学规范的存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要求，并设置相应的记

3、录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保存货业务全过程得到有效控制。二、取得、验收与入库控制单位应当根据存货的不同取得方式，采取相应的控制方法实施有效控制，确保存货取得的真实、合理、透明c单位外购存货，应当符合内部会计控制规范采购与付款(试行)的有关规定，采购批量和采购时点的确定应当符合市场状况、行业特征和单位经营管理的实际需要。单位接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过评估和检查，并与单位筹资合同或协议的约定相一致。单位取得的存货为对方单位抵顶债务的，该类存货的取得应经过单位有关部门和人员审核批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。单位应当组织有关部门和人员对所取得

4、的存货的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对于验收合格的存货，应当及时办理入库手续。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门和人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当及时查明原因，视存货的不同取得方式作出相应处理。单位财会部门应当按照国家统一的会计制度的规定，根据验收证明对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。对会计期末货物已到、发票末到的收货，应暂估入账。单位存货管理部门应当设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财会部门核对。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独

5、记录，避免与本单位存货相混淆。三、仓储与保管控制 单位应当根据销售计划、生产计划、采购计划、资金筹措计划等制订仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量。单位应当加强对存货的日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货。单位生产部门应当加强对生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理与控制，并根据生产特点、工艺流程等对转入、转出存货的品种、数量等进行登记。对在生产过程中废弃的存货，也应进行登记。单位仓储、保管部门应当建立岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓场清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。单位应当建立存货的分类管理制度，对贵重物

6、品、生产关键备件、精密仪器、危险品等重要存货，应当采取额外控制措施，确保重要存货的保管、调用、转移等经过严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。单位应当按照国家有关法律法规要求，结合存货的具体特征，建立、健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立相应的责任追究机制。单位应当建立健全存货清查盘点制度，定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况。存货发生盘盈、盘亏的，应查明原因，分清责任，并及时报告有关部门。单位应当创造条件，逐步实现存货的信息化管理，确保相关信息及时传递，提高存货运营效率。单位应当建立健全存货成本会计核

7、算系统，正确计算和结转存货成本。单位应当加强对存货跌价的会计核算，及时掌握存货价值变动情况。确认、计量存货跌价的依据应当充分，方法应当正确。四、领用、发出与处置控制 单位应当加强对存货领用与发出的控制。单位内部各业务部门因生产、管理、基本建设等需要领用原材料等存货的，应当履行审批手续，填制钡料凭证。单位销售存货，应当符合内部会计控制规范销售与收款(试行)的有关规定。单位对外捐赠存货，应当履行审批手续，签订捐赠协议。捐赠对象应当明确，捐赠方式应当合理，捐赠程序应当可监督检查。单位运用存货进行对外投资，应当履行审批手续，并与投资合同或协议等核对一致。条单位应当建立存货处置环节的控制制度，明确存货处

8、置的范围、标准、程序、审批权限和责任。单位处置残、次、冷、背存货，应由仓储、质检、生产和财会等部门共同提出处置方案，经单位负责人或其授权人员批准后实施。单位应当组织相关部门或人员对存货的处置方式、处置价格等进行审核，重点审核处置方式是否适当，处置价格是否合理，处置价款是否及时、足额收取并入账。单位应当建立健全存货取得、验收、入库、保管、领用、发出及处置等各环节凭证、资料的保管制度，并定期与财会部门核对，发现问题，及时处理。五、监督检查 单位应当建立对存货业务内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。存货内部控制监督检查的内容主要包括：存货业务相关岗位及人

9、员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全， 存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确。 存货处置制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账。 存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。 对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，负责监督检查的部门应当告知有关部门，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠

10、正和完善。单位监督检查部门应当按照单位内部管理权限向上级有关部门报告存货内部控制监督检查情况和有关部门的整改情况。五、暗中转移存货案例 (一)案情 某检察机关接到一个举报电话，反映A生物制品厂厂长盛某将大量的销售货款截留在代理出口单位甚至转移。接到举报后，检察机关即开展了调查，发现盛某通过少开发票的手段，截留贪污了销售款400多万元，并通过代理出口单位将贪污的货款转移到了其私人开的企业。调查中还发现，该厂财务管理混乱为盛某贪污行为大开了方便之门：财务科根据盛某的指令开具销售发票，盛说多少就是多少；仓库里没有库存明细账及货物进出库记录，销售成本按估算的毛利率计算；产成品因为只有总账，所以产品存货

11、应该是多少，谁也说不清，以至于通过库存盘点，实物结存数量与按产成品总账计算出的产品单位成本大大超过售价。也正是通过这个不正常现象，顺藤摸瓜，彻底查清了盛少计收入成本、贪污货款的事实。 (二)案例分析 这是一个典型的缺乏内控制度的案例。其实盛某的手法并不高明。按照企业内部控制的要点，这个单位只要对各个环节稍加控制，盛也不至于如此胆大妄为。正是由于至少存在以下几个方面的内部失控，才致使盛的犯罪行为得以实施。第一，成品出库从销售到货币回笼缺乏稽核。内部会计控制规范指出，单位应当建立实物资产管理的岗位责任制度，对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制，防止各种实物资产被盗、

12、毁损和流失。本案例中“A厂”的仓储部门发货人员应该根据加盖现金收讫章、银行收讫章的发货凭证或经授权批准的赊销通知书发货；发货时应对商品的品种、规格、数量等进行认真复核；大宗的、大额的发货还应有第三人进行复核；赊销通知书及盖有货币收讫章的发货凭证，应及时返回财务部门，作为记录应收账款或销售款的依据。这样，厂长随心所欲地发货就能避免。再者，如果财务部门能根据发货凭证逐笔登记存货明细账，并定期与销售部门的销售业务登记簿核对；与仓储部门的存货明细账、存货收发存日报表或月报表核对，厂里发出的货与收到的货款对不拢的问题当时就会暴露出来。第二，销售发票缺乏严格的控制。销售发票是会计正式记录销售收入的标志，若

13、对其控制不严，会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。开具发票时没有以客户的购货订单、发货通知单等为准，而是先将“A厂”的货给出口单位，然后按盛某的指令开发票，使大部分销售款“飞过海”。填制发票上的数量没有依据发货通知单上载明的实际发运的货物数量记录。其实，只要将发货运单与订货单、销售单一核对就能发现其中的蹊跷，但企业没有设立这一层面的内控制度，这也给盛以可乘之机。开票人编制的发票金额和其他内容没有主管复核，这本来是发现盛的犯罪行径的最后一道关卡，但在盛的高额贿赂下，“监督人”睁一只眼闭一只眼，盛也就肆元忌惮了。第三，对应收账款缺少必要的管理。应收账款的记录必须以经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据，以防止应收账款少列或虚列。但在“A厂”，确认应收账款，只有销售发票没有发货单。销售发票对应发货单这是一道监控程序，而“A厂”因为缺乏管理制约，厂长一手遮天，以致最起码的内部控制功能都不能实施。对应收账款的管理缺乏控制。盛可以轻易地偷逃销售收入，随意地转移资金，把应届于公家的大笔钱款捞进自己腰包。如此肆无忌惮地造假和转移资金是与企业没有建立应收账款管理机制和货币资金周转的严格控制有直接的关系。第四，缺乏成本管理和存货清查制度。存货成本呈现居高不下，异常情况一目了然，而该厂从上到下居然麻木不仁，熟视无睹。由于没有库存明细账以及相应的进出库记录，以致库存商品一笔糊涂账。