试论文书档案管理中存在的问题与对策

1、试论文书档案管理中存在的问题与对策摘 要:随着我国社会与经济的飞速发展,文书档案管理越来越受到人们的关注。因为, 文书档案管理是一个单位档案存在的基础和重要的资源发生地,是单位档案管理水平的重要衡 量标准,是档案工作的重要组成部分。本文主要是对我国文书档案管理的现状进行探讨分析, 从中找出问题所在,并提出相应的解决策略。关键词:文书档案管理;问题;策略目前,文书档案管理发挥着越来越重要的作用,是一个能够直接反应单位档案管理水平的 工作,也是当今社会发展的必然趋势。文书档案管理工作是单位重要的服务性和基础性工作, 是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现,也是单位领导作出重大决策的重要依据。

2、 它主要涉及行政管理、党群管理、人事管理、业务管理以及财务管理等方面。随着信息经济时 代的到来,文书档案的工作在现代单位中的作用越来越大,然而,目前我国部分单位对文书档 案的管理工作不够重视,仍存在着一些问题,需要人们对其进行更深层次的探讨。一、文书档案管理中所存在的问题分析1、文书工作和档案工作直接的衔接存在问题在实际工作中,文书工作和档案管理工作是相互联系又有着区别的,是统一又分工的,能 够处理好文书工作和档案管理工作是做好文书档案工作的前提。 因此, 在文书档案管理工作中, 必须将文书与档案管理统一起来,促使文书工作和档案管理应该相互配合,建立一个分体式的 管理体系。同时,文书和档案应该

3、实行一种分块式的管理制度, 正确处理它们之间的衔接问题, 这才是一种有效的、相对科学的管理。然而,目前这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和 档案工作之间的距离,难以进行有效的衔接,档案管理人员通常很少考虑文秘的工作,这使得 两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方,也出现部分单位的文书档案管理在公文的格式和 处理方法上存在着很多的不规范的,不标准的现象,从而降低了文书档案管理的质量。2、领导部门对文书档案管理工作不够重视由于文书档案管理在我国起步较晚,是近些年才发展起来的,许多单位对其工作的认识不 够。在部分单位中,有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面,不够透彻,没有充分重 视文书档案工

4、作。调查显示,不少单位的领导将文书档案管理工作认为是极为简单,可有可无 的工作,尽管投入了大量人力物力,但是难以见到效果,不符合利益最大化目标,难以创造可 观的经济效益,只需要相关工作人员保存好文件,以备不时之需即可。由此可见,文书档案管 理工作没有纳入单位的正规管理历程,也没有落实到位,从而影响到文书档案管理人员在内的 档案管理工作者的积极性,最终降低文书档案工作人员的效率和工作质量。3、员工培训不足,专业素养不高调查显示,由于文书档案管理在我国发展较晚,受到的重视程度不高,一部分单位的档案 管理工作者缺乏相关专业的档案管理工作培训,也没有拿到上岗证,没有掌文书档案管理的精 髓。因此,对档案

5、分类、立卷等技能掌握不够熟练,个人能力达不到当前文书档案管理工作的 要求,难以实现有效的文书档案管理。甚至有些单位由于缺乏专职文书档案员,于是由文秘人 员兼任,从而降低文书档案工作的水准。 从而导致文书档案收集范围不明确、立卷不符合规范、 材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失以及档案保管期限的划分混乱等问题。 此外,随着互联网时代的来临,信息化已经成为文书档案管理的发展趋势,然而,员工培训不 足,专业素养不高等现象,使得单位的文书档案管理工作滞后,难以适应现代化发展的需求, 最终影响经济效益。二、提高文书档案管理水平的策略1、做好文书工作和档案工作的规范衔接在文书档案管理中,文件是

6、其基础,一般情况下,文件质量的高低直接关系到档案的质量 的好坏,没有高质量的文件作为基础,档案的质量就难以提升。因此,文书档案管理水平的高 低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的,这就要求相关人员做好文书工作和档案工 作的规范衔接,切实做好文书材料的立卷归档。此外,要时刻意识档案管理工作,并最终实现 文书、档案工作一体化,使整个档案管理工作处于一个规范、有序的范围中。并且还需要文书人员重视文件材料的质量,例如文字的格式、纸张的大小,严谨使用红墨水、圆珠笔、修改和 批阅文件材料、铅笔等起草等,都需要有一个标准,并严格按照这个标准来实行。对于收发文 件,必须及时的进行登记和记录,一旦发现文件

7、的缺少,要及时的查找,并上报给上级部门, 保证文件材料的完整性,从而提高文书档案管理的效率。2、争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持领导的重视程度对于文书档案工作的发展具有重要意义,在很大程度上,领导层的决策都 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。 因此, 工作人员一定要落实好文书档案的管理工作, 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支撑,使其充分发挥作用,切实地提高单位文书档 案管理工作的工作的水平,从而才能为本单位的工作足够的支持和保障。此外,还应加强档案 管理部门和各个部门之间的协调和沟通,主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重

8、点,促进单位未来发展的资料,着重收集能够展 示单位历史和现状,为实际的研究和服务,提供有力的证据和有价值的情报,以便于提高人们 对文书档案管理工作的人生度。3、强化文书档案管理工作者的培训,提高他们的综合素质目前,我国文书档案管理队伍的专、兼职队伍不稳定,层次参差不齐,从而影响到文书档 案管理工作的整体水平。因为,文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识,还 要求他们知识面要广,包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此,这就需要相关 管理部门必须重视对文书档案管理人员的培训,为他们提供交流与学习的机会,定期开展深入 学习档案专业知识的课程,借鉴国外成功的管理经验,不断更新档案

9、工作理。随着计算机科学 技术的不断发展,文书档案管理模式将会发生巨大的变革,要求管理人员必须具备掌握运用计 算机管理档案的能力,才能更好地适应当今社会的发展要求。此外,还要努力提高文书档案管 理队伍的业务水平,确保他们能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、 使用和维护,从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。三、结语综上所述,文书档案管理工作是当今社会经济发展的必然,其管理水平直接关系到档案资 料的完整性,实行全面科学化的文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。这就要求 相关部门必须重视文书档案管理工作,强化文书档案管理水平,加强部门间的协调与合作,实 现文书档案管理的规范化、标准化,切实地提高文书档案管理工作水平,确保我国文书档案管 理工作走向正规化、健康化的发展轨道,从而充分发挥文书档案的功能,为最终实现经济效益 和社会效益提供可靠保障。参考文献:1赵巍 . 试论文书档案管理的信息化 J.黑龙江史志 .2012(122郭