办公室自动化

1、辦公室自動化本校發展辦公室自動化的目的為將在辦公室內、外的公文抄寫、圖表繪製、文件 傳遞等各項人工作業，改由各種自動化的軟、硬體設備代為處理。讓辦公人員能空出 時間發揮腦力活動，提昇創新及決策層次，提高學校整體行政作業品質。/網路化本校進行發展的辦公室自動化系統包含公文處理自動化及各單位承辦之業務表單 電子化等。其中公文處理自動化系統是由總收文、分文、退文、改分、創稿、會辦、 提陳及批示以至於發文、歸檔、稽催全部採用電腦作業，也就是從文書製作、傳遞交 換、流程管理、線上簽核、稽催管制到檔案及影像管理一氣呵成的公文電子化 系統。在進行電子化的同時，也重新檢討各單位的流程，朝簡化作業流程的方向努力

2、， 以便建立適當的電子流程。本校在張校長積極推動決行權責下放下，使本校辦公室自 動化的效能亦不斷提昇。一、現況本校辦公室自動化發展現況可以分成電腦設備、軟體設備、現行辦公室自動化系統作業項目、新一代公文系統以及各單位資訊化作業項目幾方面來看。(一) 電腦設備本校辦公室工作同仁電腦設備配置早已達一人一機的水準，各單位配置情形詳見電腦資源。各一級(以上)單位主管另外還配置手寫輸入板及語音輸入辨識系統。配合行政院研考會文書處理檔案管理手冊明定公文用紙採A4尺寸紙張之規範，本校亦於八十六年初正式將簽、稿等公文用紙改為A4尺寸，各單位也同時全面配置了一般用途的A4雷射印表機。除各辦公室配置之個人電腦外，

3、尚有以下電腦主機用於辦公室自動化系 統。IBM RS/6000 SP2 平行伺服主機辦公室自動化系統作業用。(2) IBM Netfinity 5500 M20 伺服主機辦公室自動化系統開發用。(3) Pentium-II 350 雙 CPU 伺服主機辦公室自動化系統開發用二軟體設備1. IBM AIX 作業系統電腦主機用2. Linux作業系統電腦主機用3. NT、Windows2000/2003 Server作業系統電腦主機用4. LOTUS Notes Domi no Server辦公室自動化伺服端系統電腦主機用5. C For AIX程式語言電腦主機用6. LOTUS Notes Ma

4、il電子信箱電腦主機用7. SQL資料庫系統電腦主機用8. Project Server專案管理軟體電腦主機用9. Windows作業系統個人電腦用10. LOTUS Notes Clients辦公室自動化使用端系統個人電腦用11. IE瀏覽器個人電腦用12. Office 套裝工具軟體個人電腦用13. Frontpage網頁製作軟體個人電腦用14. Project專案管理軟體個人電腦用15. Visio繪圖軟體個人電腦用16. PhotoImpact影像編輯軟體個人電腦用17. PhotoExplorer看圖軟體個人電腦用18. 華康金蝶字型個人電腦用19. 中文手寫輸入板及蒙恬語音輸入法個

5、人電腦用20. Dr.eye譯點通翻譯軟體個人電腦用21. Symantec防毒軟體個人電腦用22. Symantec Norton 工具軟體個人電腦用23. Acrobat可攜式文件 PDF製作軟體個人電腦用24. 自然輸入法個人電腦用三現行辦公室自動化系統作業項目本節所錄的是目前本校正式運作的全校共通性業務，其程式設計與資料維 護均由資訊中心負責。1.電子郵遞作業扑 I =" e m如 miCT EHkni*齢# V«FP PBFM 99E-ira-nni ehi-j1J3 g；电器 H詐冷工:t 做J 十'醴實 Eg常EM Bra ph- # i 寧 -* t

6、-ri-LBLt*twir-mirt'B.i.TS-« M »"'Ill-ElSIM # rUHiCJAM：4fr 9 i .-! rtq本校各單位在辦公室自動化系統上 都有一個專屬的電子信箱，由單位指 定專人負責處理其中的各種來文。此 一電子郵遞作業除能傳送本身製作 的電子文件外，也可以傳送以其他工 具軟體如 Word、Excel 製作的檔 案。自民國七十八年以來本校一般性 的公文作業即大量使用此功能，例如 秘書室發送的各類函件，各單位發送 的開會通知及各與會人員的回條，總務處發送的停電通知，人事室發送的出 勤異常通知，會計室發送的傳票通知，資訊

7、中心發送的訓練計劃，以及各種 資料的提供等等。近年來為加速訊息的傳遞，更與教職員個人信箱連結，凡 與同仁相關的即直接送至同仁信箱。2.總收發文作業本校總收發文作業由總務處文書組 負責，利用此功能將外來公文資料登 錄、掛文號、進行分文處理，再結合公文送收文記錄功能，由承會辦單位直接再電腦上簽收；發文時亦 利用此功能將發文資料登錄、掛文 號，假设為外來文覆文時，系統則會自 動將收發文勾稽。此外，文書人員進 行公文稽催、歸檔作業、公文註銷、製作各類統計報表等均可透過總收發文作業完成3.簡便行文作業lE »7Ciawx|t ； 2 l.jpi-w-'t"9V14L0JWIW

8、 nrwji “皿口 口 joci-iwaJOK-IWCanwnJWMW" TfflflMl iswianiIXm-teCi:jfrr*Jk*：rl!X«l!VW! &41wsJ*«-i-J-鼻位删"由岂 iZWrO.tfiiaraiuiMianH4.分層負責明細表查詢rr iMV Mix- BIQ Will HB-EJ才 jfi%玄怙IT Ft >.* 2 -涉 % 扪. £r«Bfl*+ mMi -5£-UMUJ f本校的公文處理，凡不涉及簽核的，如 各類函件、通知以及人事命令的發佈等 等，均已利用此功能來

9、製作及傳送。至 於涉及簽核的部份，因線上簽核及認證 制度尚在建置中，故仍採傳統的方式， 以紙本製作及處理。本校為求簡化工作，提高行政效率，由 秘書室負 責彙整各單位 工作項目及 決行 權責層次，編制決行權責明細表，陳校 長核定後建置於辦公室 自動化系統中。 各業務承辦人員於簽辦 公文時需先正確 的標示決行權責，以方便公文的傳遞與 處理。業務承辦人員如對公文的決行權 責不甚清楚時，利用此功能即能查知正確的決行權責層次。分層負責明細表內容的更新，由秘書室統籌處理。5.離職手續作業離職手續是早在民國七十八年即在淡 江大學辦公室自動化系統上運作的業 務之一。各單位於離職人員的公文核准 後，立即以電子郵

10、遞送出離職通知單， 通知人事室、會計室、圖書館、總務處、 總務處出納組、資訊中心專案發展組、 資訊中心網路管理組、教育發展中心教 學科技組等有關單位，進行該員離職相關手續的處理。但凡手續辦理完畢的單位就到系統中註記，人事室只要進入 系統，即可根據各單位的核辦情形簽發離職證明等文件。6.公文送收文與稽催本校目前正在建置電子簽章及認證機制，以作為未來本校線上簽核的基礎，因此現階段公文處理上使用的是公文的送收文與稽催的部份。校內公文由簽辦單位製作好紙本公文後，就在辦公室自動化系統中建立該份公文的送文單。送文單上除記載文號等根本資料外，同時記錄公文的送文流程。收文單位於收到紙本公文後就在電腦上作簽收的

11、動作，待公文處理完畢時再於電腦上將送文單傳到下一個單位。在處理的過程中會辦單位可以配合需要在流程中增加新的會辦單位。至於校外來文則於文書組收到公文 後，先在總收發文系統中登錄總收文及承辦單位，系統會自動產生此份公文的送文單，承辦單位於收到來文後，就在辦公室自動化系統中進行簽收。利 用這項功能，送文單位可以追蹤公文，稽核單位也可以進行稽催的工作。7.會議室申請與管理r?j *nTWfC： i WBIIMFL .EFT匸于當小-*匸起冷I p _rS-l »3 a ：J、此項功能提供線上申請與簡易線上簽 核的電子化作業。將台北校園與淡水 校園的會議場所納入管理。申請單位 只要在電腦上查詢

12、，即可快速的得知 各會議場所的空檔時間，在電腦上填 寫申請單並送出。申請單會依事先設 定的作業流程送往核定單位，核定單 位在電腦上加以核示。凡經核准的即自動登錄借用時間，並將申請支援事項通知給支援單位，如總務處事務組或 總務組、教育發展中心教學科技組等。目前納入本系統管理的會議室計有國 際會議廳、中正紀念堂、校友會館，及中小型會議室等共十餘個場地。提出 申請使用場地的時間最早是四個月前，最遲是三個工作天前。8.修繕申請EH Ufte Mil'吉口 *出1 nn-x：c r扌乐;j£l嗎虑代4 t T r T4 7嗨昭每打刁rn«*!» 44 KrW屮.11

13、已*«» -iEm.rfKM49T-E 丄鼻 1 Mf VVR IVE屮叩長沖鼻IE.TM3«*4切n9.監督業務承辦人員的工作效率。修繕完成後, 通知申請單位進行驗收。會文館貴賓室借住申請與管理為改善傳統紙本修繕單作業的缺失，資 訊中心與總務處營繕組共同開發了修 繕申請電子表單作業，不但加快申請 作業的處理速度，申請者還可以隨時追 蹤查詢申請案件的下落，充分瞭解整個 修繕作業的進度。藉由此系統，業務承 辦人員能更有效率的安排處理各項修 繕案件，業務單位主管亦可充分了解及 業務單位透過此系統可快速的10.-警 R h席=盂J.l-I-In-a-a-v-寸l-*-*

14、hi:-lfcsssIHf MHRKK-HKKKHH -.=: ''RMNN I; KKNNImffiffimmm £ 4J*a- , : : :-T * * * _w a V =请m1 V- H K K K M IK X 辰IT- I lgl«II ItFl冷 i- 文Hna 'H "mke毕HK0:iW牌* tKJISI 'A*. VriHM»najouft. van ncr J"忖曲 rirtw j為方便各單位替遠道貴賓安排住宿，資 訊中心與總務處事務組共同開發了會 文館貴賓室借住申請與管理系統，提 供各單

15、位線上查詢可供借住房間的相 關資訊、時段，以及線上申請借住、取 消借住等功能，同時也提供業務主管單 位線上核准、分配、調整、取消房間等 功能，大大簡化了管理單位的作業程 序。資訊化訓練課程報名作業 .-商口*"中岂"；: ' 'Z'Al-TKPTr r ： r -.wwf mr= ura-fitfi nUiertVTi«*PVWHS fW7 LE>?n3r1irx I« f r i K|«n i.i|-qr.lfeirt IPlM l!«r *：町晒 in- Umf W?FF:： » i i a

16、ct fiit-n. i .iHi.- UmjP *4niNb UMgqma vffW¥*?JluiMHui ，.*U.ftl弋就 aiiEincIFtIK BnC!*Sb HH/ilfl JzBE H 上» EME：« » «頂更,jUnT9RH>1iF "本校資訊中心每年均對教職員舉辦各 種資訊化訓練課程，藉以提昇同仁資訊 方面的技能，為方便同仁特於辦公室自動化系統中提供同仁查詢資訊中心舉 辦之各項資訊化訓練課程資料，以及網 路選課與報名功能。nviivA-LlI '卫" 上_iMg.尸d匸】4|，二 I些

17、聲卜H空乂沁承町# 壁、创 耳m11. 法規彙編檢索為方便同仁查閱相關法規,於辦公室自動化系統中建立共有文書檢索功能，將本校各類法令、規章、辦法等公用資訊 建成共有文書。法規變動時由文書組於 秘書室公布後七日內更新，並註明所依據之法源，以保持法規的完整及正確。目前存放於法規彙編檔案中的有淡江 大學組織規程、辦事規章、文書處理規 «i I iHCT ,*-st ：槿 mMHIH«mwWiWVMHiWig己 rwM*l« "MW*<；甘93電fe *旦 I1*v中w n AxrVFmvvnticniiWZHMZ"二SBMlJFJh .Mwr

18、xata.'jwwv -.rJTjmn.'NtM則、學術研究及交流、人事規章、教務規章、學務規章、總務規章、會計規 章、圖書規章、資訊規章、體育規章以及其他相關法規等。12. 日程表作業利用此功能，各單位的秘書或助理可以 將主管的日程登錄在系統中，需要時也可以印出下一週的日程供主管使用。如果未來主管們的日程都能建入系統 中，則系統還能根據主管的空檔時間自 動安排開會的時間。13. 通訊錄管理由資訊中心將全校所有OA使用者帳號建立成公用通訊錄，再利用公用通訊錄建立校內常用的收文單位群組簡 稱，如“本校各一、二級單位、“各教學一、二級單位、全校教職員 等，以方便送文時指定收件人使用

19、，至於個人常用之收件人帳號則可建成個 人通訊錄。四新一代公文系統1. 建立數位簽章與認證機制在公文改革中，簽核方式的改變是最需要花費時日來被接受的一種轉變，在 全面電子化的一貫作業中，缺少了線上簽核也就無法逹成完成公文處理的造工程。本校在公文訊息的傳送與接收上早已做到電子化的程度，然而需要 簽核的業務，則仍暫時維持在傳統的方式。由於傳統的紙本簽核方式不易被 篡改，因此一套可以防止偽造、冒名、篡改的系統，就成為能否改變簽核方 式的關鍵。以現代密碼技術的發展，公開金鑰基礎建設機制PKI已可提供相當平安及可信賴的數位簽章與認證機制，為推動此一新觀念與新技術，本校正進行將內政部自然人憑證IC卡引進，使

20、用具有國家公信力的電子憑證，作為新一代公文系統身份認證及線上簽核的依據。民國九十二年十二月本校已向內政部辦理集體申請自然人憑證IC卡，不僅全部行政人員申請，連同教師也積極參與，全校教職員申請率約逹百分之八十。2. 開發公文處理系統一個好的電子化公文處理系統，需是從總收文開始到分文、退文、改分以及 創簽稿、會辦、陳核、決行、發文、檔管、調卷、查詢作業等全都納入電腦 管理、追蹤與稽核的系統，承辦單位人員利用此系統可以很方便的掌握公文的流向，稽核單位利用此系統可以很清楚的瞭解公文處理的效率，在設 計時只要規範好每種公文的處理時限，系統可以自動檢視逾期文件，發送公 文稽催通知單。目前本校的總收發文登記

21、已採電腦處理，承會辦的送收文記錄也以電腦來管理，承辦單位人員已能掌握公文的流向，接下來的工作是1結合自然人憑證與電子簽章技術，開發新一代的公文簽核功能。2將現有送收文記錄系統與總收發文系統使用經驗，結合本校特有的分層負責明細表，建立正確的公文流程。3由秘書室訂定校內各種公文的處理時限。4配合教育部公文電子交換系統，結合校內收發文作業，使電子交換作業一氣呵成。學校為積極開發此一公文處理系統，特於民國九十一年三月在公文自動化規劃小組下成立OA任務小組，由相關單位秘書及行政同仁計二十二位組成，就本校公文實務運作情況提供作業需求，由資訊中心及委外 之廠商共同進行系統分析等開發事宜。3. 開發表單作業系

22、統辦公室裡除簽、稿等公文外，最常處理的就是表單類的格式化公文了，因此 將表單導入電子化作業，同時結合數位簽章與認證機制，亦是提昇辦公室行政效率不可缺少的一環。之前已開發使用的有會議室申請與管理、修繕申請、會文館貴賓室借住申請與管理、離職手續等電子表單，進行中的則為請假單作業。規劃的內容除一般的請假時間、請假事由、假別外， 還包括代理人機制、自動審查請假時數及數位簽章之線上簽核等功能，希望 藉由此類作業的推廣使用，能讓每位同仁逐漸熟習電子作業，進而早日落實 公文處理電子化。(五) 各單位資訊化作業項目除前述全校共通性的業務之外，資訊中心亦建立了供各單位將其業務自行 資訊化的環境，包括採購所需的工

23、具軟體，裝置WWW伺服主機，開放各單位網頁製作帳號，規劃設計以網路下載各單位作業表格的處理模式，舉辦相關訓 練課程等等。目前各單位均能利用文書處理(Word)、電子試算表(Excel)、e-mail等工具，處理辦公室內一般性的文書及連繫業務，許多單位甚至還開發了一些 內部使用的系統。今將各單位提供之現況資料整理如下：1. 學術副校長室儀器暨實驗中心經費使用之管理，設備財產之管理，實驗室空間使用及各項儀器設備借用之 管理，皆以電腦及網路進行，開會通知等訊息傳遞則透過電子郵件，以減少 紙本消耗。2. 文學院各系所使用學校提供各項資訊化系統。3. 理學院(1) 繼續加強全院公文處理電腦化，將學校公文

24、以E-mail方式傳送教職員，以提昇行政效率及品質。(2) 三系協助系友會建立電腦資料檔案，加強系友連繫工作，以凝聚向心力。4. 商學院經濟系：本系相關會議資料及文件以E-Mail方式發予各老師。5. 管理學院(1) 各項公文、開會通知、演講、活動、公告等資訊，皆以E-MAIL、OA、網頁、BBS等電腦網路系統傳送，提昇行政效率、節省紙張浪費，增加辦公室自動化。(2) 利用公文追蹤系統，掌握公文流程及時效。(3) 公文登記及財產的登記管理均利用相關資訊軟體。(4) 以網路資源分享方式，共享軟硬體設備，減少重覆購置的問題。(5) 定期更新系網頁內容，使用BBS、WWW 公告學生相關訊息，回覆學生

25、於BBS提出的問題。6. 成人教育學院建置網頁管理介面。7. 教育發展中心(1) 公文處理使用學校OA作業系統，讓傳達及追蹤更有效率。(2) 善用預算系統、設備系統，確實掌握預算及設備之使用情形。(3) 舉辦之大型活動均刊登於電子看板，達到廣泛宣傳之目的。(4) 定期更新網頁、BBS，將最新訊息以最快、最有效的方式公告於全校師生。(5) 通識與核心課程教學組以E-mail傳送學校相關資訊給組內所有老師。8. 總務處單位別執行項目執行情形執行效益總務長室本處各類申請表 單及檔案存放於 WWW網頁伺服 器整理本處各類表單及檔 案五十七種，存置於本校 WWW網頁伺服器，供各 單位下載使用。充分利用網

26、路資源，方便 日常作業，提昇作業效 率。總務長室本處WWW網頁 維護及功能新增隨時更新本處網頁內 容，提供上網查詢各項總 務處相關訊息及各類服 務資訊。利用網路資源，提供快 速、便捷之資訊服務。總務長室建置及維護政府採購法及本校招標資訊相關網頁建置網頁，提供政府採購 法相關法令、規章、表 格、檔案及本校依政府採 購法辦理之採購案執行 情形。充分利用網路便捷的特 性，提供即時資訊查詢， 節省人力及時間。總務長室校務行政BBS詁 總務處板維護及 管理隨時瞭解 BBS上對本處 各項業務及措施之建議 與意見，提供各組參考改 善，並儘速回覆處理狀 況。透過BBS與教職員工生作 雙向溝通及意見交流，以 加

27、強工作效能。單位別執行項目執行情形執行效益總務長室建置本處 WWW網頁伺服器建置本處 WWW網頁伺 服器，擴增網頁功能。以更多元之網頁功能，如 行政人員評鑑、問卷調 查等，提供便捷、有效 之溝通管道。總務長室建置本處FTP伺 服器建置本處FTP伺服器，存 放共用資訊及常用檔 案，供本處各組取用。充分利用網路功能，資源 共享，節省人力、物力及 時間。總務長室離職手續簽辦電 腦化作業透過OA通知各組簽辦離 職手續，並彙整各組回報 簽辦狀況後，完成離職手 續簽辦。發揮網路功能，縮短公文 往返時間，爭取時效。總務長室網路傳遞公告訊息透過網路傳遞本處各種 公告訊息至全校各單位 及教職員之電子信箱。訊息傳

28、播方式主動而全 面，且傳播速度快速。總務長室工作指派及執行 狀況回覆利用本校OA系統指派各 組工作，各組完成工作後 回覆工作執行狀況並送 回相關資料。充分利用 OA系統功能， 發揮網路特性，縮短作業 時間，迅速完成工作。交通及安全組教職員工汽機車 通行證電腦化申 請作業於本處網頁提供教職員 工汽機車通行證申請功 能，供教職員工上網申 請。簡化申請手續，縮短處理 時間，減少人工作業，提 昇工作效率。交通及安全組學生汽車通行證電腦化抽籤業務於本處網頁提供學生申 請汽車通行證登記及抽 籤功能，供學生上網申請 汽車通行證。簡化抽籤作業程序，縮短 作業時間，確實達到公 平、公開、公正之處理原 則。交通及

29、安全組學生機車停車場通行證電腦化申請作業於本處網頁提供網路申 請功能，供學生上網申請 機車通行證。簡化申請手續，縮短處理 時間，減少人工作業，提 昇工作效率。單位別執行項目執行情形執行效益事務組會文館貴賓室借 住申請系統利用本校OA系統提供會 文館貴賓室借住申請功 能。各單位透過網路查詢 會文館各貴賓室之設 備、空檔時間，並提出借 住申請，經管理單位核准 後進住。以電腦化取代人工作業， 以電子表單取代紙張表 格。簡化流程，節省時間， 提昇作業效率。事務組會議室借用管理 系統利用本校OA系統提供會 議室申請借用功能。供各 單位直接查詢會議室借 用狀況並申請借用。於電腦中查詢、借用會議 室。並由會

30、議室管理單位 直接於電腦中核准借用， 節省作業時間，提昇工作 效率。事務組勞、健保加退保 及員工保費自負 額扣繳電腦化作 業由電腦輸入勞、健加退保 資料及自付額，供每月薪 資扣繳。以電腦作業節省人工抄寫 資料時間，增加工作效 率。事務組眷舍區水電費計 算及建檔直接由電腦輸入眷舍水 電費資料。供供每月薪資 扣繳。以電腦作業節省人工抄寫 資料時間，增加工作效 率。保管組財產移轉、報 廢、更止表格自 動印表作業各單位辦理財產移轉、報 廢、更正時，財產資料直 接由資料庫抓取至表格 中。直接擷取財產資料，節省 重新鍵入資料之時間及人 力，簡化人工作業，提高 行政效率。保管組單位財產明細表 印製作業各單位

31、可隨時由個人電 腦中查詢或列印本單位 保管之財產明細。簡化作業流程，節省作業 時間，即時提供各單位財 產明細資料。文書組收發文登錄、分文作業系統利用電腦處理收發文之 資料登錄及分文作業，與 本校OA之送收文管理 與追蹤資料庫整合。與辦公室自動化系統整 合，方便公文之管理與追 蹤。文書組網路傳遞校內行 文、創稿檔案及 公文抄本校內行文、創稿檔案及公 文抄本皆透過網路傳遞。以電子郵遞方式傳送公文 及檔案，可爭取時效，節 省人力，增加工作效率。單位別執行項目執行情形執行效益出納組收支傳票處理電腦化每日收支傳票皆利用電 腦處理，並提供電腦查詢 功能。利用電腦查詢傳票狀況， 免除人工逐筆查對之麻 煩，節

32、省作業時間，提昇 工作效率。出納組學生申請表件收 據販售自動化除人工販售外，並提供自 動販售機兩部，供學生以 紙鈔或硬幣購買申請表 件收據。方便學生申購，節省學生 往返商管、行政大樓之時 間。營繕組修繕申請系統利用本校OA系統提供修 繕申請功能。各單位於網 路上填具修繕申請單 後，傳送至營繕組安排進 行修繕事宜；完成修繕 後，透過系統通知修繕單 位進行驗收。各單位除透過網路提出修 繕申請外，並可隨時查詢 修繕案件處理狀況。可節 省人工送文時間，控制作 業時程，提昇作業效率。營繕組電腦繪製平面圖繪製及更新各樓館建築 平面圖。以電腦處理圖檔，方便儲 存，節省空間。並可隨時 列印供工程施工時參考。總

33、務組台北校園各單位 電話費統計各單位電話費資料建 檔，列印月報表。電腦儲存各單位電話費資 料，可了解各單位各月份 電話費支出狀況。總務組電腦繪製各樓層 平面圖及機電線 路圖以電腦軟體繪製各樓層 平面圖及機電線路圖。電腦繪製各樓層平面圖及 機電線路圖，方便儲存， 節省空間。並可隨時列印 供工程施工時參考。總務組台北、淡水校園 電話透過 T1專 線以內線撥接利用T1專線局部頻寬傳 輸語音，讓台北、淡水校 園間電話以內線方式撥 接。除節省撥接專線費用外， 更可充分利用 T1專線，發 揮網路效益。9. 人事室(1) 員工福利互助委員會子女獎學金作業流程電腦化，縮短完成時間(2) 中、英文在(離)職證明

34、由人事資料轉檔印製。10. 會計室(1) 傳票清單：原採用人工填寫及傳送，於八十七年九月開始改用資訊化處 理並以OA傳送。(2) 傳票通知單：當傳票核准手續完成後，即印製傳票通知單給各經辦人至 出納組領款，由於傳票量龐大，此項工作耗費不少人力，為簡化作業及 加速傳送速度，委託資訊中心設計程式，已於八十七年十二月十八日起 改以OA直接傳送。(3) 人事費領款清冊：全校人事費筆數每年劇增九十一年約18,797筆，各單位請款時所填寫的根本資料常有不清楚或不全的情形，造成登錄困難，而影響扣繳憑單的正確性。為改善作業，本室已八十八年二月二十六日 發文請各單位提供人事費領款電腦清冊，提高工作效率。(4)

35、九十學年度起將加退選後補收(退)費資料透過 E-mail信箱通知學生辦理更正，以提高補繳催收率及退費完成率。(5) 九十二學年度與資訊中心合作完成學雜費管理資訊系統，此系統完成後 除詳實記載學生學雜費收支明細外，更加強原華南銀行收退費銷帳系統 之銷帳、試算及報表功能，使得學生學雜費資料、休退學退費、加退選 後之銷帳等資料皆能互相連結管理，完整表達學雜費收退退資料。11. 校友服務暨資源發展處目前已提供本處業務資訊、申請表格、校友通訊刊物等資訊提供校友查詢，並運用電子郵件管道提供各項服務申請與意見交流。二、發展方向淡江大學在推動辦公室自動化上早已完成了網路化的建置，電子化也已有許多的 成效，因此

36、未來推動的重點將放在早日完成導入公文全面電子化上。在執行上可以分 成以下幾方面來進行。(一) 提昇電腦設備性能本校各單位辦公室用的個人電腦設備，早已達一人一機的配置比率，往後 將以提昇其性能為發展重點，同時加深教育訓練的層次，培訓各單位電腦種子 人員，提高各單位電腦使用品質，讓同仁能充分利用電腦，完成辦公室各項業 務。目前已將各單位辦公室用的Pe ntium 400以下電腦設備，升級到Pen tium IV2.8G。至於印表機方面，由於各單位已全面配置了A4雷射印表機，並予以逐年汰舊換新，因此中、高階網路雷射印表機以及彩色雷射印表機是未來規劃的考量重點。另外配合公文全面電子化，將紙本資料轉成電

37、子檔的需要，文件掃瞄設備及結合掃瞄器、傳真機、影印機等的多合一印表機(MFP)也在規劃之中;而結合自然人憑證 IC卡數位簽章與認證機制也將配置讀卡機設備。(二) 建立文件電子資料庫及影像檔案伺服系統公文電子化以後，但凡結案的公文就必須由公文處理系統中移入文件電子資料庫中繼續保存，利用光碟櫃或磁碟櫃與多媒體資料庫來開發此系統是未來 考慮的方向。(三) 完成公文處理自動化辦公室裡的主要工作是公文處理，因此從文書製作、傳遞交換、流程管理、 線上簽核、稽催管制到檔案與影像管理，全都電腦化一貫作業的時候，就是公 文處理自動化的完成。本校正積極開發新的公文簽核系統，完成系統開發後， 如何讓全體行政同仁公文

38、處理導入系統運作，使每位同仁具有處理電子化公文 的能力是未來重要課題。(四) 積極開發表單作業系統各單位表單作業項目眾多，未來將在現有基礎下以全校使用且預期績效顯著之業務陸續開發，預定先進行的有財產登記與報廢作業、請購單作業等。表單作業系統的建立需要有妥善的規劃，各種作業流程的收集、整理、類以及簡化做得愈完整，開發出來的系統也就愈實惠，這些工作有賴秘書室及 業務主管單位如人事室、總務處、會計室等的積極投入，而資訊中心在進行系 統開發時，亦需對表單之共通特性建立程式模組，以便大幅提高程式開發之速 度，同時統一操作介面，使其易學易用也易於維護。(五) 各單位提出之計畫1. 文學院(1) 各系所配合

39、學校資訊化政策發展並持續更新電腦相關設備。(2) 加強公文處理電腦化，將學校各類資訊以E-mail的方式傳送本系教職員，以提昇行政效率及品質。(3) 利用公文追蹤系統，掌握公文流程及時效。(4) 善用學校校務資訊系統，如預算系統、設備系統、電子看板等。(5) 定期更新系網頁及BBS，將最新的訊息以最有效率的方式公告給全校師生。(6) 語獻所：配合學校資訊化政策辦理。2. 理學院(1) 會議議程於會前透過E-mail傳送給與會人員，期加強會議時效之控制。(2) 各系所加強利用E-mail傳送訊息給研究生，以提昇效率。(3) 鼓勵同仁參加資訊中心所開辦之電腦課程，加強電腦操作能力。3. 工學院(1

40、) 持續加強辦理各系辦公室自動化業務，增加網路行政效能。(2) 以E-mail方式發佈各項訊息給研究生，提昇工作效率、簡省通訊開支。(3) 加強使用0A系統完成各項行政業務。4. 管理學院持續積極以 E-mail、OA、網頁、BBS等電腦網路系統傳輸，增加辦公室自 動化，加強時效，提昇行政效率。5. 外國語文學院(1) 英文系：本系現有10台電腦，8台為系務行政工作及編輯網頁使用；四台則開放供系上老師與學生使用。將盡可能節省紙張的印刷，並利用電子郵件將最新的公文迅速通知傳達給教師或學生。(2) 法文系：本系現有7台電腦，4台為系務行政工作及編輯法文網頁使用；三台則開放供系所老師與學生使用。同時盡可能節省紙張的印刷，將相 關訊息藉由電子郵件或於上網張貼公告之方式讓教師知曉。(3) 德文系：利用電子郵件將最新的公文迅速通知傳達給教師或學生，並善用辦公室自動化系統有效地處理各項事務，嚴格控管本系各類簽呈文稿及申請事項之進度。(4) 日文系：期使充份了解電腦設備之功能與使用方法，望能加速辦公室自 動化。(5) 俄文系：善用現有OA