Excel高级培训课程1-1

1、Excel 高 级 培 训 课 程：2007版主讲：梁锡超学习目标：学习目标： 通过本期课程，希望大家掌握一些Excel一些使用高级用法，为大家在以后的工作中高效办公提供方便。第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法： 一、条件格式的应用o 选择单元格，在开始选项卡中，选择条件格式，选择新建规则，在选择规则类型下选择要设计的类型，在编辑规则说明中设置样式如样式的自动套用应用o 选择单元格，在开始选项卡中，选择样式的自动套用，选择表格样式，也可在单元格样式下，新建单元格样式下自定义样式。二、单元格的选择技巧及方法：二、单元格的选择技巧及方法： 1 1、利用快捷键选定。、利用快捷键选定。 常

2、用快捷键：常用快捷键： （1 1）ctrl+Actrl+A：选择有内容的数据区域（区域内容必须挨着，：选择有内容的数据区域（区域内容必须挨着， 即没有空格。）即没有空格。） 再次按再次按ctrl+Actrl+A将选择当前工作表中所有的单元格。将选择当前工作表中所有的单元格。 （2 2）ctrl+ :ctrl+ :光标定位表格第一行光标定位表格第一行 ctrl+ :ctrl+ :光标定位表格最后一行光标定位表格最后一行 ctrl+ :ctrl+ :光标定位表格最后一列光标定位表格最后一列 ctrl+ :ctrl+ :光标定位表格第一列光标定位表格第一列 注意：以上操作是光标定位在空单元格中。注意

3、：以上操作是光标定位在空单元格中。第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：（3 3）ctrl+shift+ :ctrl+shift+ :扩展选定到当前行有内容区域的最后一个单元格。扩展选定到当前行有内容区域的最后一个单元格。 ctrl+shift+ ctrl+shift+ ：扩展选定到当前列有内容区域的最后一个单元格。：扩展选定到当前列有内容区域的最后一个单元格。 ctrl+shift+ ctrl+shift+ ：扩展选定到当前行有内容区域的第一个单元格。：扩展选定到当前行有内容区域的第一个单元格。 ctrl+shift+ ctrl+shift+ ：扩展选定到当前行有内容区域的第一个单

4、元格。：扩展选定到当前行有内容区域的第一个单元格。 注意：以上操作是内容区域没有空行和空列的情况下，如有空行，或注意：以上操作是内容区域没有空行和空列的情况下，如有空行，或 者空列，只选到空行或空列的上一各区域为止。者空列，只选到空行或空列的上一各区域为止。第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法： 2 2、利用名称选择。、利用名称选择。 在实际工作中，有的单元格区域很多，上千行及上万行，而且用的时在实际工作中，有的单元格区域很多，上千行及上万行，而且用的时候还很多，反复选不但效率低，还影响我们，的心情，这时候解决候还很多，反复选不但效率低

5、，还影响我们，的心情，这时候解决的办法是定义名称。的办法是定义名称。 （1 1）定义名称：首先利用快捷选择单元格区域）定义名称：首先利用快捷选择单元格区域在编辑栏名称处在编辑栏名称处单击，输入名称（最好是中文，中英文结合）单击，输入名称（最好是中文，中英文结合）按下回车键。按下回车键。 （可定义多个，也可以在不同的工作表中定义。）（可定义多个，也可以在不同的工作表中定义。） 当我们在使用公式的时候，如果用到某个区域，可以在公式中直接当我们在使用公式的时候，如果用到某个区域，可以在公式中直接输入名称即可。输入名称即可。 （2 2）利用名称选择区域：在名称下拉列表中选择已定义好的名称即）利用名称选

6、择区域：在名称下拉列表中选择已定义好的名称即可。也可以输入可。也可以输入A1A1：G500G500；A1A1，C1C1，H600H600等。等。第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：3 3、利用定位条件选择、利用定位条件选择（F5F5） 常用的有：常用的有： （1 1）定位空值：指表格数据区域中有空格或者空行，空列的单元格）定位空值：指表格数据区域中有空格或者空行，空列的单元格 操作步骤：选定有内容的单元格区域操作步骤：选定有内容的单元格区域F5F5单击定位条件单击定位条件在弹出在弹出的定位条件对话框中选中空值的定位条件对话框中选中空值确定确定 （2 2）定位公式：指选中有计算过，或

7、使用函数的单元格。常用于批量）定位公式：指选中有计算过，或使用函数的单元格。常用于批量 修改计算错误的公式。修改计算错误的公式。操作步骤：选定有内容的单元格区域（包括用公式得出结果的单元格）操作步骤：选定有内容的单元格区域（包括用公式得出结果的单元格） F5 F5定位条件定位条件选中公式和其他子选项选中公式和其他子选项确定确定 三、单元格内容的格式化及正常显示：三、单元格内容的格式化及正常显示：第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：1 1、让、让0 0开头的和数字长度超过开头的和数字长度超过1111位的显示成功：位的显示成功： （1 1）批量录入：首先选择需要录入的单元格区域）批量录

8、入：首先选择需要录入的单元格区域Ctrl+1Ctrl+1（设设 置单元格格式置单元格格式）数字选项卡数字选项卡选中文本选中文本确定。确定。 （2 2）局部录入：选择要输入内容的单元格）局部录入：选择要输入内容的单元格输入英文下的单输入英文下的单 引号引号在输入在输入0 0开头和数字长度超过开头和数字长度超过1111位数字即可。位数字即可。 此时的数字已不是数字，而是文本型数字，不能用来计算，如此时的数字已不是数字，而是文本型数字，不能用来计算，如 编号、身份证号等。编号、身份证号等。第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：2 2、人民币符号自动录入：、人民币符号自动录入： 选中需要输入

9、人民币符号的单元格选中需要输入人民币符号的单元格ctrl+1ctrl+1数字选项卡里数字选项卡里 货币货币先选币种位人民币先选币种位人民币小数位数几位设好（不要小数位数小数位数几位设好（不要小数位数 输入输入0 0），其他为默认值），其他为默认值确定。确定。3 3、百分号的自动录入：、百分号的自动录入： 选中需要输入人民币百分号的单元格选中需要输入人民币百分号的单元格ctrl+1ctrl+1数字选项里数字选项里 选中百分比选中百分比小数位数选好小数位数选好确定。确定。4 4、分数的录入：、分数的录入： 选中要录入分数的单元格选中要录入分数的单元格crtl+1crtl+1数字数字分数分数选中一选

10、中一个分数表示法个分数表示法确定。确定。 第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：5 5、分数的录入：、分数的录入： 选中要录入分数的单元格选中要录入分数的单元格crtl+1crtl+1数字数字分数分数选中一选中一个分数表示法个分数表示法确定。确定。6 6、阿拉伯数字转中文大写数字：例陆，捌等。、阿拉伯数字转中文大写数字：例陆，捌等。 先输入阿拉伯数字先输入阿拉伯数字然后选中已经输好数字的单元格然后选中已经输好数字的单元格ctrl+ctrl+ 1 1数字数字特殊特殊选中中文大写数字即可。选中中文大写数字即可。7 7、输入、输入0 0开头的数字但是后期能计算的：开头的数字但是后期能计算的

11、： 自定义数字格式：选中要输入自定义数字格式：选中要输入0 0开头的数字单元格开头的数字单元格ctrl+1ctrl+1 数字数字自定义格式自定义格式选中选中00然后输入然后输入00000000（这里的（这里的0 0是占是占位）位）确定（如输入单元格将显示确定（如输入单元格将显示00080008）第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方法：8 8、输入产品编号（例：、输入产品编号（例：GBT0088GBT0088） 选中要输入编号的单元格选中要输入编号的单元格ctrl+1ctrl+1数字数字自定义格式自定义格式 光定位在通用格式中，删除掉以前的字符光定位在通用格式中，删除掉以前的字符自己输入

12、英文下的双自己输入英文下的双引号引号并在双引号中间输入并在双引号中间输入“GBTGBT”并在双引号外侧输入并在双引号外侧输入00000000等，其中等，其中0 0是指占位用的。是指占位用的。四、数据的自动填充：四、数据的自动填充： 1 1、以、以1 1递增和递减的：递增和递减的： （1 1）不带）不带0 0的阿拉伯数字：例的阿拉伯数字：例1,2,31,2,3等：等： 先在单元格中输入先在单元格中输入11选中这个单元格选中这个单元格鼠标指向单元格黑鼠标指向单元格黑 色方框右下角处色方框右下角处按住按住ctrlctrl向下拖动（向下向右拖是以向下拖动（向下向右拖是以1 1递递 增，向左和向上托是以

13、增，向左和向上托是以1 1递减）递减） 第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方：如果数据量很大，如如果数据量很大，如1000010000行：行： 先输入先输入11选中选中A1A1在名称框中输入在名称框中输入A1:A10000A1:A10000回车回车开始选项开始选项 卡中卡中填充按钮填充按钮系列系列等差序列等差序列步长值为步长值为11确定确定 （2 2）带）带0 0的文本型数字：的文本型数字： 先输入起始数如先输入起始数如00010001选中这个单元格选中这个单元格直接按左键拖动右下直接按左键拖动右下 角黑色方框。角黑色方框。如果数据量很大，如如果数据量很大，如1000010000行行:

14、 : 先输入先输入00010001利用名称框选中利用名称框选中A1:A10000A1:A10000单元格单元格开始选项卡开始选项卡 填充填充系列系列选中自动填充选中自动填充确定确定 第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方：2 2、日期的填充：、日期的填充： 日期的填充有日期的填充有4 4个：按天，按工作日，按月，按年个：按天，按工作日，按月，按年 （1 1）按天：先输入开始日期如：）按天：先输入开始日期如：2013-12-12013-12-1选中这个单元格选中这个单元格直直 接按左键拖动右下角黑方块。接按左键拖动右下角黑方块。 （2 2）按工作日）按工作日：先输入开始日期如：先输入开始日

15、期如：2013-12-12013-12-1选中这个单元格选中这个单元格 右键拖动黑三角方块右键拖动黑三角方块到目标距离后松手到目标距离后松手选选 中以工作日填充。中以工作日填充。 （3 3）按月：先输入开始日期如：）按月：先输入开始日期如：2013-12-12013-12-1选中这个单元格选中这个单元格右右 键拖动黑三角方块键拖动黑三角方块到目标距离后松手到目标距离后松手选中以月充选中以月充 （4 4）按年：先输入开始日期如：）按年：先输入开始日期如：2013-12-12013-12-1选中这个单元格选中这个单元格右右 键拖动黑三角方块键拖动黑三角方块到目标距离后松手到目标距离后松手选中以年填

16、充选中以年填充第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方：3 3、公式的填充：、公式的填充： 批量求和：打开本节案例文件现金流量表批量求和：打开本节案例文件现金流量表选中选中B5B5：E34E34单元单元 格区域格区域F5F5选中定位条件选中定位条件空值空值确定确定Alt+=Alt+=4 4、批量填补空格：（在空格中输入和上一行相同的内容）、批量填补空格：（在空格中输入和上一行相同的内容） 打开本节案例企业员工档案管理表格打开本节案例企业员工档案管理表格选中选中K3K3：K20K20单元格单元格 F5 F5定位定位定位条件定位条件空值空值输入输入=然后单击然后单击K3ctrl+K3ctrl+

17、回车回车 第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方：五、数据有效性：五、数据有效性： 有时在实际工作中要输入大量的数据，但数字和内容有时在实际工作中要输入大量的数据，但数字和内容范围已经知道，为了防止输入错误和限制录入其他内容范围已经知道，为了防止输入错误和限制录入其他内容，可以在输入的单元格里先规定好条件。，可以在输入的单元格里先规定好条件。 1 1、限定文字长度为固定位数：如、限定文字长度为固定位数：如8 8位位 选中要输入内容的单元格区域选中要输入内容的单元格区域数据选项卡数据选项卡数据有效性数据有效性数据数据 有效性有效性设置设置允许中选择允许中选择文本长度文本长度数据中选等于数据

18、中选等于长度中长度中 输入输入88确定。这时在有效性单元格只能输入长度为确定。这时在有效性单元格只能输入长度为8 8位的数字，位的数字， 多一位和少一位软件将报错。多一位和少一位软件将报错。第一讲：表格以及实际工作中的一些提高效率的方：2 2、限定文字长度为最少、限定文字长度为最少3 3位最大位最大8 8位：位： 选中要输入内容的单元格区域选中要输入内容的单元格区域数据选项卡数据选项卡数据有效性数据有效性数据数据 有效性有效性设置设置允许中选择允许中选择文本长度文本长度数据中选介于数据中选介于最小值中最小值中输入输入33最大值中输入最大值中输入88确定。确定。3 3、限定只能输入你规定的内容，如男，女等：、限定只能输入你规定的内容，如男，女等： 选中要输入内容的单元格区域选中要输入内容的单元格区域数据选项卡数据选项卡数据有效性数据有效性数据数据 有效性有效性设置设置允许中选择允许中选择序列序列在来源中输入在来源中输入“男