PowerPoint讲义14提高制作水平

1、提高制作水平制作高质量幻灯片要创作好的幻灯片，不论是在前景和背景的衬托、文字格式和段落编排上，还是在图片的选取、颜色的搭配上都需要有一定的耐心，这是对我们审美能力和想象力的一个锻炼。 在幻灯片的制作过程中，一般遵循以下原则： I 实用性 文稿的内容是最重要的，要求演示文稿主题鲜明，论点准确；思路清晰，详略得当。II 生动性 要善于利用PowerPoint的特点，将文稿做得生动，必要的地方用动画或图形来论证观点。 III 美观性 在满足以上条件的基础上，想要使文稿水平再上一个台阶，就要在美观性上下功夫，让人看了演示文稿后，有赏心悦目的感觉。要提高幻灯片的美观性，在幻灯片中加些好的图片是十分必要的

2、。这就要求制作者不要局限于现成的图片和PowerPoint本身所提供的绘图功能，要充分发挥想象力，并借助于一些专业绘图软件，如PhotoShop、CorelDraw等，处理出漂亮的图片，然后将其作为幻灯片的背景，并且所加入的图形要与内容相关，既能起到美观的作用，又能起到突出主题的作用。但是要特别注意，不要让背景图片喧宾夺主，而淡化了主题内容的地位。特殊的母版处理 我们先看这样一个例子，这是“冲动型模板”的样式。放映一下，有七个蓝色块从左到右呈放射状飞过。那你一定要问，这样的动画背景是怎样做成的呢？ 我们可以将这个模板进行解剖，看一看里面有什么奥秘。 I. 单击菜单“视图”，选取“母版”项中的“

3、幻灯片母版”命令，进入幻灯片母版编辑状态。II. 在这里，我们先选取右侧的一个小蓝块，看看它到底是什么。选中后，发现它的形状区为一个与幻灯片等高，与小蓝块等宽的一个矩形。下面看一看其本来面目，单击右键，选取“叠放次序”中的“置于顶层”命令，看,原来它是一个蓝色的柱形。我们再看看它的格式，单击鼠标右键，选中“设置自选图形格式”项，噢，原来框内填充的是双色过渡效果，两侧颜色与背景色一致，所以看起来就像柱形一样。III. 下面我们再看一下它是怎么动的。选中蓝条的矩形框，单击右键选择“自定义动画”，啊，原来是左侧飞入效果，播放后自动隐藏，再看顺序呢，是在前一事件0.01秒后自动启动。IV. 我们现在要

4、弄清楚的就是为什么在播放时蓝条变成了蓝色块。单击背景左侧中部，选中一个对象，将其复制，新建一个幻灯片，粘贴，原来是一个像刀似的图形，内部填充双色过渡色。回到原来的幻灯片中，单击左侧中部深色小条，此时没有什么对象被选中，然后单击右键，选择“背景”，将深蓝色的背景改成白色。V. 这下子真相大白了，原来是在深蓝色的背景下，有很多个排列紧凑的图形对象， 对象之间留下七条窄通道，而蓝色的矩形框在这些对象的下一层，在背景的上一层。我们能通过七条通道看到它的面目，但此时已面目全非，变成七个蓝色小方块了。在放映时，矩形框从左到右飞过，而我们的眼睛却只能看到七个小方块放射状飞过去。顶层的刀状快中间蓝色柱体从左滑

5、动到右底层为深蓝的底色VI. 最后再想一下，那个刀形的图是怎么画的呢？很简单，在“绘图”工具栏选择“自选图形”按钮，在“线条”项中选取“任意多边形”命令，然后画一个刀的形状就可以了。如果觉得画得不像，可以再进行修改，方法是选中图形，单击右键，选取“编辑顶点”命令，看，有这么多小方块排列在刀的边缘上，每一个点都可以重新确定位置，用鼠标拖动就行，这样调整起来就方便多了。好了，我们揭开了冲动型模板的秘密，目的让大家接受这样一种思想：如果母版设计得好，幻灯片会更加异彩纷成。那么就发挥你的想象力，设计一个更好的模板吧！动态流程图这是一个流程图，在建立演示文稿时经常会插入这样的图片，或是用PowerPoi

6、nt里的绘图工具画一个。那这个流程图和普通的图片有什么区别吗？好，现在让我们来看一看。放映幻灯片，页面是空白的，就像是一个舞台。标题已经在上面了，使我们知道要发生什么事。点一下鼠标左键，出现一个文本框，接着一个个文本框顺次出现。 你一定想知道它是怎样实现的吧！好，下面你就跟我学一学。I 画好流程图。（提示：最好不要在WORD中画这样的图，因为WORD中的绘制的图形复制到PowerPoint中后，有时图形格式会发生变化）。画流程图的工具在“绘图”工具栏中的“自选图形”中都有现成的，我们要充分利用“连接符”和“流程图”中的选项，这样画好的流程图，如果拖动其中一个带有连接符号的图形，连接符号也会自动

7、做出相应的变化。这样我们可以快速、方便地制作和编辑流程图了。要在流程图的各矩形框中填充一样的效果，可以利用Shift键的功能，把它们依次选中，然后统一设定填充效果。当然，你也可以在画流程图时，画好一个矩形框，然后将其复制粘贴，也可以使所有的矩形框有统一的风格。 II 点击右键，在弹出的对话框中点“自定义动画” 进入自定义动画设置。这是给图赋予生命力的过程，所以一定要认真仔细。设置所有对象的时间为“在前一事件后0秒，自动启动”；选中“两条直线的位置关系”文本框，设置其效果为“溶解”，并确定其顺序为第一位，选中“共面”文本框，也设置其效果为“溶解”，顺序为第二位；依此类推，按顺序设置其它对象的效果

8、。这里要提示的是，对向下的箭头，就选“向下擦除”效果，对向右的箭头，就选“向右擦除”效果，这样图形的动感更好。矩形框是数据节点，最好选用“溶解”的效果。III 都设计好后，预览一下效果，看有没有搞错顺序的。如果哪一个顺序不对，再重新调过。反复调试几次，就成功了！ IV 千万要注意，设计的流程一定要准确，数据的输入输出顺序、数据走向一定要弄清楚。你想，如果静态的图是正确的，而你将它变成动态的之后，流程反倒不对了，岂不弄巧成拙了。 WORD转为演示文稿当你手头有一篇用Word写的文件，想把它做成演示文稿，肯定想问有没有快一些的方法？答案是肯定的：当然有。我们只要在大纲模式上稍加改动，很快就能把wo

9、rd转化为演示文稿。其实在PowerPoint里，可以支持很多种格式的文件，除了Word文件外，记事本、书写器、Excel、Web文件等都行。 我们现在开始吧，首先新建一个PowerPoint文件，然后在空白的幻灯片页中，单击“插入”菜单，选取“幻灯片（从大纲）”命令，在弹出的对话框中选择已写好的Word文件，然后按“插入”按钮。看，文件进来了。 你肯定马上发现了不少问题，文字是进来了，但乱七八糟，甚至还有很多空白页？这是因为原来的Word文件没有设置好标题样式，使PowerPoint无法确定在哪里分页更好。不过没关系，我们可以利用大纲工具做些调整。按下切换到大纲模式下，使左侧大纲窗格里面的内

10、容更清楚。 先删掉空白页，选中页标志，按一下DEL就行了。 如果标题和正文各占了一页，就需要把正文所在页降级，选中该页，单击“降级”按钮，这两页就合成一页幻灯片了。如果内容里面还有级别差异，就让它继续降级。利用这种办法，你很快就能把幻灯片排好、理顺了。当然我们还可以利用“升级”按钮来使所在页升级。 当一页放不下时，我们得注意了，我们必须清楚幻灯片展示给观众的主要是标题和提纲，如果文件是十几页的长篇大论，就要把里面的精华部分提取出来，做成幻灯片，而一些详细的解释和内容，可以在放幻灯片时边讲解边补充。如果有的内容实在全都需要，而一张幻灯片放不下，两张又显得浪费，在不影响幻灯片之间的整体平衡的情况下

11、，适当地调整一下字号和文本框大小。如果字缩小了，文本框也拉大了，还是放不下，那就干脆放到两页上，同时把前一页的标题复制过来，让观众知道本页的内容属于哪个标题，且可以使页面显得协调。 幻灯片的文字部分做好之后，就可以插入一些要用到的图形、图表；内容齐全后，就加些必要的跳转和超级链接；然后再给幻灯片套用一个模板，或是自己加背景、设置配色方案，使幻灯片更美观；最后再考虑加些幻灯片切换、自定义动画、声音等。 动态效果处理技巧动画的作用是吸引观众，并使观点更突出、更醒目，不是为了哗众取宠。所以在设计幻灯片时，幻灯片切换、自定义动画、动作设置的技术处理很重要，应用什么样的动态效果更合适、更自然、更流畅，是

12、设计者匠心的体现。 从“幻灯片放映”下拉菜单中点击“自定义动画”和“幻灯片切换”菜单，就可以定义一些简单的动画效果。 根据经验，这里给出以下提示，对常用幻灯片的处理是有用的。 1、“幻灯片切换”：如果两页之间的内容有演变关系，比如把小熊猫刚出生和长大后的两张图片展示给观众，就采用“溶解”方式，放完第一张后，第二张渐渐出来；如果是很长的流程图，要几页才能展示完，就采用“向左插入”，画面给人以连惯、流畅的感觉；如果是在展示数张重要性不是很大的照片，可以用从对角线方向“抽出”方式； 如果两页内容相差不太大，标题一致，只是正文内容有些变化的，最好不要在两页之间加幻灯片切换。 可以看看上面小羊的变化，了

13、解所选幻灯片切换的效果。2、“自定义动画”：使用螺旋效果引入新的主题或解决方案；使用回旋添加悬疑或奇怪的效果；使用从屏幕中心放大效果表示揭示谜底；使用缩小效果强调观点；使用切入效果比较数据；如果是重点突出的文字，就用闪烁的效果； 如果是正在读的一段文字，就用向右擦除效果；如果想控制字出现的节奏，就设定“按字母”方式擦除。 丰富的超级链接利用“超级链接”，可以使演示文稿更加灵活，内容更加丰富。 例如，在用幻灯片演示DOS命令时，想从PowerPoint的幻灯片演示状态切换到DOS状态，以使观众更直观地了解DOS命令。在需要链接的幻灯片中选中某文本框或剪贴画，单击“插入”菜单中“超级链接”选项，打

14、开对话框，单击“链接到文件”选项中的“浏览”按钮，在弹出的对话框中，选择Windows目录下的“退出到DOS”文件，单击“确定”后，退回到上一对话框，我们看到被链接的文件显示在列表中。这样，就可以在幻灯片放映时，直接切换到DOS状态。用超级链接还能解决一些小问题，比如：你的幻灯片首页是一幅横着的照片，而后面的幻灯片都是竖着的，该怎么解决呢？在PowerPoint中只能有一种页面设置，要么横着，要么竖着。但应用超级链接可以轻松横竖混合，。 我们可以把横着的首页幻灯片存为一个文件，把其它竖着的幻灯片存为另一个文件，然后在第一个文件中，选择一个对象，设置超级链接，选择链接到第二个幻灯片的首页。这样就

15、可以实现在所放映的幻灯片中有不同的页面设置了。呵呵，是不是很简单啊。 大家可能注意到文字的链接总是有一条下划线，这是网页的风格，但如果做成目录形式，有下划线就显得很难看了，我们怎样才能让链接没有下划线呢？这也很简单，单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮，画一个文本框，然后输入文字，将其进行复制、粘贴，使文本框的数目和目录的数目一致，把它们按顺序排列整齐，然后分别输入相应的目录内容。选中第一个文本框，单击右键，选中“动作设置”，选择要链接的内容，看，这回文字没有下划线了。下面是两种链接的对比。呵呵，说穿了就是用文本框进行链接，而不用文字链接，简单吧，但确实很实用，真正用好一个软件就是能够灵活运用

16、软件所给的各项看似不起眼的功能。 差点忘了，有一点要注意，对标题、副标题和正文框等占位符不能进行这种操作，对它们来讲，超级链接文字和文字框是一样的效果，都有下划线。而且它们设置完链接后，文字还要受配色方案中文字颜色设置的影响。给演示文稿减肥往往我们做完一个文稿后，发现它实在太肥大了，竟然无法方便携带它，因为软盘太小了。下面咱们就讲一下给文件减肥的问题。有趣吧，胖人要减肥，胖文件也需要减肥，不过减肥茶这类的可以免了。演示文稿肥大的主要病因大部分是图多，如果你的演示文稿中有几十幅较大的图片，那文件可能就有几兆或十几兆大了。我们的主要手段就是拿图片开刀。首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽

17、是多少。如果你的图片比显示器屏幕区域还大的话，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。 其实最有效的办法，呵呵，使出杀手锏，就是再大的图也不用怕，PowerPoint支持JPG格式的图片文件，同样一幅图片，JPG格式只有BMP格式的几十分之一，所以如果我们多插入些JPG格式的图片，把bmp的文件替换掉，PowerPoint文件就小多了。而且，BMP转换JPG也非常简单，在ACDsee、画笔等常用工具都可以轻松转换。另外插入的图

18、片如果是Wmf格式的剪贴画，PowerPoint文件也会很小。 随时更新的数据我们常常会遇到这种问题，从Excel中复制了一个数据表格，但Excel中的数据经常更新，而我们要求PowerPoint演示文稿中的数据必须是最新的，也就是须与Excel工作表中的数据保持一致，难道每更新一次数据，就对Powerpoint中的数据修改一次？ 当然不用这么麻烦，Powerpoint的小窍门多着呢。来，按照下面的步骤试一试，解决它。在Excel工作表中，选定包含公式的单元格，然后将其复制。切换到PowerPoint中，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，在弹出的对话框中，看到“粘贴链接”项已被激活，这时我们

19、选择它，然后按“确定”按钮，就会被粘贴为链接的对象。此时，原始信息还保存在Excel源文件中，在PowerPoint目标文件演示文稿中显示的是链接信息的映象，保存的只是原始数据的位置。这时如果更改Excel源文件中的原始数据，连接信息将会自动更新。如果要更改嵌入对象，双击该对象即可在Excel源应用程序中打开并编辑数据。 如果在“选择性粘贴”对话框中你选择了“粘贴”中的选项，那么被复制的内容是以文本的形式出现在演示文稿中，更改Excel中的原始数据并不影响PowerPoint中表格的内容。 当然，有时候我们想链接不只是一两个数据，而是整个工作表，哪该怎么办？自然还有办法，可以使PowerPoi

20、nt目标文件中的数据表与Excel源文件保持一致，那就是利用插入对象来实现。单击“插入”菜单，选取“对象”命令，然后选择“从文件创建”单选框，单击“浏览”按钮查找所需的工作表文件名，然后选中“链接”复选框，单击“确定”，整个工作表就被链接过来了。（记住，得点上“链接”复选框，因为我常忘记，所以我一般在浏览文件前就选上它。）现在改改Excel源文件试试看，两者的数据是不是保持一致。 对了，如果你要在其它计算机上放映演示文稿，而演示文稿中又链接了Excel工作表，那就得注意了，必须将该工作表随演示文稿一起复制到该计算机中，且路径还须相同，否则就打不能打开和编辑工作表对象。 现在你可能要问，如果Ex

21、cel工作表的数据已经固定了，在PowerPoint中就没有必要再链接工作表了，那能不能把工作表变成PowerPoint的一部分呢？答案是肯定的。现在选择要原来所链接的工作表，单击“编辑”菜单上的“链接”命令。在“链接”对话框中，选择原来所链接的文件，单击“断开链接”按钮，链接就被断开的，单击“关闭”按钮返回。此时PowerPoint中所看到的数据表是一个图形对象，而不再与源数据有任何关系了。现在大家明白随时更新的数据是怎么回事了吧，也就是用个链接把数据绑在Powerpoint里。这样不管链接那头如何变，每次打开文件时都从链接处读取数据，自然数据随时更新。打印小技巧一个很小的技巧，记得大一在机

22、房打印时常用，现在已经很少用了，不过还是说说吧，也不定哪天你就用上了。 该技巧的应用前提：如果你家里没有打印机，你做好的文件就要拷贝到有打印机的计算机上去打印，但是连有打印机的计算机中没有装PowerPoint，这时我们的小技巧就有用了。（呵呵，全是废话，如果你机器旁就有打印机，还用得着吗？） 在powerpoint中，按一下Ctrl+P键，弹出“打印”对话框，在对话框中有一个“打印到文件”复选框，我们就靠这个小功能来解决问题。 选中“打印到文件”，再按“确定”按钮时，这时就会弹出一个对话框，让你输入打印文件的名字。我们给它起名叫1，文件扩展名是prn。这样单击“确定”按钮后，打印的内容和设置

23、就被保存到1.prn文件中了。 把1.prn文件拷到连有打印机的机器中，然后点击“开始”，选择“程序”项中的“MS-DOS方式”命令，这时就切换到了DOS方式，在存有该文件的目录下，输入“copy 1.prn lpt1”命令，你就可以打印啦！ 想不到吧，还有这么回事，就像复活节的彩蛋，发现它可不容易。 其实不只是在PowerPoint里可用这个功能，Word、CAD等很多应用软件中的文档或图形，都可以用这个小技巧进行打印，即使机器里面没有相应的软件也可以。记住了，当你没有打印机时，这个技巧就会显出价值了。 还不会怎么办PowerPoint是一种专业化的图形演示应用程序，具有许多复杂的功能。有句话叫学无止境，一般说来，若还有不明白的地方，怎么办呢？别着急，你可以按下列方法来处理： I 让Office的小助手帮忙Office助手是一个很通人性的卡通，表情丰富，活泼可爱。它能根据你当前所做的各种操作，来猜测你下一步想做什么。遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给你提供各种帮助信息。小助手有动画效果，如果它的形象不符合你的味口，你可以去小助手的家里，选择喜欢的助手来帮助学习，使你在充满趣味的心境中学习和掌握