中石油公文系统五信息图表说明及相关要求

1、电子公文系统信息图表说明及相关要求电子公文系统信息图表填写说明及相关要求一、统一说明与要求1、所有图表的表头的单位名称部分，标注加盖公章的地方要盖章，页脚的“填表人”、“审核人”需要签字或盖章。2、所有图表提交纸质文档2份，电子文档1份（电子公章申请表和电子签字申请表提交扫描清晰的电子稿）。3、表格中所有涉及电子邮件的栏目均不须填写。4、所有图表的电子文档2周之内提交项目组，项目组审核后3个工作日内将所有图表的纸质文档一式两份送交。5、相关文档下载地址为 68/6、电子公文系统推广项目组相关信息办公地点：大庆石油管理局高级人才培训中心307教室Email：oa联

2、系人：郑百利、马超、崔磊、王林林联系电话、公文流程图说明参照标准公文流程图，结合本单位公文流程实际情况，如果流程内容相同请将公文流程图打印并签字盖章提交；如果本单位流程内容与标准流程内容有差异请与电子公文系统推广项目组联系。三、组织机构图绘制说明建议采用Microsoft Visio 2003绘制。以树形结构绘至科以上单位。四、用户信息表填写说明1、此表填写公文系统可能涉及的本单位的所有人员信息，包括拟稿、审核、送签、签发、发送、登记、拟办、批办、承办等角色。2、集团、成员企业、专业公司和事业单位的领导按级别填写在前面，其他用户按组织机构所列顺序填写。3、 “用户帐

3、号”暂不填写。五、电子印章申请表填写说明1、此表用于收集各单位的发文所用公章印模，以便进一步处理成系统所用的电子印章。2、一张表加盖在“印章样式”处一个公章，要求绝对清晰、完整。3、“申请单位”填写公章所属单位名称。4、“单位领导签章”：单位主要领导签字或盖章。六、电子签名申请表填写说明1、此表用于收集各单位的公文签发人的个人签字，以便进一步处理成系统所用的电子印章。2、“申请单位”指发文单位全称3、签发人的签名填写在“签名”栏的虚框内，要求使用黑色笔，字迹紧凑清晰，字体不能过小。4、 “签名人姓名”由经办人填写后打印，不要用手签。5、 “单位领导签章”：单位主要领导签字或盖章。七、电子文件系

4、统用户权限申请表填写说明1、此表用于统计各单位具有公文签发权限和公章管理权限的人员，以便配置系统使用。2、集团机关只需填写机关办公室和各科室的相关信息，成员企业的信息由成员企业填写。3、表头“单位”处填写集团、成员企业、专业公司或事业单位的全称。4、“下属部门/单位”：只需填写具有发文权限的部门，其它部门无需填写。5、“特殊权限说明”：填写“签发”或“印章管理”6、“印章管理”是指对盖章权限进行管理的过程，与“盖章人”不是一个概念，请注意。八、公文红头信息表填写说明1、此表填写本单位或部门可能涉及到的各类文种和文件信息。2、“发文字号”指红头公文的字号，如“庆局水发”。3、“文件名称”指公文全

5、称，如“大庆石油管理局钻探集团文件”。4、“文件类型”指文种类型，包括文件、呈、呈批件、简报、纪要、函等文件类型。5、“发文单位”填写发文单位全称九、公章信息表填写说明1、“部门”：公章所属单位全称。2、“公章名称”即公章上所刻的汉字。3、“实际尺寸”：测量出的公章直径。4、“颜色”：公章盖出后的颜色。十、各文种发文流程角色对应表填写说明1、此表用于填写发文流程各步骤、角色及系统用户之间的对应关系，是配置系统流程的关键信息。2、“单位名称”填写发文单位的全称3、“步骤名称”中所列为发文流程的关键步骤，转其他流程的步骤不在此填写。4、“步骤名称”已列的步骤为项目组推荐的标准流程步骤，如果有需求修改，须与项目组联系，经项目组确认后再作相应修改。5、“角色”指系统用户各发文流程步骤中所承担的角色。6、“用户名”填写该步骤、该角色的系统用户姓名，按优先级填写有可能参与该步骤或可承担该角色的所有人员。如果为一个单位或部门的全体用户，可简填为“XXXX全体用户”。如果后面填写的步骤与前面填写步骤的用户相同，可填写前面角色的名称，如“送签人”处的用户名可填写为“拟稿人”等。十一、收文流程角色对应表填写说明1、此表用于填写收文流程各步骤、角色及系统用户之间的对应关系。2、承办选机构的收文流程，有多个科以上下属机构