计划与合理安排PPT

1、LOGO 掌握时间盘点方法 用20/80或第二象限法区分日常工作 能根据SMART原则有效制定目标 掌握制定计划的有效技术培训目标培训目标一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、了解计划的技术培训内容培训内容一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划目录目录目录目录一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划本章重点本章重点v1 1、时间盘点、时间盘点v2 2、有效的时间管理原则、有效的时间管理原则常见问题常见问题v一、正在埋头写计划，电话又响了一、正在埋头写计划，电话又响了v二、正在办公室写汇报，客户来了二、正在办公室写汇报，客户来了v三、会议开了一整天了，还没什么

2、成果三、会议开了一整天了，还没什么成果v四、手上的工作越干越多，越干越乱四、手上的工作越干越多，越干越乱v五、比谁都忙，到处五、比谁都忙，到处“救火救火”v六、刚给下属布置完工作，还是不放心六、刚给下属布置完工作，还是不放心v七、沟通了无数次，越沟越不清七、沟通了无数次，越沟越不清v八、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天八、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天v九、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放九、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放v十、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔十、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔v十一、该说十一、该说“不不”却不说，碍于情面答应，却无

3、法按时却不说，碍于情面答应，却无法按时兑现兑现 时间管理盲点时间管理盲点v一、忙就好一、忙就好v二、时间管理没用二、时间管理没用v三、身不由己三、身不由己v四、江山易改，习惯难移四、江山易改，习惯难移时间价值分析时间价值分析年薪年薪每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值每分钟价值1500015000250002500035000350004500045000550005500065000650007500075000850008500010000010000062.062.0103.3103.3144.6144.6186.0186.0227.3227.3268.6268.6309.93

4、09.9351.2351.2413.2413.28.868.8614.7614.7620.720.726.626.632.532.538.438.444.344.350.250.259.059.00.150.150.250.250.340.340.440.440.540.540.640.640.740.740.840.840.980.98时间清单分析时间清单分析时间时间活动事项活动事项计划用时计划用时实际用时实际用时浪费浪费/ /超时超时原因原因8:30-9:008:30-9:009:00-9:309:00-9:30分析哪些问题分析哪些问题v一、计划性如何一、计划性如何v二、有多少时段记不起来

5、做什么二、有多少时段记不起来做什么v三、浪费三、浪费/超时多少（超时多少（50%)v四、时间利用率（四、时间利用率（30%）v五、各工作事项、延误、浪费了多少时间五、各工作事项、延误、浪费了多少时间v六、一个工作日中，总共浪费了多少时间六、一个工作日中，总共浪费了多少时间v七、寻找原因与对策七、寻找原因与对策工作紧急性分析工作紧急性分析非常紧急非常紧急（马上要做）（马上要做）紧急紧急（短时间内（短时间内要做）要做）不很紧急不很紧急（可从长（可从长计议）计议）不紧急不紧急（无时间（无时间要求）要求）频次频次时间时间紧急性工作事项分析要点分析要点v一、每日、每周、每月最紧急的是哪三一、每日、每周、

6、每月最紧急的是哪三项工作项工作v二二、“非常紧急非常紧急”的工作事项，如果频的工作事项，如果频繁发生，应考虑授权，制度、产品质量繁发生，应考虑授权，制度、产品质量等重大问题与时间管理无关等重大问题与时间管理无关v三三、“紧急紧急”事项越多，时间管理问题事项越多，时间管理问题越大越大v四四、“紧急紧急”、“非常紧急非常紧急”、“不紧不紧急急”事项，时间比重越大，时间管理问事项，时间比重越大，时间管理问题越大题越大v五、除五、除“非常紧急非常紧急”外，分析所谓外，分析所谓“紧紧急急”事项是否真那么急事项是否真那么急工作重要性分析工作重要性分析非常重要非常重要（绝对要做）（绝对要做）重要重要（应该做

7、）（应该做）不很重要不很重要（可做可不做（可做可不做）不重要不重要（可不做）（可不做）频次频次时间时间重要性工作事项分析要点分析要点v一、每日、每周、每月最重要的是哪三项工一、每日、每周、每月最重要的是哪三项工作作v二二、“非常重要非常重要”的工作事项，如果很紧急的工作事项，如果很紧急，则与时间管理无关，则与时间管理无关v三三、“重要重要”的工作事项越多，时间管理就的工作事项越多，时间管理就越合理越合理v四四、一定要消除、一定要消除“不重要不重要”的工作事项，通的工作事项，通过授权压缩过授权压缩“不很重要不很重要”的工作事项的工作事项v五、特别注意对五、特别注意对“重要重要”的工作事项进行分的

8、工作事项进行分析析高效益活动分析高效益活动分析目标（职务）目标（职务）贡献排序贡献排序必要程度排序必要程度排序所需时间排序所需时间排序高效益活动高效益活动排序排序分析活动时间管理启示时间管理启示v一、你能说出你前三项高效益活动吗一、你能说出你前三项高效益活动吗v二、优先做高效益活动二、优先做高效益活动v三、根据活动效益高低安排工作顺序和时三、根据活动效益高低安排工作顺序和时间间v四、对每年、每月、每周、每天的高效益四、对每年、每月、每周、每天的高效益活动有一个分析，以便心中有数活动有一个分析，以便心中有数v五、高效益活动的三个衡量指标：五、高效益活动的三个衡量指标：授权分析授权分析不应授权不应

9、授权（自己做（自己做）可以授权可以授权（可做可（可做可不做）不做）应该授权应该授权（不应做（不应做，因某原，因某原因无法让因无法让下属做）下属做）必须授权必须授权（无论如（无论如何不要做何不要做）未授权原因未授权原因件数件数比重比重授权程度工作事项时间管理启示时间管理启示v一、可以授权一定要授权，这样才能一、可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情腾出更多时间做更重要的事情v二、下属没你做得好不代表永远没你二、下属没你做得好不代表永远没你做得好做得好v三、授权刚开始会花费你较多时间，三、授权刚开始会花费你较多时间，但下属一旦胜任，你就会节省很多时间但下属一旦胜任，你就会节省很多时

10、间v四、做那些应该授权下属去做的事情四、做那些应该授权下属去做的事情很可笑，意味着你在花时间做下属的事很可笑，意味着你在花时间做下属的事。会见分析会见分析会见分类会见分类会见人会见人计划会见计划会见时间时间实际会见实际会见时间时间延误时间延误时间原因分析原因分析每日必须会见每日必须会见的人的人经常要见但不经常要见但不是每日必须是每日必须不定时但是必不定时但是必须经常会见的须经常会见的人人会见不经常往会见不经常往来的人来的人不速之客不速之客时间管理启示时间管理启示v一、会见前或会见开始时，约定会见一、会见前或会见开始时，约定会见所用时间所用时间v二、事先约定会见的具体目标二、事先约定会见的具体目

11、标v三、不良会见容易打乱其他时间安排三、不良会见容易打乱其他时间安排，要坚决克服，要坚决克服v四、学会对付无故拖延四、学会对付无故拖延会议分析会议分析日日期期会议会议名目名目会议会议倡议倡议计划计划用时用时实际实际用时用时原因原因分析分析会议必要性评估会议必要性评估必须的必须的目的目的明确明确目的不目的不明确明确可不开可不开的的时间管理启示时间管理启示v一、主管用于开会的时间约占工作时间的一、主管用于开会的时间约占工作时间的20%，如何用好时间很关键，如何用好时间很关键v二、自行主持召开的会议主要有二、自行主持召开的会议主要有“部门例会部门例会”“”“专题讨论会专题讨论会”等，自己可以决定的会

12、议等，自己可以决定的会议，要事先评估开会的必要性，要事先评估开会的必要性v三、养成以简明书面形式三、养成以简明书面形式而非简单口头而非简单口头通知通知开会，即使只有几个人或十几个人。开会，即使只有几个人或十几个人。v四、严格会议纪律四、严格会议纪律v五、参加别人召集的会议，可请求召集人确五、参加别人召集的会议，可请求召集人确定会议规则，以免浪费时间定会议规则，以免浪费时间公出分析公出分析日日期期公出必要性评估公出必要性评估必须亲必须亲自出面自出面可去可可去可不去不去可顺便可顺便前往前往不必去不必去计划计划用时用时实际实际用时用时原因原因分析分析时间管理启示时间管理启示v一、外出频繁的主管，需进

13、行公出必一、外出频繁的主管，需进行公出必要性评估，以便压缩公出时间要性评估，以便压缩公出时间v二、合理安排拜访路线二、合理安排拜访路线v三、合理安排拜访时间三、合理安排拜访时间干扰因素分析干扰因素分析干扰者干扰者排序排序后果后果对策对策缺乏自律缺乏自律红色：突发性红色：突发性文件杂陈文件杂陈蓝色：拖延性蓝色：拖延性拖延拖延不会说不不会说不职责混淆职责混淆突然约见突然约见当下想做的事太多当下想做的事太多经常救火经常救火条理不清条理不清计划不周计划不周不速之客不速之客电话干扰电话干扰无效会议无效会议分析干扰因素时间管理启示时间管理启示v一、突发性干扰的大小顺序为一、突发性干扰的大小顺序为v二、拖延

14、性干扰中，最需要克服的为二、拖延性干扰中，最需要克服的为：缺乏自律，许多因素你无法把握，但：缺乏自律，许多因素你无法把握，但是你可以把握自己。是你可以把握自己。v三、谁干扰了你，偷走你的时间？谁三、谁干扰了你，偷走你的时间？谁对你的干扰最大，别人？你自己？对你的干扰最大，别人？你自己？下属、上司、同事、客户、朋友、自己大小时间管理的原则时间管理的原则v一、一、80/2080/20原则原则v例如：例如：80%80%的销售量来的销售量来20%20%的客户的客户v20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值，集的价值，集中中80%80%的精力做那的精力做那20%20%的工作。的工作

15、。v一天中的一天中的1515件要做的事，占件要做的事，占80%80%价值的价值的只有三件，认真挑选这三件事。只有三件，认真挑选这三件事。80/20原则的运用原则的运用v一、列出一天内所有的工作一、列出一天内所有的工作v二、对工作进行分类二、对工作进行分类价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作事项一事项一事项二事项二事项三事项三事项四事项四事项五事项五事项六事项六80/20原则的运用原则的运用v三、时间和精力分配三、时间和精力分配v四、工作价值分类四、工作价值分类v五、时间和精力分配五、时间和精力分配价值价值80%80%的工作分配的工作分配价值价值20%20%的工作分配

16、的工作分配事项一：需事项一：需2 2小时集中精力小时集中精力事项二：需事项二：需1 1小时不受干扰小时不受干扰事项三：需事项三：需2 2小时高效时间小时高效时间事项四：可往后推事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项五：没时间就不做事项六：可委托下属事项六：可委托下属第二象限工作法第二象限工作法1第一象限紧急重要2第二象限不紧急重要3第三象限紧急不重要4第四象限不紧急不重要紧急不紧急重要不重要四象限原理解析四象限原理解析1紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作2准备工作预防措施，价值观澄清计划人际关系建立真正的再创造能力增进自己的能力3造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合

17、别人期望的事4忙碌琐碎的事处理文件电话浪费性时间逃避性活动紧急不紧急重要不重要养成习惯养成习惯v一、每周将工作排出优先次序一、每周将工作排出优先次序v二、在高效时间里完成重要工作二、在高效时间里完成重要工作v三、授权三、授权v四、有效对付干扰四、有效对付干扰v五、明确的生活和工作目标五、明确的生活和工作目标v六、保证一天内有一段时间不受干扰六、保证一天内有一段时间不受干扰v七、会利用零星时间七、会利用零星时间v八、有得力助理或文员、充分利用电脑等八、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备现代办公设备养成习惯养成习惯v九、文件柜、办公桌整洁、条理清晰九、文件柜、办公桌整洁、条理清晰v十、在

18、固定的时间处理往来函件十、在固定的时间处理往来函件v十一、丢掉无用的文件十一、丢掉无用的文件v十二、将每件事善始善终，避免多头处十二、将每件事善始善终，避免多头处理理v十三、万不得以才召开会议十三、万不得以才召开会议v十四、常年使用工作效率手册十四、常年使用工作效率手册v十五、学会休息、娱乐与业余爱好十五、学会休息、娱乐与业余爱好目录目录一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划本章重点本章重点v1、什么是目标管理、什么是目标管理v2、如何根据、如何根据SMART原则设定目原则设定目标标目标管理的六个特征目标管理的六个特征v一、上司与下属共同参与制定一、上司与下属共同参与制定v二、

19、与高层一致二、与高层一致v三、可衡量三、可衡量v四、关注结果四、关注结果v五、及时的反馈与辅导五、及时的反馈与辅导v六、以事先设定的目标评估绩六、以事先设定的目标评估绩效效目标管理的好处目标管理的好处v一、抓住重点一、抓住重点v二、关注结果二、关注结果v三、考核的依据明确三、考核的依据明确v四、激发下属的承诺和工作的主四、激发下属的承诺和工作的主动性动性v五、统一目标，劲往一处使五、统一目标，劲往一处使v六、在各自层面上工作六、在各自层面上工作v七、下属能力提升和职业发展快七、下属能力提升和职业发展快目标设定常见的问题目标设定常见的问题v一、目的与目标的混淆一、目的与目标的混淆v2004年的目

20、的：增收节支年的目的：增收节支v2004年的目标：行政费用比去年年的目标：行政费用比去年下降下降15%目标设定常见的问题目标设定常见的问题v二、定量目标与定性目标二、定量目标与定性目标v定量目标：下半年销售额增加产定量目标：下半年销售额增加产15%v定性目标：下半年制定新的行政考核标准定性目标：下半年制定新的行政考核标准v定性目标的误区：定性目标的误区：v无法衡量无法衡量v方法：制定时同时定出标准方法：制定时同时定出标准目标设定常见的问题目标设定常见的问题v三、多重目标的问题三、多重目标的问题v 例：例：2004年人事助理目标：年人事助理目标：v 1、7月完成毕业生接收月完成毕业生接收v 2、

21、5月完成所有员工档案计算机管理月完成所有员工档案计算机管理v 3、10月建立公司人才储备库月建立公司人才储备库v 4、12月建立分类测评系统月建立分类测评系统v要点：要点：v1、分清主要与次要目标、分清主要与次要目标v2、目标在、目标在3-5个内即可个内即可目标设定常见的问题目标设定常见的问题v 四、目标冲突四、目标冲突v 例：例：20042004年下半年目标年下半年目标v 目标一：减少销售费用目标一：减少销售费用v 目标二：增加两名业绩最好的销售人员的工资，作为激励目标二：增加两名业绩最好的销售人员的工资，作为激励v 要点：要点：v 1 1、评估冲突的重要性，在目标间确立优先顺序、评估冲突的

22、重要性，在目标间确立优先顺序v 2 2、发现和使用新的工作方法和技巧、发现和使用新的工作方法和技巧v 3 3、权衡长期目标并面对当前问题、权衡长期目标并面对当前问题v 4 4、分析如果不牺牲任何目标，是否能解决冲突；必须择一，延迟较、分析如果不牺牲任何目标，是否能解决冲突；必须择一，延迟较不重要的，发生冲突，向下属说明原因，如何解决以及这样做的目不重要的，发生冲突，向下属说明原因，如何解决以及这样做的目的。的。SMARTSMART原则原则Specific 详细明确Measurable 可以量度Attainable - 可实现的Relevant - 相关的Time bound 订明时限SMART

23、原则原则制定符合制定符合SMART原则目标范例原则目标范例要做什么要做什么结果是什么结果是什么条件是什么条件是什么什么时间什么时间缩短缩短18%18%开发开发达到或超越达到或超越3.53.5级级生产周期生产周期本年年底本年年底新的功能软件包新的功能软件包20142014年年1212月月1 1日正日正式推出式推出SMART原则原则v常用词语：常用词语：v开发、设计、发送、修正、完成、开发、设计、发送、修正、完成、训练、制作出、生产出、编写出、检训练、制作出、生产出、编写出、检验出、销售、执行、解决、提高、研验出、销售、执行、解决、提高、研究、达到、降低、维持、运输、修建究、达到、降低、维持、运输

24、、修建 v避免词语：避免词语：v明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、实现、合理地、精确地实现、合理地、精确地设定目标的步骤设定目标的步骤第一步：正确理解公司的整体目标第二步：制定符合SMART原则的目标第三步：检验目标是否与上司的目标一致第四步：列出可能的问题和障碍，找出相应的解决方法第五步：列出解决目标所需要的技能和知识第六步：列出达到目标所必须的合作对象和外部资源第七步：确定目标完成的日期目录目录一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划本章重点本章重点v1 1、计划概述、计划概述v2 2、如何将目标转化为计、如何将目标转化为计划划管

25、理循环管理循环v决定目标及如何达成目标的程序决定目标及如何达成目标的程序v计划、组织、指导、控制、协调计划、组织、指导、控制、协调主管制订计划的目的主管制订计划的目的v一、能配合实现上级主管的目标策略一、能配合实现上级主管的目标策略v二、能实现自己部门的任务二、能实现自己部门的任务v三、能成为下属行为的依据及评价下三、能成为下属行为的依据及评价下属工作成果的重要基准属工作成果的重要基准计划的好处计划的好处v一、成功完成预期工作目标的可能性增强一、成功完成预期工作目标的可能性增强v二、使下属更了解目标二、使下属更了解目标v三、使工作更有系统三、使工作更有系统v四、减少危机出现可能四、减少危机出现

26、可能v五、更为轻松处理突发事件五、更为轻松处理突发事件v六、成员的工作更能互相匹配六、成员的工作更能互相匹配v七、更为客观评价结果七、更为客观评价结果制定计划的要点制定计划的要点v一、分析要达到的目标一、分析要达到的目标v二、判断所处的工作环境二、判断所处的工作环境v三、找出影响目标实现的决定因素三、找出影响目标实现的决定因素v四、分析所拥有的资源，人员情况四、分析所拥有的资源，人员情况、产品优势、金钱、时间等、产品优势、金钱、时间等v五、依据所拥有的资源和决定因素五、依据所拥有的资源和决定因素，找出各种达到目标可行的方法，找出各种达到目标可行的方法v六、选择可能的方法六、选择可能的方法制定计划的要点制定计划的要点v七、根据所选定的工作拟定具体的七、根据所选定的工作拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个员实施方案，将各项工作分配给各个员工并建立相应的评估和考核方法工并建立相应的评估和考核方法v八、对行动进行有效而合理的排序八、对行动进行有效而合理的排序，哪些可以同时进行，哪些需要按照，哪些可以同时进行，哪些需要按照一定的顺序一定的顺序v九、决定完成各个项目需要的时间九、决定完成各个项目需要的时间，并推算出总体时间，并推