如何解决百货商场数据编码问题

1、如何解决百货商场数据编码问题2011年11月05日如果给每个商品都维护一个编码系统资源的占用会非常大商场还得不断地扩充设备。要是商品编码给新品重复使用那同编码不同商品的销售数据就会混在一起不利于进行数据分析。鲁同坐在新机房里盯着庞大的服务器直发愣。费尽口舌说服了肖总和财务总监结果供货商这边又出了岔子。鲁同出任盈品百货CIO的时候就发现了很多疏漏和缺口。刚辞职的采购主管把一款进价1580元的电视机虚报了1300元毛利以零售价2880元入账。后来积压促销这款机型只标价1980元导致商场每销售一台就要亏损900元。类似情况其他商品也出现了。而那个主管已经失去联系损失也没法追回。在这种售价核算制下财会

2、部门只管库存商品总额明细账由各柜组具体核算并按售价记账。这种情况下就有人钻空子进货时多报毛利以抬高商品的账面售价和毛利率。月末核算时当期利润增长了自然可以多分利润实际上却提前瓜分了库存商品资产。看到这一点鲁同毫不犹豫地去找肖总希望能在商场实行单品管理。肖总对单品管理倒是很感兴趣可是这就意味着要上一套POS系统肖总有点犹豫。财务总监更不愿意一套系统100多万呢。他觉得作为百货商场，联营商家销售走的流水倒扣，经营得好，百货店从商家拿走的利润就多；同样商户经营不好，百货店可以随时让他们走人。主动权都在商场自己。员工更是怨声载道。鲁同就曾经在员工休息室门口听到有人说换什么单品管理还嫌我们不够忙呀！整天

3、就忙着进货和退货了是啊大家工作一下子就都充实了对吧。他想什么呢？商场最重要的是卖钱！每天都把时间浪费在盘点和库存上说到底不就是怕有私自换货的吗？要是有人想换货他能有什么办法？”单品管理是零售业的管理趋势好处显而易见能获得单品的销售数据以便进行分析和挖掘；有的品牌商为了牟利私自收银、私自讲价议价对百货店的基本利益会造成很大的损失单品管理的有利之处是每件商品都会记录在案既能更加完善现场管理又可以减少损失还能提升商场VIP卡的含金量。前期工作是繁琐可是上马之后好处源源不断。鲁同是这样想的也是这样跟肖总讲的。他使尽浑身解数搬出国内外的成功案例一一进行分析最后甚至立下军令状承诺三个月之内一定见效。好不容

4、易肖总同意了供货商又不答应了。每个月要交80元上网费供货商都不愿意掏这个钱而且他们对电脑也不放心万一数据出问题怎么办。有的供货商干脆就说我们没电脑也用不着电脑不买。鲁同又去做供货商的工作。他说你们1000多家供货商光结算单就得打印好几天发给你们之前我先要去审核。然后你们拿着这个结算单还得开增值税发票再上我们这儿结算来一趟又折腾又耽误时间。几乎是半强制性的供货商都极不情愿地买了电脑办了宽带。可新问题又来了。服装类的商品款式更新很快有的应季商品只卖几个月就不再进货了这些商品的生命周期就只有短短的几个月甚至几天而新品层出不穷。如果给每个商品都维护一个编码那么这些编码的生命周期结束后该怎么处理呢是永远

5、打入冷宫还是给以后的新品重复使用选择前者系统资源的占用就会非常大数据库越来越庞大对服务器和存储设备的要求也就越来越高商场还得不断地扩充设备而且已停用的商品编码越来越多不利用进行分析和管理；要是选择后者那同编码而不同商品的历史销售数据就会混在一起也不利于进行数据分析。xx)解决小鲁的困惑关键在确定信息编码的编制原则”应根据企业的商品管理与数据分析需求参考商品特点确定该企业数据编码原则。小鲁遇到的编码问题在中国零售企业编码工作中普遍存在由于服装类商品具有品种多、数量大、产品周期短”等特点经常造成商品编码数量飞速膨胀编码规则混乱甚至出现编码重复现象。给企业的商品管理、数据分析造成严重影响坚持三大原则

6、”小鲁同志的困惑在于对服装类商品编码规则的不确定性一方面忧虑数据编码数量巨大给服务器带来的压力另一方面担心数据编码含义不同使数据分析无法进行。因此解决该问题关键在确定信息编码的编制原则”应根据企业的商品管理与数据分析需求参考商品特点确定该企业数据编码原则。结合本文案例描述小鲁同志在商品编码过程中须坚持以下原则一、一品一码原则即每一件商品对应一个编码这是编码坚持的最基本原则也是编码唯一性的体现。在POS系统和商品管理信息系统中不同的服装商品应由不同的代码来区别的。假如把两种服装用同一代码来标识违反编码唯一性会导致商品管理与数据统计混乱将给企业带来严重的经济损失。因此案例中对新品采用重复编码的做法

7、是不可取的。二、含义最大化原则即商品编码应尽量有最大可能限度的含义能够直观反映编码对象更多的属性和特征。为产品商品统计、销售/库存分析提供方便对于服装产品来说其基本特征属性很多一般包括品种、面料、款式、规格、颜色等。因此服装类商品的编码应能够最大限度的标识这些属性。在本文案例中基于对产品周期的考虑在商品编码过程中应引入批次编制”理念对不同时间上架的服装商品进行批次标记并在商品编码中有所体现（如编码“03005”其中批次号“0703t示该批商品在07年03月上架）以此区分出不同时期的商品当商品编码数量过大时企业可定期删除批次号表示时间较早的商品编码从而释放存储空间减小服务器运行负担三、稳定性原则

8、即商品编码不宜频繁变动编码时要考虑其变化的可能性尽可能保持编码规则的相对稳定。由于服装类商品编码数量普遍比较大一般至少达数百个多的达几万甚至几十万个。编码规则变更会带来编码位数、编码含义标识的改变易造成编码混乱可能给企业的商品管理造成严重影响。因此小鲁在商品编码前充分考虑编码变化的各种可能性与编码应用影响的做法是非常必要的。建立统一信息编码体系实现全企业只说幺种话”在明确编码原则的基础上应积极开展企业统一信息编码体系建设将库存、管理、营销等活动所涉及的各类信息纳入编码范围内进行集中编码分类、统一规则设计以及应用维护在企业范围内建立管理上共同认可的统一的编码语言、统一的标识真正实现全企业只说幺种

9、话”。在实际建设过程中企业内部往往存在一些已应用系统的信息编码体系其支持着相应业务运行。在信息编码一体化趋势的影响下如何协调已用编码体系与统一后编码体系间的关系将成为信息编码工作面临的一大挑战。在处理协调过程中有三种新旧编码方案可供参考在企业信息编码过程中由于涉及的信息种类繁多需要投入大量的人力、物力同时信息编码工作也是一项不断完善的工作切不可急于求成。利用商品编码加强单品管理（方凯旋沃尔玛（中国）高级系统工程师）盈品百货CIO深入分析商品信息数据的流向先与采购部门和商品信息录入部门制定一套商品编码的方案和流程。近年来国内零售业发展迅速行业竞争越来越激烈各企业对于企业内部管理的要求也日益提升绝

10、大部分企业通过大规模采用计算机技术实现了对日益增长的业务进行有效的管理。单品管理已成为零售业趋势随着各个零售企业信息化的深入发展企业对于商品的管理由粗放到精细卖场商品管理的重点转移到了商品的品种管理配送中心环节商品管理的重点转移到了商品的库存管理。由于零售企业POS系统的应用卖场的品种管理可以细化为单品管理。企业的管理层可以从单品管理中获得实时、客观、全面的决策支持信息因此目前对于单品的管理成为零售企业关注的重点。单品的含义和特点单品即指包含特定的自然属性与社会属性的商品种类。”对于一个商品它的某一个属性或多个属性例如颜色包装名称、产地等与其他商品存在差异时可称为一个单品。在零售业内单品为叫做

11、SKU最小存货单位英文全称为stockkeepingunIT简称SKU）为了做到对每一个单品的管理每个单品都需要一个编码以方便管理生产企业可以为每个单品申请条形码但通常零售企业为了加强对商品物流和卖场内部的管理还会为每个商品编上一个适用于本企业的物流编码或商品编码以实现对单品的库存、流通等的有效管理。单品编码的一个显著特点就是在一定时间、空间范围内每个单品的编码必须唯一。所以零售企业都会面临一个普遍的问题就是随着所流通商品品种、花色的线性增长商品编码的个数成指数级增长。如何管理编码既然单品管理是趋势利用计算机对单品编码又是管理的好手段如何对单品编码就是问题的关键了。首先单品编码的唯一性并不是永

12、久的即编码可以在一段可接受的时间内重复利用。我们知道零售企业利用单品编码就是要有效管理各个企业都要根据自身的特点先制定一套编码标准。案例中的企业由于特殊的行业特性其产品的款式、颜色、尺码组合的特点决定了其单品数量随款式的增加而呈几何级增长相应的单品编码数量也就增长迅速但相应的服装业的产品普遍生命周期不长企业可以根据自身需要规定编码在5年内不能重复使用5年后这些编码又可使用这就保证了在一段时间内的编码唯一性可以满足物流、仓储和卖场管理的需求。其次单品编码要结合商品的条形码形成对应关系。我们知道商品的条形码由于统一分配所以具有唯一性但编码格式多样且位数很长。零售企业的单品编码一般较短而且是企业内部

13、根据自身特点规定的格式很容易辨别。但既然允许单品编码的重复使用在一些情况下又必须使这些重复使用的编码能够区分开来例如对近10年的销售数据分析这时就要利用单品编码+商品条形码的复合索引来区分了。所以维护一个单品与商品条形码的对应关系十分必要。再次一段时间内不使用的编码必须从系统里面定期及时清除。我们知道对于商品的基本信息一般都存放于关系性数据库里经过一段时间的积压数据库变得很庞大检索查询起来效率低而且对IT软硬件资源要求也成倍增加。POS系统由于其软硬件比较简单不适合进行这样大规模的数据存储、查询而且影响终端生产效率。建议定期将不再使用的单品编码从前端的POS系统门店的仓储系统里删除把历史数据集

14、中保留在数据仓库里供数据分析使用。这样可以大大减轻前端生产系统的压力减少IT软硬件的投资。综上所述盈品百货CIO可以对本企业的销售、库存、财务、采购和运营部门做充分了解并深入分析商品信息数据的流向先与采购部门和商品信息录入部门制定一套商品编码的方案和流程规定在一个时间内编码的可重复使用性并严格执行。同时将这些数据进行分层管理门店系统里只保存当前的生产数据实时数据供企业领导当期决策和财务结算之用历史数据转存到另外的数据库中逐步建立起数据仓库供分析研究使用。这样既可以保证商品编码给企业带来管理效率的提高又能将不同商品的历史销售数据有规律保存从而进行数据分析。项目的成功需要IT主管坚决的努力（姜波鲁

15、花集团信息中心主任）如果信息系统没有上线之前是可以对自己各种的想法与项目的设计进行调整的。一旦上线就没有回头之箭了。本案例一切条件都已经成熟项目的成功应用已经有了物质的条件鲁同一定能解决这个只需技术就可以解决的问题。我想可以从以下几个方面来认识这个问题。这是项目发展的必然阶段要知道高山之下必有深谷取得的成绩有多高就要付出多深的努力。企业信息化项目到某一个阶断后信息主管都会围绕某几个问题困惑这几个看似简单的问题会影响企业具体业务流程的实施不解决会给信息系统的应用带来不少的困难从而成为影响企业信息项目的核心问题。这些问题往往受限于企业本身的管理思想或是软件的设计思想、系统的应用界面、系统低层的开发

16、环境、系统的应用环境等等情况层出不穷只要项目负责人充足的与软件开发公司进行沟通向成功实施的行内人士请教然后经过主动的思考从而对项目的现状态有所启发绕开目前的困境找到切实可行的思路。信息项目要有坚定的目标任何项目的成功实现都要有坚定的目标从而将各方面的力量团结起来朝着最终的目的迈进。这个目标的确定不只是技术与数据层面的还要进行提炼使之精简易懂成为一个可执行的能被大家所认同的口号。从而发挥这一目标实现的战略意义能被大多数人所认同使得原本有着不同意见的人聚集在一起发挥集体的力量。项目总是有山穷水尽的事情出现的。只要把握好进度保证项目能按时完成既定的目标就是信息化工作取得的最大的成绩信息化工作要有自己

17、的目标但有时往往看不到目标就会怀疑工作的必要性以及整个项目目标遇到这样的情况就需要坚定信心做好目前项目阶段的工作努力做好当前的事情好的结果就自然会呈现出来。是管理创新的过程信息系统的应用会对涉及实施的部门的日常操作产生影响这种影响是会越来越清晰的开始当操作人员不了解系统会感到别扭但当运行到一定程度后各操作人员及部门对日常工作依据软件功能进行调整后新的流程重组就形成了之后的实施会有较快的速度所以在项目进度中当各部门对软件功能不了解而又没有自发调整各岗位流程时项目负责人一定要明白这是项目中最艰苦的一段时间此时只要耐心地解决问题与各部门人员一些加深对系统地了解日后系统的进展会有突飞猛进地变化。案例中

18、的情况我认为此时系统实施正在这样一个阶断我相信通过对于企业自身标准编码方案的定义与调整通过应用程序的改进对数据库系统设计的改良以及软件运行速度的提升最终面对的问题都会经过这几个方面的处理后而解决。总之如果信息系统没有上线之前是可以对自己各种的想法与项目的设计进行调整的。一旦上线就没有回头之箭了要遇水架桥逢山开道对影响项目的每一问题进行解决。鲁同已经表现出了一个优秀项目经理的作风只是对于这关键的一步再坚持一下事情就会解决的。客观条件已经成熟只剩下主观的努力了。采用条形码管理现在很多商场都采用条形码进行管理而且大多数商品包装上都有条形码标识我认为可以直接转入该商场数据库既便于管理又便于将来发展后的扩充并且方便与供货商交流数据。（庞振伟）条形码+企业自定义码字串8POS系统必不可少的就