采购过程与成本绩效管理

1、采购过程与成本绩效管理前 言u 常言道千方百计的挤破脑袋瓜来改善工程提升效率降低成本比不上一位采购专家一句话一签字来的有效所以做与买差别即一目了然可见采购是非常重要的课题.一、采购概论u 在企业里采购部门的重要,有那些因素呢?u 1. 物料成本最少占总成本的65%以上而这些费用金额都由采购部门负责购入,所以物料或设备无法以合理的价格购入时那么会影响公司的经营如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场反之购的单价偏低其材料质量过差会影响到市场的竟争甚至造成公司关门倒闭。2.采购的周转率高那么资金的使用效率也可以提高所以合理的采购数量及适当的采购时机可避免生产车间停工待料且又能

2、降低库存并减少资金的积压.3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息随时掌控物料单价免除材料升或降都不知而造成公司的损失.4.采购在收集市场信息不是只有单价也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代来降低成本并提升质量与确保交期.5.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享让公司的成本可以随时降低促使公司业绩成长.6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件都必须站在公司的立场谈判并要知彼知已才能百战百胜所以要谈判时要沙盘推演做好准备才能满载而归。7.在交期成本质量上的运用须用任何技巧与智慧才能达到目的并使双方面共识进而达到双赢才是上上策.二、采购的组织结构与职能1.采购的组织要明确并要把职能规范说

3、明清楚.2.采购主管主办助理等工作内容要明确规范.3.采购部门所有人员应具备相关资料并不是每位人员都可以当采购故要规范该部门人员的基本条件才不会造成部门与公司的伤害.4.采购组织(参考)图 三、供货商管理1.采购部门的组织结构职能都完成后接着要找寻供货商而好的供货商是公司的好伙伴不好的供货商是公司的要害所以要如何要选对供货商是重要的工作.2.我们选择供货商有什么重要的意义 供货商对公司对采购工作者是一项非常重要的工作它有如“女人嫁错郎男人娶错老婆”一但嫁错娶错一生不如意过苦日子相同的供货商选对平步青云可以大展鸿图选择错供货商即叫苦连天所以我们选择供货商的重要意义 2.1. 供货商供应物料的顺畅

4、 2.2. 进料质量的稳定 2.3. 交货数量的符合 2.4. 交期的准确 2.5. 合理的成本 2.6. 各项工作的协调.3.一个好的供货商应包括哪几项主体? 好的供货商应有下列几项主体 3.1 优秀的企业领导人 3.2 高素质的管理干部 3.3 稳定的员工群体 3.4 良好的机器设备 3.5 良好技朮 3.6 良好的管理制度 3.7 良好的互动.4.寻找和评估供货商 4.1. 为提升公司生产效率和减少停工待料采购部必须以实际需要寻求供货商。 4.2.采购部在寻找供货商中必须要了解该公司的设备制造能力配合度等。 4.3.当采购确定新的供货商可以与公司配合后必须会同质量部技朮部等相关部门主管作

5、该厂商的评鉴。 4.4.该厂商评鉴中必须依据公司<供货商评审考查表>进行考核经相关主管判定合格或不合格。4.5.供货商判定不合格者给予通知限期改善不合格项目改善后通知重新评审要求收到评审要求后另行约定时间重审. 4.6.判定合格的供货商采购部列入合格供货商名录下单开始列入供货商管理办法。4.7.采购部必须随时寻求新的供货商以利于公司的运作以降低公司的成本。4.8.供货商评估主要有哪些控制要点 a. 供货商的迁择条件 b. 供货商的质量保证能力 C. 供货商的样品质量鉴定 d. 供货商评估内容及步骤的确定 e. 供货商评估结论的审核与批准 f. 合格供货商的批准 g. 合格供货商档案

6、的建立 h. 合格供货商的供货情况 i. 根据供货商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导 j 监督以及发现问题的处置4.9. 供货商的控制方法主要有哪些 a. 驻厂 b. 定期或不定期到工厂进行检查 c. 设监督点对特殊的工序进行检查 d. 要求供货商及时报告生产状况 f. 组织管理技朮人员对供货商进行辅导 g. 进料检查5供货商管理办法 5.1.供货商必须依公司下达的采购任务保质保量准时的送货. 5.2.供货商的绩效考核评分. 5.3.供货商每满一年必须重新评审一次不合格者经限期修改合格后依然可与配合重审不合格者终止合作。 5.4.经评审合格的供货商必须先行打样确认合格后才能正式成为供货商。5.5

7、.供货商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。5.6.供货商的考核交期占30%质量占40%成本占15%配合度占15%。5.7.供货商每月的考核由质量部负责评估成本由采购部评估。6.报价比价议价 6.1. 新品(旧品)材料配件都须经过供货商的报价后再议价。 6.2. 任何报价都须三家供货商以上才不会吃亏. 6.3. 每家供货商报价单上应要求成本分析未能分析者我们必须给予说明尔后可依照我们的思路完成那么应给予单价与质量双方都能有保障与共识. 6.4. 当各供货商报价采购部必须进行比价议价.6.5. 要比价议议除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确否则要议价谈判相当成功是有

8、因难的.6.6. 所以在议价中采购不员无法达到指对标的或者已达标但还有空间可以用后兵之计请示上级再确定或先把信息带回给主管老板请示后再给信息相信对我们较有保障.6.7. 但有些供应或材料必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多这种状况的事项必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.6.8. 在议价谈判中的技巧有那些 以下提供参考 6.8.1. 带一点疯狂酌量情势； 6.8.2. 高目标达成要求； 6.8.3. 装得小气一点让步要慢； 6.8.4. 不以大权在握的口吻进行谈判； 6.8.5. 不要轻易亮出底牌； 6.8.6. 运用竞争的力量；6.8.7. 伺机喊暂停；6.8.8.

9、 当心快速成交谈判进行太快；6.8.9. 出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；6.8.10. 兵临城下的大胆做法，进行相逼；6.8.11. 柔性哀情战略；6.8.12. 积砂成塔，小利也是利；. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；. 不要逼对方走投无路，总要留点余地；6.8.15. 到供货商要降价不要立即做下即请降价的事6.8.16.大幅的降价最好到供货商公司去不要请他到自己公司才是上策除非不得已.7. 供货商确认为合格后还要那些事项7.1. 应给予图纸或现阶样品做打样确认.7.2. 再确认评估是否真正有实力有能力可承做公司质量要求.7.3. 确认打样答应的时间是否准时.7.4

10、. 打样送来的对象必须经技朮部质量部确认合格后即为是合格的供货商.四. 采购控制1.采购要求有那些原则? 1.1. 适价大量使用与少量使用长期使用与短期的价格往往有差别所以一个合适的价格有下列步骤 a. 多方面询价 b. 比价 c. 自行估价 d. 议价 1.2. 适时在订购与采购计划中要恰到好处采购过早会增加资金积压与场地的浪费过慢造成停工待料所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅又可以提高市场竟争力与节约成本. 1.3. 适质采购材料的成本是直接的一般老板都非常重视而质量成本是间接的这是一般老板所忽略的俗话说 “价廉物美”才是最佳的选择所以偏重任何一方都会增加成本.1.4. 适量采购量多价格

11、便宜但不是量大就好必须考虑资金场地以及周转率及成本所以物料需求计划采购必须以最经济的采购量.1.5. 适地供货商要在公司附近因为这样降低运费与配合度高如果无法在公司附近必须与5公里划圆以此类推才是上策.2. 采购有哪些方法 2.1. 采购地区分类 a. 国内采购 b. 国外采购 2.2. 按采购方式可分为 a. 直接采购 b. 委托采购 c. 调拨采购 2.3. 按采购政策可分为 a. 集中采购 b. 分散采购2.4. 按采购性质可分为 a. 公开采购 b. 秘密采购 c. 大量采购 d. 零星采购 e. 特殊采购 f. 普通采购 g. 正常性采购 h. 投机性采购 i. 计划性采购 j. 市

12、场性采购 2.5 按采购时间分为 a. 长期固定性采购 b. 非固定性采购 c. 计划性采购 d. 紧急采购 e. 预定采购 f. 现金采购2.6. 按采购订约方式可分为: a. 订约采购 b. 口头电话采购 c. E-mail 采购 d. 试控性订单采购 2.7. 按采购价格方式采购 a. 招标采购 b. 询价现购 c. 比价采购 d. 议价采购 e. 订价收购 f. 公开市场采购 3. 采购交易条件有哪些? 3.1. 交期地点 3.2. 包装及送输方法 3.3. 付款方式 3.4. 质量标准 3.5. 不可抗力的天灾异常处理 3.6. 违约责任 3.7. 诉讼地点 3.8. 其它 4. 什

13、么是经济订购量 经济订购量是指存货总成本最低情况下所订购的批量存货总成本有哪些 4.1. 订购成本: 随订购量的增加而减少 a. 请购手续成本 b. 采购成本 c. 验收成本 d. 入库成本 e. 其它成本4.2. 存货储备成本随订购量的增加而增加. a. 存货的质量为持需要资金的投入 b. 搬运成本 c. 仓储成本 d. 折旧与呆滞成本 e. 其它4.3. 物料订购价格在物料订购价格的情况下经济订购量由订购成本和存货储备成本来决确.4.4.经济订购量的公式 经济请购数量= 5.采购质量 5.1. 采购对任何供货商与下单前须说明清楚材质功能规格等要求不可任意与随便差不多的心态而处理采购作业.

14、5.2. 当供货商接到订单后要求买方提供说明质量要求条件时买方应提供相关资料或样品给予依据. 5.3. 采购对供货商过去交货质量状况要清楚上一次出状况的质量与再下单时必须注明加强提醒供货商不可再犯同样的错误. 5.4. 采购对供货商可要求自已无法检验的配件材料供货商要提供检验报告或质量保证书以确保质量与生产的顺畅. 5.5. 供货商所交材料配件无法达到公司的标准但退已来不及出货时供货商必须派人前来处理及最迅速的补货来达到出货准时的目的. 5.6 供货商与买家应不定期的检讨质量成本等问题以迎合双赢的走势.6. 采购时间 6.1. 采购对供货商的交期应嘹若如掌才不会造成停工待料. 6.2. 采购对

15、供货商的备货时间要详知才知如何下单以及插单是否可行. 6.3. 采购下单后对交期的跟催与掌控,必须到位 6.4. 采购购料时间,在计划生产的状况下必须依据采购方式来决定之.7. 采购价格 7.1. 采购最适当的价格? 最低单价总不是采购是适当的如依最低单价采购可能质量会差交期会延误配合会不好所以最适当单价是在既定质量交期或其它条件下所能得到的价格为最适当. 7.2. 会影响物料价格的因素有哪些? a. 物料成本影响物料价格的高低中间不可能有大的差距. b. 物料供需问题会影响物料价格的高低 c. 季节性变动会影响物料的高度 d. 经济循环会影响物料的价格 e. 内部条件的变更会影响物料价格 f

16、. 交易条件变更会影响物料的价格 g. 战争或天灾也会影响物料的价格 h. 不肖厂家垄断市场也会影响物料的价格7.3. 采购降低成本的途径有哪些? a. 改变采购技朮 b. 寻找新厂商 c. 寻找物料的来源 d. 改变设计 e. 寻找替代的配件或材料 f. 改善加工作业 g. 标准化的进行 h. 降低维护费用 i. 改变搬运或储运的方法7.4. 产品成本要从哪方面降低? a. 设计结构的改变 b. 找寻新的厂家 c. 找寻新的客户与市场 d. 改变制造方式 e.找寻替代品.7.5. 成本如何分类? a. 按因素分类物料成本人工成本制造成本 b. 按产品关系分类:直接成本间按成本 c. 按业务机

17、能分类制造成本管理成本销售成本. 7.6. 工厂常见浪费成本? a. 人员过多3人能做完的事安排5人做 b. 组织系统不明确工作难以协条权责不分. c.生产无计划生产的时候频频更换机型浪费时间. d.物料无计划库存积压过多造成资金周转不灵 e. 品质不良率过高 f. 产品无标准化 g. 工厂流程排配不当.8.采购程序 8.1. 采购程序包括哪些步骤 a. 物控根据BOM与库存计算出物料需求量后提出请购单交给采购部门 b. 寻找合适的购买时机 c. 收集供货商资料 d. 询价比价议价确认供货商价格 e. 与供货商签定采购合约并开具订购单 f. 跟催供货商交期 g. 根据进货验收单了解供货商质量状

18、况并对不良品设法加以处理. h. 根据订购单送货单验收单发票等做核对单价数量的请款作业.8.2. 采购程序有哪些控制点? a. 采购计划如何制定 b. 采购文件的准备 c. 采购文件的基本内容和要求 d. 采购文件的审批 e. 如何向合格的供货商提交采购文件 f. 采购合同的审批 g. 采购合同的签订 h. 如何控制供货商提供的采购文件 i. 如何向供货商反馈采购物质的质量状况 j. 如何在供货商处验证采购产品 k. 如何安排客户对供货商的产品验证 l. 采购文件的保管8.3. 物料跟催的方法有哪些? 采购跟催的方法 a. 按订单跟催(联单法统计法) b. 按交期跟催 c. 在跟催当中必须用不定期或定期到厂商处做生产进度状况了解以确认厂商是否有欺骗 d. 在跟催当中厂商有任何欺偏行为时造成公司所有损失由厂商全部负责 e. 厂商无法准时交货采购人员