培训心得时间管理

1、时间管理和执行力听了王方华 -企业的战略执行力和刘兴村-时间管理与工作效率后感触良多。从执行者的角度来研究执行力是目前管理思想的普遍着 眼点所在 ,大多数管理思想都是在研究执行者如何提升执行力。 作为管理人员 ,我们思考的更多的应该是企业战略规划的实现 , 可是当我们上班的时候 ,却总是被这个人、那件事无情打扰 ,我们根本就没有一段自己独立的时间去思考我们该想而始终没时间想的问 题,始终都被陷入到 " 现在 " 的琐事之中。不光是我们 ,很多老总都是这样 ,而且一般而言 ,我们的职位越 高,权力越大 ,这种痛苦也就越大。大家现在有什么感受 ?经常提到 " 管理三元

2、素 " , 喜欢把管理者比 作剑客 , 因为管理不能仅仅停留在理论上 , 真正的好管理一定是在实 战中得以体现的。正如剑客 , 他在实战中需要一把剑 ,剑本身只能作 为工具 ,如果你不会剑招 ,那么你的剑越锋利 , 可能伤你的就越深。 同样 ,同一把剑 ,同一个招式 ,不同的剑客使出来 ,效果可能有 天壤之别 ,问题就在于不同的人拥有的内功不一样 ,所以 ,管理中 , 同样的方法 , 在别人企业里能够起到效果 , 到我们这却不一定能成功。 当我们遇到问题的时候 , 千万不要对照别人类似的经验来照搬 , 更不要指望别人能帮我们提供一种实际的解决自己问题的方法, 管理中没 有万能钥匙。你

3、要想真正解决你遇到的问题 , 借鉴别人的经验是应该的 , 但一 定要先透过别人成功的经验 ,找出经验背后更深层次的原理或道理 , 领悟这些道理 (内功之后 ,再结合自身的实际情况 ,自行设计和调 整真正适合自己的方法。时间管理也是如此。有些人在时间管理上存在一种误区 :认为抓住每一分钟 , 每一秒 钟就是做好时间管理了 ,就是合理利用时间了。实际上 , 关键不在于你是不是每分钟都在工作, 而在于你是如何安排你的时间的 ,你的时间是零散的还是整块的。这里有个 " 时间块 " 的概念。我们先说个大家都能体会的实验。 现在你要写一篇报告 , 如果给 你独立的时间 , 完整的时间

4、, 在这段时间里你除了这件事没有任何别 的事情打扰你 , 你可能只需要 5 小时就能完成 , 而且写出的报告非常 漂亮。但现在换一种模式 , 给你 5 小时的时间 , 但这 5 个小时不是独立 的 , 完整的 , 而是 5 天中每天上午半小时 , 下午半小时 , 这么零散的 , 加起来一共 5 小时 , 这样下来 , 一星期你很可能都不能完成这份报告。这就是 " 时间块 " 原理。他告诉我们 , 我们要把一天的时间尽量合理的分成独立的完整的 时间块 , 在每个时间块中都只专心的做一件事情 , 尽量不要被别的事 情打扰 ,而且 ,尽量不要把同一件事情安排在若干个零散的时间中。

5、 这样做 ,我们的效率是最高的。刘兴村的那段话中 ,关于时间管理的还有另一个原理 " 要事 优先 " 原理。他告诉我们 , 我们始终要做最重要最紧急的事情 , 因为当我们在 做一件并不是最重要最紧急的事情的时候 , 即使我们拥有了独立而完 整的时间块 , 我们也很难做到 " 专心 " , 因为那些比这件事更重要更紧 急的事情会时时 " 骚扰 " 我们的 " 心 ". 所以 , 我们一定要做到 " 要事优先 " ,先选择最重要、最紧急的事情去做 ,当我们时时刻刻都在做当时 最重要最紧急的事情的时候

6、 ,我们才能获得最大程度上的 " 专心 ". 这 就是时间管理原理。这就是时间管理法则背后的东西。在实际中 , 我们没必要严格按照时间管理法则 , 一定要强调 6 件 事, 而是应该更好的理解 , 并结合我们的实际去运用好这个时间管理 原理 ,提出真正适合我们自己的时间管理法则 ,只有这样 ,我们才有 可能做到 " 落地 ". 三、 时间管理 " 落地 " 但是 , 时间管理原理依然还是 停留在理论和思想上 ,到底该如何 " 落地 " 呢 ?我们来看看 TEAMOFFICE 能帮我们做到哪个程度。要想真正 &quo

7、t; 落地 " , 我们首先就要先分析好 , " 落地 " 难的真正原因。 下面 ,我们分别从员工和老总两个角度来分析时间管理的 " 落地 ". 1. 员工的时间管理在谈到这个问题的时候 ,有不少老板很苦闷 ,每 天都严格要求每个员工写工作计划 , 也尽量要求员工们做到 " 时间块 " 和 " 要事优先 ". 刚开始的时候 ,大家还都这么做 ,可是 ,慢慢就淡下 来了 ,总觉得计划没有变化快。每每问到怎么回事的时候 ,答案都是 一致的 : 计划的东西基本没用 ,真正执行的时候 ,往往同事、领导就 有事情

8、,反正不知道哪里来的事情 ,都是些计划不出来的事情 ,就都 来了。做计划的时候 ,死活想不到 ,问他们也都说不上来 ,可是一旦 计划写好了 ,真正做的时候 ,什么事就都来了。我们还是 " 乱 " 了 , " 时间块 " 对我们来说好象没有什么意义了。非常痛苦 ,却又是非常普遍 ,非常现实。问题在哪 ?a 传统沟通模式的实时性第一个问题就是:传统沟通模式的实时性。什么意思 ?就是说 ,在传统的沟通交流方式下 ,沟通的双方必须是实时的 , 必须同时关注于同一件事情 ,否则就不能形成沟通。比如说 , 你要找小张谈个事情 , 你就得先看看小张现在有没有空 , 你

9、如果现在去找他 ,就一定会打断他手头正在做的事情。于是 ,他的 " 时间块 " 就必将被你打散 , 对于他而言 , 你就是个 " 突发 " 或者 " 意外 " 事件 ,这个事件就很容易破坏他的 " 时间块 ". 反过来也是一样 ,我们 的 " 时间块 " 基本上就是被这个传统沟通模式的实时性无情的给破坏 掉了。怎么办 ?不可能不沟通。而且传统的沟通模式是最基本的模式 , 也不可能完全抛弃 ,你也抛弃不了。这就跟以前我们的交流一样 ,必须面对面的交流 ,后来 ,发明了 电话 ,我们可以约定好了时间

10、和地点 ,进行远距离的交流 ,在传统的 沟通模式上增加了一种新的模式 ,可以不用见面也能交流。可是 ,电话的交流方式还是要求双方必须都在固定的电话机边 上,有急事很难找到人。于是 ,后来手机出现了 ,不仅能够实现远距 离交流 ,而且实现了移动交流。现在 ,对于我们管理而言 ,出现的问题是 ,不管上面哪种模式 , 都不能解决实时性的问题 ,怎么办 ?在 TEAMOFFICE 中,进行沟通就没有这个实时性的问题。当我们需要与某个或某些同事沟通一件事情的时候 , 我们可以直 接利用 TEAMOFFICE 特有的柔性流程设计根据自己的需要随意建立适合自己的 " 协同 " 事项 ,把

11、我们需要沟通的事情 ,事项的背景、现状、 目的、要求、困难、计划等等等等我们需要沟通的信息填写下来 ,还 可以带附件 ,以串行、并行或多层的沟通过程 ,直接发送给我们需要 沟通的同事。更为重要的是 , 在这个事项信息中 , 我们可以判断并填写该事项 的处理时限 ,该事项的重要程度 ,系统会在所有需要沟通的同事待 办事项中自动按时间的紧急性和事项的重要程度进行排序。这样以来 ,我们同事收到信息后 ,不必当时马上处理 ,就完全可 以根据自己的工作安排 , 同时根据系统中事项的重要性和紧急性进行 判断和选择处理。必须当时处理的 ,才马上处理 ,其他事项就可以放 到以后 ,统一处理 ,这样 ,既保证了

12、自己计划中的 " 时间块 " ,同时 , 又把以前无法分身的 " 琐事 " 集中起来 , 形成另一个 " 时间块 " , 自己的 时间管理主动性和自由度就大大提高了。而且 , 当事项发起之后 , 收到事项的人可以根据自己的情况进一 步增加流程 ,让更多的人加入进来 ,这是 " 柔性流程 " 的一个表现。比 如,我们大家在探讨某件事情的时候 ,到一定程度 ,突然发现某个方 面单靠我们这些人是不够的 ,需要请另外的同事加入 ,很简单 ,我们 就可以自由的将现有流程延续下去 ,让其他人很方便的加入进来。同时 , 我们可以

13、围绕这个事项 , 方便的跟流程中所有的参与人员 进行交流 , TEAMOFFICE 中这个功能叫做 " 流程震荡 ". 这样以来 ,我们就能在相对快乐、边界的交流中很好的规避了传统沟通中的实时性问题。b 增加内部信息透明度第二个问题就是, 内部信息的模糊和错位。我们通过对 3000 多家企业的实地调查 ,发现 ,那些影响原有计 划的 " 突发 " 或 " 意外 " 事件有 90%以上来自我们企业内部 ,主要是同事 以及上下级之间产生的事件。而这些事件中有50%以上是由于彼此间计划本身的矛盾和错位。什么意思 ?虽然我们每个人都在计划和安

14、排自己的 " 时间块 " , 可是 , 大家知 道,在一个企业里 ,有 80%以上的事情是需要 2 人或多人共同协作才 能完成的 ,也就是说 ,我们的事件或计划有 80%以上是彼此关联的 , 但是 , 由于我们彼此在各自计划自己的 " 时间块 " 时, 没有做到充分的 沟通 , 我们内部的信息透明度不高 , 使得我们彼此的 " 时间块 " 出现了 冲突和错位。比如 ,小张安排明天上午 9:00 到 11:00 完成某件事情 ,而完 成这件事情需要得到小李的某些数据 , 或者某些帮助 , 但是小李在明 天上午同一时间安排了别的对他而言更

15、为重要的事情 , 于是麻烦就来了。于是 ,小张的事情就成了小李的 " 突发 " 或 " 意外 " 事件 ,这样 ,小 张的 " 时间块 " 受到了影响 ,小李的 " 时间块 " 也受到了影响。这就是影响时间管理的第二个问题。如何 "落地"?最直接的办法就是我们企业内部最大程度上增加信息透明度。 当然 ,这一点 ,目前很多企业都已经意识到了 ,也采用了很多可 行的解决方法 ,只是各自的效果有所差异而已。同样 ,信息流的问题 ,用信息化的手段来处理 ,效果可能会更直接,更彻底。我们来看看 TEAMO

16、FFICE 能做什么 ?增加信息透明度 , 其核心就在于关注以下几个问题 :我如何知道 自己近期的工作安排和时间安排 ?我如何让相关人知道我最近的工作安排和时间安排?我如何知道哪些人近期的工作安排和时间安排与我有关 ? 我们先看第一个问题。在 TEAMOFFICE 中,有专门的工作安排和 时间安排模块 ,叫日程 /计划 /会议 ,我们可以通过这个模块方便 的安排自己的工作和时间。到时间 ,系统将自动给我们提示。也可以 随时查看自己已有的工作和时间安排。在安排自己的工作和时间时 , 系统中有选项 , 你需要选择这个事 件和时间是私人的还是公开的 ,是只对上级公开还是只对下级公开。 这样 ,你就能

17、方便的把自己的工作安排和时间安排通知给相关人。 同样 ,针对第三个问题 ,我们也可以根据权限和关联性 ,查看和 我们有关的同事的工作和时间安排情况。2. 老总的时间管理正如前边提到的 ,老总们的时间管理更难 , 相比员工而言 , 除了员工时间管理遇到的问题以外 , 还有一件更难处 理的事情 , 就是事件的积压 , 而且这些事情大多都不是你自己安排的 , 都是公司下属给你 " 安排 " 的。当你的职位越高 ,你的权限越大 ,你遇到的这种事情就会越多 , 原因很简单 ,随着你职位和权限的提升 ,你的工作将越来越忙 ,有的 甚至很少到公司坐班 ,但是 ,却有很多内部的、外部的事情必须你签 字,必须你拍板 ,必须让你知道 ,而你不在公司 ,所以 , 这些事情就 在你办公桌上 , 在下属手里 , 越积越多 , 你越忙 , 到公司的时间越少 , 你积压的工作就会越多 ,你就会越忙不过来。所以 ,你一到公司 ,还没喘过气来 ,门外就会排成队了 ,你的 " 工作 " 就来了 ,你根本就不可能有 " 时间块 " 了。怎么办 ?