关于国有企业建立管理信息系统的思考与建议

1、关于国有企业建立管理信息系统的思考与建议科技情报开发与经济SCI/TECHINFORMATIONDEVELOPMENT&ECONOMY2002年第l2卷第6期 文章编号:10056033(2002)06000602 关子国有企业建立管理信息系统 的恩考与建议 珐辫 摘要:从适应市场竞争的需要,提高内部管理水平等方面分析了建立企业管理信息系统的必要性, 并提出了现代企业建立管理信息系统的策略和方案. 关键词:国有企业;企业管理;信息系统 中图分类号:F270.7文献标识码:A 1企业建立管理信息系统的必要性 21世纪是经济全球化步伐加快,知识信息爆炸的时代,企业生存与发 展的外部环境将发

2、生巨大的变化.在高度信息化的经营环境中,企业传统 的组织机构,管理模式及决策程序都将难以适应竞争的需要,因此在建立 现代企业制度的基础上,积极采用先进的计算机网络技术手段,加快企业 生产经营和管理各环节的信息化建设,逐步建立并有效运用企业内部局域 网,广域网和互联网,提高企业管理的现代化水平.是企业立足国内市场, 走向国际竞争的当务之急.未来5年,国际贸易有30%将通过电子商务实 现.如果企业对信息网络的迅猛发展无动于衷或行动迟缓将难以适应国内 外日益加剧的激烈竞争.国有大中型企业建立现代企业静】度和加强管理 的基本规范>明确指出.企业要加强现代信息技术的应用,密切跟踪信息技 术的发展,

3、在产品开发,设计,制造以及物资采购,市场营销过程中,应积极 采用现代信息技术手段,通过运用企业资源计划(ERP)等计算机管理系 统.实现企业内部管理的信息化.同时,应借助网络技术实现商务信息的传 输与共享,探索电子商务等新的贸易方式.因此,企业要想加快发展,提高 竞争优势,实现管理水平的全面提升,就必须适应信息时代的发展需要.建 立企业的管理信息系统. 企业管理可分3个层次:高层管理者即企业的高级行政主管,其重要 任务是规划企业的远景与目标.中层管理者负责分配资源,以实现高层决 策的目标.即通过制定计划和实施业务管理中的具体组织,协调和监督来 达到目的.基层管理者负责监督日常运作,实施对业务处

4、理的过程管理.因 此,企业的管理信息系统也应分为3个结构,即作业系统,战略系统和策略 计划系统,分别为基层管理者,中层管理者和高层管理者提供资讯帮助,以 提高企业的管理绩效. 管理信息系统是一个以人为主导,利用计算机硬件,软件,网络通讯以 及其它办公设备,进行信息的收集,传输,加工,储存,更新和维护,以提高 企业管理水平和竞争优势为目的,支持企业高层决策,中层管理,基层业务 处理的集成化人机系统. 2企业管理信息系统建设方案 2.1建立办公自动化系统 在LotusDomino/Notes平台上规划设计公司的办公自动化系统. Domino/Notes的邮件,文档数据库,工作流等特点非常适合构建办

5、公自动 化系统.其内容包括日常工作,如邮件收发,收文发文,日常业务,物流管 理,客户管理,工资管理,信息共享,协同工作等. 收稿日期:20020909 2.2建立企业的Intemet站点 随着计算机的普及和lntemet的蓬勃发展,利用Intemet来宣传企业, 树立良好的企业外部形象,进行网上电子商务活动,获取更多的商机,已成 为不可逆转的时代潮流.企业的站点应是富有浓郁的本行业特征的站点, 其内容应包括:一是企业介绍.图文并茂地宣传企业的组织结构,企业文 化,发展过程,主要成就,战略规划,获奖工程,在建工程,合作伙伴等,从而 大大提高企业在国内外的知名度,为更广泛地拓展市场打下良好的基础.

6、 二是信息发布.为站点的访问者定期或不定期地提供企业发展的动态信 息:企业规划,重大举动,招商信息等,以增加合作机会.三是网上交易.可 为企业提供网上获取建设项目的机会,可以进行网上谈判,网上意向交流, 合同草签,材料设备采购等,降低交易成本.四是友情站点.为企业提供彳 关的外部站点网址.如:建设部,地方政府,建设单位,设计单位,监理单位 等站点,为企业直接获取相关信息提供方便. 2.3建立企业的Intranet内部网 由于企业内部工程指挥部,子公司和项目部分散在全国不同的地点办 公.为实现数据的顺利传递,公司机关局域网与二级单位,项目部的局域网 互连通过PSTN以远程拨号访问方式进行.由于建

7、筑企业的行业特征决定 了其管理的复杂性.因此,其Intranet的建设一定要做到简明扼要,充分体 现建筑企业的特点.为此,可采用国际流行的B/S架构,以便使企业各级 员工可通过Explorer浏览器查询分析大量与企业或行业有关的信息,做到 安全,快速.企业的Intranet应包含以下内容: 2.3.1辅助决策系统 对于企业的高级管理人员来说,需要经常深入工地或项目部,子公司 听取汇报或查看下面的书面材料,方可了解有关情况,以此来监控企业的 运营.这种方式的最大缺点就是时效性差,失误和损失只有在事后才发 现.为此,可以采用高性能的企业管理工具软件,如MicrosoftExchange Serve

8、r,实现对企业人事,财务,材料,工程等各管理面进行实时监控.管理 人员只需在办公室的计算机前面进行在线查询,就可以查看到所关心的内 容,还可以保证在异地监控企业有关数据,发现问题,及时制定对策,在线通 知到项目部或子公司,职能部门,这样就可及时解决问题,避免造成损失. 2.3.1.1财务监控系统 (1)会计科目查询.为使科目查询有效进行,应在各子公司财务系统软 件中使用统一的科目字典.运用在线查询系统可真正快速查询各级会计科 目在各个时期的流程状况.系统支持一家或多家子公司在同一级科目上同 一 时期或不同时期的对照,支持对科目数据的分析及其走势预测,能够给 决策者提供精确的一手数据,为企业决策

9、提供服务. (2)会计报表查询.系统应能满足用户方便地查询企业各级会计报表, 各个时期的全部报表,查询各级相同报表同一时间的汇总表的要求,同时, 第一作者简介:张轶,男,1971年生,山西省阳高县人,1990年毕业于石家庄铁道学院,工程师,中铁十七局集团有限公司经营部,山西省太原市平阳 路.030006. 6 张轶关于有企业建立管理信息系统的思考与建议情报工作研究 用户还可自由定义查询各式报表. (3)月,季,年成本报表.用户运用系统能够查询各子公司月,季,年成 本报表汇总表;可对各子公司不同时间段的成本报表进行分析;并能以图 表显示各个时间段的成本,分析预测未来成本的走势,依此来下达各子公

10、司未来成本控制指标和控制对策. (4)成本明细查询.用户可利用SQLServer提供的数据库快速查询能 力,实现对项目部,子公司和公司级的各级成本明细的查询.这要求财务系 统中的工程项目使用的会计科目名称应相同一致,这样,就可以按科目名 称方便地统计出子公司,公司的成本合计;也可深入到明细科目详细查询 成本中的各种材料消耗,劳务支出,管理费等的支付情况,为项目部,子公 司,公司的成本控制提供了依据. (5)三项费用查询.建筑企业三项费用是指企业管理费用,现场管理费 用和财务费用.系统应能查询显示各级基层单位的三项费用明细;可按三 项费用明细项目分别汇总,并以图表显示其构成;可对照显示各单位在三

11、 项费用各项明细上的计划数与实际数,对超支项突出显示,以引起管理者 的重视;可按三项费用明细科目汇总,分析全公司的三项费用开支情况,以 图表显示三项费用的构成情况和各自明细的构成比例,预测三项费用的未 来走势,以此来预测企业在三项费用上的支出走势,及时制定对策,控制超 支费用. 2.3.1.2工程项目管理系统 工程项目管理主要包括招投标管理,工程进度控制,材料消耗管理,工 程成本控制,工程款回收,合同管理,质量管理,安全管理等,应开发能够通 过企业内部网对所有这些情况进行查询,分析和控制的软件应用系统. (1)招投标管理.企业在长期的投标过程中,已经形成了对多类工程的 招投标经验,已制作出各类

12、工程的标书,施工组织设计等与招投标有关的 材料,可以把这些有用的材料组织起来,建成各分类工程的素材库.这样, 在标书制作过程中,若企业内部网上存在所投标工程的有关素材,可从In. tranet上下载所需素材,不管它在哪个子公司,都可为企业服务,实现资源 的企业共享.同时,对那些制作优秀的标书,应在企业内部进行网上交流, 使其逐步完善,并将其制作成各种类型工程的标书模版,为企业以后再投 标相同类型的工程的标书制作服务. (2)施工计划与进度控制.使用Project,P3或梦龙等作为工程网络计 划软件.根据实际情况从这些软件数据中读取数据与施工现场所采集的实 际数据进行对比,适时地为工程项目管理者

13、提供工程情况的评价依据;再 将上述数据与投标预算软件所做出的预算进行对比,及时反映某一项目的 进度,收支等情况.后台采用SQLSever,可处理大数据量的快速查询,并可 通过图形方式表达各项目实际施工的对比情况;可根据工程实际进度,对 各分项工程进行合理的资源配置,实现最理想的工程工期,为企业创造最 大经济效益和良好的社会信誉服务. (3)工程成本控制.系统应能提供深入查询工程成本中各种材料消耗 明细及劳务费,管理费支出情况.能够显示各工程项目的预算,决策内容和 工程实际进度,报表.并可将预算成本与实际成本做对比,对二者相差较大 的特殊显示,能够对同一项目的各分段工程进行成本汇总.管理者能够从

14、 中及时发现何种成本失控,制定相应的成本控制措施,以使工程成本得到 有效的控制. (4)工程款管理.系统应能够显示并汇总各项目工程款回收情况,对长 期大额欠款的能特殊显示.能对比显示项目的实际进度和甲方报量,审批 内容.能对照显示收款数和报量二者间的差额,对差额过大的特殊显示,并 能汇总数据.能对比显示竣工工程的结算情况与实际收款情况,对大额欠 款的特殊显示.能够显示各项目工程对各内部,外部单位的应拨付款情况, 并可按工程项目,拨付款单位分别汇总.能够显示材料库房对各供货厂家 的合同金额,已付款,欠款情况,并可按所属项目汇总.能够显示对各分包 商的合同金额,已付款,欠款情况,并能按所属项目汇总

15、.能显示各项目的 收款与拨付款的对照,对亏损的项目特殊显示,并可按子公司汇总. (5)材耗管理.系统应能够显示工程项目在施工过程中各个时期各种 材料的购入,消耗,库存,并可按单位,材料,时间段分别汇总,并能以图表 显示,为工程成本的控制服务. (6)合同管理.合同管理是指从招投标,合同签订,合同执行到合同验 收全过程的管理业务.系统应能以多种方式对工程合同进行查询,追踪,以 考察合同的执行情况,最终做到合同的建档归档以及合同分类,变更等的 全面管理. (?)质量管理.质量管理是根据工程施工质量管理规范和标准对每一 质量控制单元的施工质量的控制管理.应包括质量检测标准,单位工程分 解,工序检测记

16、录,质量缺陷及事故的登记和处理,质量验收与评估等功能 模块.任何企业都是以质量求生存的,所以系统应能够帮助管理者在施工 过程中严把质量关,创造优质工程. (8)安全管理.系统的施工安全管理主要是指对与施工安全相关信息 的收集与维护.其主要包括安全措施,安全检查,安全事故,伤亡事故,安全 会议,安全培训等模块. 2.3.1.3人事工资管理系统 (1)人事管理.决策系统应能够与人事管理软件有机结合,从人事软件 中获取有关数据,使决策者能方便快捷地查找到相应人员的各种属性,为 企业生产经营管理提供人员配置的参考依据. (2)工资管理.系统应能深入企业工资软件内部,能够分别以单位,姓 名,工资明细等项

17、目建立多种索引,可快速查找,显示子公司的工资,奖金 支付情况,可以以图表显示工资项目成本的构成比例,可显示各单位个人 所得税的交纳情况,通过工资快速分析程序,可显示各历史时期工资总额 及构成情况,预测未来工资走向. 2,3.2公共信息管理系统 公共信息管理系统的内容既包括企业的内部信息,也包括行业相关信 息.如:企业党政文件,规章制度,企业各部门信息,企业各子公司及项目部 信息,企业内部网信息及信息交流,企业大事记,企业新闻报道,企业通知, 建筑市场信息,建材市场信息,房地产信息,建筑行业科技信息,股票行情 等.凡是企业想发布的信息,各级员工都可在ntranet上了解到,不必到 |nternet上去.这样,既安全又为企业节约费用. 笔者认为,按以上方案创建和完善企业的管理信息系统,会大大提高企 业办公效率和管理水平,给企业带来可观的经济效益,同时会提高企业的社 会知名度,增强企业市场竞争能力,使企业在市场竞争中处于有利地位. ConsiderationsandSuggestionsaboutConstructionof ManagerialInformationSysteminSOE ZHANGYi ABSTRACT:Fromaspectsoffittinginwiththerequirementsofmarketcom