内部控制手册之人力资源管理

1、第六章 人力资源管理(HR)6.1 总述本章所述的人力资源管理， 是指通过招聘、 培训、 报酬等管理形式对公司内外相关人力资源进行有效运用， 满足公司当前及未来发展的需求， 保证公司目标实现与成员发展的最大化。6.6 控制目标6.6.1 合规目标1) 员工劳动合同符合合同法等国家法律、法规。2) 各项社会保障福利的计算和扣缴符合有关法规的要求。6.6.2 财务目标1) 保证员工薪酬和福利信息记录的真实、准确、完整。2) 确保员工薪资支付正确。6.6.3 经营目标1) 人员选拔与引进符合公司人力资源总体规划， 满足公司发展战略的实现。2) 人才培养计划、绩效考核机制得到有效执行，提升员工积极性，

2、保障公司业务持续发展。3) 员工的离职遵循公司相应的程序，以保护公司关键技术、商业秘密。6.3 业务流程管控6.3.1 流程责任部门人力资源部为本流程的主要责任部门。6.3.2 流程范围人力资源管理包括以下二级流程： 人力资源规划、 岗位管理、 人员引进及开 发、劳动关系管理、培训管理、绩效管理、薪酬福利管理、员工人事档案及信息 文档管理。6.3.3 总体控制政策1) 完善人力资源管理体系，建立规范的人力资源管理制度，明确人力资源管理各业务环节的工作程序和要求；2) 建立人力资源管理岗位责任制，明确人力资源管理部门相关岗位的职责和权限；3) 按照人才引进与开发、员工离职、薪酬管理、员工信息文档

3、管理等环节，明确不相容岗位，不相容岗位应相互分离、制约和监督。如下岗位必须分离：- 薪酬计算与审核；- 薪酬支付申请与发放批准；- 薪酬账务处理与薪酬计算、审核、支付；- 员工信息文档维护与审核。6.3.4 风险控制矩阵1) “风险控制矩阵”纵向将本流程划分为若干逻辑相关的二级流程(请参见 6.3.2 ) ，反映该流程涉及的主要业务内容。2) “风险控制矩阵”横向列示了各二级流程潜在的风险因素，并据此设计具体的内部控制措施。 此外， “风险控制矩阵” 还包括该流程相关责任主体，以及体现相应内部控制措施的制度、单据。本流程的“风险控制矩阵” ，请详见下页“表6-1 ” 。6.3.5 权限指引本流

4、程关键环节所涉及的管理、决策权限分配情况，如“表6-2 ”所示。表6-1 :风险控制矩阵-人力资源管理（HR）业务流程控制编 号制度/二级 流程末级流 程风险因素内部控制标准/内部控制措施主责部门“控制凭 据”HR01人力 资源 规划HR01.1人力 资源 规划人力资源规划不符合企 业发展战略，不符合人 力资源需求，规划未经 过恰当审批，不利于公 司人力资源的合理配置C11.公司人力资源部根据公司发展战略，结合公司人力资源现状和未来需求预测，建立人力资源发展目标，定期（一般为三年）编制“人力 资源规划”，对未来人力资源数量、结构和素质等进行分析，梳理现 有人力资源优势与不足及未来人力工作重点，

5、以指导制定公司人力资 源管理相关政策和具体工作。人力资源 部人力资 源管理制 度（待 修订）2.“人力资源规划”经人力资源部经理、分管领导审核，上报总经理 审批。“人力 资源规 划”HR01.2年度人力资源缺乏或过剩、 或人力资源的数量/技1.公司各职能部门应于每年底根据本部门职能战略，分析、预测未来人员需求后填报“招聘申请表”，经部门经理审核后，提交人力资源部。人力资源 部人力资 源管理制人力 资源 计划能结构不合理，导致公 司生产经营目标受到影 响C22 .各分子公司将本单位“招聘申请表”汇总后提交公司人力资源部。3 .公司人力资源部依据其战略并结合人力资源存量和外部人才市场分析，预测次年

6、度的人力资源需求，并填报“年度人力资源计划”，并在计划中列示人力成本预算，经部门经理、分管领导、财务总监审核， 总经理审批。度（待 修订）“招聘申 请表”；“年度人 力资源计 划”HR01.3人力 资源 规划 评估高技能/专业技术人才 匮乏或储备不足，导致 业务持续发展能力弱C31.公司人力资源部应定期（至少每年）对年度人力资源计划执行情况 进行评估，总结人力资源管理经验，分析存在的主要缺陷和不足，完 善人力资源政策，促进公司整体团队充满生机和活力，满足发展战略 要求。人力资源 部人力资 源管理制 度（待 修订）HR02 岗位HR02.1定岗编制设置小能反映业务 发展需要或者超出编制C41.人

7、力资源部根据公司发展战略及人力资源规划，限定各层级管理岗位定编数。人力资源 部人力资 源管理制业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级 流程末级流 程管理定编 工作配备人员2.如需变更，由各部门/分子公司编制书面请示，提交公司人力资源 部审核，上报公司总经理、董事长批准后执行。度（待 修订）“各部门 定编数”；“岗位编 制艾更申 请”HR02.2 “部 门岗 位职责”的制定 和维护岗位描述、岗位要求、 任职资格、责权范围界 定不清晰，导致岗位职 责不明，权限不清，影 响招聘、培训、绩效考 核和员，职业生涯发展C51 .人力资源部负责编制“岗位说明书”

8、，明确岗位名称、所属部门、 职位级别、主要职责等内容。2 .人力资源部定期对“岗位说明书”内容进行维护，并根据实际情况 进行修订。人力资源 部人力资 源管理制 度（待 修订）“岗位说 明书”HR03 人员 引进发HR03.1招聘 实施聘用了不符合公司招聘 计划或聘用标准的人 员，导致公司员工队伍 的质量不佳，影响公司 经营效率C61 .人力资源部根据年度用人计划和用人部门的具体情况编制“月度工作计划”，人力资源部经理审核后执行。2 .对于未在计划内的临时招聘，需求部门需填写“人员增补申请表”， 并明确增补原因、资格条件等，经部门经理审核、人力资源部经理审 核，总经理、董事长审批后实施招聘。3

9、.上海分公司按照经审批的用人计划自行进行人员招聘，招聘后将相关资料统一报送至公司人力资源部进行档案保管。人力资源 部人力资 源管理制 度“月度工 作计划”；“人员增 补申请 表”HR03.2内部内部竞岗程序不明确或 内部竞岗未经合理审核C71.人力资源部根据需要拟定 “内部招聘公告”向公司内部发布。竞聘 人员递交申请资料后，报人力资源部进行汇总筛选。人力资源 部人力资 源管理制业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭 据”二级 流程末级流 程兄冈审批，可能导致内部竞 岗丧失公允2 .人力资源部根据资格需要组织相应笔试和面试，并保存“笔试记录（成绩）”及“面试

10、记录表”。3 .审核通过后，人力资源部、需求部门及竞聘人所在部门进行讨论后 确定录用人选。人力资源部发出“人事调令”，经调入调出部门负责人、 人力资源部经理、总经理签字确认后进行调动。度（待 修订）“内部招 聘公告”；“笔试/ 面试记 录”；“人事调 令”HR03.3外部 招聘聘用了不符合公司聘用 标准的人员，导致公司 员工队伍的质量不佳， 影响公司经营效率C81 .人力资源部负责选取招聘渠道，发布对外招聘信息，并对应聘者递交的基本资料进行初步筛选。初步筛选通过后，人力资源部负责通知 应聘者进行面试。面试人员应先认真填写“应聘人员登记表”，由人 力资源部进行初试，初试合格后，人力资源部安排与业

11、务部门主管复 试，并对面试过程进行记录；对于需要进行笔试的，由人力资源部负 责组织笔试，用人部门出具笔试试题。2 .用人部门确定最终录用人选，人力资源部经理审核， 根据不同职类要求，经董事长审批通过后，由人力资源部通知正式录用。人力资源 部人力资 源管理制 度“应聘人 员登记 表”；“面试记 录”HR03.4试用 机制未建立试用机制，可能 聘用了不符合职位要求 的人员C91.新进人员的试用期限一般为一至二个月，最长不超过六个月。 试用期结束后，员工填写“员工转正考核表”，填写“评核内容”和“自 评部分”，并手写读书心得。由用人部门进行转正考核评估，并将评 估结果填写在“员工核定表”上，员工填写

12、“社保与福利申请表”， 经部门经理、人力资源部经理、分管领导审核，总经理、董事长审批 后，正式转正。人力资源 部人力资 源管理制 度（待 修订）“员工转 正考核 表”；业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭 据”二级 流程末级流 程“员工核7E衣HR04劳动 关系管理HR04.1劳动 合同 签订未按照国家相关法律签 订劳动合同，导致不必 要的人事劳务纠纷C101 .人力资源部员工入职之日起的一个月内安排新员工签署“劳动合 问”。并事先通过入职培训等有效方式将涉及员工切身利益的规章制 度或者重大事项告知劳动者，并做好相关记录。2 .对于在职和录用的高级管理人

13、员、研发人员及其他负有保密义务的 员工或关键岗位的员工，需与其签订保密协议。人力资源 部人力资 源管理制 度“劳动合 同”；“保密协 议”HR04.2劳动 合同 续签未按照国家相关法律签 订劳动合同，导致不必 要的人事劳务纠纷C111.人力资源部于员工劳动合同到期前两个月，向其上级部门负责人发送“劳动合同续期审批表”，如同意续签/或终止，由人力资源部向 员工所部门发送书面通知或邮件通知续签/或终止劳动合同的期限。人力资源 部人力资 源管理制 度“劳动合 同续期审 批表”HR04.3劳动 合同 终止/ 解除人力资源退出机制不 当，可能导致公司业务 受到影响、法律诉讼或 公司声誉受损C121 .员

14、工提出辞职要求时，须进行申请，即填报“辞职人员交接清单”、 “辞职报告”：(1)普通员工向部门负责人提交；(2)中高层员工向系统领导提交。2 .按公司离职审批权限进行审批后，人力资源部拟定“解除劳动合同协议”。人力资源 部人力资 源管理制 度“解除劳 动合同协 议”HR04.4离职岗位变动没有进行必要 的业务交接，导致日常C131.员工离职由员工本人填写“辞职报告”，交经理加具意见后转人力资源部经理；用人部门经理及人力资源部与辞职人员进行离职面谈并人力资源 部人力资 源管理制业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级 流程末级流 程手续 办理工作受影响

15、记录。2.员工确认离职后，办理交接手续，编制“离职工作交接清单”，由接收人及由其填写部门经理签字确认；“辞职人员交接清单”经所在部门/分公司领导审核、行政管理部、财务资产部、人力资源部、行政副 总审核，总经理、董事长审批，审批后抄送信息企管部进行权限设置， 人力资源部向员工发出“解除劳动合同证书”。度“辞职报 告”；“面谈记 录”；“离职工 作交接清 单”；“辞职人 员交接清 单”；“解除劳 动合同证 明书”C141 .公司提出劳动合同解除要求，或终止续签劳动合同时，由提出部门 向员工提交“员工辞退审批表”，对符合辞退要求的，按公司离职审批 权限进行审批，后书面通知员工，发送“解除劳动合同证明

16、书”；不符合辞退要求的报公司决策层审批后，与用人部门和当事人沟通安排后 续工作。2 .对负有保密义务的员工泊竞业限制要求的员工，办理离职前须确认或重新签订保密协议（承诺书）及竞业限制协议。员工违反保密协 议（承诺书）约定的保密义务或竞业限制条款，应当依法追究其责任。人力资源 部人力资 源管理制 度“员工辞 退审批 表”；“解除劳 动合同证 明书”；“保密协 议”业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级 流程末级流 程HR05培训 管理HR05.1培训1 计划培训调查不充分、员工 需求不明确，导致培训 计划缺乏依据、不符合 企业实际需求C151.每年年

17、末，人力资源部调查各部门的培训需求，结合公司发展战略、人力资源规划制定卜年度“培训计划”。年度培训计划经人力资源部 经理及分管领导审核、总经理审批后执行。人力资源 部人力资 源管理制 度“年度培 训计划”HR05. 2培训1 实施 及效 果评 估未对培训执行情况进行 评估，不利于培训管理 工作的提升与改进C161 .人力资源部按照培训计划组织开展培训工作。各相关用人部门负责组织本部门岗位培训及相关专业的技术、业务培训，以及部门内部员 工培训评估及汇总工作并将书面资料汇至人力资源部备案存档。2 .对于内部培训，对培训过程进行记录，并在培训结束后需对培训效 果进行评估；对于外部培训，员工具备外派培

18、训申请资格的均可提出 外派培训申请，报送人力资源部审议、呈总经理、董事长审批，并与 员工签订“外出培训协议”。培训结束后将培训教材、资格证书等后 关资料送交人力资源部审核登记。人力资源 部人力资 源管理制 度“培训记录”；“培训评估”；“外派培 训；“外出培 训协议”HR05.3培训 费用未制定培训预算，不利 于公司统筹规划、配置 资源C171.公司人力资源部每年编制培训费用预算。公司严格按照规定的范围及额度，列支和使用培训经费及专款专用。人力资源 部人力资 源管理制 度“培训费 用预算”HR06绩效HR06.1绩效考核体系不够科学或指 标设计不够合理，导致C181.人力资源部负责制订绩效目标

19、设定的基本方法与原则，经人力资源部经理审核，总经理审批后执行。人力资源 部人力资 源管理制业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级 流程末级流 程管理考核 标准 的制 定与 调整达不到考核目的度“绩效目标”HR06.2绩效 考核公司绩效考核运作机制 不够完善或没有得到有 效执行，导致考核效率 或效果不佳C191 .各部门每月根据绩效考核指标实施考核，并形成考核结果，经各部门分管领导审核后，交人力资源部汇总，人力资源部根据考核结果填 写“绩效考核汇总表”，经公司总经理审批后，作为绩效工资及奖金发 放的依据。2 .根据工作目标的完成情况， 按逐级原则对下

20、级被考核人进行绩效辅 导和沟通。人力资源 部人力资 源管理制 度“绩效考 核汇总 表”HR06.3考核 申诉C201 .不公平对待或对评估结果感到不满意的，有权在得知评估结果3个工作日内向人力资源部提交“申诉报告”。2 .人力资源部5个工作日内负责对申诉材料进行审核处理，若员工对处理结果感到不满意或人力资源部逾期未处理的，员工有权直接向领 导小组提请二次申诉。3 .员工申诉时需要以书面形式提交申诉，并由人力资源部负责将员工申诉统,记录备案。4 .领导小组在接到二次申诉后 5个工作日，决定是否需要召开由申诉 人、申诉人绩效评估人、申诉人绩效决策人、人力资源部负责人组成 的申诉评审会；如不需召开申

21、诉评审会，则由人力资源部将书面结果 反馈给申诉人。5 .如果员工申诉内容属实，申诉评审会需要按年度绩效评估流程对申 诉人重新进行绩效评估，此次评估结果即该员工月度或年度评估成绩， 由人力资源部在申诉评审会完成后 3天内评估结果存档。人力资源 部人力资 源管理制 度“申诉报 告”；“申诉处 理记录”HR06.绩效考核的结果不能及C211.考核结果的用途主要体现在：薪酬分配、职务升降、岗位调动、员人力资源人力资业务流程风险因素控制编 号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级 流程末级流 程4考核 结果 运用时/正确的应用，导致员 工的积极性受挫或人才 流失工培训、解聘续聘及奖励

22、惩罚等方面。部源管理制 度HR06.5考核 资料 管理考核资料管理不当，导 致信息被泄露C221.公司应建立“绩效考核档案”，包括绩效考核文件和考核结果，由 人力资源部负责存档，并按照公司档案管理规定进行保管。人力资源 部人力资 源管理制 度“绩效考 核档案”HR07 薪酬 福禾 管理HR07.1考勤 记录员工的工作时间记录或 处理有误，导致工资金 额/、止确C231 .公司内各部门考勤统一接受人力资源部管理。人力资源部每月底汇总编制“考勤记录表”，作为计算工资的依据。2 .请事假需先提交“请假条”，3天以内由直接上级审批；7天以内经 总经理审批；7天以上须经董事长审批。人力资源 部人力资 源

23、管理制 度“考勤记求衣 ，“请假 条”HR07.2薪酬 计算 与发 放薪酬福利计算不准确及 账务处理错误，导致财 务报告的准确性受到影 响C241 .人力资源部应根据当月的 “员工花名册”（经人力资源部经理审核） 计算当月员工社保费用， 形成“社保缴费明细表”，报人力资源部经理 审核。2 .人力资源部根据上月考勤表、人员变动等编制“工资表”，经人力资源部经理审核后提交财务资产部审核，总经理、董事长审批。3 .财务资产部会计人员应依照经审批的“工资表”编制记账凭证，财务经理应审核相关原始单据，并在财务系统中审核相关会计凭证；出 纳应依据经审批的“工资表”付款。“4 .上海分公司编制本单位“工资表”，经分公司总经理、公司人力资 源部经理、财务经理审核，总经理、董事长审批后发放。人力资源 部；财务资产 部人力资 源管理制 度“社保缴 费明细 表”；