数据库管理系统

1、地测资料数据库管理系统地测资料数据库管理系统主讲人：张文芳冀中能源邯矿集团陶一煤矿技术科 一、系统介绍 二、系统设置要求 三、安全性设计 四、日常维护 五、操作流程与使用演示 一、系统介绍一、系统介绍 基于Access2007、Visual Basic语言开发的地测资料数据库管理系统中设置了超链接字段，使之便于同电子版技术数据链接，形成了“目录纸质资料电子文档”一体化管理系统。 该系统具有资料分类、模糊查询、记录添加、记录删除、局域网共享五种功能。通过资料分类将现有的资料分为大类、图纸、文件、说明书、预报、其它六个大类，方便了用户对数据的系统化管理，同时缩小了文件的检索范围；通过模糊查询功能，

2、用户可以实现文件名关键词检索，就能查找到该资料所在的档案柜、文件盒位置，并且能够直接链接打开计算机内电子版，达到快速查找、阅读、编辑的目的；记录添加功能可以实现新记录向资料管理数据库的添加，方便数据库资料的实时更新；记录删除功能便于用户对错误记录或失效记录的清除。 该系统是在Access2007基础上开发出来的，因此，要求计算机安装Access2007软件方可运行该系统。系统包括六个界面：密码登陆界面、系统主界面、资料查询界面、资料编辑登陆界面、数据库编辑查看界面和数据表界面。1.系统主界面由标题、查询数据库复选框、编辑数据库系统主界面由标题、查询数据库复选框、编辑数据库复选框、关闭窗体按钮、

3、退出系统按钮组成，对用户具复选框、关闭窗体按钮、退出系统按钮组成，对用户具有引导功能。有引导功能。 2.数据库查询界面由标题、类别组合框、文件名组合框、数据库查询界面由标题、类别组合框、文件名组合框、查询按钮、记录显示子窗体、退出按钮组成。查询按钮、记录显示子窗体、退出按钮组成。 3.3.资料编辑登陆界面由标题、用户名文本框、密码文本资料编辑登陆界面由标题、用户名文本框、密码文本框、登陆按钮、退出按钮五部分组成。框、登陆按钮、退出按钮五部分组成。 4.4.数据库编辑查看界面由标题、（编号、文件名、文件盒数据库编辑查看界面由标题、（编号、文件名、文件盒号、文件盒名、箱子名等号、文件盒名、箱子名等

4、2 2个文本框和个文本框和4 4个组合框）、（最个组合框）、（最后记录、添加记录、删除记录等后记录、添加记录、删除记录等6 6个按钮）构成。个按钮）构成。 注意事项：注意事项：l文件名和类别是两个必填项，不填的话系统不予显示；l编号一项不用填，系统将进行自动编号。5.5.数据表界面是该系统的核心，包括了数据库中存在的数据表界面是该系统的核心，包括了数据库中存在的所有资料记录，在这里使用者具有最高权限，可以进行所有资料记录，在这里使用者具有最高权限，可以进行修改、删除、复制、粘贴等操作。修改、删除、复制、粘贴等操作。 二、系统设置要求二、系统设置要求 （一）常规设置 首先，在计算机非C盘（非系统

5、盘）下建立一个文件夹，命名为“地测资料数据库”，并把数据库管理系统放在该文件夹下，然后在该文件夹下建“地质资料汇总”文件夹，“地质资料汇总”文件夹放所有的电子文件。l非C盘（非系统盘）下建立文件夹的目的是为了防止计算机系统崩溃造成数据库损坏，而“地质资料汇总”文件夹和数据库系统放在一个文件夹下，是为以后的备份和数据库系统移动打基础。其次，就是按照下表格式将所有资料进行其次，就是按照下表格式将所有资料进行整理。整理。该表中的项目不能多，也不能少，该表中的项目不能多，也不能少，因为这是与数据库中数据表对应的。因为这是与数据库中数据表对应的。这个步骤中涉及三个问题，应引这个步骤中涉及三个问题，应引起

6、大家的注意：起大家的注意：l1.文件名的命名原则：文件名（也包括电子版的文件和文件夹）中不能含有#*等特殊符号，这会导致超链接失效，找不到电子版文件；l2.在这所有的项目中，文件名和类别是两个必填项，因为这两项是做为检索项存在的，如果不输入，系统将认为没有输入。l3.详情这一项，在excel表中不编辑最后，就是最后，就是Excel数据表的导入数据表的导入l数据原表按上述的格式编辑好后，就可以进行数据表导入了。导入方法如下：l1.打开数据库管理系统，单击侧边栏，找到里面的“资料查询”数据表，这里要注意是数据表不是查询；l2.在该数据表上右击，选择导入，然后找到已做好的Excel表，覆盖“资料查询

7、”数据表。l备注：可以不覆盖导入，删掉原“资料查询”数据表，并将导入的表命名为“资料查询”其他数据表的导入，同上其他数据表的导入，同上l当然，其他的数据表内容较少，我们可以在数据库的数据表中直接添加，这些表包括箱子名、文件盒号、文件盒名、文件类别等。l其中有一项是用户名和密码，这是编辑界面的用户名和密码，可以根据自己的需要进行编辑。文件的添加和删除文件的添加和删除l1.常规添加，按上述要求输入l2.添加新的文件盒，需要在侧边栏相应的数据表中添加文件盒号、文件盒名l3.当一些文件需要清理时，可以在数据表中筛选相应的盒号，依次删除被清理的文件；如果是被转移，则在此对其基本信息进行修改。（二）局域网

8、共享设置（二）局域网共享设置l1.保证有局域网的存在，同时要求数据库所在计算机已接入局域网；l2.把需要共享的计算机放在同一个工作组下（例如都在workgroup下）l3.所有共享计算机同服务器（数据库所在计算机）可以ping通IPl备注：这是实现局域网共享的基本条件数据库计算机（服务器）的设置数据库计算机（服务器）的设置l1.在计算机上创建不同权限的用户（管理员权限admin和阅读权限user），并创建密码；l2.将“地测资料数据库”文件夹共享，并添加已经创建的用户，设定他们的权限（完全控制、读取）。l备注：有的电脑还需要其他设置，可以上百度学习相应的共享教程。客户端计算机设置客户端计算机设

9、置l1.打开网上邻居，找到服务器计算机，双击；l2.输入对应的用户名和密码，进入服务器计算机共享文件夹（永久用户需记住密码）；l3.将共享文件夹下的数据库管理系统向桌面发送快捷方式；l4.关闭网上邻居，双击桌面快捷方式进行测试。三、安全性设计三、安全性设计l 保证数据安全是非常重要的，再好再方便的管理系统，如果安全性不好，那一切将被否定。因此，保证数据安全的功能成为数据库管理系统的重要组成部分。l 在本系统中我们考虑的是系统本身的安全、电子文件的安全（保密）、局域网共享安全三个部分。（一）系统安全（一）系统安全l1.对查询数据表进行设置，使在查询过程中对数据不可修改；l2.隐藏侧边栏，防止因误

10、操作造成的表、查询、窗体及宏的损坏；l3.转换文件格式（accdb accde），使不能进入设计模式，防止命令语句的修改，导致系统瘫痪。l备注：你们现用系统为可编辑模式（二）数据安全（保密）（二）数据安全（保密）l1.通过Access本身的功能设置进入密码；l2.通过编辑登陆界面设置用户名和密码，进行权限验证登陆。l备注：第一次密码验证（进入密码）具有最高的安全性。（三）局域网共享安全（三）局域网共享安全l1.创建不同的用户，并设置访问密码；l2.在局域网内对服务器计算机进行隐藏；l3.阅读用户没有修改权限，只能阅读和下载；l4.启用服务器的监视功能。四、日常维护四、日常维护l 当上述的设置和

11、调试完成后，数据库系统就可以投入使用了。但是这并不是就是一劳永逸了，要想数据库管理系统能顺畅的运行并发挥它的作用，数据库管理系统的日常维护是非常必要的。l 维护工作主要表现在电子资料和纸质资料管理上及数据源表的备份。（一）电子资料管理（一）电子资料管理l 电子版资料一旦放入数据库系统形成超链接之后，没有特别情况不能随意变动文件位置，或者重新给文件分类，因为这将破坏超链接。如果必须移动的，移动后要及时形成新的超链接。l 电子资料的归档也要遵守登记制度。没有特殊情况的，要求电子文件和纸质文件同时归档。（二）纸质资料管理（二）纸质资料管理l 纸质资料的管理遵守的原则就是“从哪里取，放哪里去”，这样才

12、能使数据库中记录的纸质文件位置有效。l 当一次性取出单个或多个文件时，应在文件上写明文件盒号（铅笔），特别是在应对检查的时候，防止放文件时因位置混乱导致数据库失效。l建议：有专门的登记本或者提前编号（三）数据表备份（三）数据表备份l 在每次有大量的资料录入后都要备份数据表，这里主要指“资料查询”数据表。平时应在每月底进行备份，保留新的备份，删除旧的备份。具体的备份方法是采用数据表导出法，与导入相同。l 在备份数据表的同时，建议保存一个数据库管理系统。（只需保存一次）l 备份数据表和备份系统是为了计算机瘫痪时，恢复数据库管理系统所用。（四）资料管理制度和相关表格（四）资料管理制度和相关表格l1.

13、陶一煤矿地测陶一煤矿地测资料管理制度资料管理制度l2.陶一煤矿地测资料档案化管理流程图l3.相关的表格：资料归档登记表、资料借阅申请单、资料借阅登记表l4.文件盒标签、箱子标签五、操作流程与使用演示五、操作流程与使用演示l（一）资料查询流程：（一）资料查询流程：l双击数据库管理系统图标 输入数据库系统密码 单击查询资料数据库 在“类别”文本框中输入需要查询的资料类别（图纸、说明书、预报、文件、其他） 在“文件名”文本框中输入部分或全部文件名 单击查询按钮 在查询表中找到需要的文件 记住箱子名和文件盒号，并在文件柜中查找 若查找电子版文件，单击“详情”下的“文件”，打开对应的电子版文档 查找完毕，单击“返回”按钮到系统主界面 单击“退出”按钮退出系统；l（二）资料编辑流程：（二）资料编辑流程：l双击数据库管理系统图标 输入数据库系统密码 单击编辑资料数据库 在登陆界面中输入用户名和密码 依次单击“最后记录”“添加记录”按钮 在编辑查看界面中依次输入文件名、文件盒号、文件盒名、箱子名、文件类别、日期、详情 “详情”中输入“文件”二字，并右键编辑超链接（至数据库文件夹中对应的文件） 填写完毕，单击“保存记录”按钮 编辑完毕，单击“返回”按钮到系统主界面 单击“退出”按钮退出系统。l在编辑过程中，若要对已有文件信息进行修改，需单击编辑查看界面中的“查看数据表