大型会议策划

1、精品文档2015 年度中国高等教育秘书学专业研讨会策划书一、会议名称： 2015 年度中国高等教育秘书学专业研讨会二、会议主题： 促进秘书学发展，展望美好新未来三、会议目的和意义： 进行学术交流和总结，介绍最新的秘书学研究项目和成果，帮助学者了解最新的学术动态。四、会议组织：主办单位：中国高等教育委员会承办单位：中国高等教育秘书学专业委员会协办单位：昆明会议中心，各高校五、与会人员： 企业公关代表、中国高教委员会领导、中国高教秘书学专业委员会领导、各高校秘书学专业教师、学者六、会议时间： 2015 年 8 月 8 日 8 月 10 日七、会议地点： 昆明市国际大酒店会议中心会务厅八、会议议程：

2、1、委员会委员代表等发表报告，展示秘书学发展现状。2、相关学者发表研究成果，展示最新学术动态。3、针对秘书学专业发展的困难，形成讨论小组，进行讨论和答辩。4、专家进行会议总结，宣布会议结束，欢送与会人员。.精品文档九、会前筹备：1、会议筹备组对相关人员进行分工合作，成立了工作小组具体工作事小组成小组职能备注项员负责活动策会议筹备负责会议划、做好会议组长：指挥、筹备传达工作，指组成员：工作挥协调各小组。负责现场布置会场、维组长：现场组持现场秩序、工作成员：控制灯光。接送与会人员安排食宿、负责公关负责生活服组长：接待组务、交通疏接待成员：导、医疗服务等。负责礼仪和主持秘书组负责会务拟写会议方组长：

3、资料相关案、打印嘉宾成员：.精品文档事宜牌、签到、资料印发、会议记录的整理、会议通知、会议场地的选择和联系，联系与会人员、发布新闻、简报负责会议的录音录像、娱负责宣传组长：宣传组乐活动、照相工作成员：服务和对外宣传。做出会议预算、设备的租负责财务组长：财务组用和会议物事宜成员：品采购。付账工作。会议设备的负责后勤组长：后勤组维护和检查、相关工作成员：保障会场清.精品文档洁和会后清理会场、负责防火防盗，保障与会人员安全2、场地组织（ 1）选择与会议规模适当的会议场所。（ 2）会议场所应考虑是否交通便利、设备齐全、费用合理。3、下发会议通知。1、由秘书组邮件方式下发会议通知，并做好回执人数统计.2

4、、秘书组会前（8 月 1 日）进行电话确认。会议通知各专家、学者：2015 年 8 月 8 日中国高教协会秘书专业委员会将在昆明国际大酒店会议中心召开年会， 以交流讨论秘书专业经验， 规划秘书专业发展方向。本次会议需缴纳会员费 300 元/人，会务费 600/人。如您无法出席请于7 月 7 日前电话告知宋秘书， 电话。中国高教协会秘书专业委员会2015年 6 月 17 日.精品文档附：会议回执单：单位人数共计：人姓名性别职务联系电话到达车次到达车次到达时间：月日时分请于 7 月 7 日前讲回执寄至：云南省昆明市XX 区秘书学专业委员会收。邮编： XXXX4、经费预算：名称数量单价/元合计/元备

5、注场地租用2 天40008000费设备租用3 天20006000摄像机、音费响多媒体设备等会场装饰/3000包括鲜花、费横幅、锦旗.精品文档等交通费100 人10010000会务费100 人1000100000包括食宿、考察费用、会议资料、文具、工作证等其他/3000包括医疗费用等合计/1300005、准备会议资料与物品类型主要物品和设备备注会议桌椅、茶具茶水、扩音设备、照明设备、空必备调设备、通风机、安全通道、消防设施用品和设施设备会议装饰物品如鲜花、绿色植物、天幕、会标、特殊条幅。签到簿、指示牌、礼品、打印机、复.精品文档用品印机和设备视听计算机、投影仪、屏幕、录音设备、摄像设器材备通讯电

6、话机、传真机、通讯网络设施等设施设备文具、 笔墨、文件袋、胶水、海报、会议通知、座文 件 位签、胸卡、餐券等类 用品6、会场安排：（ 1）场地：昆明市国际大酒店会议中心会务厅（ 2）座位排次：舞台委员会委员、领导企业秘书代表教授教授学者、教师学者、教师.学者、教师精品文档学者、教师学者、教师学者、教师学者、教师文秘及工作人员（ 3）席签：准备浅红色纸，黑色签字笔若干，签到备用。（ 4）灯光音响：灯光的亮度要适宜，台上光线要比台下亮一些；话筒 7 个，音响和话筒要逐一调试。（电工要做好应急准备，音响和话筒要请专人负责）（ 5）空调及通风设备：开会前调好调好室内温度。保证室内温度适宜，空气清新。（

7、 6）桌上摆放物品：所有会议桌上摆好茶水，矿泉水。另外，主席桌上摆好鲜花、记录用笔、笔记本、座位卡、姓名牌和会议资料。（会务人员务必检查会议资料是否齐全，印刷、页码及装订质量）（ 7）指示牌：在必要地方设置洗手间、安全出口指示牌、会议中勿打扰、禁止吸烟、签到处、接站处、指路牌、禁止大声喧哗牌。（ 8）会场的装饰：用锦旗、工艺画装饰会场，突显出会场氛围。十、会中服务 ：1、接站（8 月 7日-8 月 8日）接站地点：昆明机场、昆明站、昆明汽车站.精品文档住宿安排：昆明国际大酒店接待地点：昆明国际大酒店会议中心接站安排：接待组拿着指示牌站在显眼处。接站表序号姓名性别单位职务联系班次抵达抵达方式时间

8、地位1232、会前报到（ 1）查验证件，确定与会者资格（ 2）登录信息，统计会议参加者人数，以便做好会议期间的各种服务（ 3）发放文件，分发会议文件、证件、文件袋等会议用品（ 4）预收费用，缴纳会员费和会务费（ 5）安排住宿，安排与会人员住宿。住宿安排表序姓性年工职地电房备号名别龄作务址话间注单号位.精品文档日期8 月7 日8 月8 日3、会议签到 ：确认到会的人是否都已到会并准确统计出到会的实际人数。会议签到表姓名职务是否到场XXXXXXXXXXXX4、进行会议 ：会议日程表时间内容地点人员负责备注0:00-24:00昆明全天接待、安排食宿商务接待组接待组酒店7:00- 7:55早餐酒店全体

9、人接待组餐厅员8:10 8:25签到会务全体人秘书组厅员上午8:30-10:00开幕式、领导致会务全体人辞厅员10:00-10:30会间休息全体人现场组员10:30-11:30委员会委员代表会务全体人等发表报告厅员酒店11:30-14:30午餐、休息餐厅，全体人接待组下午休息员室14:30-15:30相关学者发表研会务全体人现场组究成果厅员.晚上上午8 月9 日下午晚上上午8 月10日15:30 16:0016:00 17:3017: 30-21:00 7:00-7:30 8:00-10:0010:00-10:2010:20-11:2011:20-14:3014:30-15:3015:30-1

10、6:0016:00-17:0017:00-18:0018:00-20:007:00-7:307:3011:3011:30-12:30会间休息提出秘书学当前瓶颈及问题晚餐、休息早餐讨论小组进行讨论和答辩会间休息讨论研究成果午餐、休息专家进行会议总结会间休息闭幕式，宣布会议结束晚餐观看文艺演出早餐考察昆明旅游管理午餐全体人员会务全体人厅员酒店全体人餐厅员酒店全体人餐厅员会务全体人厅员休息全体人室员会务全体人厅员餐厅全体人员会务全体人厅员全体人员会务全体人厅员酒店全体人餐厅员昆明大学全体人演艺员中心酒店全体人餐厅员大观楼、金全体人马碧员鸡坊酒店全体人餐厅员精品文档接待组接待组现场组接待组现场组接待组

11、宣传组接待组宣传组接待组统一乘车下午12:30-发放纪念品，合影留念，送别与会人员返程（附送站安排表）全体人员接待组统一安排车送站安排表姓名单位联系车次/时间送站司机送站.精品文档方式航班工作地点人员十一、会后落实：1、清理会场（ 1）清理会场宣传物品（ 2）清理会场设备（ 3）清理会议资料（ 4）清理会议其它物品2、归还租借物品3、结算会议开支费用（ 1）统计会议实际收支项目，对照经费预算进行核点。（ 2）通知相关部门及人员结算的时间和地点。（ 3）核实发票。（ 4）填写报销单。（ 5）清点费用，支出发票。（ 6）请领导签字。（ 7）找财务组报销4、秘书整理会议资料，编写会议纪要，归档。十二

12、、 会议的总结和报道 :.精品文档1、召集工作人员，总结会议得失。2、整理会议资料，发送媒体报道。十三：应急方案：为及时、高效、妥善地处置好会议突发事故，坚持以人为本，预防为主，统一领导，快速反映，依法规范，协同应对的原则。保护与会者的生命安全，特制定本预案。（一）应急小组本会成立活动应急小组 - 后勤组，其中张秘书为组长（电话：），陆秘书为副组长，王音、徐蕴芬等为成员。组长全面负责与会者的安全工作。副组长负责具体安全工作，会议前召开安全工作会议，明确分工和各自职责，落实有关人员的安全责任，并督促相关人员做好安全工作。（二）职责1各后勤组成语为会议期间第一安全责任人，后勤组长为会议安全责任人。

13、会议期间后勤组不得离开会议，随时掌握会议安全情况，遇到特殊情况及时做好人员的疏散和控制，并向有关领导报告。2后勤组要及时做好整个会议的调度和控制，稳定好全体与会人员的秩序。各小组成员不得擅自脱离岗位，随时负责安全、疏导工作。一旦发生事故及时进行疏散，避免发生拥挤踩踏事故的发生。.精品文档3负责会前预警、会后上报、事故动态分析、组织安排人员救援，会中事故的救援与处理等工作。（三）出现突发事件的处理办法1组长负责有序疏散人群。2要用学到的安全知识进行自救。3及时送到急救中心或打120。4及时向领导报告事件情况以及向上级报告。5最后要查明事故原因，追究相关责任人。6事故发生时，迅速了解、收集和汇总事故有关情况，及时向应急现场指挥部提供各种相关信息和资料；负责与事故现场指挥人员和市政府及卫生、