外贸函电第二章

1、Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 第二章第二章 外贸英文传真和电子邮件的写作外贸英文传真和电子邮件的写作学习要点Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 了解传真和电子邮件的含义和特点了解传真和电子邮件的含义和特点 掌握外贸英文传真的写作要求掌握外贸英文传真的写作要求 掌握外贸英文电子邮件的写作要求掌握外贸英文电子邮件的写作要求 掌握书写外贸英文传真与电子邮件的典型句型和掌握书写外贸英文传真与电子邮件的典型句型和表达用语表达用语Chapter Two Writing fo

2、r English Faxes and E-mails Business English FaxesSummaryBusiness English E-mailsExercisesReading MaterialsUseful Expressions 2.1 2.1 外贸英文传真的写作外贸英文传真的写作 传真（传真（facsimile, facsimile, 简称简称FaxFax），是一种常），是一种常见的借助光电技术，通过有线电或者无线见的借助光电技术，通过有线电或者无线电远程传送复制文字、图片、图表、业务电远程传送复制文字、图片、图表、业务订单、签名、银行票据等信息资料的现代订单、签名、银

3、行票据等信息资料的现代化通信方式。由于传真迅速与逼真的优越化通信方式。由于传真迅速与逼真的优越性，使它成为国际贸易中主要的书面通信性，使它成为国际贸易中主要的书面通信手段手段。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails .1传真的含义传真的含义2.1.2 2.1.2 传真的特点传真的特点 传真是一种现代化通信手段，被广泛的应用于商务通信传真是一种现代化通信手段，被广泛的应用于商务通信中，并以其低廉的成本、简单的操作方式及高效的信息传中，并以其低廉的成本、简单的操作方式及高效的信息传送赢得用户的青睐。传真的主要特点可以归纳为

4、一下几项送赢得用户的青睐。传真的主要特点可以归纳为一下几项： 1. 1.传真与国际长途电话和电报一样高效迅速传真与国际长途电话和电报一样高效迅速传真是通过有线电或者无线电远程传送信息，速度快、效传真是通过有线电或者无线电远程传送信息，速度快、效率高。率高。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.2.传真的内容是真迹传输传真的内容是真迹传输传真传送的是文本原件的真迹，对于那些手写手传真传送的是文本原件的真迹，对于那些手写手绘的信息，例如签名、手绘图纸、符号等要求精绘的信息，例如签名、手绘图纸、符号等要求精准度很高的文件，只有传真才能

5、够做到真迹的传准度很高的文件，只有传真才能够做到真迹的传输。输。3.3.传真的成本低廉，操作简单便捷；传真的成本低廉，操作简单便捷；传真在成本上低于电话和电报，目前各公司、企传真在成本上低于电话和电报，目前各公司、企业、单位都在广泛的使用传真机，甚至许多家庭业、单位都在广泛的使用传真机，甚至许多家庭也都拥有传真机，它操作简单便捷。也都拥有传真机，它操作简单便捷。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 4.4.传真安全可靠；传真安全可靠；传真利用电子通信技术传输信息，信息传真利用电子通信技术传输信息，信息能够在瞬间传送至接收方，超越了时

6、空能够在瞬间传送至接收方，超越了时空的限制。借助加密措施更可以保证传输的限制。借助加密措施更可以保证传输信息安全可靠。信息安全可靠。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.1.3 2.1.3 外贸英文传真的写作要求外贸英文传真的写作要求传真的格式因其内容不同而各传真的格式因其内容不同而各异，各个公司、企业、单位也异，各个公司、企业、单位也拥有自己一套书写传真的格式拥有自己一套书写传真的格式和风格，所以传真的格式可以和风格，所以传真的格式可以说是千差万别。但是，外贸英说是千差万别。但是，外贸英文传真通常包含传真标题、信文传真通常包含

7、传真标题、信头和正文三大部分。头和正文三大部分。1.1.传真的标题；传真的标题；传真标题至少需要涵盖发送方传真标题至少需要涵盖发送方公司名，公司或企业商标（公司名，公司或企业商标（logologo），通讯地址以及联系电），通讯地址以及联系电话。话。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.2.传真的信头；传真的信头；在外贸活动中发传真要求使用企业正规传真信头，在标题在外贸活动中发传真要求使用企业正规传真信头，在标题与信头中间需要标出与信头中间需要标出“FacsimileFacsimile”或者或者“Fax MessageFax Me

8、ssage”等字样，然后写出具体的接收方名称、传真号、发送日等字样，然后写出具体的接收方名称、传真号、发送日期、页数及主题等内容期、页数及主题等内容。3.3.传真的正文；传真的正文；外贸英文传真与普通传真一样，正文部分可以根据内容的外贸英文传真与普通传真一样，正文部分可以根据内容的变化来进行分段。变化来进行分段。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.1.4 2.1.4 外贸英文传真写作注意事项外贸英文传真写作注意事项1. 1. 接收人，发送人姓名、单位、传真号码必须准确接收人，发送人姓名、单位、传真号码必须准确无误；无误；2.

9、2. 日期应完整标示，例如：日期应完整标示，例如：August 23,2012August 23,2012；3. 3. 为了避免重要信息的遗漏或缺失，应提醒接收方为了避免重要信息的遗漏或缺失，应提醒接收方完整接收信息，传真的信头应当标明具体页数；完整接收信息，传真的信头应当标明具体页数；4. 4. 为了方便接收方了解传真的信息，页数超过一页为了方便接收方了解传真的信息，页数超过一页的传真需要另写封页；的传真需要另写封页；5. 5. 传真结尾部分的署名需要填写完整的签名，不能传真结尾部分的署名需要填写完整的签名，不能使用姓名的缩写。使用姓名的缩写。Chapter Two Writing for

10、English Faxes and E-mails * *传真封页样本：传真封页样本： Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails Fax Cover SheetDate: April 21,2011 Time: 16:30 Number of Pages: 5(Including Cover Sheet)To:Name: Mr. William SmithCompany: Cycle VisionFax Number: 619-295-7800 Tel: 619-295-7800From:Name: Tony ChenCompany:

11、Jiangmen Dachangjiang Group Co. Ltd.Fax Number: 0086el: 0086 * If any part of this transmission is missing or not clearly received, please contact the sender as soon as possible. * * Subject: Our Sales of Confirmation No. E170/20112.2 2.2 外贸英文电子邮件的写作外贸英文电子邮件的写作2.2.1 2.2.1

12、 电子邮件的含义电子邮件的含义电子邮件（电子邮件（electronic mailelectronic mail, ,简称简称E-mailE-mail）使用方便，传）使用方便，传递快捷，可以一信多发，成本低廉，适合国际交流、贸易递快捷，可以一信多发，成本低廉，适合国际交流、贸易往来及日常联络。它是一种利用计算机网络交换电子媒体往来及日常联络。它是一种利用计算机网络交换电子媒体信件的通信方式，是目前互联网（信件的通信方式，是目前互联网（InternetInternet）上使用最多）上使用最多、最受欢迎的一种服务。用户可以传输由计算机或文字处、最受欢迎的一种服务。用户可以传输由计算机或文字处理器处理

13、好的任何形式的信息或资料，如信件、报告、图理器处理好的任何形式的信息或资料，如信件、报告、图表、声音、视频片段等，亦可对信息或资料进行编辑、打表、声音、视频片段等，亦可对信息或资料进行编辑、打印或存档。随着互联网的迅速发展，人们在日常生活及商印或存档。随着互联网的迅速发展，人们在日常生活及商务往来中越来越频繁地使用电子邮件进行信息交换、文件务往来中越来越频繁地使用电子邮件进行信息交换、文件资料传输等活动。资料传输等活动。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.2.2 2.2.2 电子邮件的特点电子邮件的特点1. 1. 高效迅速，价

14、格低廉；高效迅速，价格低廉；2. 2. 随时接收；随时接收；3. 3. 附加信息多元化；附加信息多元化；4. 4. 行款格式简约化，方便操作；行款格式简约化，方便操作；5. 5. 内容个性化；内容个性化；Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.2.3 2.2.3 外贸英文电子邮件的写作要求外贸英文电子邮件的写作要求电子邮件的写作格式一般根据网站的不电子邮件的写作格式一般根据网站的不同而稍有差异，但核心内容一致。事实同而稍有差异，但核心内容一致。事实上，每个网站都有写好的信头标题，用上，每个网站都有写好的信头标题，用户只需要将信息补

15、全。外贸英文传真通户只需要将信息补全。外贸英文传真通常包含邮件头（常包含邮件头（From, To, Date, CC, From, To, Date, CC, BCC, Subject and AttachmentBCC, Subject and Attachment）以及）以及邮件正文（邮件正文（there is a blank space there is a blank space for you to key in your message for you to key in your message including salutation, body, close includin

16、g salutation, body, close and signatureand signature）两大部分。）两大部分。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails * *邮件头邮件头：FromFrom（发件人）（发件人）Date Date （发件时间）（发件时间）To To （收件人）（收件人）“CCCC” or or “BCCBCC”（抄送或密送（抄送或密送）Subject Subject （主题）（主题）AttachmentAttachment（附件）（附件）Chapter Two Writing for English Fa

17、xes and E-mails * *邮件正文：邮件正文：SalutationSalutation（称呼）（称呼）BodyBody（正文）（正文）Complimentary CloseComplimentary Close（结尾敬语）（结尾敬语）SignatureSignature（署名）（署名）Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 署名部分需要包含发件人姓名、职位、公司署名部分需要包含发件人姓名、职位、公司名、邮寄地址、电话号码、传真号码及网站名、邮寄地址、电话号码、传真号码及网站等所有的信息。等所有的信息。 Chapter Tw

18、o Writing for English Faxes and E-mails David Smith,David Smith,（此处不能使用缩写）（此处不能使用缩写）Purchasing ManagerPurchasing ManagerOrly Shoe CorporationOrly Shoe Corporation350 Fifth Avenue 67th Floor, New York, NY10018, USA350 Fifth Avenue 67th Floor, New York, NY10018, USATel: 212-695-0998Tel: 212-695-0998Fa

19、x: 212-695-0789Fax: 212-695-0789E-mail: E-mail: Website: http:/Website: http:/2.2.4 2.2.4 外贸电子邮件写作注意事项外贸电子邮件写作注意事项1. 1. 邮件的正式程度需要根据不同的收件人进行调整。写给邮件的正式程度需要根据不同的收件人进行调整。写给客户、供货商或其他贸易合作伙伴的邮件需要采用较为正客户、供货商或其他贸易合作伙伴的邮件需要采用较为正式的格式和语气；式的格式和语气；2. 2. 邮件应做到语言简明，直接坦率。注意正文部分段落之邮件应做到语言简明，直接坦率。注意正文部分段落之间需要空行，方便收信人阅

20、读；间需要空行，方便收信人阅读；3. 3. 收到邮件后需尽快回复。一般在收到邮件后需尽快回复。一般在4848小时之内回复邮件最小时之内回复邮件最佳；佳；4. 4. 避免将重要的隐私及绝密文件用电子邮件的发送。电子避免将重要的隐私及绝密文件用电子邮件的发送。电子邮件的安全性较差；邮件的安全性较差；5. 5. 避免通篇使用大写字母。这样做会增加收件人的阅读难避免通篇使用大写字母。这样做会增加收件人的阅读难度；度；Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 2.3 2.3 常用词汇与表达法常用词汇与表达法.1常用词汇常用词汇Ch

21、apter Two Writing for English Faxes and E-mails facsimile signal facsimile signal 传真信号传真信号 auto redial auto redial 接收方传真机忙，传真机重拨接收方传真机忙，传真机重拨sheet sheet 纸张纸张 code code 代码代码receipt receipt 收据收据 charge charge 收费收费Asynchronous Transfer Mode(ATM)Asynchronous Transfer Mode(ATM)异步传输模式异步传输模式Browser Server(

22、B/S)Browser Server(B/S)浏览器浏览器/ /服务器服务器 memory full memory full 传真机储存器已满传真机储存器已满clean up scanner clean up scanner 扫描头脏，需清洗扫描头扫描头脏，需清洗扫描头communication error communication error 通信错误，传输信号不好通信错误，传输信号不好no document no document 没有文件没有文件 over temperature over temperature 传真机温度高传真机温度高Paper roll empty Paper r

23、oll empty 传真纸用完传真纸用完 remove document remove document 清除文件夹纸清除文件夹纸no answer no answer 对方无应答对方无应答 please wait please wait 正在暖机，等待结束再开始使用正在暖机，等待结束再开始使用check document check document 检查原稿检查原稿 receiving(RG) receiving(RG) 正在接收正在接收Sending(TG) Sending(TG) 正在发送正在发送 changing cartridge changing cartridge 换墨盒换墨盒

24、E-mailE-mail电子邮件电子邮件 Short Message Service (SMS)Short Message Service (SMS)短信息服务短信息服务2.3.2 2.3.2 常用表达法常用表达法1. Replying to your fax enquiry. We1. Replying to your fax enquiry. Were pleased to airmail re pleased to airmail you an information pack, giving full details of our you an information pack, gi

25、ving full details of our service.service.依你方传真咨询，欣然空邮信息袋一份，详细介绍我们的业务范围。2. We are e-mailing you to enquire whether you2. We are e-mailing you to enquire whether youd be willing d be willing to establish business relations with us.to establish business relations with us.特发电子邮件，希望能发展业务关系。3. Please e-ma

26、il us when something new comes up.3. Please e-mail us when something new comes up.有新情况请用电子邮件及时通知。4. Please confirm the order and e-mail a shipping schedule.4. Please confirm the order and e-mail a shipping schedule.请确认订货，用电子邮件告知装运时间表。5. The proforma invoice is coming to you in the attachment.5. The

27、proforma invoice is coming to you in the attachment.邮件中附有形式发票。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 6. Following your yesterday6. Following your yesterdays E-mail instructions, we have s E-mail instructions, we have today sent the subject order to you.today sent the subject order to you.

28、按你方昨天的电子邮件要求，我方已于今日将标题订货发出。7. As soon as the goods are available, we7. As soon as the goods are available, well inform you by ll inform you by fax.fax.一旦此货可以供应，我方将以传真通知你方。8. If you find our offer acceptable, please fax us for 8. If you find our offer acceptable, please fax us for confirmation.confir

29、mation.如贵公司接受上述报价，请传真落实订单。9. We haven9. We havent received a satisfactory response to the issue t received a satisfactory response to the issue raised in our e-mail of 25th May.raised in our e-mail of 25th May.关于5月25日在电子邮件中提到的提议，我们并未得到完满的答复。10. We have to apologize to you for not answering your 10.

30、We have to apologize to you for not answering your letter in time.letter in time.对贵方来信，迟复为歉。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 11. We thank you very much for your enquiry dated December 11. We thank you very much for your enquiry dated December 2.2.十分感谢贵方12月2日的询问。12. Our price is reas

31、onable, compared with that in the 12. Our price is reasonable, compared with that in the international ernational market.我们的价格与国际市场上的价格相比还是合理的。13. With reference to your enquiry of May 16th, we shall be 13. With reference to your enquiry of May 16th, we shall be pleased to supply 80 sets o

32、f scanner at the price of $120 pleased to supply 80 sets of scanner at the price of $120 each.each.感谢您5月16日的询问，我方很高兴以每台120美元的报价供应80台扫描仪。14. We shall write you particulars in our next time.14. We shall write you particulars in our next time.详情下次信中再谈。15. We are always ready to render you such or simil

33、ar 15. We are always ready to render you such or similar services.services.我们时刻准备为贵方提供类似服务。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 本章小结本章小结 在贸易往来中经常会使用不同形式的商务信函，例如信在贸易往来中经常会使用不同形式的商务信函，例如信件、传真（件、传真（FaxFax）及电子邮件（）及电子邮件（E-mailE-mail）。而目前传真和）。而目前传真和电子邮件成为外贸往来中重要的沟通手段。传真的迅速与电子邮件成为外贸往来中重要的沟通手段。

34、传真的迅速与逼真的优越性使它成为了国际贸易中主要的书面通信手段逼真的优越性使它成为了国际贸易中主要的书面通信手段，它可以在短时间内传送任何平面的、视觉可见的文书，它可以在短时间内传送任何平面的、视觉可见的文书，包括文本文件、图表、照片、符号、签名等。包括文本文件、图表、照片、符号、签名等。E-mailE-mail吸收吸收了电话、信函两者的优点，既能像信函一样，让接收者自了电话、信函两者的优点，既能像信函一样，让接收者自由选择回复时间，又能像电话一样方便快捷，加上成本低由选择回复时间，又能像电话一样方便快捷，加上成本低廉、节约纸章等优点，廉、节约纸章等优点，E-mailE-mail被人们广泛使用

35、。但是需要被人们广泛使用。但是需要格外注意一点，由于格外注意一点，由于E-mailE-mail缺少手写签名，通常不用于法缺少手写签名，通常不用于法律文书。律文书。Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 综合练习综合练习1. Translate the following terms.(1)facsimile signal(2)memory full(3)E-mail(4)communication error (5)auto redialChapter Two Writing for English Faxes and E-mails

36、 Key: Key: (1)(1)传真信号传真信号; ; (2) (2) 传真机储存器已满传真机储存器已满; ;(3) (3) 电子邮件电子邮件; ; (4) (4) 通信错误，通信错误，传输信号不好传输信号不好; ;(5) (5) 接收方传真机忙，接收方传真机忙，传真机重拨传真机重拨2. Translate the following sentences into English.(1)对贵方来信，迟复为歉。(2)请确认订货，用电子邮件告知装运时间表。(3)一旦此货可以供应，我方将以传真通知你方。(4)如贵公司接受上述报价，请传真落实订单。(5)特发电子邮件，希望能发展业务关系。(1)We

37、have to apologize to you for not answering your letter in time.(2)Please confirm the order and e-mail a shipping schedule.(3)As soon as the goods are available, well inform you by fax.(4)If you find our offer acceptable, please fax us for confirmation.(5)We are e-mailing you to enquire whether youd

38、be willing to establish business relations with us.Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 3. Translate the following sentences into Chinese.(1)Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows. (2)Look forward to your feedbacks and suggestions soon. (3)Any question, pl

39、ease dont hesitate to let me know. (4)I add some comments to the document for your reference. (5)I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 。(1)如果存取文件有任何问题请和我联系。(2)期待您的反馈建议。(3)有任何问题欢迎和我们联系。(4)我就文档添加了一些备注，仅供参考。(5)对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Chapter Two Writing for Englis

40、h Faxes and E-mails 4. Write a letter with the information given below.Fax(1)(1)你方你方7 7月月6 6日传真已收到日传真已收到(2)(2)运往我方港口的货物需转船运往我方港口的货物需转船(3)(3)务必按我方询盘中的规定包装办理务必按我方询盘中的规定包装办理(4)(4)如因包装不善引起的货物损坏或丢失，我方将向你方提出赔偿如因包装不善引起的货物损坏或丢失，我方将向你方提出赔偿要求要求(5)(5)请尽快传真告知你方态度请尽快传真告知你方态度注：（发送人、接收人、发送日期、传真号、地址、页数等可自行注：（发送人、接收

41、人、发送日期、传真号、地址、页数等可自行选择）选择）Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails KeyKeyE-mail(1)很高兴收到贵方12月2日的报价函(2)我方同意CIF青岛价计算、总金额为150,000美元的价格(3)请尽快装运(4)付款由今日银行开出的汇票支付(5)按季结账，不胜感激注：（发件人、收件人、发件日期、电邮地址等可自行选择）Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails KeyKeyFax Company name :* Address:* Tel: * Fax:

42、 * Fax MessageTo: *Attention: *Fax: *Tel: *From: *Date: *Subject: *Number of pages: *Dear Sirs,Your fax of July 6 has just come to hand.We regret our inability to agree to your proposal to pack the goods in cartons, because transshipment has to be made at Hamburg for the goods to be shipped to our p

43、ort.We must insist on the packing as specified in our enquiry: The goods should be packed in strong and damp-proof wooden cases, capable of withstanding rough handling during ocean transportation. Please note that in the event of order, should there be any damage or loss to the goods due to improper

44、 packing, we shall have to approach you for indemnification.Please fax us your comments as soon as possible.Yours sincerely,(Signature)Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails E-mailFrom: *Date: *To: *CC: Subject: *Attachment: *Dear Sirs, We acknowledge with thanks the receipt of your quota

45、tion dated December 2nd and note the total $150,000 CIF Qingdao. We agree to this price, and would ask you to accept this order-letter as our official order. Please ship at the first available opportunity. The payment is being made by the Bankers Draft today. In view of the fact that we have been do

46、ing business with you for more than a year, we should appreciate it if you agree to settle our accounts quarterly.Yous faithfully,(Signature)Name:*Position:*Company name: *Tel: *Fax: *E-mail: *Website: *Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails 阅读材料阅读材料Chapter Two Writing for English Faxes a

47、nd E-mails 上海利华进出口有限公司Shanghai Lihua Imp. & Exp. Co. , Ltd.Rm.9012 Union Building, 1202 Zhongshan Road (N), Shanghai, 20026 * ChinaFax: 86-21-645378* *Tel: 86-21-645378* *E-mail: Fax Message Date: Aug 29, 201* To: Mr. Roland Klein Klein Underwood Company Fax: 49-40-6378* From: Shanghai Lihua Imp

48、 & Exp Co. Ltd. Fax: 86-21-645378* Re: Brochure sent for your reference Dear Mr. Klein, In compliance with your request in your Fax dated Aug 28, we have sent you our latest brochure, by separate airmail, for your reference.Chapter Two Writing for English Faxes and E-mails If you are interested

49、in any item of our products, please let us know ASAP. We are looking forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Henry Cai Sales RepresentativeChapter Two Writing for English Faxes and E-mails To: sarah From: wei Date: June 10, 2009 Subject: Feedback of the transaction Dear Sarah, I am writing this letter to thank you for your trust and buying books from our web store on . We have pleasure in sending you the book Introduction to E-commerce, which will arrive you within ten days