办公设备采购风险管理(共4页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上办公设备设施风险管控办公设备设施采购和日常管理中的风险管理是企业风险管理的基础环节，也是风险管理中最容易忽视的环节。健全和强化办公设备设施采购及日常使用中的风险管控，是保障企业风险管理成效的难点。研究总结其他行业、企业的做法，对我们有以下启发和借鉴：通常情况企事业单位办公设备设施的风险管控分为两个环节即：办公设备设施的采购风险管控和日常风险管控。下面就两个方面分别予以介绍：一、 设施设备采购中的风险管控采购是开展科技创新活动、保障科学研究、工程施工基本条件的一项重要管理内容。仪器设备违法违纪的采购行为将引发采购风险，酿成资产的损失，严重干扰和影响企业正常秩序和健康发展

2、。概括而言，办公设施设备采购过程中的风险点主要涉及到：采购计划编制环节，风险来自决策失当；采购权限配置环节，风险来自权力失衡；采管人员履职环节，风险来自道德失范；采购项目执行环节，风险来自管理失控；采供双方交易环节，风险来自诚信失缺等等。风险主要表现为：计划粗糙、决策违规；机会性风险：由于本单位制度不清、管理不善、监督不力等内生性弊病使行为人违法违纪有了可乘之机；诱惑性风险：行为人为供应方的“橄榄枝”迷惑，经不起“蝇头小利”的诱惑，实施不当采办行为；冒险性风险：行为人明知故犯，规避监管，弄虚作假，收受贿赂等等。风险控制是风险管理的核心。面对客观存在的采购风险，应当加强预见风险的内控管理，以控制

3、和防范为主要手段，建立长效机制，力争规避、降低、减少采购风险。具体可以采取以下措施予以应对：（一）控制风险，健全采购管理和工作体系采购工作体系的设计和建设要适合企业单位的特点，体现简洁和通畅。纵向线条一般按照采购的实施路线设计，包括采购立项、项目审理、招标定价、具体采办、设备验收和督办评估等环节以及每个环节的基本要求；横向线条一般按照各个岗位的相互关系设计，主要是具体、清晰地表述各个采购岗位之接口间的职责。采购管理程序包括工作性质描述，工作内容和工作步骤，责任人和职责权限，如果标明该环节的控制点更好。已经确定的流程在没有变更之前应当是刚性的。在流程设计上，权力制衡多用职能牵制的方式，少用专人跟

4、踪的监督。明确采购事权是限权、制权的重要前提，采购工作的内容决定采购岗位的设置和采购岗位的职责，工作责任决定事权。责任愈明确、具体，事权表达就应愈清晰、可行、并操作方便，越少的弹性空间和模糊区间，就越小的采购风险。制度是控制和规避采购风险成为可能的利器。以明确岗位、责任、事权，实现内控为目标，拟制相互衔接、具体可行的制度规定。当前，特别要注重采购管理流程（包括决策、实施、评估）、采购岗位设置和权限分配制度、供应商管理制度以及设备采购的公开规则等，对可能形成的采购风险发挥预期的调控作用。（二）规避风险，优化采购权限和团队结构从合理分解和配置采购权出发，实行决策权、招标权、采办权、验收权“四权”分

5、离的采购机制，其中决策、招标、验收、监督为管理权限，采购为采办权限，明确分权思路。在分清采购过程各个关联岗位职责的基础上，实现使用者、审理者、采购者与监督者之间的分权、限权、制权。实行“采审”分离。“审”主要指设备采购的决策环节以及对设备采购项目的申请审理环节。年度设备采购计划由审理小组提出建议，供所务会议讨论决定，体现决策环节的上下结合；同时，该小组具体负责审理申请者的采购请求，评估申请购置的仪器设备的合理性，审议或提出采购设备的市场标价，对提供的供应商诚实信誉记录进行核准。实行“采招”分离。设置大型仪器设备采购项目招评标小组，负责招评标和采购合同的审核签证，采购员不决定仪器设备招投标的标的

6、（可作为具体操办人员），招标人员不参与仪器设备的具体采办，形成必要的制衡机制。实行“采验”分离。设置大型仪器设备采购项目稽查（验收）小组，对大型采购项目的活动派员全程督导，监察采购人与供应商的采购行为，对照采购合同对采购的仪器设备进行验收，出具验收意见。项目招评标小组和稽查（验收）小组可以“一牌两用”，成员也可交叉合用。（三）减少风险，重视督导并举和制度效能各科研单位可结合实际，赋予行政监察（纪检）部门行使对采购制度执行的检查监督权、指导协调权、督促整改权、奖罚建议权行政监察（纪检）部门要善于会同有关管理部门联合督办，主动、积极地借助本单位的其他行政资源。重视闭环监察：闭环监察要按照采购实施路

7、径，紧扣最可能导致风险的若干节点（决策、招标、采办、付款、验收），以采购组织、采购方式、采购程序为重点，以过程监察、效能评估为主要方法，制定相应的操作标准或工作模板，建立工作评价和信息反馈系统，形成闭环的监察管理系统。善于督导并举：纪检监察部门要善于把握监察时机，善于交流沟通，善于肯定鼓励，善于提出有价值的监察建议。要善于学习采购行话，掌握一定的话语权，在监督中指导，在督促中建议。无论“监察建议书”“监察协调书”，要有针对性，其结果可检验。是严肃监察纪律：严肃监察纪律是培养执行者对制度敬畏感的重要保障。领导干部要带头执行制度，“一个行动胜过一打口号”。对于明知故犯者必须依法惩处。要善用通报批评

8、、行政和经济处分或强制力方法，纠正违规离规行为。没有纪律和法办的强制作基础，控制和预防风险是软弱无力的。（四）抵御风险，推行过程公开和阳光作业要做到采购过程公开和阳光作业，积极努力做到如下几点。完善监督依据：健全企业单位关于仪器、办公设备采购方面的规章制度，完善监督的依据和标准。公告采购方案：公开关于仪器、办公设备采购的需求信息、经费预算和资源分配方案。公开采供双方：公开采方承办人员和设备供应商名号，公告供应商的审查标准和方法、供应商的诚信记录和等级资格。及时报告采购信息：公开采购设备的名称、规格型号、供应商、初拟价格、采购承办人和履行程序（采购过程）等相关信息。通告采办过程：公开仪器设备采办

9、过程，如设备申请或使用方、设备招标及结果、设备价格、供应方法、设备验收等。透明供采购记录：可以在内网上公开全年度仪器设备的采购记录，提供同类设备可比对的采购资料。通报纠纷处理：公开仪器设备采购纠纷、投诉的处理结果，了解是非对错。（五）防范风险，注重教育质量和打动人心 抓好警示教育，侧重危害警告。警示教育是充分借助法律和纪律权威和威慑的重要教育方式。单位要善于以本地区、本系统或身边的“本土”违法案例为教材,解剖案件，“以身说法”；善于收集采购领域关于违法案件的警示光盘，运用电子教育方式，推动“警示守法”。开展案例性警示教育要用重锤敲响鼓，提高警示的威慑力，“别伸手，伸手必被抓”。做好提

10、示教育，侧重风险提示。提示教育就是恰倒好处地敲“木鱼”、摇“警铃”。针对潜在的预知风险，采用以案议事、事前提示、个人讲读制度或禁令等形式，提示行为人预防什么，如何预防，“不闯红灯”、“不走边线”。发现苗头或倾向要及时指出，出现问题要敢于和善于批评和提醒，慎初、慎微。个别提示，因人施教，效果会更好。重视亲情教育，侧重家爱感召。亲情教育的目的就是“为了家庭和孩子，干净做事，规矩做人”，使行为人在“伸手”“越线”前，感受亲情力量的无形牵制。通过了解采购岗位特点，宣传采购工作意义，告知采购岗位风险，剖析采购岗位“家破人毁”的案例，用家庭亲情的“他律”，促进和提升行为人的“自律”。 强化职业教育，侧重素

11、质养成。采购人好的职业素质也是防范采购风险的重要条件。职业素质养成的首要环节是遵守制度的意识养成。重在培养和提高行为人的职业品行、职业知识、职业技能。法律知识、职业意识、职业规范、管理方法使行为人的爱岗敬业意识、诚信廉洁行为与熟练的采办能力三者之间相得益彰。 培养廉洁文化，侧重风气形成。人的自律能力是有限的，风正气清的廉洁环境和严肃规范的制度环境将对采购行为人的“自律道德”起激励和支撑作用。要善于运用廉洁文化的力量，从价值理念、道德情操、行为规范等方面逐步建立采购职业价值体系，从价值层面引导和规范采购岗位工作人员特别是领导干部的行为，让文化产生感染、影响和激励的力量。 以上，防范采购风险的措施

12、只有与科研单位的事业前景、领导行为、工作机制、制度环境和文化建设共同作用，采购行为人有可能面对各种诱惑或管理疏漏，实现“认识危害不去为、事业家庭不想为、制度约束不能为、公开透明不易为、敬畏法律不敢为”的预期，从而最大可能地降低采购风险，最大程度地减少国资损失。二、 设施设备日常使用的风险管控仪器、办公设施设备的日常风险管控主要是对办公环境的管控，参照多数企业的通行做法，可将办公环境分为硬环境和软环境，硬环境主要包括办公室内部环境，如办公设备（电话、电脑、复印机、打印机等）、电话系统、网络系统、周围办公大楼，主要指物质环境及设施。软环境主要是企业运行存在的人员、制度及文化、社会制度环境及行业规范

13、等，概括而言软环境包括办公室人员、企业文化，以及办公室外部环境，行业规范、社会制度等等。“硬环境”风险，指由办公室内的办公设备给企业带来的风险，包括办公室内遭遇的窃听、窃视风险、办公设备的泄密风险、网络安全风险等。“软环境”风险，指由员工行为、管理制度及企业文化不完善给企业带来的风险。包括在职员工的泄密和破坏风险，以及员工之间的非工作关系给企业带来的风险。依据企业面临的具体硬环境和软环境所可能面临的风险，可以从具体几个方面应对:（一） 、加强印章管理印章是企业风险控制中最大的安全隐患，也是多数企业风险管控的漏洞所在。印章的管理，关系到公司各项经营管理活动的正常开展，甚至影响到公司的生存和发展，

14、注重印章管理过程中的法律风险对公司而言极为重要。公司加强对公司印章的管理：或保留部门印章、专用印章，统一收归某一部门集中管理，明确其使用的范围及权限；或将部分部门、专用印章销毁，公司所有对外事务统一使用公章，不得使用部门章，若部门擅权，严厉处罚；同时应加强对公司印章使用的审批登记制度，从而在经营活动中更有效地避免法律风险的产生。（二） 、加强对空白合同的管理公司不能轻易在空白文件上加盖公章是经营过程中的基本准则，然在公司经营活动中可能涉及的问题各种各样，不可能对任何事项都“一刀切”，有时难免需要开具相关的空白合同或空白介绍信，但该等空白合同及介绍信的法律风险是显而易见的。鉴于空白合同和空白介绍

15、信所蕴涵的法律风险，公司必须采取措施严格控制空白合同及介绍信的开具数量，防止其被超范围使用、违法滥用，同时做好空白合同、介绍信的开具登记工作及使用反馈说明工作，最大限度防止各种法律风险的产生。（三） 加强公司文件及涉密文件和商业机密的管理对于涉及公司发展战略规划和经营计划的文件以及涉及到公司生存发展的核心机密、核心技术，企业应该给予高度重视。这些战略性的文件材料关系到企业生存和发展，重要性不言而喻。加强对涉密文件及商业机密的管理可以通过健全完善日常管理制度完成。健全制度不断堵经营运转中存在的漏洞，对于薄弱环节可以通过完善保密制度予以解决。对于严守公司秘密的单位和个人通过奖励的方式予以堵漏。 （

16、四）、加强传真机、电话及企业互联网的管理 传真机、电话机及网络是连接企业内外部环境重要纽带，也是信息传输的重要渠道。它们异端连接企业内部一段连接外部环境，在企业风险控制中，是最容易出纰漏的环节。也是管理难度最大的环节，有关统计显示，网络、传真机电话泄露企业秘密占企业经营风险中较大的比例。有效规避传真机、电话机网络带来的风险可以通过加强管理查缺不漏完成。公司可以采取包括严格限制或禁止外来人员借用、使用传真机，向业务单位发送传真应经过相关审批手续及将传真机置于部门负责人易监督控制区域等措施，通过专业技术手段强化网络监控等措施来达到。 （五）、四、工作卡、胸牌中可能蕴涵的法律风险公司需要规范化标准化的管理制度，然公司在规范化标准化管理过程中，也要注重有关标准化管理所带来的法律风险。如某公司一贯坚持规范化管理，要求所有公司员工必须统一佩戴胸卡才能进出工作场所，某日该公司因内部建设需要而聘请了一工作队进厂施工，为便于公司保安管理，公司给这些外来施工人员制作了临时工作卡，统一编号并加盖了公司公章。然发卡后第三天，某施工工人即在穿过工厂门前马路时发生车祸被严重撞伤，施工工人受伤后包工头逃逸，凭借胸卡及其他证据，该施工工人