清华基金会解决方案v

1、SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案目录科公司简介1第一章第二章 项目小组22.1 关键项目信息2科团队2关键.2 清华第三章 系统建设目标33.13.2总体业务流程设计3财务信息透明化.23.2.3目前的4我们的解决方案4系统框架53.3项目过程管理.23.3.3目前的6我们的解决方案7系统框架93.4捐助人信息统一管理.23.4.3进行线索管理，扩大捐助人信息来源14提高服务质量14提升捐助人管理效率。143.53.6市场活动管理15其他关键功能163.6.13

2、....9. 16避免丢失的过程方便管理16简化流程17跨平台使用17加强交流17时刻明确的工作任务18支持语言18系统支持19文档管理192SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案.113.6.12可员工信息交互20外部信息和任务20日程表21至21可共享，可邀请213.6.13 提醒功能21第四章 项目计划224.1 项目阶段..4需求调研22系统配置22管理员及管件用户培训22系统交付上线22第五章 商务报价233

3、SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案第一章科公司简介科成立于 2006 年，是全球领先的管理咨询、技术服务和外包公司。其总部位于澳大利亚第三大城市，昆士兰州首府、工商业中心布里斯班。科亚太地区共有六个办公地点，超过 300 名骨干员工。成立至今，方科已拥有超过 60 名资深企业顾问，1300 余家高端企业捐助人，其中85家世界五百强企业。科中国成立于 2010 年，中国区总部位于国际海，并于沈阳设有分公司及数据中心。金融中心上科注重行业解决方案，我们的团队由多个领域的精英组成，专注于了解捐助人所处的行业状况和独特需求，挖掘捐助人市场竞争力

4、，解决企业所遇的瓶颈难题，尤其重视通过行业专责团队为企业提供专业优质服务。科已拥有成金融服务、信息通讯、业、房地产基建、私募投资、零售消费品业及工业市场等多个行业的专责服务团队。基于大量的企业研究和市场实战经验，对跨行业和交叉商业职能的透彻了解，以及对多个企业的精深研究，科已能够从宏观和微调两方面更科以成熟完善的咨询技术好地帮助捐助人成为高效的企业和；和外包服务流程帮助捐助人实现最佳企业表现力，从而为企业市场的终端用户和股东创造出可持续高增长的价值。相信科专业的行业经验，精准的分析能力和高端的科技技能，能够为捐助人迅速、准确识别新商业契机和提供正确的科技导向，进而开发出新的解决方案更好的为全球

5、捐助人服务科（上海）近期案例：1SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案第二章 项目小组2.1 关键项目信息2.1.1科团队齐海宁万思澄项目总监项目经理 & 实施顾问科科:richard:vincen.wanT: +86215190 2610ext.1101T:+862151902610ext.8203M:6M:82.1.2 清华关键2SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案第三章 系统建设目标3.1 总体业务流程设计清华目前正处在业务流程管理中，我们很高兴有机会参与其中，如何帮助清

6、华更好的完成本次业务，也是我们的工作重点之一。CRM 项目将从以下几点来介入清华业务，市场活该，慈善活动管理，捐助人管理，项目审批与计划，项目评审，项目执行，费用和财务信息管理，统计分析支持等。总体业务流程如下：总体业务流程市场活动线索管理捐赠人管理项目计划管理项目评审管理项目执行管理慈善活动用管理分析统计慈善活动计划市场活动管理DM,EDM，线下活动对捐赠人进行 度分析慈善活动任务管理对捐赠人基本信息分析潜在捐赠人收集潜在捐赠人管理捐赠人基本信息管理慈善活动参与者管理对捐赠人捐赠款项统计分析捐赠人捐款款项捐赠管理资金来源管理对捐赠人参与的项目分析项目书及预算评审项目基本信息管理对项目进行 度

7、分析项目任务及分配管理项目捐款款项管理对项目进度、金额、类型统计项目时间管理项目执行者管理结合项目及捐赠人交叉分析项目费用管理资金去向管理支持图表形式，如饼图、柱状图项目计划过程文档资料管理项目阶段管理及提醒计划中及计划外任务管理及提醒余额管理项目执行过程文档资料管理流程连接线有子流程3项目部管理部SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.2 财务信息透明化3.2.1 目前的随着清华项目的增加，财务信息的处理也越来越复杂，为了能实时的抓取捐赠信息及费用情况，需要重新建立起一个财务管理的流程，通过将财务管理与业务流程进行整合。3.2.2 我们

8、的解决方案财务及费用信息管理，是清华的数据流之一，如何能借助 CRM系统，将财务信息与项目以及其他主数据进行整合，也是本次我们重点关注的部分，包含资金来源，资金去向，资产入库，账目管理等。借助 SugarCRM 搭建完善的数据流平台，我们可以将财务信息完整的归纳到4费用管理资金来源资金去向项目账务管理1、捐赠人捐款2、关联项目3、是否分批拨款是分批款项及到账到账提醒功能4、到账是更新款项到账状态5、更新项目余额6、项目费用付款申请过7、审批通过付款及状态8、是否分批付款是否分批款项及付款状态付款提醒功能9、付款是更新付款状态10、更新项目余额资金到账资金付款11、项目余额管理（到账及未到账金额

9、）否状态不通SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案我们的数据流程中。3.2.3 系统框架系统中通过创建款项捐赠方，资金去向，慈善募款等内容进行统一管理款项捐赠方：5编号名称说明1项目，基本信息定义项目及基本信息2项目计划准备工作项目计划过程中的会议、及相关文档。3提交项目计划、预算提交项目计划到相关部门进行审批， 若通过则分配项目任务， 不通过则重新修改计划。4项目时间管理设定项目持续时间5项目阶段管理及提醒对项目设定项目阶段，并对重要的阶段设置提醒，加强关注。6项目任务执行并更新持续跟进项目并更新状态7基建类项目若项目类型为基建类，则需要

10、管理总包商信息8项目费用申请对需要支付的款项进行申请，若通过则进行资金去向管理，不通过则重新与总包商或者重新选择。9合同管理管理与总包商之间的合同信息10捐赠管理管理捐赠人的捐款信息，金额、到款状态等，作为项目资金来源管理11款项分批拨款若捐赠款项为分批拨款，则需要分批维护款项，并且记录不通的到款状态，作为项目资金来源管理12项目余额管理根据 8，10 的资金来计算项目余额13项目财务报告根据资金及项目情况管务报告14、项目总结报告当项目结束时，总结项目过程及经验15评估结束当财务报告和项目总结报告都通过后，项目评估结束16资料汇总整理所有与项目相关的文档资料，并结束项目。SR Force C

11、onsultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案募捐明细：资金去向3.3 项目过程管理3.3.1 目前的项目管理一直是清华最为关注的部分，本期项目我们希望能帮助清华6SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案实现项目过程管理，除了基本信息收集，项目反馈收集外，我们认为更加重要的是如何能帮助清华实时项目进展情况，实时获取项目费用及资产情况。3.3.2 我们的解决方案项目管理涉及到多个主数据，清华的员工，合作伙伴，第机构，受益方等等，项目周期也比较长，如何实现项目过程管理，收纳全部的项目信息，不单单考验系统的设计与配置，对清

12、华的业务流程设计同样有要求，目前我们只是借助数据流来进行阐述，接下来的实施过程中，我们会将这个内容作为整个实施环节的重点。项目管理流程项目计划基建类项目过程管理捐赠管理项目费用管理项目总结10、项目捐款款项管理捐款者，金额， 到款状态等1、项目4、项目时间管理14、项目总结报告5、项目阶段管理阶段提醒不通过2、项目计划准备工作11、是否分批拨款评审调研会议管理、文档管理6、项目任务执行并更新是内部讨论会议，文档管理7、基建类项目多条捐赠到款状态分别相关、邮件管理不通过相关文档上传管理是资金来源管理12、项目余额管理选择总包商通过3、提交项目计划、预算13、项目财务报告8、项目费用申请不通过审批

13、不通过审批通过审批通过项目任务分配通过15、评估结束资金去向管理项目执行者管理16、资料汇总9、合同管理项目结束7项目部SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案8编号名称说明1项目，基本信息定义项目及基本信息2项目计划准备工作项目计划过程中的会议、及相关文档。3提交项目计划、预算提交项目计划到相关部门进行审批，若通过则分配项目任务， 不通过则重新修改计划。4项目时间管理设定项目持续时间5项目阶段管理及提醒对项目设定项目阶段，并对重要的阶段设置提醒，加强关注。6项目任务执行并更新持续跟进项目并更新状态7基建类项目若项目类型为基建类，则需要管理总

14、包商信息8项目费用申请对需要支付的款项进行申请，若通过则进行资金去向管理，不通过则重新与总包商或者重新选择。9合同管理管理与总包商之间的合同信息10捐赠管理管理捐赠人的捐款信息，金额、到款状态等，作为项目资金来源管理11款项分批拨款若捐赠款项为分批拨款，则需要分批维护款项，并且不通的到款状态，作为项目资金来源管理12项目余额管理根据 8，10 的资金来计算项目余额13项目财务报告根据资金及项目情况管务报告14、项目总结报告当项目结束时，总结项目过程及经验15评估结束当财务报告和项目总结报告都通过后，项目评估结束16资料汇总整理所有与项目相关的文档资料，并结束项目。SR Force Consul

15、tants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.3.3 系统框架项目管理编辑页面：详细页面：当状态选择设计师，自动创建项目任务9SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案 行为（action record）支持顾问录入 Project task 来统计成本。和会议可在 Project task 中，文档可归档至 project task 或 project, 邮件的话可归档至 project 或opportu10SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.3.3

16、.2Sugar 的项目模块采用抓取形式管理，通过直观的时间线进行项目和项目任务的跟踪；通过工作流对关键的子任务、进度、里程碑警告。进行跟踪提醒或3.4 捐助人信息统一管理希望利用机会管理，让潜在捐助人变为正式捐助人。增加潜在机会，增加项目数量。以数字计算成败。清华希望以捐助人来源为导向，将散落在各个项目团队手中的捐助人进行整合统一管理，先将现有捐助人数据进行整合，借助清华源，再慢慢扩展，形成完整的服务管理流程。的资11SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案捐助人查看界面人编辑页面：12捐赠人维护要点捐赠人来源捐赠人基本信息管理捐赠人活动管理

17、捐赠人分析市场活动（线上及线下） 榜、等校内其他来源基本信息管理家庭信息管理教育背景管理职业履历管理慈善 管理附录文档管理关键 人管理管理责任人管理捐赠人参与 市场活动管理、会议联络信息捐款交互过程中提交的文档管理各个维度分析捐赠人找到最合适项目的捐赠人各个维度分析捐赠人与其进行更有效的互动统计捐赠人贡献度其他SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案13SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.4.1 进行线索管理，扩大捐助人信息来源借组线索管理，整合潜在捐助人，并且以统计图表、报表的形式

18、，直观的呈现给用户。捕获各个获取的线索，如,，市场活动等，并对其进行跟踪分级和数据分析，保证销售线索的完整性。潜在捐助人列表潜在捐助人查看界面3.4.2 提高服务质量通过捐助人反馈模块可以及时的让团队成员处理用户诉求信息，同时会跟的执行阶段和执行结果，增加服务响应速度和服务质量。实现维护中的二次开发需要，通过有效的服务体系强化捐助人粘性。3.4.3 提升捐助人管理效率。使管理者对整个业务进行，项目管理，任务计划，成本和等方面有方便的交互式的管理。各个职位的员工，对的任务更明确，更有计划性。14SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.5 市

19、场活动管理市场活动管理市场活动计划市场活动执行完成市场活动1、计划市场活动内容、预算、目标设置邮件模版2、定义市场活动目标人群6、任务完成情况反馈定义时间否7、市场活动结果反馈，并可追踪邮件情况3、线下活动批量件电子邮是8、获取潜在捐赠机者4、分配市场活动任务5、市场活动任务跟进流程说明15编号名称说明1市场活动计划及其预算根据清华实际情况制定市场活动计划，活动、预算、目标等信息。2定义目标人群可对系统中的目标客户、潜在捐赠人、捐赠人或者机构进行筛选，将符合要求的加入到市场活动列表中，3市场活动类型若是线上活动，可直接邮件，若线下活动，则可以活动参与情况。4分配市场活动任务同事与部门间的协同工

20、作，将市场活动任务分配到相关执行者。5市场活动任务跟进市场活动执行过程中，更新活动状态及上传相关文档。6市场活动结束任务反馈活动结束后，更新任务状态。7市场活动结束结果反馈市场活动结果反馈，总结经验。若为线上市场活动，则可追踪邮件接收情况。8潜在捐赠者管理市场活动结束后，整理新获取的潜在捐赠者，并到系统SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案系统对于完整的市场活动管理有相关的业务流程，这一部分我们会在实施的过程中，逐步和清华确认，修改，力求能满足清华市场活动，慈善晚宴等可能的潜在需求的满足。3.6 其他关键功能3.6.1 避免丢失的过程Sug

21、ar 报表可根据项目的关键业务节点自动跟踪汇总成项目任务，自动以邮件、周报等方式通知提醒项目相关责任人当前节点的任务内容。并可以生成MTS 报表，随时了解当前的项目状态。举例：如当前的业务节点是收款状态，系统可以自动或提前提醒应收款邮件到团队成员，为相关生成收款任务，通过当前状态和 MTS 汇总报表及时完成应收款任务。3.6.2 方便管理使管理者对整个业务进行，项目管理，任务计划，成本和等方面有方便的交互式的管理。各个职位的员工，对的任务更明确，更有计划性。w管理者视图定制：通过管理者视图使公司/部门主管一目了然的了解、各团队、每个成员的工作进度和状态；同时也可直接为某成员指派任务，实时进行任

22、务跟踪等。w任务计划：在 Sugar 中，可查看下级的任务，配合 my activitystream 可动态了解下属的项目和业务的进展，了解态。人的最新动w：使用 workflow 通过费用审批，费用关联项目等方式，让企成本业很好的把控成本。可见性：可在首页视图显示用户 call ,open task，opportuw，项目任务等，让每个团队成员了解态。的工作和团队整体的工作状16SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.6.3 简化流程通过优化工作流程的分析，去除无必要的、繁琐的、重复性的工作环节，采用最佳工作路径处理业务，使人力造性的工

23、作中去。从无益的工作中解脱出来，投入到创3.6.4 跨平台使用Sugar 服务器端支持：Linux（推荐），Windows Server 服务器操作系统；wwwwSugar人端支持 windows、Linux、Mac 等操作系统；Sugar 兼容 IE、Firefox、Chrome、Safari 等主流浏览器；Sugar 支持的移动终端有 IOS（iPad,移动终端的；）、android、BlackBerry 等3.6.5 加强交流增强员工之间，上下级之间的信息交流。替代目前有纸化操作。在安w全的前提下，让人可以到里程碑和项目阶段。w支持项目管理级别的业务协作和信息共享，对内使企业团队方面快捷

24、的查看项目信息和里程碑节点；对外可以为和进度报告，并可定时定期以邮件的送达用户。人跟踪订阅关键节点w通过 my Activity stream 可显示或其他同事在 sugar 中的操作信息，如创建一个新的项目，人地址改变更等，如果你能看到这些信息，那么这些信息到企业级的。在主页显示，同时支持在上面添加评论，达wSugar 的协作功能可以使默认能看到下级的所有信息；当需要指派任务给下级的话，可通过给创建 task，并把任务人指定给下属。17SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.6.6 时刻明确可以让使用者对的工作任务工作更了解，掌控工作，

25、减少出错。Sugar 的界面由 Dashlet 组成,Dashlet 是用户配置的子面板，用于显示项目等，同时也可图形化显示报表信息如任务，会议，（charts）。这样可以让每一个团队成员了解当前在应该做什么。的工作任务，明确现3.6.7 支持语言Sugar 支持的语言包种类达到 25 种，同时 Sugar 可以为每个用户提供定制化的语言系统和区域设置（：时区、本地化货币、日期格式等习惯），这意味着团队中不同语种的用户都可以在 Sugar 中协作工作。18SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.6.8系统支持wSugar 提供可以将企业内

26、外的交流邮件集成到模块中，并提供历史归档功能，便于追溯人，人，订单等。wSugar 提供的 Plug-ins for Outlook 可实现 Sugar 与 Outlook 的同步集成，如：相关项目邮件会关联至相关的人和人。wPlug-ins for Outlook 可以与 Outlook 内置的 Calendar、Task 等功能和Sugar 的 task ,activity 等模块同步集成，并可以在 outlook 下共享合并人等信息。Sugar 支持主流 IMAP/POP3 邮件系统的集成（如：Gmail，Exchange，Send Mail 等）。w3.6.9 文档管理Sugar块（如

27、项目，专业文档管理模块，文档管理模块同样也可以与其他相关模人，会议等）配合应用，发挥更高的工作效能。www可以对文档进行分类，加，加收藏等功能；支持全文检索功能（企业版），便于以后搜索。Plug-ins for outlook 可把 word 文档直接上传到 Document 里，然后进系统归档。为保证文档的安全性，Sugar 不以子文夹形式存放，Sugar 在数据库中w实现组织文档和结构，这意味着过认证，任何文件都不会被。19SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案3.6.10 员工信息交互活动流”(My Activity Stream)可

28、为用户提供类似即时通讯的内部信“息交流工具，同时还整合了各团队成员实时的业务动态，在此之上可复个人意见。，回3.6.11 外部信息和任务Sugar 通过“连接器”支持与外部信息的交互，如：支持wFACKBOOK，LinkIn， 集成到 Sugar 中。应用等第接口，并以子面板的形式20SR Force Consultants () LimitedSugarCRM 系统解决方案w 通过项目或任务等模块与 Sugar 邮件系统的集成，可将外部邮件集成到任务中，实现信息合并整合的目的。3.6.12 日程表可至Sugar 的日程不单单可到单一，还可以到如：记录、会议等块。类型，还可以关联到项目、项目任务、人、人等模可共享，可邀请可共享、邀请相关的参与，同时具备的详细信息，如：主题、时间、地点、状态，说明等信息；全部日程管理以时间线图表形式清晰明确的表现，通过受邀者列表可以团队、人或手工加入等多种方式制定参与者，结合提醒功能，按时传达通知，保证活动